Trop à planifier, trop à gérer, pas assez de temps

Bonjour à tous,

Je reviens avec une problématique certainement dans la même veine que toutes précédentes que j’ai pu avoir… Mais voilà :

J’utilise chaque jour Nirvana et mon calendrier :sparkles:
Et ça c’est juste GÉNIAL!
Je n’utilise presque pas mon bullet journal, ou très peu, car je suis plus concentrée sur l’action en ce moment donc pas besoin pour moi.

PAR CONTRE, je me retrouve encore,tous les jours avec des « ah oui mince! Il faut que je fasse ça très vite /aujourd’hui /tout de suite ». . .

Je me demande jusqu’où je dois planifier les choses…
j’entends déjà @Romain me dire « jusqu’où il faudra pour que je me sente sereine » :sweat_smile:
OK… Je l’entends… Mais ça me paraît colossal comme mise en place… Je ne peux pas bloquer 2 jours juste pour de la mise en place… Si ?

Savez vous de combien de temps vous disposez en travail actif chaque jour, au delà de tout ce qui est réunion, organisation, etc… .? J’ai l’impression que je n’ai jamais assez de temps…

Bonjour Julie, d’abord bravo car tu t’accroches à GTD et c’est super de voir que tu y arrives !

Pour répondre à ta question il faudrait des pages et des pages car c’est un vrai sujet.

Je te donne 3 pistes de réflexions qui m’aident au quotidien

  1. l’élimination : Lorsqu’on manque de temps c’est souvent qu’on ne fait pas les bons arbitrages.Il faut savoir ce qui doit être fait et éliminer tout le reste de ta vie et de tes taches. Ca passe par des reunion avec toi même l’élimination j’appelle ça mes reunion « poubelle » Pense à la loi de PARETO 20/80 et referes toi à tes Horizons.

  2. Le temps est relatif. Il faut l’évaluer mais pas trop. Parfois les taches sont plus longues parfois elles sont plus courtes. Donc l’adaptation me semble une des clefs. Parfois il faut accélérer, parfois ralentir.

  3. Attention au Time blocking. Si on time block tout on perd en efficacité. La règle c’est surtout de blocker chaque jour certains moment pour avancer sur des sujets d’importance et oublier GTD. Pendant cette période peu importent les contextes la seule chose importante c’est de trouver le moyen d’aboutir ou d’avancer suffisamment.

La aussi le temps est relatif. Si on te limite (reunion etc…) travailles par séquence (sprint) c’est a dire des partie de projets que tu est sure de pouvoir acheverLundi la partie 1, mardi la 2, Mercredi la 3… Ce qui suppose lors de tes WR de vérifier la séquence de tes projets cruciaux mais avant cela de Time blocker un moment pour ta MPN du projet.

Si on ne te limite pas (profession indépendante) bosses par séquences les une après les autres.P1, P2, P3, P4 et faits des pauses toute les 30 mn. Même 5 mn (Cf Pomodoro)

Apres fies toi au règles de GTD d’action. Elles sont bien conçues et juste. Restes open.

Ce sont les meilleurs conseils que je puisse te donner. Ceux que je m’applique à moi même, tous les jours.

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Mon avis, c’est que l’on ne peut pas manquer de temps puisque qu’il y a 24 heures dans chaque journée pour tout le monde. Si on en manquait, on pourrait en acheter - je blague à peine.

De-facto, cela semble nous poser dans un système de gestion d’énergie - de gestion de notre énergie donc de nos ressources. Car là, oui on peut faire des arbitrages sur l’optimisation de cette gestion.

La question me semble-t-il porte sur «le quoi» décidons-nous de focaliser notre attention et sur «le pourquoi». Car l’exécution de cette focalisation va consommer plus ou moins de notre énergie/ressources (qui elles ne sont pas disponible à volonté).

Et donc, peut-être que décider de la qualité du «Quoi » joue un rôle plus prépondérant que de sa quantité ?

Et si l’on faisait un parallèle de tout cala à la problématique du réchauffement climatique par exemple, il y aurait alors, beaucoup à apprendre des conséquences d’une mauvaise gestion des ressources de la planète comparativement à la gestion de nos propres ressources en tant qu’être humain. Mais je suis certainement dans le faux.

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Merci @francois, @yannick.

Oui, j’entends bien tout ce que vous me dites, et je suis bien d’accord avec vous !
Je vous remercie pour vos réponses.

Mais là je sature…

Il y a des choses de planifiés jusqu’à la fin de mon année 2021, mais je devrais noter toutes les étapes intérmédiaires dans mon calendrier en fait ?!

En plus, avec le covid, il y a des projets qui se sont annulés, ou décalés, et là devoir rebouger toutes ces dates c’est encore plus : :exploding_head: :exploding_head: :exploding_head:

Depuis que je suis arrivée au travail, j’ai du :

  • gérer une urgence pendant 1h30 !!! truc non prévu et tellement pas important (pour moi)
  • j’ai reçu 10 mails à traiter
  • On m’a donné 3 « petits trucs » à faire, non prévu, urgents,
  • Plus mes trucs à faire absolument aujourd’hui…

J’ai déjà la tête :exploding_head: comme çà.

Donc c’est bien un « problème » de gestion du temps…
Que ce soit se réaligner, retrouver du sens, prioriser, etc…

Je suis d’accord avec @yannick sur la question de la gestion d’energie. Plus je vieillis, plus cela à d’importance. Le pourquoi aussi, l’intention. Sans intention pas d’action.

La premiere chose c’est de collecter tout ce que tu as a faire et de sortir les vraies urgences. Les trucs où il y a vraiment le feu. Qui doivent absolument etre faites sous peine de conséquences graves. Et puis tu te bloques une période impérative et non négociable pour traiter cela en priorité.

Puis il y a les sujet importants ceux qui te font avancer et la il faut les prendre un par un et planifier par etape. mais surtout les LIMITER (pas plus de 3).

Essayes d’éviter un max de mettre les choses dans ton agenda. Ton agenda ne doit refleter que des choses en liaison avec le temps. Ex rappeler X parcequ elle part en vacances… Ou echeance tel projet a telle date et bien sur tes rendez vous. C’est juste un jalon. pour le reste Nirvana peut gerer les étapes, comme il est capable de gerer tes attentes etc…

Et puis il faut veiller à ne pas surcharger son systeme de tache. Tu peux decouper à l’infini et passer ta vie à planifier. Mais tu n’est pas payée pour ça. En tout cas pas moi !. L’important c’est d’agir beaucoup de taches sont évidentes. Pas besoin de les noter. Exemple classer un doc reçu = <2 mn = Immedial = Non noté… Rappel de X suite à son message (< ou > à 2 mn ) = action si ca correspond à ton contextes d’action du moment.

apres il faut faire les choses. Rien ne sert d’avoir fait tout ca si tu n’agis pas derriere. Et les faire une par une. Jusqu’au bout.

Et puis il faut deleguer tout ce qui peut etre fait par d’autres et controler la bonne execution

Si tu as beaucoup d’engagements c’est bien. Cela prouve que ca marche. Mais plus tu as d’engagements moins tu controle. Car a un moment trop de taches tuent les resultats. C’est la qu’il faut prendre un bon bol d’air te poser et prendre du recul pour te recentrer sur tes priorités essentielles.

Dsl ce n’est que des suggestions de bon sens. Aucun systeme, aucun outil ne peut decider à ta place.
Il faut bosser mais sur les choses essentielles On fait toujours trop de choses inutiles, car on veut bien faire. Mais comme dit Mac Cormack good intention doesn’t feed the bouldog !

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Entre 5h45 et 6h30 selon ma productivité du jour. J’ai 1h30 incompressibles d’organisation par jour, qui me libèrent l’esprit pour tout le reste. Dans l’absolu, je trouve ça beaucoup, mais c’est ce qui me permet de ne pas penser à tout ça le reste du temps…

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L’agenda est essentiel pour GTD.

Pas forcément toute comme je disais plus loin. Mais tu peux y mettre les grandes étapes
Ex début du projet / Date de controle / Date de fin de projet.

Tu peux utiliser des codes couleur pour ça exemple bleu = début, jaune =controle, rouge=fin

L’idée c’est d’en faire un déclencheur et que tu vois bien les trucs importants (Cf usage agenda GTD)

J’utilise cela pour les trucs essentiels ex la TVA le 19 du mois (echeance) comme je dis svt parceque si je rate cette echeance je risque des ennuis !

Mais on peut aussi se faire aider par une base de donnée (Nirvana, Omnifocus, things etc…) ou un CRM pour les contacts

Je ne mets pas en general les dates de relances pour ca j’utilise une base de donnée (omnifocus) c’est plus simple

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Je rebondis sur un truc dont parle beaucoup David Allen c’est le ménage et le rangement. Comme lui, j’ai constaté que faire le ménage et ranger totalement son espace est super pour l’esprit. Aujourd’hui j’ai fait plusieurs heures de rangement et c’est fou comme je me sens bien !

Plus de bordel autour de moi chaque chose est à sa place y compris sur Omnifocus j’ai l’impression d’une plus grande clarté.

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J’ai desencombré de plus en plus mon bureau au travail, et même résultat que toi : ça fait un bien fou !

Je trouve que le besoin de Minimalisme arrive naturellement en pratiquant la méthode : et puis moins de choses = moins de choses à traiter, moins de choses à revoir… C’est top.

J’essaye de ne plus laisser mon bureau se remplir, et je le vide régulièrement. :wink:

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J ai commence aussi a desencombrer ma penderie et mes armoires en ne gardant que les vetements que je mets vraiment. Ca fait aussi un bien fou.

Cote pro effectivement moins j ai aussi remarque que moins on a de choses a traiter plus les choix s imposent facilement. L ideal est pour moi d avoir sous les yeux un maximum de 3 taches.

Meme si j ai une liste par contexte (assez significative) j aime en extraire, sur papier, 2 ou 3 taches journalieres choisies le soir leme et traitees, en priorite, le lendemain matin.

Cette habitude me permet de prendre du recul et d etre moins stresse que lorsque je traite ma liste de prochaines actions directement le matin, les jours ou mon agenda gtd du jour est peu rempli…