J’ai une check-list journalière de démarrage. J’y ai rajouté un raccourci (shortcut) iPhone qui déclenche une alarme x minutes avant tous évènements calendaires. Comme mon iPhone est en mode silencieux, j’avais tendance à oublier des Visio-conférences, réunions. Une vraie bonne béquille et surtout un régal de pouvoir s’oublier dans la zone.
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Bonjour @Erwann,
J’ai retrouvé ces notes dans un carnet, je pense que c’est à la suite d’un sujet sur le forum ou à une lecture GTD que j’en suis venue à me faire ce petit « aide mémoire » qui peut peut-être te servir 
Se créer des listes de contrôle, pour les choses que tu souhaites accomplir chaque jour, ou chaque semaine, etc… Sans te poser les même questions à chaque fois
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Merci pour ce rappel, effectivement il est important d’avoir de quoi à noter en permanence avec soi. Parfois c’est plus compliqué pour moi. En voiture j’essaye d’utiliser tossmybrain.
Comment fonctionne ce système d’alarme ? C’est à la création de l’evênement ?
Merci c’est une bonne source d’inspiration ! J’ai encore du mal malheureusement à créer des checklistes…
C’est construit dans l’application “Shortcuts” de l’iPhone. J’ai un icon Shortcuts “Set Alarms”, dès que je clique dessus, une fenêtre s’ouvre avec :
- la première question - “What calendar”
- je sélectionne le nom du calendrier
- une liste de tous les évènements de la journée est proposée
- je sélectionne l’événement pour lequel je veux une alarme
- une nouvelle question sort - J’ai un champ pour rentrer le nombre de minutes avant l’évènement (j’utilise 5) le plus souvent
- une dernière question est posée - deuxième alarme de sécurité oui/non et combien temps avant
Cette séquence ne prend que quelques secondes, je l’applique donc à chaque entrée de mon calendrier.
Points à noter:
- les alarmes s’accumulent sous l’appli. Clock/Horloge. Il faut donc effacer toutes celles des jours précédents
- toutes les alarmes créées par ce Shortcuts ont cloné le sujet du rendez-vous dans l’étiquette de chaque alarme - super pratique pour vérifier quelles alarmes correspondent à quoi
- malheureusement, le type de sonnerie n’est pas contrôlable par script, chaque de ces alarmes sont donc créés avec la sonnerie “Radar”. Il faut repasser sur chaque alarme une par une pour y changer le type de sonnerie si l’on trouve Radar irritant
@yannick ce ne serait pas plus simple de configurer l’alarme d’un évènement à la création de celui ci dans l’agenda ?
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Comment réduire la fatigue et la charge mental.
Un seul mot MINIMALISME…
Si je détaille au plan professionnel
- GTD qui m’aide à piloter globalement ma vie
- Mon bujo qui me permet d’avoir une vision à 360 degrés de tous les aspects de ma vie et me donne ma feuille de route (si on me disait tu ne gardes que 10 outils je garderai : Outils google : agenda, gmail, drive, contacts, mon bujo, excel, word, photo et Keynotes que j’adore. Je pourrais me passer de tous le reste (y compris de things, Pipedrive qui sont juste du confort de travail) )
- Mes habitudes journalières qui rythment ma vie
- Mes check list qui me font gagner un temps fou. J’en ai pour presque pour tout et de plus en plus…
- Mes modèles d’emails qui me permettent de ne pas réinventer la roue
Coté perso, le plus important
- Peu de vétements
- Peu de chaussures
- Mes livres
- Ma musique
- Une seule guitare (je vendrai ma Gibson J100 asap réglée top bientot d’ailleurs) et je ne garderai que ma Stratocaster et mon super Fender.
- Et bien sur au moins un ordinateur Mac (proclament le portable meme si c’est celui que j’utilise le moins) j’adore mon iMac.
- Dans mes habitudes limiter autant que possible l’usage de mon ordinateur qui me fatigue pour privilégier autant que possible le contact direct telephone, sms…
Tout cela contribue à limiter ma charge mentale
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Dans mon cas le téléphone est toujours en mode silencieux, c’est pour cela que j’ai dû passer par les alarmes. Avant l’utilisation de ce Shortcuts, j’utilisais Siri en vocal pour créer une alarme par entrée calendaire mais je ne récupérerais pas une étiquette d’alarme documenté et cette méthode avec Siri me prenait trop de temps.
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On en revient un peu pour certains au sujet qui parlait de Marie Kondo: minimalisme, posséder moins engendre moins de choses potentielles à régler.
C’est un combat d’une vie.
Mais c’est vrai que ça contribue nettement à réduire sa charge mentale.
Pour ma part je dirais qu’un agenda bien géré, dans lequel on prend bien soin de noter tous ses engagements liés à une date, y compris les trucs récurrents, c’est une grosse charge mentale en moins.
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Seulement, lorsque on est face à ses clients, il faut bien livrer de la valeur ajoutée et tenir bon avec tous les engagements pris, sinon la concurrence prend le créneau. C’est le jeu de la chèvre et le 
.
Tu dis cela par rapport à quoi ?
On voit bien que deux choses ressortent souvent, le minimalisme par rapport aux affaires possédées et les checklists.
Vous utilisez les checklists pour quelle occasion ?
Il m’arrive souvent de faire un grand ménage le samedi ou le dimanche, j’ai donc créé une Check list « Grand ménage » dans laquelle je liste toutes les tâches récurrentes.
Idem, j’ai une liste « Affaires à prendre » lorsque je voyage par exemple, que je peux par ailleurs compléter en fonction de la destination ou du type de voyage (pro ou perso,etc.).
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Dans mon cas, j’utilise toutes sortes de check-list dès que je me fais piéger une seule fois par un événement qui me perturbe.
- arriver en retard à des réunions—> Check-list alarmes décrite plus haut
- toutes sortes de templates qui sont en fait des check-lists (NPM, minutes de réunions, agenda, préparation à des réunions, entretien individuel de performance, project action log, dashboards…)
- perte, vol de papiers —> Procédure à suivre
- départ en vacances
- me mettre dans le bon état mental dès le réveil
- entraînements triathlon de mon fils
- choses à faire avant chaque compétition
- les recurrence à la semaine, au mois, au trimestre et à l’année —> j’ai des éléments qui couvrent des procédures du type purge de système dans la maison à mise en route de ceci ou cela en fonction des saisons
Tout cela est logé dans Todoist sous une section Routines et dans un dossier référence Templates.
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Les check list sont au coeur de mon organisation avec mes modèles de documents
- analyse d’immeuble (due diligence)
- Weekly review
- Réflexions (bujo)
- et j’en utilise de plus en plus…
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Point de precision. Chez moi, les check-lists sont divisées en sous catégories du type:
- routines qui sont temporelles (saisonnalités, clôture de fin de mois…)
- les non-négociables, qui souvent ont à voir avec ma vie de citoyen du type déclaration d’impôts, taxation de tout genre
- SOPs: que faire en cas d’urgence (vol, perte…), départ de la maison, retour…, problèmes PC, Wifi…
- templates pour l’amélioration de la productivité individuelle (revue hebdo, mensuelle, trimestrielle, annuelle), NPM en bref la boîte à outils GTD
- templates métier: Amelioration des processus et de la qualité - boîte à outils Lean/6Sigma, gestion de projets
- templates coach/manager
- tout le reste
Merci pour vos idées, j’ai pas mal de travail pour faire mes checklists maintenant !
Une chose qui m’a pas mal aidé au niveau charge mental et sécurité est l’utilisation d’un gestionnaire de mot de passe. Le fait de pouvoir partager certain mot de passe avec ma femme est aussi un avantage pour tout les deux.
Je confirme, 1Password c’est trop top sur toutes les plateformes. Un super ROI
Dans l’idée de réduit ses choix, la todo de Benjamin Franklin pour rythmer ses journées.
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Se rappeler aussi qu’on a plus d’informations de nos jours en une journée que Benjamin Franklin en un an 
… Ce qui prouve que sa routine est un bon moyen de réduire drastiquement ses options
5 messages ont été scindés en un nouveau sujet : Réduire la fatigue et la charge mentale… financières!