Clarification au fil de l'eau ou par lots?

Bonjour,

J’ai une interrogation concernant la clarification. Il me semble que David Allen recommande de faire la clarification en une seule fois, et non au fil de l’eau. Parfois, j’ai envie de clarifier une entrée directement, car l’action qui en découle me paraît évidente. Et je me demande si c’est une bonne idée (sachant que mon système de liste d’actions est sur papier, pour des raisons que je pourrai expliciter ailleurs).

Il y a des cas où cela me paraît difficile de fonctionner autrement. Par exemple, pour les courses alimentaires : je ne vais pas écrire sur la feuille qui me sert de boîte d’entrée qu’il manque des pommes (cela me semblerait une vraie perte de temps), mais je vais insérer directement dans la liste de courses qu’il faut acheter des pommes. D’ailleurs, la liste des courses est numérique, pour que tant mon conjoint que moi y ayons accès.

Dans d’autres cas, j’ai aussi l’impression que la première action est évidente. Mais parfois, cela s’est avéré être un piège, car l’action était en fait un petit projet, ou alors car il n’était pas réaliste à ce moment de m’engager dans une action ou un projet supplémentaire.

En bref, je vois des avantages et des inconvénients à la clarification au fil de l’eau.

Avantages :

  • Ne pas perdre de temps à écrire une fois dans la boîte de réception puis une nouvelle fois dans la liste de prochaines actions une entrée qui engendre une prochaine action évidente, ou qui est elle-même une prochaine action (comme je suis sur papier, c’est un avantage important).
  • En plus de la perte de temps, c’est simplement très ennuyeux de recopier deux fois la même chose ; ça ne m’amuse pas. Or j’ai besoin d’un certain amusement pour m’accrocher à faire quelque chose comme GTD.

Inconvénients :

  • Allongement des interruptions du travail (pour prendre le temps d’écrire l’action dans le bon contexte).
  • Suppression du gain de temps lié au fait que la clarification par lot permet, je pense, de se mettre dans un état d’esprit particulier et d’être de plus en plus rapide dans le traitement des entrées.
  • Risque de s’engager dans trop d’actions et de projets.
  • Risque de confondre une prochaine action avec une action ultérieure ou un mini-projet.

Et vous, comment fonctionnez-vous ? Cela vous arrive-t-il de clarifier des entrées au fil de l’eau et si oui, pour quelles raisons ?

Bonjour Astrid,
C’est le seul bémol du papier, on ne peut pas faire glisser une tâche comme dans un gestionnaire de tâches… Si ta liste de course est en permanence à portée de main, aucun problème pour y noter directement l’article. En revanche si elle est difficilement accessible mieux vaut noter dans ta boîte de réception, qui normalement est toujours accessible.
Je pense qu’il est fondamental de clarifier au maximum au fil de l’eau, en tout cas si on a un minimum de temps pour le faire. A vrai dire j’utilise les deux. Comment je n’ai pas le temps de définir correctement les actions, j’y reviens plus tard et je les peaufine. Mais je ne les laisse jamais plus d’une journée non définie.

Merci Alexis de ta réponse.

Fondamental, ah oui ? Je pensais que la méthode, dans ses fondamentaux, recommandait au contraire de clarifier par lots et à des moments différents de ceux de la collecte.
De ce que tu écris, je comprends que tu utilises un système un peu hybride, puisque tu écris dans tes listes de prochaines actions des actions qui ne sont pas encore totalement définies et que tu les peaufines plus tard. Est-ce bien cela ? Comment dans ce cas identifies-tu celles dont la formulation doit être peaufinée ?

Hello @Astrid

Je pense que seule ta pratique va te donner la reponse à cette question. En general on fait la clarification/organisation en une fois. Step by step. Pendant cette étape tu vas traiter les sujets de moins de 2 mn. Il s’agit de faire vite et tu va classer dans les bonne listes tes courses au passages quitte à y revenir plus tard… Si ta liste de course te prend plus de 2 mn tu n’a qu’à creer une prochaine action faire ma liste des course dans ton contexte @Maison et tu feras ça des que tu sentiras que c’est le moment de la faire. Pour moi cette étape n’a pas pour objectif de se prendre la tete mais d’abattre du boulot le plus vite possible et d’identifier les projets et prochaines actions de plus de 2 mn et de nettoyer les taches et projets non actionnables. C’est juste une phase préparatoire qui doit etre la plus courte possible quitte à la reformuler plus tard (ce qui est plus facile en numerique)

Si tu es interrompue c’est pas grave, tu reprendras le processus plus tard, asap…

Aussi je crois vraiment qu’il faut éviter de clarifier au fil de l’eau et au contraire tout faire d’un coup pour éviter les pertes d’énergie… C’est un etat d’esprit particulier. C’est l’ @Astrid organisatrice qui a pris le relai…

hope that’s help

J’utilise les deux « modes » : le matin au réveil par exemple je vais faire un balayage mental, tout ce qui sort de ma tête sera directement clarifier et défini en premières actions. Je m’accorde ce temps pour le faire.
En revanche lorsque je suis en réunion et que me vient une action perso à noter :

  • Si l’action est claire, je la note directement et poursuis le fil de ma réunion.
  • Si le sujet est flou, je le capture quand même et j’effectue l’étape de clarification un peu plus tard lorsque la réunion est terminé.

Il m’arrive parfois de noter : Définir actions cession Yaris.
Cette tâche est par la suite décomposée :

  • Regrouper les documents de cession
  • Scanner certificat de cession
  • Appeler Cartaplac pour information X au 01 12 23 34

En réunion par exemple je n’aurais pas eu le temps de clarifier de la sorte.

Pour ma part, j’essaye de clarifier le plus souvent possible lors d’un moment dédié… mais évidement, ça m’arrive de le faire au moment de la capture.

Le contexte de la capture est finalement assez important: il nous arrive de capturer dans un moment où on est déjà bien occupé (ex: en cours de réunion, lorsqu’une idée nous passe par la tête); Cependant, on peut aussi parfois avoir une idée dans un moment de calme, où on est disponible pour prendre le temps de clarifier en même temps.

De manière générale, c’est vrai que c’est une bonne habitude, à minima, d’essayer au moment de la capture, d’être le plus précis possible. C’est une forme de pré-clarification…

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@Jean je te rejoins sur ce point

Je privilégie nettement la clarification par lots, pour les raisons qui ont été évoquées et aussi par confort personnel. Rien ne vaut pour moi le fait de juste prendre note sans avoir d’efforts supplémentaires à faire, et savoir que je vais retrouver la note au moment de la clarification où je pourrai lui allouer toute la pleine attention qu’elle mérite.

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Je te comprends @Romain, mais il ne t’arrive pas de noter par moment des actions assez rapidement clarifiée ?

Disons plutôt que ce qui arrive parfois, c’est que la note que j’ai prise est bien la prochaine action « clarifiée », mais je ne le fais pas volontairement.

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Bonsoir à tous et merci de vos riches participations !

In fine (et en fait je tendais vers cela dès mon premier post, vu les gains de temps « cachés »), je vais privilégier la clarification par lots. Les fois où j’aurai l’impression de recopier une action de ma boîte d’entrée vers ma liste de prochaines actions, il faudra juste que je me rappelle que par ailleurs ça fait gagner beaucoup de temps. :slight_smile:

Quelques réponses ci-dessous.

@francois @Margott Oui voilà, ce sont ces points-là qui me convainquent le plus. À la fois l’état d’esprit particulier et le fait que je suis plus à même de décider si c’est vraiment le moment de « prendre » cette action ou ce projet, si c’est vraiment à moi de la faire, etc.

C’est pareil chez nous (avec un autre logiciel, mais peu importe). La seule nuance est que je ne vois pas une liste de courses comme une checklist, car je n’achète pas toujours les mêmes choses (même si, bien sûr, il y a certains basiques qui reviennent sans cesse). Je la vois comme une liste d’actions (« acheter machin », même si j’écris juste « machin » sur la liste) pour laquelle j’ai renoncé à dissocier la collecte de la clarification, tellement c’est évident.

C’est vrai que c’est très confortable, j’apprécie aussi.