Parfois il arrive qu’on gere des dossiers complexes exemple une signature d’acte. Et ce sont des sujets à cours terme qui méritent 100% de notre attention avec énormément de trucs à verifier et à faire. Multiples intervenants, multiples sujets. Mais comment faire pour s’en sortir ?
La solution logique serait de tout mettre dans mon projet OF, Faire un truc bien structuré et organisé exemple : tout ce qu’on attend des uns et des autres et tout ce qu’o veut faire ou organiser par contexte @ordinateur etc… Une autre solution serait de creer sous OF une ou plusieurs tache(s) principale(s) puis des sous taches sous cette tache.
Par rapport a GTD c’est une solution élégante et finalement logique…
Mais chez moi parfois ca ne marche pas. Trop de trucs, trop de sujets disparates etc…
Mon projet OF devient lourd et tres (trop) volumineux et tout devient ingérable…
Et donc tout peut partir en vrille dans tous les sens à tous moments… avec vraiment l’impossibilité de choisir (trop d’info tue l’info…) et surtout l’incapacité lorsqu’on a quelqu un en ligne d’avoir la synthèse de tous les sujets à aborder avec cette personne…
Voici mon astuce.
Je préviens d’avance elle n’est pas du tout GTD, inspirée du systeme CRM, mais elle marche…
L’astuce consiste se focaliser sur la personne. A mettre dans chaque projet un contexte de type @Voir avec suivi ou pas d’un autre tag ex @Dupont. Puis ensuite dans le champs note de tout lister au fur et a mesure ce qui concerne les uns et les autres. Ainsi lorsque je suis dans mon projet VAUGIRARD j’ai une tache VOIR AVEC DUPONT et une note de type :
Suivre
Diagnostiques
Négo tel sujet
etc…
WF
Dupont ggggg/ attendu ver s le 17/7
Faire
Appeler Dupont pour lui parler de ca tel 012555 …
Envoyer a Dupont ses diagnostiques email Dupont@HHH.fr
Puis de barrer les trucs dans la note de OF en les datant au fur et à mesure.
Parallement il est bien de noter sur son agenda les sujets à suivre et faire du time blocking sur ce type de sujets. Un peu comme des date de controle ou des pierres posée concernant les actions à faire ou à realiser à une date précise… Moi je fais ca sur mon agenda papier et je barre quand c’est fait…
Ca allège considérablement OF. Ca rend le systeme plus fluide et c’est valable sur les sujets sur lesquels on travaille tous les jours.
Je suis en train de redécouvrir OF2 grâce à toi. En fait je cherche à mieux respecter mes échéances.
Pour la liste a voir tu peux faire 2 niveaux de tags :
@A VOIR AVEC
@DUPONT TTTT
Dans ton projet tu crée une tache : « Points a voir avec Dupont »
Et dans les notes tu listes les points à voir avec Dupont.
Pour les WF idem 2 tags @WF@DUPONT, dans la tache il est recommander de noter la date à laquelle on formule la demande et si nécessaire de mettre des dates de report et d’échéance
Oui tu peux faire ca et ca marche tres bien. Tu peux même créer une perspective qui va sortir les tags qui correspondent a tous tes contextes. Ex @voir avec + @dupont
C est super lorsqu on a beaucoup de choses a trier.
En revanche mon conseil c est vraiment de rester simple. OF est capable de merveilles mais il peut tres vite devenir une usine a gaz.
Pour moi, pour GTD c est un des outils les plus pertinents.
Si ca t amuses recherche mes posts sur omnifocus tu verras plein de set up et si tu veux aller tres loin en dehors de la video de @Romain et du set up GTD Il y apres le graal du set up le manuel de kourosh dini mais alors armes toi de courage ! 1000 pages
Helas pas chez omnifocus. Seule solution noter le nom de la personne ou creer un tag puis utiliser ou pas les perspectives. Mais pipedrive que j utilise comme crm fait ca tres bien lui au moins est relié au projet et à la personne mais par rapport à OF il est loin d’avoir sa souplesse et sa puissance, quoique…
Je voudrais revenir sur une AUTRE SOLUTION dite « Classique » d’organisation des taches dans OF.
La solution de tout mettre dans le champs " note " de la tache est élégante mais elle interdit l’affectation de contextes et de date individualisée pour chaque tache.
Dans la plupart des projet il me semble préférable de choisir une tache a qui je donne un titre général (tache mere) exemple A suivre / ou en attente de… : puis de lister une par une toutes les sous taches qui rentrent sous cette tache mère > Taches filles.
C’est souvent plus souple et comme OF autorise le multi tag cela permet d’éviter les doublons. Si je cree un contexte @Banquier j’ai tout de suite quel que soit le ou les projets l’ensemble des taches a faire, ou à suivre qui concerne mon banquier.
C’est facile, c’est rapid et intuitif. Cela ne nécessite Auchune véritable organisation sinon celle de bien affecter le multitag exemple @Bureau, @Banquier, @WF.
On peut aussi mixer ca dans le projet avec des récapitulatifs de feuille de route (mini objectifs ) qui éclairent le suivi des taches au quotidien
La tache apparaitra alors dans chaque tag concerné et on peut facilement bâtir des perspectives qui grouperont ensemble un certain nombre de taches exemple @Banquier et @WF me donnera tous les trucs que j’attends de mon banquier.
C’est une solution facile, qui fonctionne parfaitement avec VOIR AVEC… Mais si vous avez beaucoup de taches dans votre projet sa révision sera peut etre un peu plus rock n roll.
Voici un exemple de sous projet légèrement organisé…
Je ne sais pas. Sur la version mac les editions ne sont pas le point fort d OFmais ca marche… au pire on peut exporter et importer sous excel, word etc…
Bonjour,
J’ai pris un abonnement à OF3 mac+iOS+web. Pas possible d’imprimer sur iOS, sur web il faut imprimer la page web, ça marche bien. Pour la version Mac je n’ai pas testé car j’ai prêter mon MacBook.
J’ai créer une perspective Print sur iPad qui regroupe toutes les tâches ayant certains tag bon à imprimer.
Malheureusement la version web ne prend pas en charge les perspectives. Dommage car au bureau je ne dispose que d’un PC.
il ya aussi Nozbe et tellement d’autres. Mais perso je trouve que la solution OF est élégante. @jerome.fontaine je ne savais pas que la version web ne gere pas les perspectives.C’est dommage. Pour tes impressions tu verras si tes présentations sont bien faites on a de moins en moins besoin d’imprimer…
mais alors armes toi de courage ! 1000 pages 
