Retour aux fondamentaux (encore...)

Bonjour à tous,

D’avance : désolée de faire répéter si c’est le cas… mais comme je disais dans un autre post : je reprends mon système à 0, notamment pour identifier où ça bloquait jusque là.
Du coup je reprends étape par étape.

Là, j’ai fais une revue pro ; et je suis en train de faire ma revue perso.
J’ai pris des papiers, et des que quelque chose me vient en tête : je note sur un papier.
A la fin, j’ai tout repris, et ai noté sur les listes de prochaine à actions divisées par contexte, et/ou sur la liste de projets globale.

Mais c’est très dur de nommer comme il faut je trouve. En pro, je me retrouve avec plein de projets commençant par créer /finaliser/terminer projet x… tant pis ?

Et là en perso j’ai encore plus de mal a savoir dans quel type de listes mettre « les choses » et comment les nommer à la sauce GTD… pourriez-vous me donner un petit coup de main svp ? Je suis un peu perdue…

Je suis en train de reprendre le livre de David Allen en même temps.

Merci d’avance pour votre aide, je me sens un peu nulle de repartir de zéro, mais cette fois jaimerais vraiment réussir à mettre en place un systeme au top et a avoir envie de mutimiser chaque jour. Mon 2eme cerveau quoi :slight_smile:

Hello @Julie

Ce qui compte c’est que le nommage de tes « choses » te parle. Si c’est un projet, il doit te permettre de visualiser le résultat à atteindre ; la ligne à franchir pour considérer que le projet est terminé.

Si c’est une prochaine action, il faut que tu puisses te visualiser concrètement en train de la faire. Un moyen de démasquer les fausses prochaines actions est de te poser la question : « Comment ? »

Si on prend ta note : « Faire suivi de notre budget de la semaine » … Ok ben comment tu fais ?

Est ce que tu fais ça de façon automatique sans réfléchir ? Est ce que tu le fais toujours de la même manière et ça pourrait juste consister à utiliser une check-list ? Si oui, tu peux considérer que c’est une prochaine action.

Dans le cas contraire c’est un projet pour lequel tu dois définir la prochaine action. Poser la question « Comment » peut justement t’aider à bien cerner cette action. Une fois celle ci identifiée, il te faudra la mettre dans le bon contexte.

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Merci @Julian pour ces précisions.

La question « comment » devrait en effet beaucoup m’aider ! c’est top ! Merci !

Ensuite, pour les 4 premières notes par exemple, sur notre voiture, est ce un seul projet ? : « rouler en toute sécurité » ou plusieurs ? « Entretenir la voiture », « administratif et Rdv obligatoires » etc… ?

J’ai souvent des notes qui se croisent, qui ont un sujet ou projet en commun… Dois je forcément regrouper ou ça dépend ?

C’est un exercice difficile que d’identifier et choisir exactement quoi faire pour chaque note…

Si plusieurs projets servent un but commun, c’est qu’ils s’agit de sous-projets liés à un projet plus vaste.

Quand pourras tu considérer que le projet « Rouler en toute sécurité » est terminé ? À priori quand tu auras fait faire la révision, remplacer les pneus, vérifier les niveaux, passer le contrôle technique, faire les réparations, etc.

Tu as donc un résultat à atteindre au sens large qui est la somme de plusieurs résultats intermédiaires.

Le principe que tu dois conserver est :

1 résultat à atteindre = 1 projet

Sur la forme que ça doit prendre dans ton système par contre pas de règle.

Option 1 : Considérer que ces résultats intermédiaires à atteindre sont des projets parallèles tout en sachant qu’ils servent un but commun qui est de « Rouler en toute sécurité ». Pas besoin donc de faire apparaître « Rouler en toute sécurité » dans ta liste de projets dans ce cas.

Option 2 : Considérer que « Rouler en toute sécurité » est un projet au sens large et conserver les autres en sous-projets à lancer de façon séquentielle. Dans ce cas, tu gardes visuellement l’interconnexion entre ces différents projets et le « Pourquoi » qu’ils servent.

Il y a peu de limitation de structure dans la méthode. Nous sommes déjà tous limités par nos outils respectifs. Organise ça de la manière qui te parle le mieux.

Au final, ce qui compte c’est que tu réussisses à accomplir ton projet.

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Bonjour @Julie, bonjour @Julian et bonjour tout le monde,

Tu as raison de revenir aux fondamentaux, encore et encore.
Je pense que c’est la bonne chose à faire, surtout quand on a besoin de clarté.
Je vais te répondre en plusieurs posts pour plus de clarté justement.

Un projet à horizon d’un an = une ligne d’arrivée, un résultat à atteindre pour lequel il faut plus d’une action pour l’atteindre.
Une question pour aider à le libeller correctement : que veux-je avoir, faire ou être avec dans ce domaine ?
Un projet se formule sous forme de résultat à atteindre réussi, à la forme passive pour activer la formation réticulaire du cerveau (tout un sujet ça !) et relié à une zone de responsabilité.

Une action = truc à faire (ou à faire faire) dans un contexte, temps et énergie.
Je suis d’accord avec @Julian : utiliser la question du « comment" est très aidant.
« comment tu fais ça » permet de libeller correctement une action.
J’utilise aussi le conseil de @Romain : imagine que tu es malade et quelqu’un doive reprendre tes listes. Tes actions doivent être immédiatement comprises et actionnables par la personne qui va te remplacer. En l’occurence, quand tu libelles une action, pense à la personne qui la lira. Et si c’est ton « moi » futur, il te remerciera grandement d’avoir bien fait ce travail.

Pour résumer, une action c’est un verbe d’action et qui dit comment on va le faire. Elle doit idéalement porter le projet en son libellé (bannir les « réfléchir à », les « planifier »…).

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… suite

J’ai kiffé les réponses de @Julian comme d’habitude.

Voici mon point de vue et ma façon de faire.

Prenons le cas de la voiture : nous pouvons utiliser les zones de responsabilités ou l’horizon a 2/3 ans (ce qui revient au même en fin de compte).

Si on reprend l’exemple de @Julian, « Rouler en tout sécurité » peut être un objectif large et dans ce cas être mis dans l’horizon 3, avec des zones de responsabilité à activer dès à présent pour commencer à se mettre en chemin vers cet objectif. Cela veut dire, mettre des résultats à atteindre d’ici un an dans ton système. Une belle façon de relier les horizons 1, 2 et 3 sur ce sujet-là.

Ou alors,

Comme je comprends ta demande, et c’est ce que j’ai mis en place : j’utilise les zones de responsabilité qui ne sont pas forcément reliées à mon horizon 3 car je considère que c’est du quotidien et que la sécurité est un élément de mon système de valeur tellement important (horizon 5) que je n’ai pas besoin d’écrire un truc à ce sujet dans mon horizon 3 parce que c’est sous contrôle.

Bref, j’ai donc une zone de responsabilité qui se nomme « Voiture » dans mon système.

Chaque semaine, lors de la revue hebdo, j’utilise mes deux mindmap zones de responsabilité pro et perso comme liste de déclencheurs d’actions ou de projets.

Mon système dans Omnifocus est également organisé en zones de responsabilité sous deux grands dossiers racines : vie pro et vie perso.

Quand je déploie « vie perso », je vois une zone de responsabilité « voiture » et sous voiture, je vais indiquer les projets qui concernent la « voiture ». Entre autres : son entretien.

Dans cette zone de responsabilité : les questions que tu pourrais te poser peuvent être.
Quel résultats je cherche à produire ou atteindre dans ce domaine ?
Y a-t’il un truc précis à faire avec la voiture ?
Suis-je la bonne personne pour m’occuper de ça ? etc.

Tes post-it, tels que tu les présentes comportent soit des projets, soit des actions.

Un projet à un an, c’est une ligne d’arrivée : un résultat à atteindre pour lequel tu vas activer des zones de responsabilité au travers desquelles tu vas déployer des actions.

Tes post-it sont, de mon point de vue des projets au sens GTD (car ils contiennent plus d’une action) et je les nommerais ainsi :

Contrôle technique de la Ford réalisé et une première action dessous : Appeler garage X au 04 89 54 67 89 pour fixer le RV avant fin mars.
« Avant fin mars » veut dire que ton action va dans ton agenda, mais tu peux enlever cette indication temporelle et dans ce cas, mettre ton action dans ton système à faire « dès que possible ». De toute façon, tu la verras à chaque revue hebdo.

Niveaux de la Ford vérifié => pour moi c’est une seule action à faire en moins de 5 mn, donc, je délègue ça à mon mari avec un sourire de grosse victime. Stpl, fais ça maintenant, stp, stp…
Mais cela pourrait vite devenir un projet s’il faut aller acheter de l’huile et du liquide vitres puis refaire les niveaux.

Par ailleurs, ton projet pourrait se nommer : Niveaux de la Ford OK car il s’agit là d’un but que tu veux atteindre. Que souhaites-tu au fond ? Que les niveaux soient vérifiés ou qu’ils soient faits ?

Ta daaaa ! Qu’ils soient faits. :cowboy_hat_face: :sunglasses: :partying_face:

Faire un dossier de demande participation pourrait se transformer en « Dossier de demande de participation fait » ou mieux « Demande de participation acceptée ».
Ca claque ça ! Ca donne envie.
Et donc quelle serait la prochaine action ? Un petit coup de planification naturelle, et le tour sera joué. Exemple : lire le dossier Demande participation et en déduire des trucs à faire par ex.

@Julie, si tu as d’autres, questions, n’hésites pas car, au-delà de te répondre, cela me fait travailler et revoir ces concepts, donc avancer également.

Bon dimanche.
Martine

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Comme l’a dit Margot, les zones de responsabilités sont à prendre en compte dans la mise en place de ton l’écosystème GTD. On parle de l’horizon N2, qui pour moi est un horizon de « maintenance », de la vie. Des prochaines d’actions y sont logées sous des projets ou des prochaines actions uniques, spécifiquement mis en place pour maintenir la « maintenance » de vie à flot.

Suivant la spécificité de la personne le nombre d’(AOF - area of focus) en anglais peut varier. On en retrouve souvent entre 10 et 12. On parle de ces zones, où ce n’est jamais terminé - il n’ y’a pas de ligne d’arrivée.

Du type, Santé, Finance, Carrière, Parents, Mari, Épouse… Dans ton cas la Ford semble avoir ton attention, tu as peut-être quelque chose à creuser autour de ta/votre « Mobilité ».
Au niveau 2 , j’utilise cette question pour clarifier une zone de responsabilité particulière:

  • Qu’est-ce qui n’est pas vrai pour cette zone de responsabilité? Si je déclenche les activités, x’, y alors z doit devenir vrai

En d’autre termes, pourquoi cette zone que j’observe ne me convient-elle pas dans l’état actuelle des choses ?

Et de là des prochaines actions vont se retrouver dans le gestionnaire des tâches où le calendrier, exemples:

  • journalière —> Méditer 3*5’ par jour (alignement sur AOF Santé)
  • hebdomadaire —> Faire ma revue finance hebdo (alignement sur AOF Finance)
  • mensuel —> Simuler calcul des impôts pour l’année en cours et faire les ajustements d’Epargne nécessaires (alignement sur AOF Finance)
  • trimestrielle —> Calculer les primes de l’équipe (alignement sur AOF rôle directeur des ventes)
  • annuel —> Monter les pneus hiver ou été (alignement sur AOF Mobilité de la famille)
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Bonjour,
Je me permets d’ajouter mon grain de sel : je comprends vos réponses (@Margott et @yannick en particulier), mais n’est-ce pas prématuré, quand on repart de zéro, de définir les zones de responsabilité ? À moins d’avoir énormément de temps devant soi, c’est difficile de tout mener de front et de remettre à plat les actions, les projets, ainsi que les horizons supérieurs en même temps. L’ampleur de la tâche peut même être assez décourageante. D’ailleurs j’avais compris qu’il était recommandé de commencer par bien maîtriser le quotidien et la révision hebdomadaire avant de définir les horizons supérieurs.
Une fois qu’on le fait, il est certain que cela peut avoir des conséquences aux niveaux inférieurs et que l’on peut être amené à redéfinir des projets, à en écarter, etc. Mais cela me semble plus facile à faire que de tout définir d’un coup.

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Hello @Margott et @yannick

Les horizons ajoutent effectivement une perspective supplémentaire à la gestion des projets mais je n’ai pas voulu ajouter + de confusion à @Julie. C’est volontairement que j’ai utilisé la formulation :

J’ai parlé de but sans parler des horizons mais c’est effectivement une option 3 que j’avais envisagée.

Je rejoins @Astrid , si @Julie revient aux fondamentaux c’est que les principes de la méthode sont encore confus. Mieux vaut à son stade essayer de résoudre les enjeux auxquels elle est confrontée à des horizons bas. L’horizon 2 (zones de responsabilités) peut être utile notamment pour avoir une liste de projets encore plus exhaustive mais je ne pense pas qu’il soit nécessaire qu’elle aille au-dela pour le moment.

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Je suis d’accord avec toi @Julian Je pense aussi, qu’avant de passer aux horizons, il faut maîtriser le contrôle d’abord. La bonne structure mise en place, les habitudes et process GTD bien ancrées, il est plus facile d’aborder des horizons supérieurs au H1 et de s’en servir comme effet de levier.

C’est une excellente approche @Julie de reprendre les choses à la base. La collecte d’abord, puis la clarification / Organisation. La révision ensuite et l’engagement comme fil rouge par contexte.

GTD est simple mais complexe. Tout les débutants sont confrontés à ça. Et c’est dans tous les domaines. On veut aller trop vite. On brule les étapes et après ça part en vrille. A titre anecdoctique, Je rencontre le même problème en Kung fu (un art martial que je viens juste de commencer il y a 3 mois, et à 16 jours de mes 58 ans…). Mon professeur qui est excellent va trop vite pour moi (la classe est beaucoup plus avancée-tous les niveaux sont mélangés…). Moi, je suis " un lent ". J’ai besoin de bien comprendre, répéter et répéter inlassablement, pour bien assimiler (mais après, j’ai aussi constaté que je vais, souvent, plus vite que beaucoup d’autres :wink:) Je suis donc souvent par rapport à mes petits camarades " à coté de la plaque " (car je ne fait que ce que j’ai retenu). Mais ce n’est pas grave. Peu à peu, je progresse, régulièrement et step by step… Comme en GTD :stuck_out_tongue:

Par expérience, j’ai appris, comme disait un célèbre stratège, qu’ " il faut du temps au temps " …

Tout d’abord un grand merci à TOUS pour vos réponses, tellement enrichissantes et formatrices ! C’est génial, et c’est vraiment ce dont j’avais besoin ! Merci !

Pour en revenir aux zones de responsabilités, j’y avais travaillé en début d’année (sujet lancé en février sur les horizons) où j’avais créé ma mind-map.

Je viens de la reprendre, et 2 choses me sautent aux yeux :

  • j’ai l’impression d’avoir trop détaillé? ! :
    maman, épouse, femme, et famille… ça fait pas un peu beaucoup ?!
  • et pour garder l’exemple de l’entretien de notre voiture : je ne sais pas du tout où je pourrais le placer dans les zones de responsabilités !

Je commence la clarification et reviens vite vers vous :slight_smile: bonne apres midi !

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Mon avis:
Tu as bien bosse c est joli ! C est quoi comme soft ?

Mais je crains que tu ne te disperse. Pour l instant laisses de cote les DR. :stuck_out_tongue_closed_eyes: Ils vont s imposer a toi naturellement… un par un. L entretien de ta voiture pour moi est dans le DR finance. H2 C est un cout pas un but…

Focus sur la collecte et la clarification first :blush::wink::slight_smile: L important c est de trier le bon grain de l’ivraie…

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Oui @Julie,
Il m’a semblé que les zones de responsabilités, tu en avais parlé il y a quelques mois. Ce pourquoi j’ai continué en ce sens aujourd’hui.
Si cela a pu t’éclairer c’est tant mieux.
Bon courage et accroches toi au mât de la revue hebdo.
Ton système va trouver son allure et son espace à travers la pratique.
Tu nous tiens au courant ?

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Tu mélanges rôles et domaines de responsabilités ou d’attention.

Maman, Épouse, Femme sont des rôles. Les zones d’attention c’est ce qui se trouve en dessous. Famille par contre peut être une zone ou un domaine d’attention. Tu peux volontairement le garder au sens large ou découper par membre de ta famille.

Les rôles sont un bon point de départ pour identifier tes domaines d’attention donc tu as bien fait mais tu dois bien faire la différence.

Si je prend « Maman » c’est un de tes rôles dans la vie et de ce fait en tant que mère tu es responsable de tes enfants et voudra faire attention à certaines choses les concernant. Tes enfants sont donc une zone d’attention pour toi et détailler au maximum ta map te permet d’être clair sur ce qui doit avoir ton attention les concernant.

Une fois que tu fais la différence entre ce qui est de l’ordre du rôle et ce qui est de l’ordre du domaine d’attention. Tu te rends compte que ta Ford semble être une de tes zones d’attention ou de responsabilité.

Quant à la légitimité de cette zone d’attention, toi seule connaît le « Pourquoi » entretenir ton véhicule est important.

Mais je rejoins @francois, met d’abord en place ta structure à l’aide des premiers projets et prochaines actions que tu as identifiés.

À partir de la tu pourras te reposer la question des zones de responsabilités qui les supportent.

Tu pourras ensuite mettre à jour tes zones de responsabilités, et à partir de ces zones de responsabilités tu pourras te reposer la question de savoir si ta liste de projets est vraiment exhaustive.

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Merci @Margott, @francois et @Julian pour ces retours :slight_smile:

Là je me concentre donc sur la clarification/le traitement. Je note les prochaines actions par contexte et les projets associés sur ma liste de Projets. Je suis sur ce « chantier » depuis 14h quand même :sweat_smile:

Mais qu’est ce que ça fait du bien !!!

Je verrais plus tard pour l’horizon suivant… 1 chose à la fois en effet.

Et je me rend compte que ce que je fais en ce moment, aussi fou que ce soit : je n’étais jamais allée aussi loin !!! :fearful:

J’ai une grande question par contre :
que faire des tâches récurrentes ?? J’ai dans ma boite d’entrée divers notes où sont écrit :

  • écouter podcast Y chaque mercredi
  • dessiner 2 fois par semaine
  • faire mealplan chaque semaine
  • faire suivi budget chaque semaine
  • travailler mon écriture 1 fois par semaine
    -…

Que dois-je donc en faire ? :

  • une checklist ?
  • une revue hebdo particulière ?
  • du time blocking chaque semaine ?

Tout d’abord bravo @Julie c’est la bonne démarche :wink:
Pour ta question tout dépend du support que tu utilises et du type de « récurrence »

  • Élément Si tu es sur papier ex Bujo, tu peux utiliser un tracker

  • Élément En numerique : Moi dans omnifocus c’est traité en REFERENCE / Daily habits, Weekly Habits
    Exemple " écouter podcast Y chaque mercredi " est recurent et utiliser les dates de début (cf mon setting de janvier d’aujourd’hui d’Omnifocus)

Capture d’écran 2020-01-26 à 18.50.26

  • Élément Tu peux utiliser aussi une habitude, si tu sais que le dimanche soir tu es cool de 17 à 18:00 tu peux tres bien faire un time blocking répété sur ton agenda.

Choisis ce qui est le plus simple et le plus facile pour toi.

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Merci @francois :grinning:

Pour l’instant j’aimerais être en 95% papier (j’ai une Inbox sur mon tel = appli toute simple de prise de notes, bien pratique quand rien pour écrire sous la main :blush:)

Donc oui je vais essayer le tracker, mais c’est surtout : comment m’en rappeller ? Le tracker en mode Bujo c’est plus pour suivre une habitude, pas pour en faire le rappel non ? Ou ça revient au même ?

Tres bonne idee que d utiliser le papier. C est pour moi la meilleure façon d apprendre gtd si je n avais pas autant de donnees j adorerais utiliser le papier.

Bien sur un tracker permet de suivre une habitude et de creer des rappels. Il suffit de bien le configurer. le tracker sert de rappel.

Rien de plus facile que de structurer un systeme gtd sur papier. Il y a differentes methodes. On a beaucoup échangé la dessus. A partir d un carnet, a parir de classeurs, a partir de dossier et pour les plus avances aimant le bujo : systeme mixte bujo/gtd (cf groupe face book)

Personnellement j utilise toujours mon bujo pour mes trackers et d autres collections et usages complementaires a omnifocus et mon crm

Petit retour en image sur cette journée de mise en place des bases de mon système :slight_smile:
Pleiiiin de post-it, et plusieurs listes de prochaines actions : 13 contextes différents et environ 65prochaines actions.
Une petite quarantaine de Projets identifiés.
Mais j’avoue avoir oublié une de mes boîtes d’entrées… donc je vais terminer tout ça dès demain !

Durant cette journée j’ai identifier 2 autres problématiques :

  • j’ai plein de prochaines actions, c’est top, mais entre celle que je dois faire absolument avant telle date, celle à faire demain ou avant vendredi… Et celle à faire dès que possible (mais pas urgente à la minute) je ne sais pas comment « afficher » ça pour le voir au premier coup d’oeil en regardant les listes…

  • Et pour les projets, je dois aussi créer une liste/feuille par projet n’est ce pas ? Pour y détailler tout le processus ? Faire la planification naturelle ? Juste mettre des infos importantes ? Etc… ?

Bonne soirée à tous :wink:

Hello @Julie,
Tu ne nous a pas trop parlé de ton organisation. J’en suis réduit à imaginer… Donc si je comprends bien, tu as :

Sur genre Filofax ta liste de projet,

  • Tes projets un par un actif regroupes ensemble,
  • ceux en attente dans une autre section
  • Et ta liste SMB (autre section)
  • Tes references

Et au début tes listes par contextes. C’est beaucoup 13 contextes. Tes contextes sont la clef. Il faut que ce soit des propositions d’action qui te permettent de choisir. Et j’imagine que ta collecte se met sur post it dans ta inbox…

Reponse à tes questions
« Je sais pas comment « afficher » ça pour le voir au premier coup d’oeil en regardant les listes… »

Sur ton agenda tu as deja tes taches agenda (cf df de DA) donc tu connais tes points durs de la journée (rdv, échéances, dates de controle etc…) c’est par ça que tu commence (time blocking) Ex projet trucmuch car remise demain.

Tes listes par contextes de prochaines actions doivent être claires et bien précises, exprimées en comment concrètes et actionnables. Ils ne concernent que la prochaine action de ton projet. Tout le reste va dans ton projet… C’est ca qui va te permettre de choisir tes actions prioritaires, pendant ton temps discrétionnaire, en fonction des critères GTD contexte, temps, énergie…

"Et pour les projets, je dois aussi créer une liste/feuille par projet n’est ce pas " Oui. Un projet = une feuille. MPN facultative l’important c’est de formuler le résultat à atteindre et l’action suivante définie des que tu as terminée la 1ere…

Pendant la journée si tu penses à un truc => post it / inbox direct à clarifier plus tard…

Le matin

  • Tu regardes ton agenda
  • Tes listes par contextes (je vois souvent des taches qui passent en tache agenda)
  • Tu vérifies tes blocs prioritaires. (ça c’est mon approche expérimentale de GTD)

Le soir

  • Tu évalues ta journée
  • Tu clarifies tes inbox
  • Tu relies ta liste de projets pour aligner tes priorités
  • Tu relies tes liste par contextes et éliminé tout ce qui n’est pas nécessaires (approche perso)
  • Tu réfléchies à ta journée de demain (high pay off) = ça c’est aussi mon approche aussi de GTD pour déterminer où tu va porter tes efforts (tache agenda) et tu met une période bloquée sur ton agenda pour qu’on te laisses tranquille pendant cette période. attention la période bloquée doit etre circonscrite à l’indispensable. Le truc impératif inévitable. Ex je vois un client cet apres midi j’ai une étude à boucler… donc j’ai bloqué (1:00).

Tu as donc dans ta journée 2 blocs fondamentaux

  1. Le travail sur tes taches agenda d’abord.
  2. Le travail discrétionnaire sur tes prochaines actions.

Si on t’interrompt tu notes sur un post it / 1 feuille et hop INBOX on verra plus tard.

Tu peux avoir un 3 eme bloc le travail sur tes projets prioritaires… Meme 5 mn ou 10 mn… En MPN si c’est indispensable. En general ca vient naturellement.

Le plus important c’est de bien respecter la règle des 2mn et celle de la prochaine action. NB: Même si c’est mieux, tu n’est pas obligée d’agir immédiatement sur une tache de moins de 2mn. Quand je suis dans le feu de l’action je note la tache de 2mn sur Omnifocus en general (raccourcis clavier) et je la clarifie ma inbox, des que j’ai un moment…

Ton systeme est juste un support. Il t’aide à agir. C’est aussi simple que ça… GTD c’est d abord l’action.

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