@yannick a fait une super réponse pratico-pratique 
Pour te répondre un peu plus en détail, @Erwann, oui il y a des entreprises qui fonctionnent avec GTD. J’en connais au moins 5 dans le monde : David Allen Company (surprise… 
), HolacracyOne (société qui développe le système de gouvernance Holacracy), Zappos (société de vente de chaussures de sport en ligne, rachetée par Amazon, et qui possède en son sein un « GTD Artchitect »), Aramis Auto (vente de voitures en ligne, une société cliente de longue date) et nous, chez In Excelsis .
La base reste évidemment la pratique individuelle. GTD étant une méthode de productivité personnelle, son champ d’action premier se limite au périmètre de l’individu. Évidemment, cet individu n’est jamais isolé du coup les bonnes pratiques se retrouvent en niveau de l’équipe :
- des boites d’entrée régulièrement traitées,
- des suivis sans faille
- des revues régulières pour faire le point, rester à jour et anticiper.
En ce sens, ça répond à ta première intuition : quelque part, quand tout roule, on s’alimente les inbox les uns des autres et les réunions de synchro ressemblent à une revue hebdo collective rapide.
Il est possible d’avoir une inbox partagée, et @yannick a présenté une manière de faire élégante et efficace. Ce qu’on voit souvent dans ce cas-là, c’est qu’une personne dans l’équipe prend un « tour », c’est-à-dire que pendant 2h, c’est elle qui est chargée de clarifier/organiser l’inbox commune, puis un autre mêmbre de l’équipe prend ensuite le relais pendant les 2h suivantes, et ainsi de suite. Ça permet d’avoir quelqu’un de toujours « frais et dispo » pour traiter les entrées et tous les autres concentrés sur leurs tâches pendant ce temps là sans interruption par ce biais-là.
Pour les tâches pouvant être réalisées par plusieurs personnes, on va adopter le désormais célèbre « PJE » (Principe du Juste Effort, aussi dénommé « PVF » pour Principe du Vrai Fainéant") en essayant d’affecter la tâche à la personne la plus à même de la faire tant que possible. Sinon, un kanban ou un « panier à tâche » reste la meilleure manière de faire : chaque personne de l’équipe regarde dedans dès qu’elle cherche quoi faire et pioche la tâche qui lui paraît la plus importante (le principe du pull du kanban) en fonction des circonstances.
Pour le dernier point, sur la gestion des gros volume d’emails, il faut garder une chose à l’esprit : il faut en moyenne entre 30 secondes à 1 minute pour comprendre quoi faire d’un e-mail (pas pour le traiter, juste pour comprendre ce qu’il faut en faire). Donc sur un volume de 500 emails jour, ça représente au moins 250 minutes, c’est-à-dire un peu plus de 4h dans la journée. Je n’ai jamais rencontré quelqu’un encore avec ce volume (quand les gens me disent "'j’ai une centaine d’e-mails par jour, la réalité m’a montré qu’on est plutôt proche des 40-50, ce qui est déjà beaucoup). Si parmi ces centaines d’e-mails, tu comptes ceux automatiques (émis par un serveur pour les rapports d’erreur, etc), c’est autre chose, personnellement je ne les compte pas.
Et pour revenir à ton post précédent sur le travail de la direction : oui, la direction a tout intérêt à utiliser les horizons si elle veut que l’implémentation donne le meilleur d’elle-même. En ce sens, l’article sur le blog d’In Excelsis sur l’alignement te montrera une manière d’utiliser GTD au niveau d’une société entière.
J’en finirai avec le dernier point, qui revient souvent dans les équipes qui pratiquent GTD : quand tout le monde dans une équipe ou un département a été formé et que le management accompagne l’implémentation de la méthode, on s’aperçoit rapidement que « ça parle GTD dans les couloirs » comme m’a dit un DRH récemment. C’est-à-dire que les personnes ont maintenant une méthodo, et surtout un vocabulaire commun pour traiter ce qu’elles ont à traiter… en commun justement. Et ça fait une grosse avancée en termes de productivité et de communication interpersonnelle.
j’ai surtout vu sur le site officiel de gtd qu’il parlait de checklist à utiliser lors de la weekly review ou pour se vider la tête. Du coup j’imagine que vous l’utilisez pour plein d’autres occasions.
), HolacracyOne (société qui développe le système de gouvernance Holacracy), Zappos (société de vente de chaussures de sport en ligne, rachetée par Amazon, et qui possède en son sein un « GTD Artchitect »), Aramis Auto (vente de voitures en ligne, une société cliente de longue date) et nous, chez In Excelsis