Inbox et tâches urgents

Bonjour

Je me posais une question, comment vous gérez les tâches qui vous arrivent dessus et que vous devez faire dans l’heure / journée ?

Par exemple pour moi, je vais en réunion, on me donne comme tâche d’envoyer un email à X rapidement (cad dans les heures qui suivent), du coup je mets sa dans ma inbox pendant la réunion.
Sauf que rapidement après la réunion je retourne à ce que je faisais avant la réunion et l’email à envoyer est vite oublié si je process pas ma inbox.

Comment vous fonctionnez dans ce genre de cas ?

Merci :+1:

Bonjour @Erwann, dans ce cas il vaut mieux le rentrer dans l’inbox et le « flagger » aussitôt en tâche du jour. Cela impliquera potentiellement de mettre de côté 1 ou 2 tâches un peu moins prioritaire.
Généralement durant mes réunion j’identifie rapidement ces tâches urgentes au moyen d’un petit panneau :warning: dessiné devant la tâche sur mon carnet de note. Après ma réunion je sais que ce sont ces tâches qui seront à traiter prioritairement.

Top question !

En restant basique, pour moi tout ce qui est lié au temps va dans le calendrier. Si pas rapport au temps -> prochaines actions, si rapport au temps -> calendrier. J’aime la simplicité :slight_smile:

En réunion, je prends mes notes et comme @Alexis, j’ai pris l’habitude de faire précéder tout ce qui ressemble de près ou de loin à une tâche d’un :warning:. Si on me donne un truc à faire qui doit être fait dans la journée (ou dans l’heure, etc), boum, j’ai un rapport au temps, et donc au lieu de le mettre dans mes notes je me l’ajoute soit en tâche du jour, soit en rendez-vous s’il y a lieu (ie. le machin va me prendre du temps et je veux bloquer ce temps dans le restant de la journée), directement dans le calendrier.

Bonjour @Erwann
Dans ce cas je clarifie tout de suite comme une urgence. Et je ne le fais pas rentrer dans mon système, je le traite comme le truc à faire immédiatement.
Si tu le mets dans ton système « à faire dès que possible, c’est mort ».
Il faut traiter le truc comme une urgence.

Je vous remercie tous pour vos réponses.

Il apparaît clairement qu’il faut « process » directement la tâche et ne pas la mettre dans l’inbox dans l’attente de la vider.

J’ai la fâcheuse manie de mettre des choses dans mon inbox et d’attendre trop longtemps pour la vider :frowning:

Et tout comme @Romain,
Lors d’une réunion je matérialise ce qui ressemble à une future tâche dans un espace appelé TO DO et je liste les trucs qui tombent en cours de réunion dans des bullets points.
Dès que je sors de réunion : je clarifie immédiatement et je mets ce qui a rapport au temps dans l’agenda.
Cette « TO DO » c’est l’inbox de la réunion. Elle meurt dès la clarification.
Ça demande une rigueur : vider cette inbox dès la sortie de la réunion.

J’étais dans le métro tout à l’heure et j’ai répondu vite fait.

Selon moi,
Une urgence ne peut pas aller dans une inbox en attente de clarification. Il faut la clarifier et la mettre immédiatement ou elle doit être pour être sure de la retrouver à temps : allez hop dans l’agenda !

Sinon je peux te conseiller une revue quotidienne. Certains en font deux par jour. Personnellement je n’en fais qu’une en fin de journée. Cela allège considérablement ma Revue Hebdo et quel bonheur de terminer sa journée avec des inbox vides.

En même temps je te dis que je n’en fais qu’une, mais tout à l’heure, en attendant le métro, j’ai vidé mon inbox OmniFocus, bookmarké toutes mes pages ouvertes sur Safari et viré quelques photos dans mon smartphone.
Une sorte d’hygiène de vie :hugs::sunglasses:

Oui je devrais avoir une sorte de checklist de fin de journée au travail, je vais y réfléchir merci !

J’aimerais bien bookmark mes pages ouvertes mais je vais me retrouver avec 200 pages en favoris :slight_smile:

Idem en réunion prise de note sur un cahier.

Mon astuce ! : dès que j’ouvre ce cahier pour prise de notes, je trace immédiatement sur la droite de ma feuille une marge de 4 ou 5 cm.
Cela me permet pendant la réunion d’avoir sur la gauche mes notes et sur la droite les actions qui s’ajoutent au fil de la réunion, point, conférence.
C’est plus clair, et faciles à recopier ensuite.

@Romain, @Margott, @Erwann

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Elles vont directement dans ma page jour de mon bujo sans rentrer dans mon systeme GTD

Toute tache urgente / Importante est précédée d’une *

A la fin de la journée soit elles sont faites et c’est ok soit elles restent à faire et la elles sont clarifiées et rentrent dans mon systeme GTD

Faut être très sélectif :crazy_face::star_struck:

Bien vu le coup de la marge.
Moi je trace un carré sur la droite et je mets des trucs à faire dedans.
Et si vous me voyez colorier ce carré, c’est que je commence à m’ennuyer ferme…

On appelle ça le syndrome Evernote !

Il me semble que dans un des podcasts de Jai lu ton mail, Geoffrey indique des routines de fin de journée.

Cadeau !!

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Haha ça c’est top !

Merci beaucoup @Margott

J’ai encore du mal à intégrer des checklists dans GTD :confused:

Autre question organisation, comment gérer vous les choses à se rappeler pour une date précise.

Vous les mettez sur le calendrier avec l’evenement ou à part ?

Par exemple, dimanche je dois ramener des choses de chez moi dans ma famille et je dois prendre des trucs de la ba pour les ramener.

Un tâche dans l’agenda de 0 minutes une demi heure ou une heure avant le départ de chez vous, exemple : « Prendre affaire : Vin, apéro, sac, courrier Jess. »
Idem à votre retour : « Récupérer affaires x, y ou z »

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Haha c’est une très bonne idée !

Et si…on connaît pas les heures :wink:

C’est exactement ce que je fais :stuck_out_tongue_winking_eye: