GTD en pratique - GTD, ça prend beaucoup de temps ?

Le sujet a déjà été abordé de manière indirecte sur d’autres files, mais pas de manière complète.

Combien de temps vous prend GTD ?

Je vous propose de parler en heure, par semaine (en moyenne donc), et d’indiquer une estimation des différentes étapes (si vous vous sentez capable de ventiler…):
-> Capture
Note: J’ai hésité à exclure la capture partant du principe que ça se fait au fil de l’eau et qu’il est difficile donc d’évaluer une sommes de secondes réparties un peu partout dans la semaine, mais bon, dans le doute, je vous la laisse…
-> Clarification et Organisation (souvent, on fait ça un peu au même moment)
-> Weekly Review
-> « Maintenance » du système: rangements de vos dossiers, de votre logiciel, de vos listes, etc…, dans une logique GTD (j’ai failli associer cette étape à la WR… mais on pourrait aussi inclure des Monthly Review ou des Annual Review…)
-> Autre (réflexion sur vos horizons, mise à jour de ses connaissances GTD par des lectures ou des écoutes de podcasts, formation spécifique GTD, etc…)

=> Total hebdomadaire

Je vais réfléchir à ça, et répondre un peu plus tard :wink:

On verra, une fois que tout le monde aura répondu, le « coût » que représente GTD en terme de temps… Vu que cela peut être pour certains détracteur de la méthode un argument contre celle-ci (« GTD, c’est trop compliqué, on passe trop de temps à mettre en place la méthode = procrastination »)

Je trouve le questionnement très bien et je vais essayer d’évaluer les choses de mon côté.
Mais si on creuse un peu, on peut se demander si c’est GTD qui nous prend du temps ou bien si de toutes façons je vais prendre ce temps pour tout simplement faire mon travail.
Parce que, même sans GTD, je vais

  • noter des choses à faire (capture)
  • réfléchir comment les faire (clarification)
  • classer ces choses dans les bons dossiers ou sur mon agenda (organisation)
  • prendre un peu de temps dans ma semaine pour regarder où en sont mes projets, faire le ménage dans mes dossiers (revue hebdo)

On pourrait presque créer le sujet inverse : GTD ça libère beaucoup de temps ? :thinking:
Je vais y réfléchir.

De mon côté, je prend cela plutôt comme un mode de vie. Je le pratique le plus en continu possible. Le seul point que je peux évaluer c’est les 2h00 de ma revue hebdomadaire.

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Je ne sais pas si GTD prend du temps ou en libere :joy: @Margott ce dont je suis sur c’est que GTD est telleme nt passé dans mes genes (sous reserve de ce que j’ai dit sur la gestion de l’action et le time blocking) que je ne me rend même plus compte quand je l’utilise… Le matin je me met à GTD, la journée je bosse avec GTD et le soir je termine ma journée avec GTD. Alors combien de temps ? Aucune idée… Toute la journée peut etre ?

J’ai évalué ça récemment pour répondre à la question d’un participant, et je suis arrivé à environ 5h de definition du travail (capture, clarification/organisation et revue) : 2 fois 20mn par jour pour clarifier/organiser, 1h par semaine pour la WR et parfois 1h30 (pour les mensuelles/semestrielles). Quasiment un jour par semaine. Mais tous les autres jours, c’est comme si je travaillais sans jamais arrêter d’agir. Comme je travaille environ 35h par semaine, ça me prend 1/7e (si je ne m’abuse) de mon temps, reste 30h de boulot.

Cette critique est souvent faite par les personnes qui ne pratiquent pas la méthode, mais beaucoup plus rarement par qui pratique. La pratique permet justement de comprendre ce qui se passe réellement et on voit bien la différence entre la définition du travail et l’action elle-même. Comme le souligne @Jean-Luc, il faut bien avoir défini la chose à faire avant de pouvoir la faire, sans cela c’est juste impossible d’agir. La différence avec GTD c’est qu’on prend délibérément un temps de réflexion pour définir le travail, ensuite de quoi il n’y aura plus qu’à le réaliser sans plus s’arrêter pour y réfléchir de nouveau. Alors que sans cette méthode, on définit, on agit si on peut, puis on retourne définir et on re-agit, etc, etc. Au final, on gagne du temps à avoir des phases séparées de définition et d’action.

Définir le travail, c’est toujours travailler non ?
Ce que nous faisons avec GTD, nous le faisions auparavant mais de façon éparpillée, avec plein d’aller-retour, sans même en avoir conscience sauf que là, on dit ce qu’on va faire (définition du travail), on fait ce qu’on a dit (passage à l’action) et on dit ce qu’on a fait (biffer les actions dans le système), le tout sans avoir à y revenir, hormis les imprévus.

En fait GTD nous fait travailler en « mode » plutôt que par sujet et apparemment, cela convient au cerveau (à mon cerveau). Ce qui minimise les temps de set up (voilà ti pas que je parle comme dans l’industrie maintenant). Cela me rappelle mon ancien poste de formatrice en processus supply chain dans l’industrie pharmaceutique. C’est tout à fait comme cela que les productions étaient organisées. On fabrique tel vaccin pendant une longue série puis on s’arrête, on fait un vide de chaine, on fait le set up et on repars sur un autre genre de vaccin. Fabriquer des petites séries seraient trop couteux en temps de vide chaîne et de set up. C’est à ça que me font penser les contextes. Ce serait trop couteux de passer un coup de fil, de raccrocher, puis d’ouvrir excel pour saisir une ou deux données, puis fermer excel, puis ouvrir sa messagerie pour envoyer un email, etc… Autant faire plein de truc dans excel tant qu’il est ouvert, ou envoyer plein d’emails une fois le logiciel de messagerie ouvert… afin de minimiser les temps de set up, donc de perte de temps et d’énergie.

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Définir c’est toujours travailler, c’est même une des trois composantes importantes du travail. Quand on est en activité on est en train de faire une de ces trois choses :

  • on fait ce qu’on avait prévu,
  • on fait ce qu’on n’avait pas prévu,
  • on définit ce qu’il faudra faire.

C’est la « triple nature du travail ». GTD permet de mieux faire la dernière, afin de pouvoir être plus efficace dans le traitement de la première et plus à même de décider en conscience s’il faut vraiment s’occuper de la deuxième quand elle se pointe (car la magie de l’imprévu qu’on ne fait pas sur le moment, c’est qu’il va se retrouver dans l’inbox… et sera défini plus tard pour devenir du travail prédéfini).

parfaitement d’accord avec toi Margott. Mon cerveau aime aussi travailler en Mode

En fait tous les cerveaux humains et comme souvent avec cet outil, c’est rarement blanc-noir, car ca ne marche que pendant une période de temps qui est variable (ça serait trop simple sinon sans doute :smiley:). Le bouquin de Cal Newport est intéressant à ce sujet d’ailleurs ! (Deep Work)

Depuis que je suis revenu 100% a GTD je me rend compte que ça ne prend prend pas tant de temps que ça.

En toute sincerité je suis incapable de dire combien ça me prend au juste, mais c’est pas si terrible que ça et apres tout ca correspond tout à fait a ce qu’on ferait autrement (sans GTD) sauf que je sais précisément où passe mon énergie.

Par rapport à d’autres pratiques je trouve qu’une fois que le systeme est bien structuré et ses principes totalement assimiles, tout va assez vite :

  • Je constate que mon systeme sous omnifocus roule bien. Je m’en sert exclusivement pour mes taches et projets. Tous se fait au fil de l’eau et c’est top !
  • Mes references sous presque toutes sur evernote et GDRIVE. Elles aussi sont cohérentes. Tout se fait aussi la foulée…
  • Mes horizons sont un peu plus long a mettre en place… J’ai encore à y réfléchir… Mais je tiens le bon bout !
  • Ma WR me prend 1:30 par semaine max tout compris y compris la détermination de mes engagements et je ne la rate jamais. C’est la chose de mon systeme la plus importante de la semaine.
  • Ma DR est ultra rapide maximum 15 mn la plupart du temps meme s’il est arrivé que j’y passe 30 mn clarification des inbox comprise. Certains jours sont plus difficile du fait des arbitrages et du nombre d options possibles et de l activite.
  • concernant ma inbox Le vidage, clarification, organisation (hors actions <2mn) ne me prend qu environs 5 à 15 mn par traitement ( hors taches de moins de 2 mn).

Non c’est pas si lourd que ça. C’est meme plus << léger >> que la plupart des systemes que j’ai pu tester.

En fait ce n’est pas tellement le temps qui est important, apres tout c’est la vie, on a tous plein de trucs qui nous arrivent dans tous les sens… c’est surtout la clarté que le systeme m’apporte en identifiant précisément mes engagements + en me permettant de décider ce qui a vraiment mon attention et surtout d en prendre conscience.

Meme si ce n est pas toujours evident !
Choisir ce n est pas si simple.
:hugs:

Je suis dans la lecture de « Rompre avec soi-même », vous allez sans doute me dire - et c’est quoi le lien avec la question d’origine?

Étonnamment, j’y découvre le « pourquoi » nous ne cessons d’accorder tant de temps à l’importance du temps.

Si j’ai bien tout compris, c’est lorsque notre « mode survie » est trop utilisé. Nous consommons beaucoup trop énergie sur le monde extérieur.

Celui-ci se caractérise par 3 facteurs - l’environnement (lieux, objets…), les gens et le temps. Dans le mode survie, nos ondes cérébrales de type beta sont sûr-activitées. C’est comme de rouler tout en voiture la première vitesse enclenchée et avec le pied sur l’accélérateur tout le temps.

La clé étant si possible de rentrer en ondes cérébrales teta (hors sommeil), là où le temps disparaît et où nous pouvons faire des mises à jour de notre logiciel. Je viens donc d’apprendre l’importance du ré-équilibrage monde extérieur vers monde intérieur.

Je dirais donc, pour conclure que GTD est une superbe méthode qui permet d’ouvrir des fenêtres pour focaliser un peu plus sur « son monde intérieur ». Et que donc, son coût est négligeable par rapport aux gains mis à disposition.

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Passionnant ! @yannick ** Est ce que la méditation nous amène en mode Teta ?**

Par exemple meditation en pleine conscience j’ai appris que pendant la journée on nous encourage à nous concentrer sur le souffle notamment (ou ses sensations) bref a faire un micro méditation.

C’est la dé-activation de nos capteurs sensoriels qui permet notamment de nous faire basculer en teta. Comme 80% des flux sensoriels passent par la vue, le fait de fermer les yeux est primordial. Puis il y a différentes techniques de méditation basée sur la respiration comme la méditation du cœur qui permettent l’entrée en teta plus facilement. Avec une pratique régulière ça vient gentiment.

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100 % GTD ? Je n’ai pas tout suivi, as-tu laissé tomber le bujo ?! :blush:

Bonjour @Astrid

Question simple qui nécessite une réponse complète :wink:

Non. Je m en sert desormais differemment comme un INBOX ET plus un systeme de références generales

En bref :

J’ y reporte ce que je fais a posteriori jour par jour (daily log) mes taches realisees (en une fois) et j y prend mes notes (dont la page est souvent référencée dans Evernote ou Omnifocus)

Je m en sert aussi comme outil de reflexion ou pour prendre des notes de synthese sur des sujets a reflechir. Exemple lorsque je lis un truc qui m interesse ici que je veux creuser.

J ai gardé la partie agenda de ryder et le futur log meme si elle fait un peu doublon. Ca m aide a anticiper et réfléchir sur des sujets

Tout le reste est gere en permanence par omnifocus. Projets et Prochaines actions.

Ma méthode : Au Quotidien je bosse sur omnifocus. Matin et soir je le pose et je fait les deux daily review de Ryder

A la revue du matin façon Ryder, s’ajoute celle de gtd (agenda + next action). Important : je planifie tres peu (uniquement ce sur quoi je veux avancer vite + certains sujets)

La revue du soir est plus << nettoyage d omnifocus >> projet + tache + rajout des taches et projet + vision agenda rapide pour voir ce qui m’arrive…

Saisie des taches de mon bujo du jour, changements de stade (état) des projets (actif, attente, élimination, migration en smb) puis bilan personnel (qu est ce qui a marche ou pas et pourquoi, comment puis je faire mieux la prochaine fois = mini Kaizen ) enfin une seance d introspection/ Visualisation de ma journée de demain qui va murir pendant la nuit…

La journee c’est focus action ! je bosse gtd par contexte et j avance.

Si je dois bosser sur un projet qui nécessite beaucoup de taches appartenant a des contextes differents (ordi, téléphone, time bloc), j oublis les contextes et je bosse en time bloc par tranche de 30 mn. Sujet (projet) par sujet(projet). Ex la compta, comme je dis souvent… C’est un état d’esprit particulier et je suis une check list…

Puis lorsque je change de bujo il me suffit de l’archiver. J’ai ainsi une vue historique de mes actions realisées, état d’ame, réfléxions, plans d’action bref plein de trucs qui sont une mine d’information a exploiter ou pas.

Comme tu vois c est rodé Bujo et GTD ne sont pas incompatibles. C est toujours le même processus et je consomme moins de papier ! Et c’est bon pour la planete et ca limite mes archives :wink:

Hope that’s help :wink:

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Merci pour les détails ! C’est utile de voir comment tu fonctionnes.
Loin de moi l’idée que les deux seraient incompatibles (puisque j’utilise moi-même un hybride papier/numérique après avoir utilisé le bujo). Mais comme je te voyais ne pas du tout parler du bujo dans le post auquel j’ai répondu (alors qu’il me semblait que tu tenais beaucoup à ces cahiers), je m’interrogeais.

David Allen utilise lui même un carnet, un cahier à spirale dit il dans le livre. Car c’est pratique pour arracher des pages et les mettre en inbox.
Mais il dit également qu’il s’en sert pour les notes de support projets.

C’est pratiquement l’utilisation que nous avons de nos Bullet journal non ?

Et récemment, j’ai vu un live de Ryder Carroll expliquer qu’il utilisait un agenda numérique :sweat_smile:

Je trouve que les 2 sont totalement compatibles, (les 2 méthodes), "si gtd reste la méthode principale et si le bujo est un outil complémentaire au mettre titre que pomodoro ou d’autres outils…

Le tout étant de ne surtout pas faire de doublons :wink: