Omnifocus - structuration 04 & 05/2021

Aujourd’hui je partage avec vous ma dernière structuration d’Omnifocus. Mon systeme s’améliore. Etre repassé sur papier un moment m’a permis de simplifier mes process. J’essaye de tout faire pour rester aussi minimaliste que possible. Mon objectif efficacité et rapidité sans me prendre la tete avec des processus complexe autant que possible :wink:.

Je me sert d’omnifocus comme d’outil pour tout suivre mes clients un peu comme un crm, suivre mes projets et agir au quotidien. Bien que ses raccourcis claviers soient moins puissants que ceux de Things, je suis toujours admiratif de sa puissance et de son efficacité. Son organisation par projets et contextes me convient bien et j’apprecie particulièrement de pouvoir faire des dossiers et des sous dossiers ce qui facilite ma recherche d’information.

Mes perspectives n’ont pas bougées. Je m’efforce d’avoir sous les yeux un maximum de 10 taches actionnables. A défaut je me perds. Hope that’s help :wink:

Projets : Mes projets sont tous les uns a la suite des autres je n’ais plus de distinction par domaine de responsabilité. C’était trop lourd à utiliser au quotidien. Mon H2 / H3 est gere sous mindmap. H4 n’est pas encore realisé la periode est trop complexe et je n’ais pas encore de vision cohérente. Idem pour mon H5 pro.

Mon setting Final est Ici en fin de page

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Bonjour François je vous vois assidu à OF. Je viens de l’abandonner car il y a eu des bugs dans la gestion de mes tournées de soins. Comme dit précédemment je suis passé sur GoodTask le complément de IOS Rappels. Et cela me convient mieux
Amitiés

Bonjour Stephane, @stephane.bonnin : Si tu me le permet, on se tutois. c’est l’usage sur les forums :wink:
Comme tu le sais peut etre j’ai été « a reculons » vers Omnifocus. Notre relation c’est un peu je t’aime,moi non plus. Cf mes nombreux sujets… sur THINGS, NIRVANA notamment… :innocent:

J’ai essayé plein de systemes. Même des CRM (Pipedrive), Maintenant je suis 100% favorable à omnifocus et je ne le lache plus. J’ai reussi, je crois à dompter la bete et mon dernier set up est maintenant d’une formidable puissance et éfficacité. Je dois te confier quand meme que j’en ai SERIEUSEMENT bavé !.

Je n’ais pas bien compris ton soucis avec OF. Je puis te dire seulement que c’est une solution tres solide je connais des tas de gens dont Lionel (@lkw) qui ont un nombre incroyable de datas et la base en béton d’OF tient ! Je n’ais jamais perdu de datas. Ce qui est aussi génial c’est la copie en local et en ligne. De vraies sauvegardes securisés cryptage dement + reguliere avec possibilité de recup par tache ce qui est unique !

J’ai personnellement encore beaucoup de choses à apprendre tant l’outil OF est puissant. Mais je suis déja « sur les fesses », si je puis m’exprimer ainsi :wink: sur les capacités phénomenales d’OF et ce n’est pas fini. Quand je vois ce qu’OF nous prepare je pense q’uOF4 va en surprendre plus d’un…

Sincerement aucun logiciel que je connaisse (et j’ai du en teste au moins une centaine :rofl: dans ma folie… :joy: :joy: :joy: ) n’a la simplicité et l’efficacite au quotidien qu’Omnifocus… Pour moi c’est plus qu’un logiciel. C’est mon assistante et j’ai une vraie confiance en lui pour avoir fait plein de bétises depuis OF1 que j’ai eu à ses débuts !

Quoi qu’il en soit le plus important c’est que ton outil TE PLAISE et TE CONVIENNE. C’est tres compliqué de choisir un outil numerique pour GTD. Il faut une courbe d’apprentissage et surtout il faut l’aimer. C’est tout aussi important et aujourd’hui on à pléthore de choix !

Un des points les plus important c’est la sauvegarde des datas, la sécurité et leur recup. Je suis parti de NIRVANA pour ça, sinon j’y serai encore. Mais je n’y reviendrai pas. J’aime trop Omnifocus !
Pour moi qui travaille 100 % GTD desormais, c’est le logiciel PARFAIT ! ou presque…
:innocent:

NB Sur mac parfois le soucis ce sont les extensions. Une bonne desinstallation d’omnifocus apres sauvegarde locale et synchro, une bonne mise à jour des softs du Mac, un coup de clean my mac ou d’Onyx ou meme de utilitaire de disque et tout rentre dans l’ordre en général.

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Stucturation terminée avec mise à jour complete de mon systeme GTD une journée entiere mais ça valait vraiment le coup !

Voici mes dernieres presentations (Setting). Omnifocus est desormais mon systeme de base.

Projets

Contextes en vertical :heart: ma vue " contenu du projet " qui classe dans chaque projet les taches par groupe grace aux tags (Ie Toutes les prochaines action actionnables, tous les smb, toutes les references, ensemble…) un truc inspiré de la vue projet de Nirvana que j’aimais bien…

Partie barre de tache (en horizontal) : tres interessante car ce sont les racourcis des contextes que j’utilise le plus

Et enfin mes perspectives nettoyées et optimisées

Ouf :sweat_smile:
:innocent:
Bonne soirée :wink:

Bonjour François. Mon soucis avec OF a été sur la gestion de mes soins. J’ai énormément de taches récurrentes pour un patient donné avec des sous taches dont les récurrences (je me répète) sont asynchrones. certaines sont quotidiennes, mais d’autres sont bi hebdomadaires avec répétition après réalisation etc. Et je me suis rendu compte que au fur et a mesure des semaines certaines se trouvaient décalées pour pour devenir synchrones. Et avec Big Sur le problème s’est accentué avec plantage ou blocage de l’app en pleine tournée. Je l’ai signalé à l’équipe OF

Dingue ! Je comprends maintenant. :relaxed:
La gestion des dates a toujours ete un petit soucis avec OF, si tu restes simple ca fonctionne bien.

J en ai signale un aussi dont j ai parle sur le forum qui va etre corrige. Mais il ne cree pas de plantage. Heureusement.

Des qu on est en sous taches ca peut devenir complexe

cependant, je ne savais pas que ca pouvait planter… perso, J essaye toujours de rester simple dans OF.

SI l equipe Omifocus est au courant ils devraient traiter le sujet asap. Ils sont tres reactifs (a ma connaissance) aux vrais bugs avec plantage. J en avais eu un au debut d OF3 lies aux multi tags Il a ete super vite corrige.

bcp de systemes plantent. Regarde Things il plante souvent aussi ! Ce qui devient de plus en plus rare chez OF mais ca reste un programme…

La tres grande force d’omnifocus, que j’avais jusqu’ici négligé, ce sont les liens web intra logiciels.
ça permet de renvoyer par exemple une tache vers un dossier reference projet dans OF ou n’importe quelle action vers une autre action ou même vers un fichier sur google drive !

J’ai ainsi dans OF deux dossiers qui sont interdépendants. J’ai pu faire un renvoi de l’un à l’autre dans les deux sens… Autre application pratique : je gere mes appels dans OF comme un crm et j’ai en reference la liste de mes clients avec des dates de relances que je met en début (elles sont prévues) un peu comme je faisais dans Things. Du coup en prochaine action j’ai simplement « relancer mes clients » un tag appel et un lien vers la liste de mes client. Ca m’evite d’avoir une liste à rallonge !

Bref c’est la possibilité de mettre des liens web partout…

C’est tout simplement génial ! :smiley:

En relisant tout accomplir sans effort j’ai encore encore pu optimiser ce soir mes contextes et mes dossiers references. Mais je m’efforce de conserver un systeme simple et opérationnel.

Et ce que j’adore en plus ce sont les raccourcis claviers… Ils sont moins sophistiqués que sur Things mais il y a l’essentiel. Je n’en suis pas encore à avoir la capacité de les programmer comme l’expliquait Lionel @lkw Ca c’est vraiment pratique !

Enfin j’utilise de plus en plus les répétitions. C’est pratiques pour les habitudes. OF les gere beaucoup mieux que Things et c’est super efficace :star_struck:

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@lkw J’ai un truc qui me bloque un peu sur Omnifocus.
(1) J’ai des taches qui me prennent plus de 15 à 30 mn et j’adorerais les gerer dans la fonction temps d’OF

Mais celle ci sur OF ne propose que :

Capture d’écran 2021-04-28 à 13.25.24

Hormis un tag as tu une idée sur la façon de faire cela ?

(2) Pour les question d’energie comment as tu resolu le sujet par tags ?

Merci !

Je ne paramètre pas l’énergie, pour moi c’est directement corrélé à la durée des tâches et effectivement je le fais pas tags. Mais j’aimerais bien utiliser l’intégration d’OF quand même parce que ça marche mieux en perspectives. Pas encore trouvé d’idée géniale, j’avoue, mais j’y réfléchis :sweat_smile:

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@francois
Je crois que j’ai la réponse. Enfin, il me semble.
J’allume mon iMac pro, je regarde ça et te réponds dans quelques minutes

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Alors voilà, j’ai seulement 4 perspectives pour passer à l’action, hormis les tâches avec une date d’échéance gérées ailleurs dans mon Tickler.

Tout comme @lkw je n’utilise pas le paramètre énergie directement liée à mon humeur du jour. En effet, indiquer une énergie des semaines ou mois à l’avance n’avait pas de sens pour moi.
Donc avant de passer à l’action, je check mon énergie et je filtre selon le temps puis le contexte et priorise en fin de compte.

Mes 4 perspectives sont construites comme suit :

  • quick action : les actions < à 15mn
  • 30 mn : les actions > à 15mn et < à 30mn
  • 1h : comme son nom l’indique
  • deep work : au-delà d’1 heure.

Cela nécessite d’avoir saisi une durée dans le champ « durée estimée » de l’action.

Voici les copies d’écran qui te montreront comment j’ai construit mes perspectives.

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Voici celle qui va peut-être répondre à ton besoin :

Et enfin, les deux dernières :

Il ne faut pas hésiter à entrer l’inverse de la condition dans le champ « None » pour éjecter les tâches que tu ne veux pas voir dans la condition.

En espérant n’avoir pas répondu hors sujet.
Bien à toi.

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J’ai une question très basique comme tu es devant, si tu sais (sinon je trouverai, pas de souci) : les durées, c’est inférieur strict ou inférieur ou égal… ?

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Inférieur strict de ce que j’en ai compris. Mais ce n’est pas précisé.

Je modifie ma première réponse finalement.

Je viens de faire un essai à 16 minutes et mon action est passée dans ma deuxième perspective (30mn) ce qui veut dire que ma première perspective 15mn prend tout jusqu’à 15mn y compris.

Tu m’en diras plus après tes tests.

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Top génial @Margott exactement ce que je cherchais…
Je cree un projet et je mets ça dans OF avec le lien direct .
Je vais pouvoir Enfin mieux manager mon temps !
Ya plus qu’a
Merci :grin:

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Voilà qui va alléger tes tags :+1:
Donne de tes nouvelles pour savoir si ça marche chez toi.

Oui grace à toi ! Super ! :grin: :blush:

Tu m’en vois réjouie :blush:
Espérons que tu y trouveras matière à passer à l’action rapidement.

Hoooo :smiley:

Ça a changé alors, je pense, parce que quand j’avais essayé il y a longtemps, c’était inférieur strict, ce qui n’était pas commode pour les tâches placées à 15’ exactement qu’on imagine malgré tout “courtes”. C’était pour ça que j’avais un peu lâché (15’, tu veux que ça apparaisse dans une perspective courte). Merci infiniment, je vais recreuser ça du coup !

Je viens d’essayer dans tous les sens et ça fonctionne bien sur toutes mes perspectives.
Si je mets 61mn, mon action passe dans la perpective Deep work supérieur à 1h et vice versa.
Ca fait un moment que c’est comme ça. Mes perspectives ont… disons un an je crois.

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