GTD et les interruptions

Bonjour

Pour éviter de m’accaparer l’autre sujet, j’ouvre ce sujet pour discuter de la méthode avec les interruptions.

Comme j’expliquais dans l’autre sujet, dans mon entreprise l’interruption est une chose « normale » que sa soit pour un problème ou pour juste discuter.

Comment gérer ces interruptions ?

Si pour moi la chose que je fais est la plus importante mais que pour cette personne aussi ?

Si je prends un exemple concret, je travaille sur des plans qui doivent être livrés le lendemain.
Mon collègue vient me voir, il veut passer une commande fournisseur aujourd’hui mais le pare-feu de l’entreprise empêche l’accès aux sites (je m’occupe de l’informatique).

Je pourrais lui dire de mettre une note dans ma panière mais sur le moment je ne sais pas quand sera le prochain vidage de ma paniere.

Dois je arrêter ce que je faisais (peut être attendre un point spécifique pour pouvoir reprendre au bon endroit) pour traiter ce problème ? Notez vous ce genre d’action ?

Merci :slight_smile:

J’ai une question préalable essentielle (a mon avis): est-ce ton rôle dans l’entreprise, ta fonction, ton job, justifie que tu soit disponible pour les autres à peu près tout le temps ?
As-tu une fonction support par exemple ?

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Ba on est une TPE et j’ai pris ce rôle la grâce (à cause ?) à mes connaissances.

Bonjour Erwann,

de mon point de vue, 3 critères doivent t’aider à décider.

  1. Es-tu la bonne personne ? Si tu n’es pas seul dans ton service, peut-être que quelqu’un d’autre peut l’aider.

  2. Le temps disponible : peut-être que sa commande fournisseur peut attendre 1 journée de plus. Dans ce cas, tu peux mettre une note dans ton inbox et ajouter une entrée dans ton calendrier au lendemain pour te rappeler de t’occuper de ce point.

  3. Tes domaines de responsabilités : Des 2 actions (la tienne et la sienne), laquelle correspond le plus à ton rôle dans l’entreprise ?

Sinon, vu qu’il n’y a rien de mieux qu’une démonstration, voici David Allen himself expliquant comment il gèrerait une interruption.

Je remercie @Romain , pour m’avoir fait connaître cette vidéo.

En espérant que ça t’aide.

Julien

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Hehe merci beaucoup pour la vidéo, c’est dans mon Inbox !

C’est vrai que cest des bonnes questions à me poser avant de décider. Je vais essayé de les appliquer avant de changer de tâche pour être sûr de faire le bon choix par moi même et pas par réaction.

@Erwann lorsque je bossait dans mon ancienne vie (une grande compagnie d’assurance) j’étais confronté à ce problème. Nous étions en Open space tous alignés comme des sardine sur des bureaux (bancs) le long du perpendiculaire au couloir. Moi j’etais seul sur toute la longueur mais mes collègues etaient 2 souvent par 3 le tout sur 2000 m2 d’open space (200 personnes ?) . Autant te dire que c’était le passage des éléphants, tous types confondus. Moi ça me rendais dingue ! C’était interruptions sur interruptions. Mon problème c’est que comme toi, si j’ai bien compris, j’avais besoin de réfléchir. Je dealais des opérations parfois très importantes (bonjour la confidentialité) et j’avais des gens qui m’interrompaient parfois même en conversation parcequ’ils étaient sur leurs urgences.

Hélas je ne connaissais pas GTD. C’est bien dommage car ça m’aurait énormément aide. J’avais trouvé un truc le compartimentage. Je m’explique. J’ai commencé par mon environnement proche j’ai demandé à ma secretaire de tout mettre sur une pile à un endroit du bureau avec une note de synthese. Je la voyais à 9:30 tous les matin et je lui disait ce qu’il fallait qu’elle fasse pour moi. Comme ça elle pouvait s’organiser elle aussi.
Lorsque j’avais un dossier crucial a bosser qui nécessitait tout mon energie je montais a l’etage des salles de reunion et j’en prenais une (petite) parfois je la réservais (si c’etait vraiment long pour ne pas etre interrompu par quelqu’un qui en avait besoin) soit je ne disais rien je m’installais et si j’étais interrompu je changeais de salle.

Pour mon patron c’était compliqué j’en avais deux et c’est ce que j’ai le plus mal géré (manque d’expérience)
C’était des reactifs et puis il y avait le big boss qui lui aussi rarement mais parfois entrait dans la danse. Ce que j’aurais du faire c’est un point hebdomadaire avant la reunion de service ou apres pour fixer l’ordre de ses priorités. ça se serait surement passé beaucoup mieux. => Anticiper…

Pour les interruptions au quotidien appel, notes et tout ce qui se passait j’utilisais la technique du cahier (qui ne me quittait jamais ! je le l’ai jamais perdu !!! : Format A4 spirale gros, pages numerotees une marge a gauche (large) une a droite etroite. Date du jour, tout à la suite les uns des autres, la marge de droit collectant l’echeance et les renvois à d’autres trucs a faire ex P51 note entretien X et la marge de gauche servait a noter des truc style avancement

ça marchait pas mal. Moins efficace que GTD mais parfait pour collecter. Une sorte de super cahier de brouillon. Chaque sujet etait separé par une ligne. Si j’étais interrompu je traçais une ligne, je notais, je demandais pour quand, je notais en marge asap, 12/12

Puis tous les soir je reprenais mes notes, fixais les actions du jour dans ma nouvelle feuille de route du lendemain et barrais l’inutile, controlais le realisé, fixais les priorité du lendemain.

Chaque semaine je reprenais ma liste de sujets (je ne savais pas encore que j’appelerai ça une liste de projets) éliminais les inutile, fixait ceux de la semaine, déterminais les actions essentielles pour avancer et zou c’etait reparti…

Finalement je me rend compte que je bossais un peu comme GTD. Sauf que c’était moins sophistiqué puisque tout tout tout etait dans mon cahier - pelle mele… et par bloc d’information… exemple conversation avec X sur tel sujet, notes sur l’immeuble truc, note sur le prochain séminaire… Liste de taches à la prévert…

Donc les interruptions se géraient naturellement au fil de l’eau et tout appel délicat, dossier complique et bref tout ce qui nécessitait un tant soit peu de concentration etait gere la plupart du temps ailleurs ou a mon bureau lorsque j’etais seul. Je commençais tot et je finissais tard)

Le seul problême c’etait les interruptions des copains qui me parlaient de leurs vacances et autres sujets divers non professionnel que je ne pouvais pas envoyer paître parceque c’était mon fan club…

Voila les trucs que j’avais trouvé pour lutter contre le cauchemar de l’interruption en l’open space qui me permettaient avec la délégation d’obtenir des résultats significatifs sans faire la révolution…

J’espère que ça t’aideras, le seul conseil que je te donne c’est de ne compter que sur toi et de considérer l’interruption comme un mal nécessaire. Je ne crois pas qu’on puisse éduquer les gens. Ils sont comme ils sont. Il faut faire avec. A moins de bosser dans la boite de @Romain où logiquement ils doivent tous appliquer GTD. C’est leur adn… Heureusement, contrairement à moi à l’époque dont j’ai parlé, tu connais GTD donc tu peux gerer l’interruption comme l’explique David allen dans sa video et ça c’est comme meme plus efficace que mon fameux cahier…

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Avec plaisir @Julian, j’adore cette vidéo :slight_smile: J’aime surtout la simplicité de l’objet et l’élégance de l’utilisation, là où beaucoup cherchent un système sophistiqué !

@Erwann je me permets de te renvoyer vers un article où je détaille le système de l’échelle, une gestion des interruptions qu’on a mis en place chez un client (et plusieurs depuis, jusqu’en Inde ! ça voyage :laughing:). Il devrait demander quelques aménagements vu ta situation particulière, mais les fondamentaux peuvent peut-être t’être utiles.

Merci beaucoup pour toutes ces informations, je vais avoir des choses a essayé lundi !

Je vais essayer de planifier des points d’avancée avec mon patron, même si cela ne supprimera pas les interruptions de sa part, ça devrait les limiter.

Le soucis vient aussi des priorités. Je me suis rendu compte que dans les boite on te charge comme une mule de trucs à faire. Ça s ajouté à ce que tu dois faire. Étant donné que tu es la pour réaliser les objectifs du patron ( meme si officiellement tu as tes objectifs) lors de tes points arbitres avec lui ce qui est le plus urgent / important pour lui.
Tu lui dit bon je suis plein de bonne volonté mais je ne peux pas tout faire. Voila j au tel projet tel autre etc… quelle est ta priorité ? Qu est ce qui est le plus urgent / important pour toi. Et tu récapitule par quoi tu commence et tu lui arrache un délai. Logiquement il devrait te foutre la paix jusqu au délai. Et lors du prochain point tu lui rend compte de l avancement et tu vérifies que c’est toujours les memes priorites.
Voilou :grin: hope that s help

Ok je vois.

Et comment intégré ca avec mes horizons ?

J’ai l’impression que toutes mes tâches / projet sont du « travail » usuels

Edit : J’ai regardé la vidéo et effectivement il donne un bon conseil. Je n’utilise pas assez l’inbox pour moi même, si je commence par sa peut être que comme déjà dit cela donnera l’exemple.

Il semble qu’un tour à l’horizon 2 et 3 pourrait t’apporter pas mal de clarté, quitte pourquoi pas à faire ce tour avec ton boss si tu le sens (et qu’il n’est pas réfractaire). Pour l’horizon 2, commence par faire le tour de ce que tu fais actuellement, au sens des responsabilités : quelle est ta fiche de poste ?, pourquoi les gens viennent te voir toi et pas ton collègue ?, de quoi es-tu responsable dans la société ?, que fais-tu en général « par défaut » dans cette boite ? Ça devrait te permettre d’avoir une carte de ces responsabilités ; c’est toujours intéressant à faire (on s’aperçoit souvent qu’il y a un écart entre la fiche de poste et ce dont on s’occupe réellement).

Ensuite un tour au niveau 3 pour te dire : d’ici 1 à 2 ans, qu’est-ce que je fais de cette zone ?, que doit-elle devenir ? Parfois aucun changement, parfois il y en a. Ça devrait te donner de nouveaux projets, ou en tout cas te permettre de percevoir quelles zones sont plus importantes, voire quels projets actuels le sont plus que les autres car ils nourrissent tel ou tel objectif à 1 ou 2 ans.

Ça peut te donner une feuille de route, et du coup ça te permet de voir tes priorités à moyen/long terme, puisqu’elles vont se refléter dans les horizons plus bas. Chacune de tes actions appartient à une responsabilité. Tu pourras voir que telle action, même si elle est quotidienne, participe d’une priorité plus élevée que telle autre (et que les interruptions peuvent souvent attendre le temps d’un transit dans la banette).