Test d'un systeme minimaliste papier - GTD & Bujo

Cette semaine étant plutôt tranquille et casiement scotché à mon bureau toute le sainte journée, j’ai fait un test amusant dans le but d’être ultra minimaliste et de reprendre un peu le sens du contrôle et de mon intentionnalité.

J’en avais un peu marre de reporter des informations sur mon bujo, sans arret, meme si j’ai bien compris que reecrire fait partir de la clarification du BJ.

Et j’en avais en core plus marre de reporter, mettre à jour et suivre un systeme qui n’est pas le miens dans Omnifocus ou dans Things.

Aussi, je me suis demandé comment je pouvais tirer parti du meilleur de GTD et de mon Bujo, tout en évitant autant que possible mes systèmes numériques qui ne m’apportent pas grand chose et qui sont hyper chronophages.

Pour GTD, j’ai pris 5 dossiers papier tous simple que j’ai étiqueté :

  1. Inbox
  2. Projets (incluant projets hots et liste de projets actifs) - Horizon 1 mois (plutot que de faire cela sur un an ce qui est quand même un peu long !) + Le temps estimé.
  3. Prochaines actions (1 liste taches, 1 liste téléphone)
  4. Tickler
  5. Waiting for (Une liste vieilles attentes, 1 liste en cours)
  6. Référence (j’ai intégré mes check list ce qui me fait gagner un temps fou)
  7. Smb (avec pas grand chose car tout est dans TH et OF) mes projets à démarrer au dela d’un mois pourraient aller ici…

Puis je me suis arme d’un bloc de papier de base et j’ai reporté sur une feuille ce qui était actionnables a court terme dans chacun des dossiers papiers (bien physique)

Apres avoir bien listé tout ça, j’ai mis dans référence les support projets et renvois en numérique des documents indispensables à mes projets

Conclusion :
je suis étonné du résultat. C’est beaucoup plus rapide que lorsque j’intégrais mes listes sur mon Bujo, plus rapide que sur OF, TH ou n’importe quel systeme numerique mais surtout il y a " quelques effet kiss cool inattendus ".

(1) Je ne sais pas pourquoi mais le fait de bien séparer les sujets un pas un et d’appliquer GTD et rien d’autre step by step m’a donné un sentiment reel ou illusoire, de clarté. J’étais très concentré, efficace, et tranquille et finalement j’ai bien avancé !

(2) J’ai cree naturellement des modèles de listes tires de mon expérience bujo qui ont bien fonctionnes.

(3) je me suis rendu compte que finalement je n’avais pas du tout besoin d’un systeme sophistiqué de fichiers, datas etc… et que je pouvais parfaitement fonctionner avec ce simple systeme qui finalement s’est bien marié avec mon bujo.

(4) J’ai trouvé qu’il était facile de reviser mes taches et surtout de mettre à jour à jour mon systeme.

(5) Enfin, J’ai fait ma weeky review en un temps record (45 mn) Tout m’est paru naturel.

J’ai bien suivi la fiche type et vérifié notamment que chaque projets avait sa prochaine action que je signale par un point au crayon.

Certains n’en ont pas et c’est volontaire ! je les travaillerai plus tard… Ils sont bien visibles car ils n’ont pas de point au crayon.

Je garde aussi mon Bujo, pour mon index des projets a suivre permanents et notes journalieres, Future log, Agenda, daily log, reflexions, BS, Journaling…

C’est peut etre un peu fou d’utiliser un simple carnet et quelques dossiers papier à l’époque d’internet, des ordinateurs, des logiciels de plus en plus sophistiqués mais finalement pourquoi faire compliqué ?

Vos réactions ?

Je crois que c’est surtout toi qui va nous dire ce que ça donne d’ici 2-3 semaines :wink:

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N’est-ce pas parce que tu recrées très régulièrement ton système qu’en réalité tu fais une sorte de super review, et que ça n’est pas tant le média que tu utilises qui te donne cette hauteur de vision, mais le processus de cette remise à plat qui te donne cette sensation de clarté ?

Oui @lkw lionel tu m a donne une piste. :wink: Merci !

Gtd encourage l alimentation permanente en taches et en projets. Au bout d un moment les choses deviennent ingerables.

A certaines periodes l activite est tres intense.

Quelque soit mon systeme j ai constate qu au bout d un moment, malgre la weekly review et parfois meme 2 weekly review hebdomadaire (une fois j en ai meme eu 3 dont 2 simplifiees ) je ne vois plus grand chose. Les choix sont trop multiples et je bloque…

C est encore pire en numerique car je n ais pas l information sous les yeux. Je suis oblige de faire confiance au logiciel pour faire le trie et je perds le controle et le sens de mes actions. Du coup je peux faire de mauvais choix et les consequences peuvent etre lourdes.

Peut etre devrais je insister d avantage sur des habitudes de nettoyage, d elimination et de clarification…

De ce cote la methode du bujo me convient bien car elle encourage le focus sur un nombre d elements restraints et correlativement l elimination des taches et projets inutiles.

La solution serait elle dans la mise en place de ces processus reguliers d evaluation des taches et projets + de selection ?

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M’est avis que oui; ta recherche de l’outil qui te convient me semble être l’arbre qui cache la forêt, qui est qu’à chaque recréation, c’est la review et la clarification naturelle qui s’opère qui te donne l’impression d’avoir amélioré les choses, pas le nouveau process en question.

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J’ai un peu fonctionné comme François dans le passé. Et puis je me suis mis dans la tête que jamais « la carte topographique n’est le terrain ». Je passais beaucoup trop de temps à vouloir faire que la carte soit le terrain à l’identique - Grave erreur pour moi!

Depuis je repense souvent à ce que m’avait dit l’un de mes patrons proche de la retraite - « la qualité de l’exécution journalière mange toujours la stratégie au petit déjeuner ».

Je crois bien qu’il à toujours raison ce vieux bonhomme. Au bout du compte, on peut avoir les meilleurs visions, buts, objectifs, stratégies, liste d’actions… Rien n’y fait sauf si on met l’accent sur l’exécution de la tâche.

Peut-être intellectualisons-nous tout cela beaucoup trop?
Au moment de la vraie action, et je dis bien pour mon cas - c’est souvent moins amusant que de rentrer des informations dans mon écosystème GTD, car la plus part du temps il s’agit de prendre « un marteau et des pointes et d’éviter de se taper sur les doigts »

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Quand j’y réfléchis je me rend compte que effectivement on peut essayer d’anticiper tout ce qu’on veut, faire des plans (sur la comete parfois) brainstormer encore et encore, passer son temps à rentrer des datas / Lister dans tous les sens RIEN ne vaut l’action.

Au bout du compte mes meilleurs journées - et je dis bien pour mon cas aussi :wink: - On ete celles où je suis resté dans l’action. Je n’ais pratiquement pas touché ni à ma liste de projets, ni à ma liste de prochaines actions. Tout s’est enchainé et j’ai avancé…

C’est pour ca que j’aime bien le papier. J’ai un sentiment de sécurité, de facilité que je ne retrouve sur aucun systeme. J’ai lu un truc marrant a ce sujet, il semble que la position de la tete soit tres importante dans la concentration.

je ne sais pas pour toi mais moi j’ai mon Mac juste en face de moi. Je lis donc mon ecran.

Lorsque j’ecris je me recentre sur moi, sur mon systeme interne. Lorsque je tape je communique avec les autre ou j’alimente mon systeme interne. Si je fonctionne comme ça ca va… Si je me sert de mon Mac pour tout faire ça devient beaucoup plus complique.

A creuser…