Petite interrogation pour l’organisation de sa boîte mail : au plus efficace !
Déjà, j’ai un dossier archives, dans lequel je mets tous mes mails traités, lu, etc…
J’ai arrêté de complexifier min système avec plein de dossiers de rangement, puisqu’en général je cherche mes mails par la barre de recherche et c’est ultra efficace.
Mais pour être à inbox 0, j’ai créé 2 dossiers autres que Archives qui sont EN ATTENTE et EN COURS .
Sauf que… Il faut les nettoyer très régulièrement car les projets bougent plus ou moins vite et je ne trouve pas ça optimal…
Oui c’est une des technique GTD. @Romain a fait un podcast la dessus (entre autre). Personnellement étant sur mac je prefere la technique des flag. Ne me demande pas pourquoi telle couleur. Il n’y a pas de logique. Ca fait 40 ans que j’utilise la meme convention
Vert=attente
Rouge= action
orange= reference
Jaune et bleu pour des projets specifiques sur lesquels je suis…
Toutes les semaine WR et nettoyage des flag…
Cela peut etre aussi dans la journée… Si j’ai un truc a traiter
Bonjour,
Ayant suivi les conseil de @Romain , je n’ai plus que ces dossiers dans Outlook :
Boite de réception
Archive
Élément envoyé
Élément supprimé
Courrier indésirable.
Si un mail nécessite une action, je crée une tache dans Outlook et je glisse le mail dans la tache (un peu comme une pièce jointe) puis j’archive le mail.
Mais taches sont organisées par contexte :
@BUREAU
@EN ATTENTE
@AVA
etc….
Quand je passe à l’action j’ouvre ma tache, j’ai directement accès à une copie du mail. Et quand la tache est terminé, je coche la tache et elle disparaît.
Plus besoin de purger les dossiers des mails en attente ou pour action.
Je suis sur Mac aussi et bien entendu avec inbox zero (je suis un peu obligé mais surtout j’aurais du mal à vivre autrement les emails ). En effet, si tu crées ces dossiers, tu vas devoir les maintenir à jour, le plus simple étant semble-t-il de faire la maintenance au fil de l’eau (ie dès qu’un sujet est fini).
Si tu veux passer à l’autre option avec seulement deux dossiers, il suffit d’aller rechercher le mail en question, quand tu fais l’action qui le concerne, dans les archives. Certains outils permettent de faire un lien entre l’action et l’email (comme Todoist ou OmniFocus je crois, et bien sûr l’insurpassable Daylite )
Avant d’utiliser les taches Outlook, j’utilisai Nirvana et dans l’intitulé de la tâche je noté la date de réception de l’email et les initiales de l’expéditeur. Ainsi il était facile de retrouver le mail en question en faisant une recherche.
Comme cité par plusieurs dans cette conversation, l’une des clés pour une bonne gestion du traitement des e-mails est la fluidité du système pour la transformation de l’entrant en une prochaine action à créer dans son gestionnaire de prochaines actions.
D’un point vue LEAN, il faut essayer d’enlever tous les déchets de fabrication du processus possibles pour être en situation optimale.
Donc mettre en place une fonction qui n’a pas besoin de faire l’aller-retour entre l’émail et sa prochaine action. Car cela consomme des temps de cycle inutile (ie: recherche de l’émail d’origine…).
Un outil comme Todoist et pleins d’autres utilisent le numéro d’identification de l’émail (genre de carte d’identité) qui est codé dans le lien qui pointe depuis la prochaine action vers son mail d’origine. Grâce à cette fonctionnalité, l’endroit de stockage de l’émail n’a aucune importance puisque l’application est capable de retrouver l’émail en quelques secondes dans n’importe quel dossier.
Idéalement, cette manière de faire permet par exemple de répondre à l’émail depuis le système qui gère la prochaine action dans le cas où cette action de réponse prend + de 2’ à faire.
Il faut aussi que le flux entre l’émail-mail et sa prochaine action puisse gérer le “en attente” dans le cas d’une délégation de la tâche par exemple.
C’est primordial pour faire toutes les relances lorsque les gens ne répondent pas à vos requêtes dans le temps escompté. Car si votre système n’est pas assez fluide, vous affecter tous le flux si de nombreuses recherches sont à faire avant de pouvoir lancer vos e-mails de relance.
). En effet, si tu crées ces dossiers, tu vas devoir les maintenir à jour, le plus simple étant semble-t-il de faire la maintenance au fil de l’eau (ie dès qu’un sujet est fini).
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