Comment gérer les notes de réunion?

Bonjour à tous,

Pas très présente en ce moment, mon travail évolue beaucoup, et j’essaye de tout intégrer au mieux avec mon système GTD mais ce n’est pas toujours évident…

Je sors d’une réunion qui va devenir récurrente : réunion chaque semaine, à 5, pour aborder les projets en cours , les actualités, etc… de mon entreprise, selon notre pôle de compétence.

Je sors donc de cette réunion avec 5 pages de notes !!!

Et là je suis :dizzy_face: :exploding_head: :

  • entre ce qui est apparu comme urgent et pouvant être fait rapidement,
  • ce qui est à faire « urgemment »
  • ce qui est à mettre à jour
  • ce qui est à anticiper

  • :exploding_head: :exploding_head: :exploding_head:

Plus des mails entre 2, auxquelles je dois répondre.
Pas plusieurs heures de disponibles devant moi pour faire un point sur tout çà …

Je suis perdue :slight_smile:

Pour moi facile.
Apres chaque reunion il faut te faire une reunion avec toi meme. 10 mn suffisent. 20 si c’est long.
Dans cette reunion tu consideres tout comme une inbox. Tes notes, tes actions etc… Et tu mets tout dans ton systeme GTD. Parfois le projet ou l’action est traité immediatement. Parfois on rentre tout direct en NA dans un projet parfois on est obligé de passer par la Inbox pour laisser decanter un peu car on est trop la tete dans le guidon

Une fois que c’est fait tu peux faire une check list de toutes les decisions prise sous la forme sujet - decision et tu coches ce qui est fait.

Le meilleur conseil que je puisse te donner c’est si tu n’a pas un role de reporting c’est de faire une mind map. Tu fait les branches et apres tu coche (ca remplace le tableau)

Tu ne peux pas decider le timing des trucs en meme temps que tu notes. Meme la pire des reunion ne doit pas exceder 30 lignes et apres tu jettes tes notes.

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Je suis évidemment d’accord avec cette réponse :slight_smile: @Justine, tu peux même préparer la réunion avec un mind map (faire un modèle si la réunion a toujours le même format), prendre tes notes dessus pendant, et t’en servir après pour ta clarification.

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Astuce : ne jamais laisser quelqu’un dire « urgent », « vite », rapidement ou « asap » (en réunion ou ailleurs) sans lui demander de s’impliquer sur une échéance précise (10mn, 2h, après demain 13.25, etc).

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Je suis en phase de réflexion sur l’achat d’une tablette qui me permette d’écrire avec un stylo et d’avoir la version en numérique sur l’ordinateur :slight_smile: Pareil beaucoup de réunion et de compte rendu et beaucoup de temps passé à les recopier…

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Merci beaucoup pour vos réponses !!!

@francois : super réponse bien détaillée (comme d’habitude) merci ! Super l’idée dutiliser les mindmap !

@Emma : et l’idée d’un gabarit de mindmap pour n’avoir plus qu’à remplir… :+1::sunny: Parfait! Merci !

@Romain : oui tu as raison ! Il faut que je devienne intransigeante avec ça !! :+1:

@alexis : recopier encore et encore c’est en effet pénible… Mais il y a une phrase qui a beaucoup retenu mon attention dans ma relecture du livre sur le Bullet journal : « Nous réecrivons les choses, jusqu’à ce qu’elles soient accomplies ou qu’elles aient perdu leur pertinence ».

Alors OK c’est du boulot et ça ne convient pas à tout le monde, mais j’aime bien ce principe de « filtrage naturel » :wink::+1:

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Sinon je prends un photo du compte rendu mais je recopie TOUJOURS les actions dans mon gestionnaire de tâches

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Si l’on laisse l’émotionnel prendre le dessus lors des réunions on peut vite en sortir très confus(e).

Voici les règles que j’applique:

  • si pas d’agenda annoncé avant la réunion - je décline poliment. “Désolé, j’ai un RV téléphonique avec un client- par exemple”
  • en début de la réunion je demande toujours quel est le but à atteindre de cette réunion. Que doit devenir vrai qui ne l’est pas maintenant - le ROI
  • dans les réunions de type (non-cadencées), je prends des notes - une seule page en mindmap avec toujours le même script.
    • date
    • but
    • points clés de l’agenda
    • “as is” = la situation telle qu’elle est vue
    • mes questions (alignement des resources si je vois des contradictions sortir. par exemple, il faut faire x, y, z mais on a déjà pas terminé a, b, c de la semaine dernière. En d’autres termes, dites-moi ce que vous voulez exactement.)
      Il faut aussi savoir analyser les aspects politiques de la réunion - qui paie mon salaire au final - il est souvent stratégique de prendre en charge une prochaine action demandée par Dieu plus tôt que ses saints
    • mes NA, les prochaines actions (qui fait quoi, quand) avec toujours une date conclue pour le suivi de tout cela avec toutes les parties prenantes

En sortie de réunion, je scanne mon mindmap et je le loge dans mon système de references. Les NA sont transférées dans Todoist. Je fais un e-mail de fermeture de réunion avec:

  • sujet: suivi réunion x du XX/XX/20XX | But à atteindre Z
  • A: tous les participants
  • Corps de texte = soit un lien vers tracker de prochaines actions ou bullet points des NA et confirme mes livraisons à venir
  • si je suis le leader, je prends l’émail tout juste envoyé et le fais glisser sur mon calendrier afin de lancer l’invitation calendaire de suivi

Pour les réunions cadencées (suivi de gros projets). J’utilise un fichier xls pour chaque projet qui est soit mis en ligne ou envoyé en attaché par e-mail en fonction de l’infrastructure informatique. On travaille directement dans le fichier en partage écrans pendant la réunion. Il prend la forme du RAIDA: dans lequel la première feuille est toujours le NPM du projet et une feuille par point comme suit:

  • R: risques
  • A: assumptions
  • I: Issues
  • D: Dependencies
  • A: Actions

Chaque de ces feuilles est standardisée afin d’avoir un Dashboard de progression mis à jour tout seul.

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Merci beaucoup @yannick, ta réponse est hyper complète. C’est très inspirant.

Juste une petite question : tu scannes ta mind map à la sortie de la réunion : ton système de refs est donc numérique. Comment classes tu tes mindmaps ? En archives ? Dans projets en cours ?
En références générales ?

En tout cas c’est top, j’ai hâte de participer à ma prochaine réunion :smile:
Merci à tous pour vos réponses !!! :grinning:

Je suis heureux Julie de voir que tout cela va t’aider.

Oui, mon scan de brain mapping se loge dans mon système de référence support projet. Dans mon cas c’est TheBrain pour la partie pro. où j’y ai standardisé les « thoughts » qui sont comme des synapses en fait. Donc un mega brain mapping de mon monde - Travail.

Le synapse central (parent) - « mon travail » a des connexions (enfants), chaque de ces connexions est la représentation d’un élément GTD (horizons).

Donc sous l’horizon « Projets », on y trouve chaque projet avec une structure toujours identique, le nom du projet (suivant la convention de nom GTD) et une autre connexion appelée « Support Projet ».

Le pdf brain mapping de la reunion est juste déplacé/glissé depuis mon bureau Windows (après avoir été scanné) vers le synapse support projet que je cible.
Et le xls RAIDA (si je ne l’ai pas mis en ligne/partage avec les autres collaborateurs) se trouve toujours sous l’entité synapse nom de projet.

TheBrain permet d’attacher des tags à chaque synapse, j’en ai un qui se nomme « Active Project », ce qui permet d’avoir un raccourci tout en haut de mon environnement, je n’ai plus qu’à cliquer sur ce raccourci pour obtenir un joli brain mapping de tous mes projets actifs.

Juste avant une réunion, si je n’ai pas la patience d’ouvrir les synapses pour atteindre un fichier, j’utilise le moteur de recherche de TheBrain qui est extrêmement puissant, il retrouve tout en moins de 2 secondes.

Avec cette manière de faire, pour chaque nouvelle réunion qui tombe je n’ai besoin que de 2 à 3 minutes de préparation avant chacune. Car les minutes de la réunion précédente sont dans l’invitation calendaire donc devant mon nez puisque c’est de la que je vais lancer la conférence TEAMS (audio/vidéo).

Bien entendu, cela implique que mes engagements pris lors de la réunion précédente ont été exécutés sinon il me faut calibrer du temps supplémentaire avant de rentrer dans la réunion.

Si je ne suis pas le leader de la réunion, c’est un peu différent, mais j’ai toujours besoin de très peu de temps de préparation car il me suffit de me rendre dans ma structure projet pour avoir accès à l’essentiel de mes engagements pris sur tel ou tel projet.

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Bon, petit retour d’expérience…

J’avoue avoir du mal à utiliser le mindmapping.
Peut-être n’ai je pas la bonne technique ?

Je sors de réunions avec 2/3 pages remplies…
De choses qui me semblent importantes.

Mais je met… plusieurs jours à clarifier et dispatcher tout çà dans mon système !
Çà me prend un temps fou :frowning: