GTD en entreprise

Bonjour

C’est les vacances et je réfléchis à comment mettre un peu plus de GTD dans mon entreprise pour la rentrée.

Je ne parle pas à mon niveau (inbox, references…) mais plus d’une façon globale.

1 - je pensais utiliser plus les checklists pour l’ouverture ou la clôture de dossier. Je ne pensais pas que les checklists étaient une partie intégrales de GTD.

2 - globalement on fait le même genre d’affaire toutes l’année mais faire une réunion par semaine pour voir l’avancé des affaires et décider de la prochaine action pour chacun (ou en tout cas la direction).

3 - mon boss faisant plus ou moins GTD, je pensais aux horizons élevés. Définir la vision et les buts de l’entreprise pour en déduire des projets.

Il y a-t-il d’autre chose que DA préconise pour les enterprises même si tous les partisans ne font pas GTD ?

Merci

Ça mériterait une réponse plus longue que ce que je peux faire la tout de suite. Cela étant, ça ne fait pas si longtemps que les choses commencent à être formalisées pour une application collective de GTD.

Pour répondre à tes points :
1 toute liste de GTD est une checklist (une « liste » qu’on « check »)
2 tu peux jeter un œil sur les réunions faites en Holacracy, en particulier la réunion dite « de triage »
3 tu pourrais peut être suggérer à ton boss un travail sur les horizons tel que décrit dans l’article du site

Merci de prendre le temps de me répondre.

1 - Effectivement vu comme sa :slight_smile: j’ai surtout vu sur le site officiel de gtd qu’il parlait de checklist à utiliser lors de la weekly review ou pour se vider la tête. Du coup j’imagine que vous l’utilisez pour plein d’autres occasions.

2 - Sujet intéressant, sans en arriver à ce système il y a des choses très interessante pour le management.

3 - Vous voyez plus sa comment ? Il gère sa tous seul ? On fait sa en collégialité ?

Comment voyez-vous GTD au sein d’une entreprise ?

La méthode GTD est, je pense, à la base surtout une méthode d’organisation personnelle.
Comment articuler tout ça au sein d’une entreprise ?

J’imagine que pour commencer il faut partir sur le principe que chacun à son système GTD et qu’il s’agit simplement d’alimenter les inbox des uns et des autres ?

Imaginons que nous avons plusieurs « pôles ». Peut-on faire une inbox pour ce pôle ? Est-il mieux d’avoir que des inbox perso quitte à faire le point avec ses collègues si nous avons trop de choses ?

Je sais qu’il y a pas mal d’auto entrepreneur parmi nous, pour les autres, avez-vous réussi à intégrer GTD à votre entreprise ?

Notamment sur le partage de tâches qui peuvent être réalisées par plusieurs personnes.

J’imagine que c’est le cas, mais il y a t’il des personnes recevant énormément d’email par jour (sans être dans une fonction support), disons 250/500 et qui arrive à gérer tout cela avec GTD ?

Merci :grinning:

@Erwann, j’ai mis en place des parties de GTD dans l’entreprise où je suis consultant actuellement mais sans vraiment explicitement entrer sur la méthode GTD car la population de l’entreprise n’est pas encore réceptive. Impossible de les faire courir avant qu’ils puissent marcher.

Je te cite des exemples sans trop rentrer dans les détails. La boite est sous O365 pour PC.

  • Boîte email partagé pour les emails clients - SAV. Un point central de capture mais avec un overlay sur le compte Outlook de cette messagerie. J’ai monté Flow-e, une application Kanban pour emails. Cela permet de faire le triage de la boîte d’entrée mail vers les ingénieurs SAV. J’utilise la fonction projet de Flow-e. Un projet par nom de personne et le tour est joué. On utilise tous le même login pour rentrer sur Flow-e mais chacun vient travailler sa pile. Avec cette approche, le concept inbox 0 est maîtrisé.

  • Chaque projet est déclenché par un ppt dans lequel je passe le personnel impliqué au travers du NPM (Natural Planning Model)

  • Horizon de 0 est géré en collaboratif par Trello. Un tableau Trello par projet. Les équipes adorent la souplesse de Trello surtout grâce à son système de notification de mise à jour des cartes. J’ai mis des procédures en place, tel que une carte par prochaine action et des codes couleurs pour les étiquettes. Les colonnes des tableaux sont standardisées - @Capture, @WIP, @WF, @Done
    La délégation de l’action est déclenchée par la fonction « membres » de chaque carte. Ainsi seulement les membres de la carte sont notifiés. Le chat se fait au niveau du champ activité.

  • Horizon 1 - Trello donne une vue d’ensemble de tous les tableaux donc de tous les projets

  • Le support des projets et références est logé dans Sharepoint, j’ai mis des classeurs OneNote. Un par projet. Chacun vient ajouter ses sections et pages dans les classeurs. Une révolution de transparence. Les utilisateurs les plus avancés ont activé la synchronisation OneNote client PC et OneDrive. Cela permet de travailler en local et de laisser faire la réplication automatique.

Voilà, j’espère que cela t’aidera

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@yannick a fait une super réponse pratico-pratique :slight_smile:

Pour te répondre un peu plus en détail, @Erwann, oui il y a des entreprises qui fonctionnent avec GTD. J’en connais au moins 5 dans le monde : David Allen Company (surprise… :smiley: ), HolacracyOne (société qui développe le système de gouvernance Holacracy), Zappos (société de vente de chaussures de sport en ligne, rachetée par Amazon, et qui possède en son sein un « GTD Artchitect »), Aramis Auto (vente de voitures en ligne, une société cliente de longue date) et nous, chez In Excelsis :slight_smile:.

La base reste évidemment la pratique individuelle. GTD étant une méthode de productivité personnelle, son champ d’action premier se limite au périmètre de l’individu. Évidemment, cet individu n’est jamais isolé du coup les bonnes pratiques se retrouvent en niveau de l’équipe :

  • des boites d’entrée régulièrement traitées,
  • des suivis sans faille
  • des revues régulières pour faire le point, rester à jour et anticiper.

En ce sens, ça répond à ta première intuition : quelque part, quand tout roule, on s’alimente les inbox les uns des autres et les réunions de synchro ressemblent à une revue hebdo collective rapide.

Il est possible d’avoir une inbox partagée, et @yannick a présenté une manière de faire élégante et efficace. Ce qu’on voit souvent dans ce cas-là, c’est qu’une personne dans l’équipe prend un « tour », c’est-à-dire que pendant 2h, c’est elle qui est chargée de clarifier/organiser l’inbox commune, puis un autre mêmbre de l’équipe prend ensuite le relais pendant les 2h suivantes, et ainsi de suite. Ça permet d’avoir quelqu’un de toujours « frais et dispo » pour traiter les entrées et tous les autres concentrés sur leurs tâches pendant ce temps là sans interruption par ce biais-là.

Pour les tâches pouvant être réalisées par plusieurs personnes, on va adopter le désormais célèbre « PJE » (Principe du Juste Effort, aussi dénommé « PVF » pour Principe du Vrai Fainéant") en essayant d’affecter la tâche à la personne la plus à même de la faire tant que possible. Sinon, un kanban ou un « panier à tâche » reste la meilleure manière de faire : chaque personne de l’équipe regarde dedans dès qu’elle cherche quoi faire et pioche la tâche qui lui paraît la plus importante (le principe du pull du kanban) en fonction des circonstances.

Pour le dernier point, sur la gestion des gros volume d’emails, il faut garder une chose à l’esprit : il faut en moyenne entre 30 secondes à 1 minute pour comprendre quoi faire d’un e-mail (pas pour le traiter, juste pour comprendre ce qu’il faut en faire). Donc sur un volume de 500 emails jour, ça représente au moins 250 minutes, c’est-à-dire un peu plus de 4h dans la journée. Je n’ai jamais rencontré quelqu’un encore avec ce volume (quand les gens me disent "'j’ai une centaine d’e-mails par jour, la réalité m’a montré qu’on est plutôt proche des 40-50, ce qui est déjà beaucoup). Si parmi ces centaines d’e-mails, tu comptes ceux automatiques (émis par un serveur pour les rapports d’erreur, etc), c’est autre chose, personnellement je ne les compte pas.

Et pour revenir à ton post précédent sur le travail de la direction : oui, la direction a tout intérêt à utiliser les horizons si elle veut que l’implémentation donne le meilleur d’elle-même. En ce sens, l’article sur le blog d’In Excelsis sur l’alignement te montrera une manière d’utiliser GTD au niveau d’une société entière.

J’en finirai avec le dernier point, qui revient souvent dans les équipes qui pratiquent GTD : quand tout le monde dans une équipe ou un département a été formé et que le management accompagne l’implémentation de la méthode, on s’aperçoit rapidement que « ça parle GTD dans les couloirs » comme m’a dit un DRH récemment. C’est-à-dire que les personnes ont maintenant une méthodo, et surtout un vocabulaire commun pour traiter ce qu’elles ont à traiter… en commun justement. Et ça fait une grosse avancée en termes de productivité et de communication interpersonnelle.

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Merci @yannick pour ta réponse complète.

J’imagine que chaque personne consulte cette boite partagée et prend en charge xx emails. N’as-tu pas le problème de personnes qui ne pensent pas à regarder les boites partagées ?

Concernant le NPM, ils le font pour tous les projets ou que les critiques ?

Concernant Trello, c’est vrai qu’il m’a deja fait de l’oeil. J’ai juste pas encore franchi le pas de pas avoir le même système pour le pro et le perso.

Merci encore pour ta réponse.

@Romain merci également pour ta réponse.

  • l’histoire du roulement sur la boite partagée est intéressante, à voir si cela peut-être mis en place.

  • le panier de tâches est également très intéressant…On pourrait même utiliser ce système avec le premier point, surtout pour les emails demandant des devis par exemple.

  • je suis d’accord, si déjà on utilisait le même vocabulaire, ça serait déjà une bonne avancée.

Je suis curieux, comment vous gérez le flux intrant chez vous ? Chacun traite les emails qu’il reçoit ou vous avez un système de BAL partagé? De kanban avec l’ensemble des entrants ?

Il faut mettre une SOP en place et mettre les job descriptions à jour pour, si les personnes oublient de venir travailler dans la boîte partagée.

C’est toute la puissance d’un outil comme Flow-e. Chacun vient traiter sa pile de courriels qui a déjà été pré-clarifée par une resource centrale. Je m’explique, du côté gauche de l’application on y trouve tous les courriels non-traités. La resource centrale vient faire le triage, elle fait glisser chaque email sur le projet correspondant (un nom de projet = un nom de personne), si à cette étape la resource centrale sait par exemple que le statut du mail c’est un “en attente”, elle déposera l’email dans la colonne “en attente”, sinon il sera mis dans la colonne “à faire”. Les projets Flow-e sont des filtres, chaque personne vient donc cliquer sur son filtre et ne voit que son propre Kanban.

Pour les NPNs, je me charge de cela car dans mon cas, j’ai pour mission d’implémenter le changement pour transformer l’entreprise afin qu’elle puisse être revendue d’ici 3 à 4 ans.