Trucs et astuces sur Omnifocus

Bonjour à tous et à toutes,

Je lance un échange sur nos trucs et astuces sur Omnifocus. L’idée c’est de partager nos trucs et astuces sur ce merveilleux outil et faciliter son usage pour GTD.

Voici les miens, liés à ma pratique de cet outil génial !

1er truc :
J’utilise de plus en plus Ical pour les taches GTD mais aussi pour certaines de mes planifications incontournables. J’ai constaté qu’il est IMPERATIF D’utiliser l’agenda pour les taches << agenda GTD >> et ne pas les mettre dans OF. Il faut aussi désactiver l’affichage des rdvs dans la vue a venir. Cela donne une plus clarté et le matin ma Daily review en est facilitée, celle ci étant bien moins conçue que sur THINGS par exemple.

2 eme Truc. J’ai beaucoup de perpectives sous OF et j’avais installé des raccourcis à ces perspectives par icone en Horizontal et en vertical. Je constate que plus l’outil reste simple plus il est efficace et plus j’ai l’esprit clair pour agir au bon moment. Je les élimine donc au fur et à mesure pour n’en garder que le minimum

3éme Truc de @lkw concernant la date de révision projet. C’est effectivement tres pratique, ideal sur Mac : le régler à " tous les jours " pour avoir sous les yeux en permanence les projets sur lesquels on travaille le plus. Merci Lionel :wink:

4 eme Truc concernant les contextes et les projet. Plus c’est simple mieux c’est. OF est une véritable machine à actions. La vue des contexte est spécifiquement conçue pour cela. Pour GTD c’est génial mais il faut bien définir ses contextes.

5 eme truc. Il y a plusieurs vues dans OF. La plus efficace pour moi c’est celle par colonne que j’ai défini en préférences générales. Je ne fait afficher que le minimum de champs.

6 eme truc : Il est possible de mettre des icones dans les contextes et les projets. Sans en abuser, elles permettent un rapide reperage d’un type d’information. Pour se faire rien de plus simple copier / colller celles de apple mail. Ces icones s’afficheront aussi bien sur la version mobiles (Iphone, ipad) que sur le Mac. (ça fonctionne aussi sur THINGS)

7 eme truc On peut utiliser des automations sur OF il y a meme un menu dédié pour cela. Cela permet de realiser des processus automatiques. Uniquement pour les avancés passionnés d’informatique…

8 eme Truc. Certaines references sont utiles à avoir sous la main. OF permet de creer des dossiers qui contiennent des projets appellés actions uniques (non paralleles et non séquentiels). Ils sont parfaits pour creer des check list ou des references generales. Cela permet d’éviter de les avoir dans Evernote par exemple et ces references sont bien distinctes des listes d’actions actionnables (principe GTD n° 1 « 1 - ACTION & NON-ACTION. NE PAS MÉLANGER » )

9eme truc éviter à tout prix les dates de début et les virer e la vue A VENIR. Bien que ce soit pratique il faut mieux mettre une date d’échéance car on peut la reprogrammer en glissé dans la vue A VENIR (tres pratique pour les relances telephoniques ou les dates de controle).

Afin de respecter le principe GTD qu’on ne met en échéance que les VRAIE ECHEANCES mettre celles impératives dans l’agenda c’est plus clair, visible et au moins on sait que notre agenda est un territoire sacré qu’on consulte avant le matin avant meme d’ouvrir OF !

  1. Il est plus facile pour les projet SMB de doubler les domaines de responsabilité (projets actifs et projets SMB) cela facilite les compléments et mis à jour

  2. pour la prospection de mes contacts et de mes produits il est beaucoup plus facile et pratique d’utiliser mon CRM si les sujets sont datés. Tout ce qui n’est pas daté comme appel va dans Omnifocus.

NB cette liste sera modifiée au fur et à mesure de mes découvertes.

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Usez et abusez des fonctionnalités internes de liens d’OmniFocus (le truc qui pour moi justifie toute l’app à part entière par rapport à Things). Tout est lien dans l’app : projets, dossiers et perspectives, ce qui permet, d’un seul clic sur un lien collé en note par exemple, de se propulser dans un espace de travail donné, comme une perspective dédiée à un certain mode de fonctionnement.

Tout utilisateur sérieux d’OmniFocus se doit à mon sens de se plonger dans l’inestimable et colossal Creating Flow with OmniFocus de Kourosh Dini, humblement chroniqué ici :

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Absolument ! C’est un mini wiki ! génial pour passer en interne dans un projet des liste actionnables en projet actif vers le dossier reference ou même Evernote ! Merci @lkw de l’avoir rappelé. :stuck_out_tongue:

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ça y est j’ai acheté la version CFWOF de Dini via ton lien. Autant que tu en profites… :wink: on passe beaucoup de temps à écrire sur les blgs et forums… Autant qu’il soit rémunéré ! Meme un petit peu… :grin:

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Merci infiniment pour l’achat à travers mon lien, c’est super gentil!
BW = black and white, c’est juste ça :slight_smile:

Tu as raison cette formation de DINI est dingue ! J’en suis au tout début 283/1000 pages :joy: mais j’ai déjà appris pleins de trucs tres utiles. Je re découvre Omnifocus qui est incontestablement un outil incroyable pour GTD loin, tres loin devant la majorité de ses concurrents. Mais bosser sur OF ça se mérite ! Le PDF de DINI est super long et complet :stuck_out_tongue:
Merci ! :wink:

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Aaaah content qu’on soit d’accord :blush:
Une fois que tu as fait le bouquin, tu ne peux plus, jamais, revenir à Things ou n’importe quelle autre app. OmniFocus est tellement loin au-dessus…

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Je vais faire mon poil à gratter dans cette discussion. J’ai commencé à utiliser OF en mars 2012 et j’en ai fait mon gestionnaire de tâches principal pendant toutes ces années. Certes, j’ai essayé Things (2 et 3) mais cette app m’a toujours parue très loin d’OF. L’année dernière j’ai eu le bonheur de lire Dini grâce à @lkw, ce qui a vraiment boosté mon usage d’OmniFocus. Et puis… et puis j’ai redécouvert pendant le confinement une app que j’avais utilisée dès sa sortie en 2010 et que de temps en temps je rouvrais sans aller très loin : je veux parler de WorkFlowy. WF a substantiellement évoluée depuis quelques mois au point que j’en ai fait mon outil de prise de notes principal. Et finalement, à force d’avoir toutes mes notes sur tous mes projets dedans, j’ai fini par y basculer toutes mes tâches d’OF pour créer des liens plus facilement et avoir tout dans un seul outil ! Alors certes c’est artisanal, minimaliste et on perd l’automatisation que l’on a dans OF. Mais la simplicité et la plasticité de WorkFlowy est telle que finalement je ne me sens plus de revenir en arrière. Surtout que WF m’a permis d’appliquer à la lettre S’organiser pour réussir relu pendant le confinement… encore mieux que ce que je pouvais faire avec OmniFocus !

Hello Adrien, je connaissais bien. C est le concurrent de taskpaper mais en ligne. C est effectivement un super outil et puissant. Mais je ne l ai pas utilise depuis au moins 2 ans. Ca fait parti pour moi d outil comme the brain qui sont extraordinaires pour rassembler notes, taches, projets dans un seul endroit et bien separer les sujets façon gtd. Pour GTD on a tous un peu nos passions. Certains adorent things, d autres omnifocus d autres pleins d outils il y en a tellement. Je serais curieux d en savoir Plus. Peut etre pourrais tu faire un sujet la dessus et nous expliquer comment tu l utilises pour gtd ? Avec des copies ecran…

Hello @francois,
J’essaierai de faire un post spécial WorkFlowy.
A noter que même si son créateur s’en défend, WorkFlowy est identifié dans la catégorie des outliners, comme OmniOutliner et que justement OmniFocus est à l’origine un fork d’OO. Je pense que fondamentalement c’est ce qui distingue OF des autres gestionnaires de tâches : c’est que sa logique est à chercher du côté des outliners et que les autres n’ont pas ces fondations.
Voir Wikipédia et l’histoire ici

Le flash que j’ai eu en relisant DA c’est que GTD repose essentiellement sur des listes, des listes et des listes. OO et OF sont géniaux comme gestionnaires de listes. Mais quoi de mieux encore que l’outil de gestion de listes le plus minimaliste et en même temps zoomable à l’infini ? C’est ici qu’entre en jeu WF qui a l’avantage de fournir une URL différente pour chaque bullet point et des options géniales du type « mirroring » de liste ou vue « kanban » (voir ici : https://www.youtube.com/watch?v=l19R1J_wVSU&ab_channel=workflowy)
Ce qui est passionnant avec ce nouveau segment, c’est qu’il est en plein développement et que la concurrence produit de nouvelles fonctionnalités de plus en plus poussées et utiles. Je pense à Roam et d’autres… alors que du côté des gestionnaires de tâches, ca n’a pas beaucoup évolué ces dernières années et on voit mal ce qui changera d’ici 3 à 5 ans.

Je suis d’accord avec toi la dessus. Avec le developpement de l’internet on assiste à une nouvelle façon de gerer les listes. Est ce le début de la fin des logiciels traditionnels ? Je ne sais pas. Ce qui est sur c’est que tout est de bien en plus imbriqué et qu’il est tres difficile de tout mettre dans des cases précises comme le font OF ou TH car il y a des liens qui se font sur d’autres segments d’information ce que permet facilement Workflowy ou The brain. Ce que je constate néanmoins c’est qu’un systeme n’est efficace que si on l’utilise et pour l’utiliser il faut qu’il colle a sa façon de penser. Bref c’est à l’outil de s’adapter à l’humain et pas l’inverse. Je regarderai ton post avec attention et je pense que ça intéressera beaucoup de monde ici…

Je precise juste un truc OF autorise les liens internet aussi bien dans les notes qu’intra logiciel
Il n’y a pas de vue KABAN mais on peut le faire par arborescence. En ce qui concerne les notes chaque tache autorise les notes mais on peut aussi faire un lien vers n’importe quoi (un fichier, un logiciel ex pipedrive etc… etc…) Bref Omnifocus peut à la guise de l’utilisateur etre aussi simple qu’il peut etre complexe mais ca reste une solution ultra sécusisée (codage des datas) et ultra puissante pour qui sait l’utiliser. Son seul défaut et je le reconnais bien volontiers il est long à apprendre. Comme il permet énormément de choses et qu’il s’adapte aux besoins de l’utilisateur on peut vraiment le modeler à ses besoins. En contrepartie il faut dompter la bête. Lionel @lkw a bien raison de le comparer au photoshop de la gestion de tache… Avec OF on quitte le monde du tout est facile pour un outil vraiment puissant mais au prix d’une certaine souffrance d’apprentissage. Si j’osais je le comparerais au dressage d’un super cheval. Fougueux et imprévisible. Ca prend du temps. Par contre une fois maitrisé ( plus ou moins :rofl: ) quel bonheur !

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Entièrement d’accord que les nouveaux outils émergents de pensée par réseau type Roam (personnellement, team Obsidian!) peuvent annoncer une convergence fascinante de l’action et du savoir. Des apps type Agenda essaient déjà de faire fusionner les paradigmes, et un gestionnaire de tâches n’est qu’un outliner spécialisé. Par contre, je suis encore très loin de trouver mon compte dans ces apps, question fonctionnalités dédiées gestion de tâches, par rapport à ce qu’on trouve dans une app de notes. J’ai un compte Workflowy, impossible que ça me convienne, et même si je suis à fond dans Obsidian, ça ne sera jamais mon outil de tâche (en tout cas pas avant beaucoup, beaucoup de développement).

Meme si je ne comprends pas tout, ça commence à devenir technique :wink: je suis d’accord avec toi. Pour moi workflowy, taskpaper, thebrain sont de gros carnet de note un peu comme evernote. Pour la gestion de taches en ce qui me concerne il n’y a que le papier ou Omnifocus. OF permet une identification des sujets par projet et un vrai suivi de taches et de prochaines action. Bien sur ce n’est pas encore le paradis. Mais ca reste clair et confortable. Et puis il y a un truc qui me gene dans ce type d’application, on a aucune vision des sujets et on est poing et pied lié avec un fournisseur une fois qu on choisi une solution en ligne. Moi quand j’ouvre la vue projet d’OF je sais ce que j’ai en cours en un coup d’oeil global. Pour GTD c’est bien car il me donne aussi ma prochaine action et rien d’autre que je peux configurer dans ma vue projet lorsque je souhaite agir. De toute façon et je le pense sincèrement à part le papier qui a aussi ses inconvénients il n’y a aucun systeme qui convient vraiment. Il y a toujours quelque chose qui m… quelque part et il faut faire avec…

Suite D’ici
Truc n° 12 il est beaucoup plus efficace de creer une liste d’attente en tant que projet dans la liste des projets type action unique et de creer une perspective de recherche par mot clef que de creer un tag WF.
Cela permet de nettoyer ses projets et il suffit de bien formuler sa tache et d’indiquer le nom du projets

Truc n° 13 Idem pour la liste SMB. Les projets ou les taches qu’on veut faire plus tard vont en SMB dans une liste d’action Unique qu’on met dans la vue projet. Ca colle mieux aux process GTD et cela facilite la weekly review.

Truc n° 14 Inutile de creer un tag Smb pour les prochaines action non actionnables. Mieux vaut les laisser vides sans tag. Cela rend la liste des prochaines actions par contextes beaucoup plus rapides et efficaces dans l’action.

Truc n° 15 Attention aux perspetives OF est tres puissant. Donc les limiter à l’essentiel. Ne jamais oublier qu’elles sont la pour vous aider a selectionner des taches et à décider de ce qu’il faut vraiment faire.

Truc n° 16 Utiliser plutot la vue sombre. ça fatique moins surtout lorsqu’on travaille beaucoup sur ordinateur…

Truc n° 17 Pour la prospection à faire mieux vaut utiliser un CRM pour les appels et le suivi projet references. Moi j’utilise pipedrive.

Sauf que l’œil humain est fait pour voir du sombre sur du clair et pas l’inverse. Techniquement, le mode sombre est une absurdité du point de vue biologique. Personnellement, je passe toutes les applis que je peux en solarisé.

Es t il possible de configurer OF dans ce mode solarised ? Si oui comment faire ?

On pouvait skinner OF2, mais cela n’a plus l’air possible avec la v3 pour l’instant.

  1. un truc de fou sur la vue contexte. On veut réordonner ses taches en manuel ! Génial pour fixer un certains nombre de priorités ou vérifier qu’on à bien une seule prochaine action essentielle à faire avant de faire quoi que ce soit d’autre… Ou même pour classer des actions sur un projet en particulier…

Ce logiciel est incroyable :rofl:

Sur ma propre structuration des projets avec omnifocus C est ici !