MDR !!!
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Oui mais il ne s’agit entre guillemets de « chapitres » pour que mes listes soient plus lisibles pour moi.
J’ai choisi d’organiser ma liste de projets par zones d’attention mais c’est mon choix personnel. J’aurais pu le faire par degré d’importance ou d’impact, par horizon de temps ou de la laisser sans faire de séparation, etc.
L’intérêt que j’y trouve, c’est de pouvoir faire un focus sur les projets d’une zone d’attention spécifique. Soit dans le cadre d’une revue personnelle, soit dans le cadre d’une discussion avec mon responsable.
Idem pour mes liste de prochaines actions, je n’étais pas obligé de créer des séparations. Je pouvais ne pas en avoir, séparer en pro/perso, par degré d’importance ou d’impact, etc.
L’intérêt pour moi de regrouper mes actions par Zones d’attention dans Todoist est que si je ne sais pas dans quelle zone mettre une prochaine action c’est que je ne dois pas la faire, je dois la laisser incuber ou je dois revoir ou mettre à jour mes zones d’attention et de responsabilités. Egalement, cela me permet de faire un focus ponctuel sur les actions d’une zone de responsabilités particulière. Ex. me concentrer sur ma famille le weekend ou sur une aspect particulier de mon travail au bureau.
Dans les 2 cas, c’est ce qui dans ma pratique fonctionne le mieux pour moi aujourd’hui. Mais ça peut tout aussi bien évoluer.
Commence avec quelque chose de simple, sans sous-section ou autre stratagème et optimise en fonction des difficultés que tu rencontres.
Le cerveau fonctionne mieux quand les choses sont homogènes. Si tu gères tes listes d’actions et/ou de projets personnels d’une manière et ta partie professionnelle d’une autre, tu mettras plus de temps à t’habituer à ton système, prendre des automatismes et in fine lui faire confiance. Choisis une structure qui te parle et garde la pour les 2 mondes.
Ce qui drive ton travail, ce sont tes actions. C’est donc ta liste de prochaines actions que tu regarderas le plus souvent. Ta liste de projets est là pour te rappeler les résultats que tu souhaites atteindre, qui nécessitent plus d’une action pour être accomplis dans les 12 prochains mois. Elle peut également t’aider à prioriser quand tu as le choix entre plusieurs prochaines actions.
Si tu parles des références liées à tes projets, tu choisis l’outil et la méthode la plus appropriée pour ce que tu as habituellement à gérer. Si tu as surtout du papier, autant que ton support d’accompagnement soit plutôt physique. Si tu reçois plutôt du digital, autant qu’il soit avant tout digital. Si tu es souvent en déplacement, autant qu’il soit nomade, etc. Il faut juste que ce te soit facilement accessible quand tu en as besoin.
L’organisation n’est pas une question d’outil mais de système. Un système inclut des intéractions matérielles, logicielles et humaines. Un système est donc personnel. Ce qui marche pour les uns ne marchera pas nécessairement pour les autres.
GTD est une méthode qui est un répertoire de bonnes pratiques et de principes. C’est au pratiquant de mettre en place le système organisé qui va refléter ces principes. L’outil n’a aucune importance. Limite demain ton outil digital n’est plus maintenu ou fait une refonte complète, tu dois pouvoir reconstruire ton système et t’adapter parce que les principes de la méthode eux n’auront pas changé.
Ton système doit te permettre de réaliser ce que tu as à faire de la manière la plus efficace. La force de GTD c’est que la méthode est flexible et complètement indépendante de l’approche ou de l’outil que tu utilises. Il y a autant de système de que de pratiquants de la méthode. Même si des personnes utilisent le même outil, ils ne l’utiliseront pas de la même manière. La bonne manière c’est celle qui marche pour toi.
Le fait que @Alexis poste cet article sur les listes ici, n’est pas un hasard. GTD c’est un jeu de listes. J’ai l’impression que tu cherches à tout imbriquer selon la logique qu’une zone d’attention contient des projets et qu’un projet contient des actions. Si implicitement, dans les faits, ces éléments s’imbriquent, la réalité dans un système c’est qu’au départ elles ne sont que des listes isolées. David Allen a conçu sa méthode à une époque où la technologie n’était pas ce qu’on connaît aujourd’hui. GTD a donc d’abord été pensé pour fonctionner avec du papier. Les applications d’aujourd’hui permettent de créer des combinatoires complexes mais tu es libre d’organiser ces listes isolées de la manière qui te semble la plus judicieuse, même la plus simple.
Si je reviens sur les éléments que nous avons abordés dans ce fil de discussion:
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tes zones d’attention constituent une liste (plus précisément une check-list) de toutes les choses auxquelles tu es redevable, doit faire attention ou dont tu es responsable. Tu dois la ranger dans ton système de façon à pouvoir la consulter facilement quand tu as besoin d’être clair sur tes responsabilités. Dans mon cas, je conserve une version détaillée sous forme de mindmap et une version « light » sous forme de liste indentée dans Keep.
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ta liste de projets constituent une liste des résultats que tu dois atteindre dans les 12 prochains mois et qui nécessitent plus d’une action. Le fait d’en faire une liste à part sans les lier directement à leurs actions te sert à garder le contrôle sur tes engagements pris. Personnellement quand j’identifie un projet, je le note d’abord sur ma liste de projet (Workflowy). Puis je note la prochaine action sur ma liste de prochaines actions (Todoist).
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ta liste de prochaines actions constitue la liste de toutes les actions concrètes que tu peux mener pour faire ton travail dans le cadre d’un projet ou de ta vie en général qui s’inscrivent dans les domaines de responsabilités, d’attention ou de redevabilité que tu as identifiés au préalable. Ex. je ne vais pas valider les congés d’une personne dont je ne suis pas le manager parce qu’en tant que membre d’une autre équipe, ses congés ne rentrent pas dans mes zones d’attention. Cela dit, si cette personne faisait partie de mon équipe et que j’étais son manager, cette action ne s’inscrirait à priori dans aucun projet.
Une prochaine action n’est donc pas nécessairement liée à un projet mais au moins à une zone d’attention qui nous est propre.
Et pour finir, parce que je sais que tu es très visuel et que tu es dans l’illustration… 
Ma structure todoist (liste d’actions regroupées par zone d’attention) :
Ma structure workflowy (liste de projets regroupés par zone d’attention) :
Mon système de de références (ça ne se voit pas là mais j’utilise aussi des tags pour retrouver mes notes plus vite) :
Ma structure de checklists à revoir régulièrement que j’organise aussi grâce à des tags. Les checklists à sortir à l’occasion (ex. checklist de voyage) sont dans Evernote :
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Je ne suis pas tout à fait d’accord avec ça @Julian 
J’ai eu 2 périodes. Celle ou mes projets étaient sur une liste à part (apple note) ou liste papier, celle ou ils étaient dans un logiciel avec les actions (things Vs Omnifocus). Et je connais plein de gens qui ont vraiment séparé leur liste de projet de listes de prochaines actions.
J’ai constaté qu’il vaut mieux avoir un projet qui contient l’ensemble des informations. En revanche il est tres important de configurer son systeme afin de faire en sorte que les choses soient bien séparées. Les actions avec les actions, les SMB ensemble, les références ensemble etc…
Things le fait tres bien et naturellement, omnifocus est plus complexe à configurer intelligemment mais c’est possible (je l’ai fait)
Dans le feu de l’action, le fait d’avoir sous les yeux dans un meme endroit l’ensemble des informations apporte un grand confort de travail.
La décision ou meme l’action est beaucoup plus rapide et éfficace pour moi. Cela facilite la gestion de mon projet dans sa totalité. Ma feuille de route s’impose d elle meme et cela facilite le choix de ma prochaine action…
Je pars du principe que je ne dois avoir sous les yeux que ce qui me sert. Le reste me pollue. Rien ne me sert d’avoir mon planning ou le RACI du projet sous les yeux si la tâche que je mène ne le nécessite pas. Toutefois je dois rapidement pouvoir le trouver si j’en ai besoin. Mon système doit donc juste me permettre de le sortir rapidement et non de l’avoir sous les yeux permanence.
C’est un peu le pendant d’avoir sa boîte mail sous les yeux alors que tu ne n’es pas en mode email. Ça va te venir te rappeler des choses dont tu n’as pas besoin à l’instant Y et qui te déconcentre + qu’autre chose.
Après comme je le dis on fait ce qui nous paraît le plus judicieux.
@Julian
Oui je comprends ce que tu veux dire. J ai configure omnifocus de cette maniere. Comme dans things il ne me montre pas les choses smb ou planifiees lorsque je suis en mode actif. Par contre lorsque je duis en mode weekly review il me montre tout ou seulement la partie de la check list sur laquelle je suis. C est ca que je voulais aussi preciser mais si je le souhaite j ai une vision totale et complete du projet. C est super pour brainstormer ou meme anticiper des sujets… ce que j essaye de plus en plus de faire…
De fait la méthode préconise une liste de projets qui ne présente que les projets. Qu’un logiciel permette, lorsqu’on clique sur le projet, d’accéder à toutes les infos qui y sont relatives, est une fonctionnalité pratique, mais c’est tout. On doit pouvoir consulter une liste de projets qui ne propose que les résultats à atteindre pour pouvoir efficacement se diriger sans pollution.
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Petites questions (j’ai toujours un peu de mal avec ça…)
J’ai un gros volume de projets et ça commence à etre un peu en surchauffe chez moi… Peut etre l’effet du chauffage aussi… 
Et puis c’est des sujets pas simple. Certains sont meme tres complexes. Ils necessitent pas mal de brainstorming pour en venir à bout…
pour l’instant voici comment je gere mes projets dans omnifocus.
- Mes actifs sont dans projets actifs,
- Mes Smb dans Smb classes par mois lorsqu’ils sont prévus d’etre mis en oeuvre a une date donnée ex réfection de mon site internet au mois de mars. Impossible de le faire en février bcp trop de boulot…
- Et quand je ne sais pas du tout quand les planifier je les met en Smb dans un dossier sans date…
J’ai un projet à moins d’un an qui est « redéfinir mes Horizons H3, H4 » ce n’est pas du tout pressé. Pour l’instant j’ai d’autres chats à fouetter 
Mais faut quand meme que je m’y mette plus tard disons dans une semaine, 15 jours… Au moins pour la partie H3… Mais surtout pas cette semaine…
Qu’est ce que j’en fait ? Est ce que je le met en attente dans Omnifocus ou en Someday may be et je reverrai ça la semaine prochaine ?
Comment gérez vous vos projets pour rester focus sur l’instant présent (ou la semaine ? ) ou meme à court terme ?
Que mettez vous exactement dans vos dossier SMB ?
Est ce que vous planifiez certains projets ou laissez vous les revues le faire pour vous ?
Revue hebdo, revue quotidienne ou combinaison des 2.
Par la revue hebdo : tu peux décider de mettre des projets en avant par rapport à d’autres. Ça revient en quelque sorte à mettre certains projets de ta liste de projets en pause au profit des autres.
Par la revue quotidienne : tous les jours (début ou fin de journée), après avoir passé en revue ton calendrier pour les prochains jours, tu décides des projets qui vont avoir la primauté de ton attention.
Personnellement, je fais ça en taggant d’une façon particulière les prochaines actions des projets concernés.
Il y a 2 types de SMB :
- Le véritable « Un jour peut être » (pas de date)
- Le « À incuber » que je qualifierais comme des choses à considérer ou à lancer prochainement.
La première catégorie va dans ma liste SMB. La seconde catégorie va dans mon calendrier.
Pour illustrer cette seconde catégorie, si je tombe sur un événement qui aura lieu dans 6 mois mais que je ne suis pas sûr d’y participer, je vais mettre dans mon calendrier un rappel dans 3 mois « Considérer participation événement bidule » avec les quelques informations que j’ai déjà en note ou pj. Si quand le rappel se présente j’ai encore besoin de temps je décalerai. Jusqu’à ce que je décide effectivement de lancer le projet ou de l’abandonner.
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Merci @Julian Ouf c’est ce que je fais ! revue hebdomadaire et journalière.
La revue journalière fonctionne. Entre mes process Bujo et GTD j’arrive à fixer mes priorités pour le lendemain.Ma WR est plus complexe, car il m’est parfois tres difficile de choisir et surtout de les organiser… Je pense que j’utilise mal mon SMB ou les canons GTD…
C’est un peu la que ca bloque…
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Le véritable « Un jour peut être » (pas de date)
Pour mes vraies SMB ca va. Je mes glisse dans mon dossier SMB. En general je cree un projet. Omnifocus. Hélas contrairement à THINGS Omnifocus veut que chaque tache aille dans un projet. J’ai donc un dossier SMB et dedans des projets SMB. J’ai donc cree un dossier « foure tout » à actions unique pour des trucs qui sont des taches non rattachées à un projet… Au moment de ma WR je révise le tout.
J’aimerais trouver un truc plus simple et plus facile pour mes révisions mais comment faire ? -
Le « À incuber » que je qualifierais comme des choses à considérer ou à lancer prochainement.
Ma difficulté et surtout dans la répartition des choses entre Omnifocus et mon Agenda. Ma règle actuelle c’est tout va dans OF sauf ce que je veux vraiment avoir sous les yeux (exemple l’echeance de la TVA le 19).Mais c’est juste un rappel. L’essentiel va dans OF (exemple dans Omnifocus je prévois en date de départ de travailler sur la TVA une semaine avant, pour ne pas etre pris de court…)
Pour Les choses à lancer prochainement
j’ai cree un dossier TICKLER dans OF (glissé ce jour en haut du dossier SMB) subdivisé par mois (12 projets parallèles). Je mets dans ces dossiers mensuels les projets impératifs et ceux que j’envisage sérieusement de mettre en oeuvre (planification).
Exemple lancement de mon projet réfection internet en mars…
Mais y a t’il une manière de faire plus simple et moins contraignante ? Celle ci m’oblige a pas mal réviser les projets a venir…
Je trouve ton systeme tres bien. J’aime bcp les systemes papiers. J’utilise un bullet journal qui contient des listes GTD. Mais aussi un systeme CRM en references et OF pour mes actions et projets.
Je crois que le principal c’est d’arriver à s’approprier un systeme qui fonctionne pour sois qu’il soit numerique, papier ou mixte. GTD heureusement n’impose rien. Si le papier fonctionne mieux pour toi c’est super parceque neurologiquement il permet une meilleure appropriation de l’information et facilite les décision (c’est maintenant prouvé scientifiquement)
La société, les pressions sociales nous poussent vers les nouvelles technologies et pour beaucoup de choses c’est incontestablement un progrès. Pour certaines personnes c’est le chemin incontournable des gestion des informations. Quelques un abandonnent totalement le papier pour le numerique.
Je pense que c’est une erreur. En ce qui me concerne j’adore le papier. J’arrive maintenant à mixer les méthodes et les outils mais je reste papier pour toutes les choses cruciales de ma vie.
Le Filofax de part sa modularité, est un tres bon outil. Apres avoir vu énormément de videos sur David Allen je suis convaincu qu’il a commencé par le papier et probablement par un Filofax…
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Waouh !!! Merci beaucoup @anon22870395 pour tout ces détails ! 
J’adore ton organisation !
Je t’ai « piqué » une idée, que je trouve vraiment top : les carrés de papiers de couleurs, perforés par 2 ou 3 trous pour y noter les listes extérieures : courses etc… Ou ce qui ne me sert que la semaine « rapidement ». C’est génial !
Donc tu as 1 seul planner pour tout le pro et tout le perso ? N’est il pas trop gros / trop rempli ?? J’ai l’impression que ça fait énormément de papier dans 1 seul support ?
Les sections, est ce que ce sont tes 6 onglets ? Merci pour tes réponses 
Et donc çà @anon22870395, c’est ta « bible » qui regroupe toute ta vie pro et perso ?
Je t’envie beaucoup de pouvoir tout mettre dans un seul et même « support » moi j’ai beaucoup trop de choses 
Et ce n’est peut-être (sûrement) pas justifié pour tout…
Je vais prendre quelques photos aussi dès que j’aurais 10min devant moi.
En ces temps de confinement/télétravail/garde d’enfant, tout est un peu compliqué ^^
Ce qui est bien avec GTD c’est que le systeme est toujours tres simple. L’idée de base c’est d’avoir un systeme opérationnel qui regroupe projets et prochaines actions (contexte). Que ce soit sur n’importe quoi du moment que ce soit clair et simple c’est OK
J’ai moi même utilisé un mulberry (concurrent du Filofax) rouge pendant longtemps et ça marchait bien.
A coté de ça tout ce qui sert de reference c’est a dire qui permet l’exécution du projet. Que ce soit dans un classeur, dans une base evernote etc… importe peu. L’important c’est d’avoir une vue centralisée et ensuite d’aller chercher les pieces du puzzle. La seule chose qui me parait important dans l’organisation des references c’est que mentalement on soit en accord avec leur fonctionnement. L’esprit doit pouvoir se dire immédiatement : Ah je cherche ceci, c’est la et nul part ailleurs…
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Bonjour à tous,
J’aimerais bien avoir vos critiques, remarques, conseils concernant mon organisation papier…
C’est celle que j’utilise actuellement, et elle me va plutôt bien pour le moment, mais tout n’est pas forcément GTD et je sais que j’ai encore du boulot d’optimisation et d’organisation…
Excusez moi d’avance pour le côté brouillon de mon schéma… Ce carnet n’est à destination que de : moi 
J’utilise donc ce « planner/classeur » + un petit carnet dans lequel je note la veille au soir les éléments à voir absolument le lendemain, et qui est est ensuite la feuille de route de ma journée, jusqu’au soir. Mon « inbox » principale
Merci d’avance
(oui, hier j’ai noté de suivre la sortie du livre de Marie Kondo pour les enfants petite dédicace à un sujet récent :-))
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Hello @Justine,
C’est pas mal ! En revanche as-tu une boite de réception ? Ou alors tes entrants vont directement dans la bonne catégorie ?
Bonjour @alexis,
Mes boîtes de réception sont : la dernière photo=un carnet toujours ouvert près de moi (ou pas loin), sinon mon portable (appli de notes), et les papiers en petit tas sur mon bureau… (heureusement, maintenant il n’y en a jamais beaucoup) mais 
ça va faire bondir + d’un membre GTD ! C’est vrai que je note au maximum sur mon carnet, mais je devrais avoir une inbox physique…
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Aussi étrange que ça puisse paraître, pas mal de clients fonctionnent bien sans inbox physique mais en utilisant un endroit du bureau (ex. le coin supérieur gauche) comme « inbox » ; tout ce qui s’y trouve reste à clarifier et c’est fait régulièrement. J’ai une cliente en tête qui avait désigné une petite table basse près de son bureau pour cela.
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Moi j’ai souvent un banc qui me sert pour la guitare et j’adore creer des piles inbox dessus.
Je me sert de mon inbox comme paniere en cours…
Je suis en train de retravailler mes domaines de responsabilité mais c’est quand même compliqué…
J’ai relu les anciens messages de ce post, et j’ai retravaillé ma mindmap en m’inspirant de celle fournie dans un article du site Productifsetsereins mais il y a quelques éléments que j’ai du mal à placer…
Quelqu’un pourrait me donner quelques conseils ? Merci d’avance
Pour les choses à droite que je ne sais pas où placer, je me disais peut-être une catégorie « intendance » ou quelque chose comme ça… Certains/nes ont ils une catégorie similaire svp ?
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