Durée des prochaines actions (qui appartiennent à un projet)

Général
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Bonjour,

Dans ma liste de prochaines actions, j’inscris la durée que j’estime réaliste pour la prochaine action. Ainsi, il y en a un bon nombre qui sont notées comme courtes (5, 10 minutes). Et donc, en lisant ma liste par contexte, je pourrais me dire : « Je n’ai qu’à enquiller toutes ces actions les unes à la suite des autres et en une heure j’en aurais fait une petite dizaine — motivant ! » ou alors « Je n’ai que cinq minutes devant moi, donc je n’ai qu’à choisir entre toutes ces actions marquées « 5’ » celle que je fais maintenant ».

Or, il y a un gros hic. C’est que pour beaucoup de ces actions, je sais aussi, en lisant ma liste, qu’il est improductif (voire stupide) de ne pas enchaîner sur l’action suivante du projet. En effet, si je n’enchaîne pas, soit ultérieurement je perdrai du temps à me remettre dans le projet, reprendre connaissance de là où j’en suis, rouvrir les bons outils ou fichiers, etc., soit carrément refaire l’action initialement marquée comme « courte » car il ne peut pas y avoir de temps de latence entre celle-ci et la suivante.
Et cette action suivante peut, par exemple, amener à une heure de temps à consacrer au projet.
Du coup en parcourant ma liste, je lis « 5 minutes », mais dans ma tête je me dis « Ouais, mais en fait je sais qu’ensuite il faudra que je fasse ci et ça, donc il faut que j’aie au moins une demi-heure/une heure/deux heures devant moi ».

Donc devrais-je marquer à côté de la prochaine action non pas 5 ou 10 minutes, mais 1 heure si tel est le cas ?

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Je crois que la réponse est dans la question :slight_smile:

David dit qu’une prochaine action se définit notamment par le fait qu’il n’est pas possible de la scinder et qu’elle doit être faite en une fois. Un peu comme se lever de sa chaise : on est assis ou debout, on ne peut pas être entre les deux.
Dans les cas que tu présentes, deux hypothèses : ou bien en effet tu t’es répondue à toi-même et ce que tu appelles « Prochaine action » n’en est pas une ; ou bien C’en est bien une mais tu as développé l’habitude de faire les suivantes ensuite.

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Je pense que ça dépend aussi de l’angle d’attaque qu’on choisit.

Tes prochaines actions peuvent en effet être une série de mini-actions qui se tiennent entre elles (ex. une procédure que tu déroules). Ou simplement un rappel de la toute première action la plus simple à réaliser pour diminuer le risque de procrastiner et mettre la marche avant.

Si pour atteindre un résultat précis, on doit dérouler une procédure qui prend 2 heures et que ces 2 heures risquent de ne pas se présenter rapidement, il peut être intéressant de la découper en actions intermédiaires histoire d’avancer malgré tout.

Sinon le projet risque de ne pas avancer faute de temps disponible pour réaliser cette prochaine action de 2 heures (en considérant qu’on ne soit pas adepte du timeblocking).

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Pour moi il y a encore d’autres hypothèses :slight_smile:. C’est bien une prochaine action, mais elle est presque trop petite en fait (l’atteinte du résultat est trop scindée). Je vais prendre des exemples pour que ce soit plus parlant.

Déjà de manière générale, on peut penser à des recettes de cuisine ou à des expériences en labo, qui sont bien décomposées en actions ; mais souvent, celles-ci doivent être exécutées à la suite les unes des autres, faute de quoi la recette ou l’expérience rate. Je me demande ce qu’un(e) cuisinier(e) ou un(e) chimiste qui utiliserait GTD devrait écrire sur sa liste de prochaines actions. Ex. : contexte cuisine, « mettre 2 L d’eau à bouillir (pour la recette tartempion) - 1 min. » Si la personne n’a pas de temps assez rapidement ensuite pour venir effectuer la deuxième étape de la recette, toute l’eau va s’évaporer et elle n’aura plus qu’à recommencer.

Cette discussion me fait penser aussi à l’expression « il faut battre le fer pendant qu’il est chaud ». Dans le contexte qui en est à l’origine, effectivement, si je suis forgeronne et que je commence à faire chauffer un morceau de fer, je dois avoir conscience qu’il faudra que je sois disponible juste après pour le battre et fabriquer la pièce que je souhaite produire (ce qui sera plus long que la toute première action de mettre à chauffer). Sinon, le fer va refroidir et je n’aurai plus qu’à tout recommencer ; et j’aurai gâché du temps, un peu de mon énergie et beaucoup d’énergie de chauffe.

Je ne suis pas dans ce cas de figure, mais j’ai un exemple de projet très peu important qui y ressemble : je voudrais metter un nouveau film de protection d’écran sur mon téléphone, sans aucune bulle. Pour cela, il est mieux d’opérer en atmosphère humide afin d’éviter les poussières. Donc l’atteinte de ce résultat se décompose en plusieurs actions :
1/ Faire bouillir un peu d’eau dans la cocotte.
2/ Diffuser la vapeur de la cocotte dans la salle de bains.
3/ Prendre le film, le téléphone, etc. (vous avez compris)
Dans ma liste d’actions j’ai juste la n° 1 — extrêmement courte, donc. Mais en réalité, il est inutile d’effectuer l’action 1 si je ne fais pas l’action 2 juste après. Et de même pour l’action 2 sans effectuer la 3 après. Etc.

On rejoint dans ces différents exemples les procédures évoquées par @Julian ; mais donc dans le cas de telles procédures, est-ce que ça a du sens de metter la durée de la première action uniquement, ou plutôt la durée de la procédure entière ? Voire, est-ce que cela a du sens d’écrire la première action la plus petite possible ?

Dans ma vie de tous les jours, ce que je rencontre plus souvent, c’est plutôt pour me remettre à un projet dont je ne me suis pas occupée depuis quelques semaines. Cela arrive régulièrement que j’aie comme première action :
1/ Relire la référence X du projet machin (cette référence peut être un courriel d’un interlocuteur, un contrat, la description d’une partie du projet…) - 5 min.
Cela peut être pour me remettre en mémoire certains éléments du projet afin d’être à même de travailler dessus.
D’accord, cela me prend 5 minutes ou moins de relire cela. Mais si je n’enchaîne pas sur une action du projet et que finalement je m’y remets plusieurs jours après, c’est idiot d’avoir pris ces 5 minutes à relire, car il faudra que je les reprenne et que je refasse cette même action lorsque j’aurai plus de temps à consacrer au projet.

Voici donc pour clarifier le sens de ma question initiale.

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Julian, j’ai choisi jusqu’à présent la deuxième option (« rappel de la toute première action »), d’une part effectivement pour diminuer le risque de procrastination, d’autre part car c’était ce qui était me semble-t-il conforme à la méthode (d’après le rappel de Romain ci-dessus, c’est bien le cas).

Mais à l’usage, et dans certains cas de figure (mieux explicités ci-dessus, j’espère), je ne trouve pas cela très pratique.

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Et donc selon la définition d’une « Prochaine action » dans GTD, l’action 1 n’est PAS une prochaine action. C’est le côté un peu psychorigide de la méthode, on a un glossaire :slight_smile: et certains mots ont un sens plus précis que leur acception usuelle.

Une recette de cuisine, par exemple, est typiquement dans GTD… une checklist : elle contient les différentes étapes à réaliser dans un ordre particulier en vue d’obtenir un résultat (plus ou moins :slight_smile: ) précis. Si je devais utiliser GTD pour faire mon pain par exemple, je n’irais pas mettre « sortir 300cl d’eau et 500g de T80 et 12g de sel et Bob » (Bob, c’est mon levain :wink: ), je mettrais directement « pétrir le pain pour le repos » (parce qu’après, j’ai 2/3h devant moi pour autre chose, mais si on m’arrête avant ça foire tout, faudra recommencer ; du coup une fois la pâte au repos je mets une minuterie —calendrier— à 3h plus tard, etc).

Le bon sens a toujours raison : si je dois aller chercher ma sœur à l’aéroport, je ne vais pas écrire en prochaine action « descendre au parking pour prendre ma voiture ». Ma prochaine action pourra tout à fait être « aller chercher ma sœur à Roissy »… De la même manière, les avocats par exemple qui rédigent leurs conclusions ne vont pas écrire « relire les pièces du dossier truc » mais bien « rédiger les conclusions du dossier truc », parce que si on interrompt leur rédaction et qu’ils ne peuvent pas la finir, il faudra qu’ils recommencent du début ; et s’ils ne font que relire, et ne peuvent pas s’y remettre durant 2/3 jours, il faudra recommencer.

Après, j’entends l’argument de la procrastination, et il peut parfois être motivant de lire "relire les pièces du dossier XY pour… " car ça fait un départ moins énorme que la fin. Mais le « pour… » est important car il t’indique bien que derrière la relecture ça continue (par ex. « pour rédiger le plan de com »).

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Merci @Romain c est super d’avoir précisé ça parceque c’est un des coté les plus difficiles à appréhender de GTD. La formulation de la prochaine action est essentielle pour l’action. D’une façon générale j’ai souvent constaté qu’il faut la formuler en ayant le résultat concret en tete. Ca aide beaucoup. Ca suppose monter un peu dans la visualisation de l’horizon…

Dans la mesure ou la prochaine tache a accomplir appelle l’action…

Je me demandais si une formule du style
« Aller chercher ma voiture pour aller chercher ma sœur à Roissy » ne sera pas plus éfficace ?
idem « relire les pièces du dossier truc pour rédiger ses conclusions » (évidemment dans exemple de ta soeur, c’est particulier je vais avoir besoin de ma voiture c’est clair… mais pour les conclusions c’est pas évident de se rappeller de la prochaine action concrète à accomplir…)

Qu’en penses tu ?

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On entre dans le monde du « demi-horizon » en fait… une sorte de H 0,5.

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@Jean Pas vraiment d’accord sur cette histoire de demi horizon. Nous ne sommes pas supposés avoir des actions de moins de 2 minutes sur nos listes d’actions.

Aller au parking prendre ma voiture prend peu de temps et lorsque je conduis jusqu’à l’aéroport je suis en mode automatique. Je sais démarrer ma voiture, mettre le Gps éventuellement et conduire jusqu’à ma destination sans avoir besoin de le mettre dans une liste (pour aller au parking aussi d’ailleurs). Ça n’a donc aucun sens d’en faire une prochaine action.

Si je note « Aller chercher ma soeur à Roissy » ce qui me manque c’est le jour l’heure et le numéro de vol et le terminal. Ainsi j’ai un Input dans mon calendrier avec les infos dont j’ai besoin.

Idem pour la recette. Ça n’a aucun sens de découper chaque étape en prochaines actions. Soit je la connais par coeur et j’ai juste à mettre le rappel qui va bien pour que je fasse le plat en question (en supposant que j’ai déjà les ingrédients sinon la prochaine action sera d’acheter ce qui manque) et préciser s’il y a une occasion particulière. Soit je ne la connais pas et je sors la recette qui est tout simplement une Checklist le jour J. Ma prochaine action est juste de préparer ce fameux plat.

Il existe des procédures qui sont faites en chapitres et peuvent nécessiter des phases d’attente longues ou une intervention d’un intermédiaire. Pour ces cas tu peux avoir une prochaine action qui te dit « Exécuter la phase 1 de configuration du logiciel Bidule » mais tu peux aussi aller au bout de l’installation en considérant que tu ne seras pas interrompu.

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Selon moi cette tâche vas dans l’agenda. Dans Nirvana j’aurai noté Programmer - Récupérer Jessica à Roissy le 12/04 à 7h. Ensuite en traitant mon inbox et en voyant cette tâche, tout ce qui commence par Programmer va dans mon agenda. J’ajoute donc l’événement sur un créneau d’une heure trente le samedi 12/04 à 7h.

Sauf si ta voiture et en révision au garage et dans cas il y a une étape avant :smile:

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Ah d’accord. Effectivement c’est plus clair, car pour moi une action est une action, même si elle appartient à une checklist. Et donc je m’attachais à trouver la première action la plus petite possible. Je n’ai pas encore lu le bouquin en entier donc n’ai pas dû voir cette distinction entre action au sens GTD et action appartenant à une procédure.
Et donc, une recette de cuisine, enfin plutôt « Mon pain fait maison est disponible pour le petit déjeuner de dimanche », est-ce bien un projet ? Je suppose que oui puisque c’est un résultat souhaité et qu’il n’y a pas que l’exécution de la recette qui y concourt.

OK, ça fait du bien de lire ça, merci, car je m’interdisais vraiment d’écrire « Rédiger les conclusions du dossier truc », ayant l’impression que c’était un ensemble de plusieurs actions. Parfois j’écris comme tu le proposes « Relire les pièces du dossier XY pour rédiger les conclusions », mais j’avais l’impression de tricher avec GTD.

P. S. : j’adore « Bob le levain ». :smiley:

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J’ai lu cela à quelques reprises ces derniers temps sur le forum, mais, excusez-moi, c’est inexact, non ? Lorsque l’on clarifie (vide ses boîtes), on effectue l’action de moins de 2 minutes qui nous incombe s’il est effectivement possible de l’effectuer à ce moment-là (logique). S’il n’est pas possible de l’effectuer pour diverses raisons (typiquement parce qu’on n’est pas dans le bon contexte), on la note sur les listes par contexte.

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Hello @Astrid

Normalement tu n’a pas de liste d’action de moins de 2 mn dans tes prochaines actions par contexte.

Rappel de la procédure

  1. Toute passe par ton inbox que ce soit un document ou une action, la lettre du président, ou meme un spam… Et tout est évalué au meme niveau. un par un, sans aucune priorité, ordre…
  2. Lorsque tu clarifies ton inbox tu appliques le process et éffectues les actions de moins de 2 mn ou elles sont éliminées.
  3. Aucune, aucune, aucune action de plus de 2 mn ne va dans tes liste par contexte c’est la meilleure façon que tout parte en vrille… Ta liste d’action par contexte est faite pour faire des choix optionnels stratégiques ou pas de plus de 2 mn.

Si une action de Moins de 2 mn n’est pas réalisée c’est que tu n’a pas fini / pris le temps de vider ta inbox.

1 exception :
1 action de moins de 2 mn est souvent effectuée dans la foulée dans la journée sans passer par la inbox dans le flux de la journée. Cela viendra lorsque tu auras tellement l’habitude de GTD que tu n y pensera meme plus.

Exemple je suis en train de bosser sur un projet, ma femme me donne un courrier à poster j’attrape une enveloppe timbrée, je rédige l’adresse et elle va dans ma outbox. Exemple 2, je reçois mon journal immobilier, je n’ai aucune intention de la lire maintenant et en plus j’en ai pour plus de 2 mn, je regarde le sommaire, attrape un marqueur et indique les sujets qui m’intéresse. Puis je classe le document dans le dossier à lire et je note dans Things dans le dossier Lecture lire presse immo sujet x (avec comme contexte lire et revoir - je pourrais aussi indiquer simplement Lire dossier lecture…).

D’ici la ma recommandation patience et mets tout dans ta inbox. :wink:
Le bon usage du process est fondamental. C’est aussi important que la weekly review.

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Ce n’est pas faux.

J’imagine toutefois difficilement qu’on puisse en avoir beaucoup.

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@Julian. En ce qui me concerne il n’y en a pas beaucoup, mais cela arrive. Cela doit arriver nettement plus quand on est souvent en déplacement.

@fdenoisy. Je connais la procédure. Et si au moment où tu vides tes boîtes de réception, tu en déduis une action que tu veux/dois faire et qui prend moins de deux minutes, mais que tu ne peux pas faire (que tu n’en as pas la capacité matérielle, physique) à ce moment précis, elle va forcément dans tes listes.
Sinon, cela voudrait dire qu’elle retourne dans ta boîte de réception et ça, c’est pire, car tu devrais soumettre à nouveau l’élément au processus de clarification.

Tu peux ne pas avoir cette capacité matérielle à l’effectuer, parce qu’au moment où tu vides tes boîtes, tu es dans le train, ou à ton bureau, ou chez un client, que sais-je, et que l’action concerne un truc à faire à la maison, par exemple. Ou alors, parce qu’il s’agit de dire quelque chose à quelqu’un qui est absent ou indisponible à ce moment. Cela m’arrive de temps en temps par rapport à la personne avec qui je vis, par exemple.

Je trouve que DA n’insiste pas assez là-dessus, et pourtant c’est on ne peut plus logique : au cours de la clarification, j’effectue directement l’action qui m’incombe si sa durée est inférieure à deux minutes (ou un temps acceptable pour moi, ça DA le dit bien) et qu’il est physiquement possible de le faire maintenant…

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3 belles questions:
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Ah ok :wink: ! j avais pas compris ca comme ca :blush: c est un cas tres particulier. Effectivement si l action dure moins de 2 mn et que tu ne peux paS la faire materiellement j essaierai d appliquer les questions de @yannick et de trouver un moyen qui me permette de la realiser. Exemple la planifier sur mon agenda, la noter sur mon bujo dans ma daily log car je veux la faire dans la journee ce qui revient au meme, j essaierai d eviter de la mettre dans mes actions par contextes car j aime n avoir que des decisions de plus de 2 mn.

Quand j ai commence gtd je N avais pas bien compris la regle des 2 mn. Je me disais non ca je ne le ferai pas maintenant. Pas l energie, pas l envie etc… et je la mettais dans mes contextes. C est vite devenu tres frictionnel. Jusqu a ce que je comprenne et que j analyse que mon cerveau a 2 modes un modes reflexion /analyse et un mode action.

Je connais des habitues de gtd qui mettent un contexte cerveau mou ou petites taches et qui les mettent dedans. Ca peut etre aussi une solution.

Ceoendant pour moi j evite d introduire dans mon systeme des taches de moins de 2 mn c est chronophage a la longue et je prefere les faire autant que possible dans la foulee. Exemple j ai fini le dossier x je le range. Ex. Appel fournisseur rapide pendant la liste des appels negociation ca me repose…

Donc en general une action de 2 mn je la fait ou je ne la fait pas (elimination). :rofl:

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Pas de problème. :wink:

J’ai compris l’intervention de Yannick (qui répondait à Jean) comme un rappel des bonnes questions à se poser pour déterminer la prochaine action. Mon message n’était peut-être pas assez clair, mais je parlais bien de la toute prochaine action aussi. Donc considérons que cette étape est faite : les questions ont déjà trouvé réponse.

Oui je comprends que tu n’aimes pas avoir des actions de moins de 2 minutes dans tes listes par contexte ; moi non plus, je n’aime pas trop quand cela m’arrive de devoir en inscrire là, car cela prend du temps d’écrire ce qui aurait pu être directement fait si j’avais été dans le bon contexte. Cela dit, cela n’arrive pas souvent.
J’essaie de comprendre la différence avec ce que tu fais, car tout ce que tu cites est aussi une liste : l’agenda (c’est une liste temporelle), la daily log du bujo (une liste journalière). Est-ce que pour toi cela prend moins de temps d’écrire l’action dans ces listes que dans une liste d’actions par contexte ?
Pour moi non, mais nous fonctionnons tous différemment. En tout cas, il ne me plairait pas d’avoir ce genre de tâches dans l’agenda ; j’essaie de m’en tenir au principe de ne mettre dans l’agenda que ce qui doit obligatoirement être effectué à telle date. Ce principe m’aide bien.

Je comprends, mais ça ne marcherait pas forcément pour tout. Pour reprendre un exemple déjà cité, s’il s’agit de quelque chose de rapide à dire à mon conjoint, je le mettrai sur la liste de contexte « avec lui ».

On est d’accord, il vaut vraiment mieux les faire quand elles apparaissent pendant la clarification et éviter de les rentrer dans le système. Mais quand ce n’est matériellement pas possible de les faire, ben…, ça ne l’est pas :laughing:. C’était le sens de mon intervention :slight_smile:. Ça n’arrive pas des tonnes de fois non plus, pour ce qui me concerne.