Set Up Omnifocus 3 - Janvier 2021

fdenoisy · Janvier 21, 2021, 12:50

Je travaille actuellement à la restructuration de mon systeme GTD. L’idée est d’utiliser Omnifocus aussi bien pour gerer TOUS mes projets que mes taches grace aux contextes et à des perspectives. Pour Y arriver je me suis inspiré de mes set up précedent mais aussi de video de jason ARTWOOD et de Kourosh DINI, C’est toujours passionnant de voir comment chacun conçoit et utilise Omnifocus avec GTD et c’est aussi tres instructif.

(1) Ma vue projet ressemble à ça

On retrouve tout ce qui concerne mes Horizons (j’adore poser des jalons en H3, H4) c’est tres important pour moi de relire mes listes regulierement pour etre sur d’etre en conformité avec mes désirs et objectifs

Puis il y a tout ce qui concerne ma société AC. Mes projets sont classés par domaines de responsabilité. C’est simplement une façon de les retrouver qui pour moi, est évidente et cela me permet d’aller plus vite.

Puis on a tout ce qui est plus personnel

Enfin mes references et mes archives. L’historique n’a pas vraiment d’importance pour moi car c’est dans mon Bujo. J’aime comprendre ce qui s’est passe et pourquoi puis cela me permet de rebondir sur de nouveau défis et objectifs.

Mon OF en vue projet est ainsi comme une sorte de systeme en circuit ferme qui inventorie tous les aspects de ma vie aussi bien personnels que professionnels. C’est la que je met en oeuvre les decisions prise sur mon bujo murement reflechies grace à l’ecriture.

(2) Ma vue contexte a été un peu plus compliquée à realiser.
J’ai toujours eu un peu de mal a travailler a partir d’une liste numerique. J’ai compris qu’il s’agit mentalement pour moi d’un simple support pour décider. Une liste d’option, de choix murement reflechis. Je ne m’interdis pas de la reporter sur papier pour mieux agir lors de ma revue du matin ou du soir façon Bujo. Voici mes contextes, comme vous le voyez c’est tres concret

Nb agenda = sens anglo saxon = Voir avec. il ya la mes clients et personnes du moment avec qui je suis en contact regulier. J’utilise les double tag ex appel + dupont. Tres pratique… Une perspective me permet d’avoir la synthese de tout ce qui je dois voir avec les personnes.

(3) Le dernier aspect c’est l’aspect « perspectives » de Omnifocus
Les perspectives sont cruciales dans OF. Elle sont aussi bien des outils pour mieux agir au bon moment que des vues spécifique qui me permettent de trouver une information en un instant. J’utilise beaucoup les racourcis clavier. Je gagne enormement de temps et d’efforts grace à eux. Ces raccourcis doivent encore etre ameliorees. J’aimerais bien les caller sur le mac mais je n’ais jamais vraiment compris à quoi correspondent les touches controle, commande, option… Je suis preneur d’une explication Voici à quoi ils ressemblent si vous le souhaitez je detaillerai un peu plus tard…

Mon systeme est maintenant operationnel à 90% j’ai encore un peu de travail mais c’est surtout de la datas et l’amélioration et l’organisation de certaines perspectives.

Hope that’s help

Justine · Janvier 21, 2021, 1:08

Je suis désolée d’avance, ma réponse ne va peut-être pas être très constructive…

Ton organisation a l’air au top, mais j’avoue avoir un peu de mal à comprendre pourquoi tu changes de nouveau tous tes outils ?

Çà avait l’air de drôlement bien fonctionner ton organisation avec le BUJO, non ?
N’est-ce pas un peu dommage de revenir à du tout numérique toi qui aime aussi beaucoup le papier ?

fdenoisy · Janvier 21, 2021, 1:28

Oui je te comprends pour faire court c’est une question de volume et de choix. Mon syteme BJ fonctionnait. Il s’agissait d’un seul systeme OF pour tout gerer et en pratique il permettait de fonctionner. Le seul probleme c’est qu’omnifocus me manquait et que la méthode GTD aussi. J’ai donc reflechi aux raisons pour lesquelles j’aimait le bujo. La 1ere c’etait la reflexion, la 2 eme l’ecriture.

Ma tentative 1 a été de caller les principe GTD sur le bujo OK.

Ma tentative 2 est maintenant de caller les principes Bujo sur GTD et je me rend compte que c’est plus facile, plus rapide et plus efficace. En referencant l’ensemble de mon FL bujo sur OF, je gere le futur. En referencant l’ensemble de mes projets (et pas seulement ceux actifs de mon bujo) j’ai l’exhaustivite dans un seul systeme (OF) et ça c’est mieux. En referencant mes prochaine action de chacun de mes projets activables je facile mon choix et je peux prendre du recul. Omnifocus facilite aussi les recherches d’informations et le suivi des taches par contact.

Dans mon bujo je garde mon index qui referencie mes projets. Chaque projet referencé me permet de brainstormer en MPN et de poser des jalons. Projet et taches sont dans OF reportées pour suivi et mon bujo conserve son role de daily log reporting et notes ce qui prend moins de place. Par contre mon agenda reste numerique. J’y mets mes hardlandscape.

Pour etre clair j’ai du faire un choix entre deux approches celle de BJ et celle de GTD. GTD est plus simple pour moi mais je conserve les atouts du BJ. Ryder dit lui meme qu’on n’est pas obligé de tout implanter.

Justine · Janvier 21, 2021, 1:38

Pareil…
Je te comprends je crois

J’adore les 2 méthodes, pour à peu près les mêmes raisons que toi.

Je suis beaucoup plus productive en utilisant GTD avec Nirvana et Google Agenda qu’un système papier…
Mais j’aime tellement le papier ! J’ai toujours mon Bullet journal avec moi, pour écrire, griffonner… Mon carnet me sert de support projets en fait. J’aime relire ma liste de projets dessus. J’aime brainstormer dans mon carnet, ou utiliser le mindmapping, la MPN… Mais pour « l’ACTION » je crois que le numérique est plus fonctionnel pour moi…

Çà ne m’empêche pas de garder les 2 en permanence avec moi, car je ne saurais pas me passer de l’un ou de l’autre

fdenoisy · Janvier 21, 2021, 1:56

Je crois que les deux systemes sont tres complementaires. Si je ne connaissais pas GTD sans nul doute je fonctionnerai en BJ avec l’ensemble de mes collections.

Ce que je trouve bien c’est que je me sert du bujo comme d’un carnet de note par projet. Avant je mettais ces note dans OF ca allourdissait mon systeme.

En les écrivant j’ai l’impression de penser, de reflechir. Mon projet dans OF est plus concu pour agir. Je reference mes projets dans les deux systemes. BJ > (Cf OF) et OF > (CF bujo page 67) c’est vachement efficace. Du coup je reporte toutes mes actions dans OF et je n’ais pas d’actions dans mon bujo. Si j veux bosser sur un projet j’ouvre la page correspondante de mon bujo et mon OF sur iphone ou mac et je bosse. Ca fonctionne vite et bien.

fdenoisy · Janvier 22, 2021, 11:04

Petit bilan en fin de semaine de mon systeme OF

Le set up de mes projets fonctionne bien, je suis encore arrivé à le simplifier pour avoir un acces plus rapide à mes projets
J’ai mis en abandonné aussi tout ce qui est " communication dans mes projets" il s’agissait de la plupart de mes contextes.
J’ai cree un nouveau tag « prochaines actions » car j’ai en ce moment une 30 aine de prochaines actions. Ca va aussi vite de les relire une par une plutot que de tout segmenter et comme je travaille a mon bureau cela n’a aucun impact…
J’ai fini mes perspectives OF ca marche bien
Un de mes projets de la semaine consiste a revoir mon systeme reference. Je vais lier mes check list qui sont mis sous drive. J’avais essayé de les mettre sur Evernote mais comme je ne suis pas abonné il me renvoit au site web et je ne trouve pas ca pratique du tout

Mon bujo rempli bien son role de journal de bord et d’outil decisionnel. J’aime bien avoir acces à mes collections qui me permette de noter des chiffres ou des reflexions puis toutes mes actions vont dans OF ce qui me permet de les clarifier

Je me suis efforcé d’arreter de collecter partout.

J essaye desormais de tout collecter dans OF quitte à creer des liens afin d’avoir un seul systeme pour tout.

Pour l’instant, tout va bien…

fdenoisy · Janvier 22, 2021, 2:32

Petite amélioration des projets pour plus de fluidité

et mes contextes simplifiés avec 28 prochaines actions ca va… Pas besoin de plus…
Capture d’écran 2021-01-22 à 15.43.26

Et mes perspectives mise à jour grace à l’ajout de Lionel @lkw

fdenoisy · Janvier 22, 2021, 2:42

Je viens de finir ma WR façon OF. ça donne un chouette resultat. Je vais maintenant commencer ma WR façon GTD et tout reprendre… Ca peut etre long mais c’est necessaire. Petite news de la part d"'omnigroup leur road map 2021 Pas grand chose de vraiment interessant pour OF ils n’ont toujours pas regle la possibilité de creer des perspectives sur la version web. Ca ne va pas ravir les utilisateurs de PC

A part ça je suis alle faire un tour sur le site de david allen. Le forum est beaucoup moins actif que le notre ! et en plus il semble qu’il en ai rien a f… de Omnifocus… Ils ne parlent que de Nirvana… J’ai rien contre, c’est un excellent outil, mais quand meme , Ils ne savent pas ce qu’ils perdent

C’est marrant interrogé sur OF les participants repondent oui on aime bien… Mais c’est compliqué…
Eh oui les gars… MDR ! Omnifocus ca se mérite

lkw · Janvier 22, 2021, 3:25

EH OUAIS « Bouh, Photoshop c’est compliqué… » Certes, mais bon, il y a une raison pour laquelle on utilise Photoshop… Une fois qu’on a capté OF, impossible de revenir en arrière je trouve.

Concernant les perspectives sur la web app, ils disent que ça va venir cette année justement.

fdenoisy · Janvier 22, 2021, 3:36

Oui ! Ok avec toi. J’ai découvert énormément de choses sur OF cette année grace à Dini mais pas seulement. C’est incroyable ce qu’on peut faire avec ce logiciel et surtout ce qu’il est sécurisé. Je voulais revoir une ancienne version d’un set up que j’avais modifié par la suite il m’a suffit d’aller dans les sauvegardes pour la retrouver rapidement et apres j’ai pu m’en inspirer…

A part ça je comprends maintenant ton enthousiasme sur ce logiciel. Il a vraiment quelque chose d’unique et de remarquablement efficace. On est loin de tout ce qui existe. C’est un vrai légo. On en fait ce qu’on veut comme on veut. Apres, les perspectives sont parfois un peu touchy… Mais c’est vraiment le plus de la version pro. C’est ce qui lui donne toute sa puissance…

Sincèrement maintenant je crois que je ne pourrais plus m’en passer.

lkw · Janvier 22, 2021, 4:09

Content que tu sois content. J’ai clairement mis un an entier à l’apprivoiser, et je continue à raffiner mon système à mesure que je comprends mieux mes usages. C’est pour cela que je radotais sur le fait qu’OmniFocus exige qu’on réfléchisse à ses workflows : c’est indispensable pour y construire sa solution, adaptée à soi-même. Tous nos systèmes sont différents et c’est cool, parce qu’il permet de concevoir des choses radicalement différentes à la différence des apps plus classiques, plus immédiates à prendre en main, mais qui n’offrent pas cette flexibilité infinie.

… et encore, j’ai pas commencé à mettre le doigt dans les plugins.