Il y a quelque temps j’ai assisté a un webinard de @Romain qui expliquait notamment un systeme simple de classement de son ordinateur. Ca tombait à pic. Mon ordinateur commençait à déborder de pieces et j’avais des difficultés à retrouver mes pieces rapidement. Quand à leur nettoyage, il était presque illusoire…
Je me suis mis au boulot sérieusement et j’ai commencé à nettoyer et organiser tout ça. J’appréhendais un peu. Allais je retrouver mes pieces ? Comment choisir mes document ? Comment les archiver ?
Ce petit témoignage pour vous dire que j’ai vraiment testé à fond son systeme et que ça a changé ma vie !
Je n’ai plus aucun problème de classement et mon passage au numérique pour la plupart des choses se fait en douceur. Il me reste un gros boulot de choix de mes modèles mais je devrais y arriver.
Intéressant @fdenoisy. Aurais-tu l’adresse du webinaire ?
Est-ce que ce système d’organisation est fondé sur les dossiers classiques de GTD ? Donc un dossier de projets en cours, un dossier de références transversales aux différents projets, un dossier « un jour, peut-être » ? C’est simple, mais je me pose souvent des questions néanmoins :
Il y a des éléments que je synchronise en ligne et d’autres non. Donc ça duplique l’arborescence en deux endroits différents (voire plus si on utilise plusieurs « nuages ». Peut-être que des raccourcis (alias sous Mac) pourraient aider, mais je trouve cela un peu lourd aussi.
Si par exemple je décide de lire tel document de référence car j’en ai besoin pour un projet, comment mettre en évidence dans les documents de projet que c’est celui-là et pas un autre ? Soit je le copie dans le dossier de projet et crée donc un doublon dans mon ordinateur. Soit je le déplace, et alors le document n’est plus disponible comme référence (au cas où il soit utile à un autre projet) et quand j’aurai fini de le lire, je mettrai du temps à retrouver où le ranger. Soit je crée un alias pointant vers les références, mais si je dois donner mon dossier projet à quelqu’un, je ne peux pas lui donner un dossier plein d’alias… Je n’ai pas trouvé de solution qui me plaise vraiment.
Dossier de projets archivés : parfois je me demande s’ils ont leur place dans les références (certains peuvent servir de référence, mais pas tous). Finalement, je trouve cela plus simple de les mettre dans un dossier à part.
[quote=« Astrid, post:3, topic:765 »]
Est-ce que ce système d’organisation est fondé sur les dossiers classiques de GTD ?
Bien sur ! et c’est la son interet !
Toutes mes datas sont dans le cloud. Si mon ordinateur lache ce ne sera pas dramatique… j’en achèterai un autre et tout refonctionnera tres vite !
*Le systeme est fondé sur 4 dossiers Projet, référence, Smb et archives. Redoutable d’efficacité. Mais bien écouter le webinard ça rentre dans un systeme global qu’explique parfaitement Romain. Ce webinard sur un systeme de confiance est essentiel. C’est pour moi un des meilleurs qu’il ait fait !
Chaque dossier est séparé en professionnel et personnel.
Ce qui est tres important c’est de pouvoir classer ou retrouver un document en moins d’une minute.
Voici ma propre application du systeme et mon arborescence peut etre un peu differente du schémas classique…
Inbox
Mon bureau ordinateur ne contient rien sauf le fichier sur lequel je travaille. J’ai horreur de voir des fichiers partout ! (idem sur mon vrai bureau d’ailleurs qui ne contient que mon ordi, une inbox et mon bujo qui ne me quitte jamais.
Tout autre fichier va dans un dossier inbox (je ferai le trie plus tard)
Projet
Ne contient que les projets sur lesquels je travaille dans la semaine (entre 4 et 5 et jamais plus de 10 a la fois)
Il contient aussi les référence dudit projet dans chaque projet dans un sous dossier. Je veux y avoir acces immédiatement sans séparer les choses car mon google drive est déjà une reference en soit…
Exemple le projet immeuble Boetie contient en visuel mes notes de synthèse et en reference les trucs dont j’ai besoin : Les surface, les plan etc… et il peut y y envoie bcp bcp bcp … )
References
Contient toutes mes "vraies "references (check list, etudes de marché etc…) bref gros dossier tres bien classé qui contient tout ce qui me sert a faire mon travail
Exemple Reference/communication/publicités, Reference/marché immobilier/ Etude marne la vallée.
Exemple References/emails type/…
Exemple Check list/…
Archive est plutôt classé par grand domaines de responsabilité ou par nom évoquant pour moi ce qu’ils signifient ce qui me permet de tout retrouver immédiatement exemple Mes AG des années précédentes sont dans Archives / AG, les clôtures comptables sont dans Archives / Comptable/2019… 2018… 2017… ), mes anciens business plan son dans archives/developpement/Business plan…
Mon principe tout ce qui ne concerne plus l’année en projet ou n’est plus actif est archivé
exemple si l’immeuble Marbeuf est vendu il passe en archive 2020 à la prochaine weekly review…
Je ne veux plus voir ça !
Je trouve ce systeme de tag Finder absolument génial. En plus on le retrouve partout sauf dans mail ou j’aimerais bien qu’ils le soient. J’ai unifié mes couleurs de la façon suivante (mon choix de couleur n’a rien de logique il a des raisons historiques )
Le vert est pour un truc en attente
Le rouge est pour à faire / a traiter
Gris en reference.
A un moment j’avais cree un systeme GTD uniquement avec des fichiers word et couleur + Ical ca marchait hyper bien. Peut etre mieux qu’avec omnifocus…
Ex dossier contexte + couleur
Dossiers projet global sous dossier par projet classé alpha + couleur
Dossier SMB avec dedans les trucs futurs et smb
Dossier reference
Dossier Historique
En fait pas loin de ce que j’ai aujourd’hui…
Ensuite tout partait du Finder qui le donnait l’arborescence et ce qui était actionnable ou pas.
Mise à jour instantanée, revue facilitée aucune friction.
Je me demande vraiment pourquoi j’ai abandonné ça !
Oui je comprend. moi je n’utilise pas la technique de romain de sauvegarder dans les dossier. Vu le volume la perte de temps serait énorme. Je ne sauvegarde que ce qui est essentiel. Mais je nettoie mes email toutes les semaine grace au dossiers intelligents… Mais parfois c’est pratique pour une recherche mot clef… Du coup je cherche dans le Finder et dans mail mais c’est pas grave…
Une fois le projet fini, le responsable du projet a la charge d’examiner si quelque chose dedans peut/doit devenir une référence et l’y mettre, et envoyer le reste en archives. Je ne voIs pas de cas de figure où une archive redeviendrait un projet en cours.
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