Sans connaître davantage je dirais que le dossier est une référence et la mission le projet en cours.
Bonjour,
Merci @anon56350303, @fdenoisy et @Romain pour vos réponses.
J’avais écouté ce webinaire, et bien retenu en fait (les recommandations sur l’arborescence se trouvent à 20’ environ, pour ceux qui voudraient écouter). J’utilise de toute façon depuis longtemps les dossiers projets en cours et archivés (pour le boulot).
Voici les choses qui me semblent pouvoir présenter des difficultés d’utilisation :
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Les dossiers créés par défaut (quelque peu différents selon l’OS, mais c’est toujours la même idée) ; glissez-vous aussi ces dossiers dans le dossier Références ? Je pense notamment au dossier Images ; mais on peut se poser la question aussi pour les dossiers de vidéos, musique, pour le dossier de téléchargements (ce dernier étant pour moi une boîte de réception à vider, donc devrait aller en dehors de cette arborescence de trois dossiers)… Dans la vidéo du webinaire je ne vois pas ces dossiers dans le volet de gauche, mais ce dernier n’est peut-être pas affiché en entier.
Je ne suis même plus sûre que ces dossiers par défaut soient déplaçables si facilement que cela. -
Les dossiers partagés, les clouds : dans ton webinaire, @Romain, tu montres ton drive avec les trois dossiers projets en cours, références et archives, et le drive de ton entreprise avec le même type d’arborescence. Et tu dis qu’on sait toujours où ranger et où chercher n’importe quel fichier.
** Mais quid des références dont la boîte peut avoir besoin et dont tu peux avoir besoin à titre personnel ? (Quand je dis « personnel », ici, c’est soit du hors boulot, soit du boulot dont tu t’occupes tout seul ou qui est trop confidentiel pour être mis dans un dossier partagé à tous.)
Cela risque de faire des doublons, et en ce qui me concerne j’essaie d’éviter.
** Mettons que tu sois chef de projet et qu’à ce titre, il y ait des documents de projet que tu mettes dans le dossier partagé avec le reste de ta boîte, mais qu’il y ait d’autres documents qui ne te concernent que toi. Est-ce que tu n’es pas obligé de créer un deuxième dossier de projet, cette fois dans ton disque à toi ?
Intéressant sinon, le système de tag des fichiers en cours, @anon56350303. Je verrai si cela peut me servir, mais pourquoi pas.
Enfin, pour info, mon bureau aussi est propre. Je n’ai jamais téléchargé quoi que ce soit dessus. Ne pas utiliser complètement l’arborescence GTD n’implique pas d’avoir un bureau fouillis. De toute façon, le bureau je ne le vois jamais, donc à part le fait que je n’y oublie pas certains fichiers, cela ne m’est guère utile qu’il soit « beau ».
@anon56350303,
J’utilise un carnet pour noter mes listes de « 4PA » (plus petite prochaine action physique), ma liste de projets, ma liste « en attente » et autres listes utiles. Donc je peux éventuellement noter quelques détails qui me permettront de trouver le fichier rapidement (mais ça prend du temps), mais pas de lien bien sûr.
En outre, je planifie souvent certains projets complexes (boulot) à l’aide de Freeplane (carte mentale) ; la carte comporte donc non seulement la prochaine action, mais aussi les suivantes. Freeplane permet d’insérer un chemin d’accès vers un fichier sur mon ordinateur. Donc c’est plutôt bien pensé, mais parfois cela cesse de marcher (au moins, dans ce dernier cas, il me reste toujours le nom du fichier).
Bonjour Astrid,
Pour les dossiers créés par défaut par le système, il ne me semble pas qu’on puisse les bouger facilement sans avoir de problèmes par la suite, je n’y touche pas, personnellement. En fait, mes fichiers sont tous dans Drive, donc je ne me sers plus de Documents de Mac OS ; à l’époque où je m’en servais, je considérais en fait Documents comme la « racine », et je plaçais mes trois dossiers dedans. Les photos ou morceaux de musique sont retrouvés par l’application, donc j’utilisais simplement l’application correpsondante.
Pour les dossiers partagés dans le cloud maintenant, une première précision. Sur GDrive spécifiquement (les autres systèmes peuvent être différents), quand on se connecte on se retrouve avec 3 espaces :
- un dossier « Drive partagés », avec un sous-dossier « Moi », les autres dossiers ici étant partagés par équipes (par exemple « Marketing », « Formation », etc) ; c’est ici que se trouve le dossier « In Excelsis » (partagé avec toute la société) que je montre dans le webinaire.
- un dossier « Mon Drive » pour les dossiers perso.
Le sous-dossier « Moi » me sert pour tous les projets pro-persos, c’est-à-dire professionnels mais sur lesquels il n’y a que moi qui bosse. Les projets en commun en cours sont dans le sous-dossiers « Projets en cours » du dossier « In Excelsis » (donc tout le monde y a accès). Nous avons aussi des dossiers « Marketing » et « Formateurs » par exemple, qui sont au même niveau que le dossier « In Excelsis » ; ces dossiers sont partagés entre les membres de ces équipes.
Il n’y a aucun doublon.
Quelle que soit l’équipe dont je fais partie, mes projets communs seront de toute façon dans « In Excelsis/Projets en cours », par contre, les références de Marketing sont dans le dossier de l’équipe Marketing et pareil pour Formateur (le raisonnement étant que si je ne fais pas partie de l’équipe je n’ai ni besoin ni de raison d’avoir accès aux références de ces équipes).
Dans le cas des références dont la boîte peut avoir besoin et moi aussi à titre individuel, en fait je ne vois pas de cas de figure où j’aurais besoin de faire un doublon :
- si d’autres en ont besoin il faut qu’ils y aient accès, donc le doc va obligatoirement se retrouver dans le dossier partagé (priorité au collectif) ; soit de l’équipe s’il s’agit d’une équipe particulière, soit général (In Excelsis) sinon. Du coup, moi aussi j’y ai accès par là
- si c’est pour un projet où il n’y a que moi (« projet pro-perso ») alors ça va dans le dossier « Projets en cours » de « Mon Drive » (puisque personne d’autre n’a besoin d’y avoir accès et qu’il est mieux qu’on ne pollue pas le dossier « Projets » commun de nos projets individuels)
Le seul cas que je pourrais voir problématique est celui que tu soulignes, de la confidentialité : de fait, il n’y a pas de confidentialité particulière chez nous, c’est très ouvert (l’apprentie qui vient d’arriver sait combien chacun est payé et a accès à tous les docs, du plan de financement à l’orientation stratégique). Du coup, on n’a pas besoin de « cacher » des fichiers. Soit ça appartient à un projet commun, soit ça n’appartient qu’à un projet individuel. Et du coup, pas de doublon.
Pour le cas où je suis chef de projet d’un projet en commun, même si un fichier ne concerne que moi, il va se retrouver dans le dossier commun (éventuellement dans un sous-dossier « Romain » pour ne pas trop polluer le dossier).
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Pour répondre à Erwann sur des astuces dans le monde PC. Je circule dans un environnement où de plus en plus de clients utilisent O365.
Et je vois apparaître une nouvelle manière de stocker l’information - support projets et références par l’utilisation de TEAMS.
Des équipes TEAMS sont créés soit par département, projet, thématique…, sous chaque équipe on y loge des canaux, par exemple un canal pour la formation, un autre pour retour clients… En fait tout se retrouve stocké dans Sharepoint au final mais le fait de faire rentrer les utilisateurs par TEAMS permet d’activer les conversations en ligne, la viso-conférence soit au niveau de l’équipe ou des canaux dessous.
Et c’est là que le bras de levier collaboratif agit car tout ce dont on a besoin pour avancer est centralisé. Il y a une section Wiki, bien entendu la section fichiers mais pas que. Chaque canal a son propre classeur OneNote (très pratique pour la capture des minutes de réunion), aussi le centre d’information en ligne où les membres d’une équipe TEAMS peuvent postés des news, blogs, puis l’option de connexion à d’autres applications comme Trello par exemple pour rapatrier de l’information tableau en temps réel.
A oui c’est une bonne idée sa ! Surtout qu’on commence à utiliser team télétravail ooblige.
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Bon, il faut dire que c’est peut-être un conseil pour les débutants, afin qu’ils ne s’égarent pas trop dans des complications.
Toi tu t’en moques, t’es black belt !
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Je remonte ce sujet, j’essaye de repartir sur quelque chose de propre en utilisant le cloud (mas sans sacrifier la vie privée 
)
Du coup vous utilisez quoi comme arborescence de base ?
J’avais lu quelque part :
- En cours
- Références
- Archives
Mais vous semblez utiliser une autre arborescence ?
Merci
Et Un jour peut-être 
Personnellement je l’utilise PARTOUT maintenant, dans mes favoris internet, mon evernote, mes docs, etc.
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Merci pour vos réponses.
Du coup dans la dossier projet vous nommez les projets comme un résultat à atteindre comme pour la liste GTD ou un simple alias suffit ?
Je classe par domaine de responsabilité, pour ma part, avec un dossier par projet (et éventuellement un dossier « _attic » pour les projets réellement clos). Par définition, tout le reste est courant ou peut le redevenir. Cela me permet d’avoir exactement la même structure entre OmniFocus, DEVONthink et mes fichiers.
Oui j’utilise le même principe
Bon le début est propre…pour le moment.
Dans en cours vous avez autre chose que des fichiers relatifs à des projets ?
Pour le moment j’ai un sous dossier projets mais je n’ai rien d’autre dans ce dossier en cours.
Qu’une liste ? Tu as peu d’éléments SMB ? Ou c’est juste que tu as choisis de tout mettre sur une même liste ?