Outils - Un logiciel pour gérer le suivi des ses équipes

Bonjour à tous,

Un peu à côté de GTD, mais pas très loin, je suis à la recherche d’un outil informatique… je vous explique.

Je suis chef d’entreprise, et mon entreprise croissant, je suis de plus en plus obligé de formaliser mon agenda avec des réunions périodiques avec mes collaborateurs.

Exemple: plutôt que de parler au quotidien avec mon ingénieur QSE, qui est dans le bureau à côté du mien, et ne se parler que du sujet qu’on a en tête au moment où on se parle, j’ai pris pour habitude de le voir 2 heures, tous les mardis, pour faire le point sur tous les sujets en cours… j’ai même institué un ordre du jour par défaut.

Vous voyez l’idée ?
(ça doit faire rigoler les gens qui bossent dans des grosses boites qui doivent avoir l’habitude de ce genre de truc, mais dans une petite boutique, c’est moins naturel :roll_eyes:)

J’ai mis en place au cours des dernières années cette mécanique avec mes collaborateurs « clés », essentiellement mes cadres, et c’est pas mal. Perfectible mais pas mal.

Ça me permet à la fois de prendre le temps de parler avec eux, pendant un rdv prévu, où on est dispo et pas dérangé, et en même temps, ça me libére du temps car je limite au strict minimum mon temps de travail avec eux en dehors de ces plages horaires dédiée.

Vous voyez… c’est GTD dans l’esprit :wink:

Là où j’ai besoin de quelque chose c’est sur le point suivant:
J’ai besoin d’un petit logiciel pour garder en mémoire tout ce qu’on s’est dit avec, par exemple, mon ingénieur QSE. Une sorte de support à ces réunions.
(certains me dirait: un(e) assistant(e)e de direction ! … oui, peut-être, mais je n’en suis pas là encore).

Pouvoir ranger, sujet par sujet, projet par projet,
-> ce qu’on s’est dit, en très synthétique,
-> ce qu’on a convenu à l’issue de notre réunion (éventuellement quelques ToDo pour moi, et quelques ToDo WF le concernant)
=> l’idée principale étant d’avoir un support, à l’échéance suivante, pour me remettre en tête très vite là où on s’était arrêté la fois d’avant et éviter de perdre du temps à se redire des trucs qu’on s’est déjà dit.

Est-ce que quelqu’un ici aurait une idée de logiciel bien foutu, mais trop complexe, ni trop moche (pas de Excel ou de Word svp !) pour faire ce suivi…
Je suis adepte des logiciels ultra simple, si possible beau et surtout intuitif et facile à utiliser.

J’ai vu par exemple qu’un truc comme Trello (esprit un peu « kamban ») serait peut-être une bonne idée…

Je suis Apple-fan, et utilisateur de Things;
Le truc le plus simpliste et compatible avec moi que j’ai à ce jour c’est de créer des notes dans Apple Note (rangées dans des dossiers portant le nom de chacun des salariés avec qui je souhaite mettre en place ce système), et j’ai un lien avec des ToDo dans Things quand c’est nécéssaire… ce qui me permet de relier tout ça à mon gestionnaire GTD par soucis de centralisation pour ne rien oublier et faciliter les revues.

Je ne suis pas mécontent de mon système, ultra simple et très Apple, mais peut-être que je pourrais trouver un truc un peu plus « visuel » que Apple Note.

Avez-vous une idée à me proposer ?
Quelque chose que vous utilisez ?

Bonjour @Jean,

Excellente initiative !
De mon point de vue le plus simple serait d’utiliser OneNote ou Evernote pour la prise de note (ci après mon classement dans OneNote sachant que j’ai le même dans Evernote, merci @Romain :slightly_smiling_face:).

Et en complément, si tu as besoin de suivre l’avancée des projets que tu leur a assigné, tu peux faire un Kanban sur Trello.

Je suis d accord avec Alexis. Le plus simple serait d evernote.

Autre solution partages les infos avec tout le monde ou certaines personnes

La tu as le choix icloud + pages
Ou google drive et google doc + faire un partage.

Et apres lien direct things.

Les solutions les plus simples sont souvent les meilleures.

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OneNote serait mon choix car c’est du robuste pour le support projet soit en solo ou en Équipe.

Mais si tu as O365 dans ton entreprise, il y a notamment TEAMS dans lequel tu peux créer des canaux de conversations.

Tu pourrais par exemple faire un file de conversation avec toi-même. Facile à gérer et surtout accessible depuis toutes les plateformes.

Merci les amis pour vos réponses ! :wink:

Je savais que @yannick me répondrait par une solution Microsoft !! :stuck_out_tongue_winking_eye:
Désolé… c’est pas pour moi.

J’ai du mal à voir ce que Evernote ou OneNote va m’apporter de plus, dans le cadre de ma problématique uniquement, que Apple Notes.

Peut-être parce que je ne connais pas assez bien ces logiciels. Je vais regarder avec un peu plus d’attention.

@francois Les solutions les plus simples sont souvent les meilleures.

Tout à fait d’accord !

@Alexis
Donc oui, j’avais pensé à Trello… dont j’ai déjà entendu parlé ici, mais que je n’ai jamais utilisé.
C’est sympa le Kanban: c’est un truc que je connais peu en fait, mais que je devrais creuser. Le côté simplissime et épuré des japonais… pour ne retenir que l’essentiel et garder de l’espace (physique ou cérébral) j’adore (Marie Kondo, si tu nous lis… :smiling_face_with_three_hearts: )

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Que t’apporterait un outil plus « visuel » comme tu l’indiques, par rapport à ce que tu as déjà (et qui semble bien fonctionner) ?

À l’époque où j’utilisais Apple Notes il n’y avait pas possibilité de créer des onglets de classement donc j’avais opté pour Evernote. Depuis je crois que Apple Note a évolué donc si possibilité de faire un classement alors parfait ! C’était principalement pour ça que j’avais « regardé ailleurs ».

Autre solution je me suis penche sur airtable une data base en ligne tres interessante. Il est facile de constituer un modele partage mais c est peut etre un peu too much pour ca.

Nb @Alexis oui apple note permet des classements par dossier c est simple et ca marche bien

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Dans ce cas combo gagnant : Apple Notes + Trello.
@Jean si besoin je te montre des screenshots plus détaillé sur le suivi des projets sur Trello.

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@Alexis comment tu gères trello par rapport à ton outils principal GTD ?

Pas trop de redondance ?

En réalité je l’ai utilisé davantage quand mon activité professionnelle me le permettais. J’étais dans une société où mon chef et moi faisions un suivi de nos projets là dessus.

En revanche pour mes projets perso je ne les suis plus sur Trello car ils sont listé dans Nirvana. Bien qu’ à une époque je l’ai utilisé, ça me permettais d’avoir une vue plus macro de l’avancée de mes projets.

En conclusion, je ne l’utilise plus dans le perso mais uniquement dans le pro.
Et toutes actions que je défini dans Trello est aussitôt copiée manuellement dans mon gestionnaire de tâches.

@Romain
Et bien c’est une très bonne question ! :grimacing:

Je crois que le côté visuel a un côté un peu magique. Quand c’est beau, on se sent mieux.
Je me sens mieux à utiliser un logiciel que je trouve beau, esthétique (Things :nerd_face:), ça rend son utilisation plus facile je trouve.

Je suis juste tombé du wagon un peu trop longtemps (mais pour une raison très légitime donc je l’assume et le vis très bien :slightly_smiling_face:) et je suis dans une reprise en main de beaucoup de chose… dans ma vie, au sens très large.
Donc ça inclut mon boulot.

J’ai remis en route ces rdv périodiques avec mes cadres mais il me manquait quelque chose…
J’ai pas mal réfléchis au sujet depuis que j’ai posté le premier message de cette file et il me semble que je suis bien parti pour rester sur Apple Notes.

Au détail près que j’ai découvert quelques trucs que je n’avais pas encore vu ou utilisé sur cette app, pourtant très simple, notamment après la mise à jour de MacOS, qui viennent un peu améliorer la compatibilité de l’app avec mes besoins.

(C’est fou, parfois on utilise un outil tous les jours, et on ne fait pas attention à une option d’utilisation… .on passe complètement à côté…)

On a besoin de remettre un peu en cause ces habitudes pour les challenger, se dire que, peut-être, on devrait les changer.
Si on s’aperçoit qu’il y a une bonne raison de changer, on change, et dans le cas contraire, on est encore plus serein à conserver la dite habitude.
Le seul piège, c’est peut-être de faire cette remise en cause trop souvent, mais ce n’est pas (plus) mon cas aujourd’hui.

@Alexis

Effectivement, on fait plein de trucs chouettes aujourd’hui avec Apples Notes, sur MacOS ou sur iOS comme par exemple:

  • Ranger les Notes dans des dossiers… dans mon exemple, en créant un dossier par collaborateurs, ou par projet;

  • Ranger les Notes en mode « mosaïque » pour un aspect visuel plus « tableau »:
    image

  • Inclure des photos, des listes…:
    image

  • On peut même partager une Note avec quelqu’un, pour être plusieurs à pouvoir la modifier, sur un projet commun par exemple.

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Oui apple note est desormais mature. On peut faire beaucoup de chose et la synchronisation est parfaite.
Je pense meme qu avec rappel on pourrait faire un systeme gtd tres correct.

Quoiqu il en soit c est un bon systeme si on est sur apple. Le soucis commence des qu on melange les systemes mac pc.

Tout à fait !

Figures-toi que je me suis même déjà posé la question…

Apple Notes + Rappels + Calendrier :+1:t2:

…et j’ai pas trop regardé mais c’est pas impossible qu’au moment de la sortie de Big Sur (bientôt), on ait droit à quelques upgrade des ces app…

Bref, désolé, j’ai dérangé tout le forum pour rien :nerd_face:, je crois que je vais rester avec Apple Notes.

@Alexis
Merci pour la proposition des cap’: si tu juges ça utile, je veux bien voir ça…
Mais j’ai peur que ce soit un poil trop complexe pour moi, t’as l’air d’être mec sacrément pointu :muscle:t2:

En tout cas c’est vrai que c’est un point important l’organisation de chaque système individuel au sein d’une entreprise.

Personellement je sens bien que c’est un point bloquant pour moi. On a à peut pret des système chacun pour gérer notre partie, par contre pas de système global à part plein de feuilles excel…

En tout cas @Jean je prend ton idée de rendez-vous avec tes cadres, très bonne idée pour limiter le temps à discuter.

J’aurais pu mentionner Todoist qui maintenant fait l’affaire avec sa vue tableau. Et surtout son plug-in direct pour Google mail et Outlook PC.

:sweat_smile::sweat_smile: merci @Jean pour le compliment !
Pour le coup la disposition est très simple, no stress.

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Merci @Alexis

C’est pas mal du tout ton truc. Le côté Kanban en fait me tente bien. C’est un truc que j’ai jamais creusé, mais c’est vraiment chouette pour la gestion de projet j’ai l’impression…

Et il semble que Trello se prête bien à ça…