Structuration Omnifocus 06.2021

Ce mois ci je teste une nouvelle façon de gerer mes projets.

A la lecture de nos echanges sur Notion j’ai réalisé que j’avais besoin d’un suivi de l’avancement de mes projets. Dans mon metier j’ai besoin de reagir assez vite. Aussi, avoir une longue liste de projets fusse t’elle separée en pro et perso me creait du stress et de la charge mentale inutile avec des questions du style :

Qu’est ce qui est en cours ? Qu’est ce que je dois faire en priorité ? Qu’est ce que je dois mettre de coté ne serais que temporairement…

C’est particulièrement vrai dans les période actives ou tout arrive dans tous les sens et qu’il faut prendre le temps de faire des arbitrages

Aussi chaque projet est placé dans une " boites " selon son degrés d’avancement.

Cette structuration va dans le sens de mon gros nettoyage d’Omnifocus et de ma migration realisée au mois de mai de mes references vers Evernote et ma volonté d’avoir un semblant de vue KABAN que je trouve plus claire pour l’esprit.

Mon organisation GTD est toujours axée Projet / prochaine action.

Il est rarissime d’avoir une action seule. La plupart de mes engagements / resultats a atteindre comportent au moins 2 actions et mes single action list sont tres peu nombreuses (moins de 10))

Cette arborescence me permet d’axer mon énergie sur ce qui compte vraiment sans avoir un longue liste a relire et des choix a faire et a refaire en permanence… Je ne distingue pas ma vie pro et perso cela compliquait trop les choses.

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Quelques explications sur mes propres conventions :
WF = Un projet bloqué pour l’instant. J’attends un truc de quelqu’un ou une date particuliere qui rend le projet non actionnable pour le moment. Ex un dossier sous option d’un client jusqu’à telle date…
SMB = chez moi SOMEDAY = Projet Futur = Forte chance de le realiser.
MAY BE = Chez moi un projet que j’envisage de realiser mais sans certitude.

Puis, en ce qui concerne mes references, je n’utilise plus OMNIFOCUS. Mais EVERNOTE. Ces references comportent des details et des réfléxions (MPN) sur mes projets ou des liens web vers certains sites auxquels je me refere au quotidien.

Voici une vue arborescente d’evernote
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Mes ces stades d’avancement doivent aussi se refléter dans mes prochaines actions classées par contexte (vue OF contexte)

Aussi, lorsqu’une tache est commencee je la met entre [ ] ce qui me permet de la suivre. d’un coup d’oeil je sais ce qui n’a pas été traite, ce qui est en cours, ainsi l’avancement de mon travail grace aux taches terminées que je peux faire disparaitre ou pas. Il suffit de supprimer leur contexte.

C’est tres artisanal. Une tache est soit en cours, soit à faire, soit terminée.

A suivre et en cours d’amélioration façon KAIZEN :stuck_out_tongue:

Tu cherches des réponses que tu as déjà dans le bouquin avec lequel je te bassine depuis des mois… :stuck_out_tongue_winking_eye:

Une autre façon plus simple (à mon sens) de poursuivre les tâches en cours d’exécution (ma vie n’est que tâches en cours d’exécution) est d’utiliser la Navigation façon Dini. Tu crées un ensemble de projets avec « à activer », « à avancer » et « stationnés » et chaque action (récurrente) ne contient qu’un lien vers le projet en question ou une perspective custom si c’est plus compliqué. Une fois que tu as avancé cette tâche selon ton plaisir, tu la coches et elle revient demain (ou à la périodicité choisie), c’est fini pour aujourd’hui, mais c’est avancé.

@lkw tu m’intrigues chaque fois que tu parles de ce Dini.
Il a pas écrit un truc sur Todoist ? :stuck_out_tongue_winking_eye: :crazy_face:

J’ai toujours pas fini de lire Dini ! Ce livre est une horreur ! 1000 pages non mais franchement !
Merci je vais essayer de trouver les pages concernant ça…

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@lkw
Si j’ai bien compris ca donnerait un truc comme ça (sauf que je garde mes 3 dossiers SMB, MAY BE ET REFERENCE) par contre je ne comprend pas le fonctionnement des actions…

Lis le bouquin, FFS! (au moins pour voir si ça te convient) je t’ai indiqué les sections dans un autre post, ça ira plus vite que tâtonner et/ou que je te réécrive ce qu’il raconte.

Et en tant que mec qui écrit des bouquins de 1000 pages, je suis moitié vexé. :stuck_out_tongue:

@Julian je crains que non :sweat_smile:

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C’etait pas volontaire ! :wink: J’ai toujours du mal avec les long livres. Mais les tiens c’est pas pareil ! c’est des romans. On est pris dans l’action

:smiley:

La c’est de l’apprentissage. On a besoin de l’info vite. Dini detaille trop. Je vais essayer de retrouver ton post.

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Dini détaille parce qu’il amène son lectorat de la base jusqu’aux usages les plus poussés. Même si c’est toujours bon de réviser les bases, tu peux largement t’en passer.

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Bonjour @francois,
Tu le dis toi-même : « gérer mes projets ».
Et, semble-t-il, ton réel besoin est de savoir où tu en es, où en est chaque projet, son degré d’avancement et le reste à faire, le tout dans une vision exhaustive et accessible simplement.

Omnifocus est un gestionnaire de tâche, customizable certes, mais un gestionnaire de tâche quand même et certainement pas un logiciel de gestion de projets.

Et ton système GTD (OmniFocus, Agenda, Références, liste projets, etc.) n’est là que pour te rappeler ce que tu dois faire en fonction du contexte et quand.
Je crois que tordre OmnifFocus comme tu le fais ne fera que te frustrer un peu plus. Avec la meilleure customization, il ne saurait devenir un gestionnaire de projets. Ce n’est pas sa raison d’être, si je puis me permettre un corollaire avec les horizons.

Je comprends tout à fait ton besoin de checker visuellement ton flux de travail, ce qui te permettrait de réaliser des arbitrages rapides. D’autant que ton activité va très vite et que tes projets ne restent pas longtemps en mode « en cours d’exécution ».

Je ne peux que te conseiller de t’orienter vers un outil dédié à la gestion de projet qui prenne en compte le rythme de ton flux.
Ou alors, fonction du nombre de projets et de leur process repétables ou non dans ton activité, de te faire établir un bon vieux gantt Excel macroisé qui te donnerait sur la première feuille un état d’avancement global en vision kanban d’un seul clic sur un bouton macro, tous les indicateurs dont tu as besoin pour gérer ton activité au quotidien.

Sinon, opte pour un logiciel spécifique où seront parquées toutes les non-prochaines actions d’un projet dans lesquelles tu iras puiser pour mettre les prochaines actions dans ton OmniFocus, histoire d’avoir un logiciel de tâches allégé, dédié à la gestion de tes tâches uniquement.

Inversement, un logiciel de gestion de projets n’est pas là pour te dire ce que tu dois faire chaque matin. Il permet d’arbitrer, de mettre les ressources là où il y en a besoin, d’allouer des ressources financières, machines ou humaines, de repérer les chemins critiques, etc. Avec cet outil, on a une vision hélicoptère, on prend de la hauteur et on prends des décisions disons, plus stratégiques.
Avec OmniFocus, on bosse au quotidien. Ce qui n’est pas du tout la même chose.

Regarde moi, la structuration de mes projets clients est toujours peu ou prou la même et je traite environ une 20aine de projets par ans.
J’ai une maquette vierge gantt sous Excel que j’ai construite en fonction des étapes de mes projets : un flux avant-vente, un flux de production et un flux après-vente. Je la remplis pour chacun de mes projets.
Quand une étape est terminée, je coche et ça me donne, via des calculs tous bêtes, un état d’avancement en pourcentage dudit projet.
Et sur la première page, un état de tous les projets sous la forme de grandes bandes colorées.
C’est simple, efficace et consultable rapidement.

Je ne pense pas qu’Omnifocus version 4 sera à même de faire mieux qu’un MS Project ou autre logiciels de gestion de projets.

En espérant avoir aidé.

Héhé @Julian,

Le lire équivaudrait à te faire tester OmniFocus (qui est au centre du bouquin) et peut-être à te faire abandonner ton beau ToDoist avec sa super vision en tableau (aaaah que j’enrage de ne pas l’avoir celui-là !).
Je n’ai pas encore terminé ma lecture de Creating Flow with Omnifocus parce qu’il m’inspire et que je mets en place des choses tranquillement et par strates. Donc c’est long mais je monte sur chaque strates comme sur les marches d’un escalier dont chacune m’emmène vers une vision plus globale et plus essentielle et finalement loin de l’outil lui-même.

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C’est vrai @francois que la courbe d’apprentissage est longue et ne corresponds pas à ton besoin de vitesse.
Toutefois, et dans une logique de nettoyer ses usages, je te conseille de repartir de la base pour te regarder faire et voire ce que tu pourrais améliorer, modifier ou abandonner dans ta façon de faire.
Cette lecture m’est salutaire en ce sens.
Mais c’est vrai, ce n’est pas la même démarche : apprendre sur le long terme ou trouver un truc rapide.

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Hello Martine @Margott
Tout d’abord Merci pour ton long post. Je comprends ce que tu veux dire. Mais en l’état actuel je ne peux pas me lancer dans un nouveau systeme sauf à mettre en danger mon entreprise. La période qui commence maintenant est la plus importante de l’année. C’est en général là qu’on fait le CA et c’est la période de tous les dangers. Je vais donc rester sur Omnifocus et Evernote et m’interdire tout changement de systeme jusqu’à que la période de " creux " revienne (en general janvier - mars 2022)

Je suis convaincu qu’il doit être possible de faire un truc simple simplement pour pouvoir controler l’avancement des sujets. C’est bien faisable sur papier…

@Margott
Oui je vais prendre un peu de temps pour skiper un peu, il y a plein de trucs qui ne me servent pas dans ce bouquin. La seule chose qui me semble interessante c’est son usage à lui et quelques perspectives. En tout etat de cause je veux garder Omnifocus simple et efficace. J’ai trop donne sur des systemes complexes qui m’ont fait perdre du temps et on accru ma charge mentale. En travaillant sur mon bujo (papier) je me suis rendu compte de la force de la simplicité. C’est tres difficile de faire simple mais une fois que c’est fait le travail s’en ressent de façon exponentielle. On reste concentre sur ce qu’on fait et on avance. Apres le plus dur c’est de s’y tenir un moment… Surtout si on a de l’imagination :wink:

Il y a beaucoup plus à prendre dans ce bouquin avec la navigation et tout, et franchement, tous les bons conseils que tu m’attribues, c’est chez lui que je les ai pris. Tu m’as cru pour OF (enfin, il a fallu deux ans, but who’s counting :stuck_out_tongue_winking_eye:), maintenant crois-moi rognutdju, potasse ce bon dieu de bouquin et tu auras un système stable.

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Tu es toujours de bon conseil. Je vais prendre mon courage a deux main et lire cette … chose :joy:
En tout cas je ne peux que me féliciter d’utiliser omnifocus et rien d’autre. C’est peut etre perfectible :wink: mais le logiciel est top. Et avec evernote ca fonctionne. J’arrive a faire le taf. :rofl:

@lkw
Dsl :face_with_hand_over_mouth: Impossible de retrouver les sections de ton autre post…
tu te souviendrais ou tu l’as mis ? Merci :blush:

En toute amitié, et sans rancune, mais quand même, t’abuses un brin, là. Je te réponds là-dessus depuis des mois, tu m’as demandé d’aller chercher dans le bouquin, j’ai pris le temps de le faire. Elle est où ta collecte GTD ? :stuck_out_tongue:

Mille merci ! :blush: totalement zappé ce post la semble t’il…
Sinon il aurait été dans Omnifocus… Mais parfois je me perds aussi :joy: Mais cette fois ci c’est fait. :stuck_out_tongue:

Euh, tu m’as fait une longue réponse, donc tu l’avais pas du tout zappé, hein.
Bref. Moving on.

C’était bien entendu une boutade :relaxed:

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