4D : Do, Delete, Defer ... "Delegate"

Bonjour

J’applique le zero inbox et les 4D systématiques depuis plus de 13ans, et en mode « brute » pour le delegate ( je considère « qu’en face » ce sera aussi géré comme il faut )

quand c’est une demande d’info complémentaire pour un client, cela devient son problème s’il ne répond pas :slight_smile:
mais malheureusement, j’ai de nouvelles activités ou je ne peux plus me réposer sur la bonne organisation de mon interlocuteur et ou je dois assurer le suivi.

soit je mets de coté « en attente », mais c’est lourdingue, à chaque fois je dois tout rescanner pour voir si j’ai bien eu les trucs qui me manquent
soit je mets à une date future pour le rappel, ce qui n’est pas extraordinaire non plus ( quel jour, ensuite on reporte si ce n’est pas si urgent, ou se rappeler qui a répondu ou pas )

idéalement, la fonction magique ce serait d’avoir un rappel au bout de X jours QUE si la personne n’a pas répondu, mais je n’ai encore vu ce tour magique de passe-passe nul part.

est ce qu’il y aurait un sauveur avec un process rodé pour cela ? :slight_smile:

bon WE

Nicolas

Pour moi pas le choix. Pas de solution miracle non plus. Faits simple. Liste WF dédiée par exemple. Les miennes sont
WF commercial
WF Docs
WF suite prop°
WF Four$
WF divers

Avec ça je Scan tous les jours et ça marche. Je ne mets dans agenda que les taches agenda façon GTD. C’est à dire impératives exemple Rappeler Nathalie pour dossier X mercredi car elle part en vacance vendredi.

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Merci pour ton process

J’ai commencé avec l’onglet (onenote) de ma WR, mais le zero inbox m’a rendu intransigeant je crois :sweat_smile:

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Le zéro Inbox c’est juste pour te permettre de repartir a zéro. Ton esprit se dit OK tout est bien identifié. J’ai fait les trucs rapides( <2mn). Tout ce qui est plus de 2 mn est bien clarifié et classé dans mes contextes; mes projets etc… je verrai ca plus tard… Tout roule… Je suis soulagé… Bon au boulot… C’est idem pour les emails… Pour moi ce n’est pas une question d’intransigeance c’est une question de PVF (principe du vrai feneant) comme dit @Romain, ma inbox c’est crucial et j’en ai de moins en moins. je ne veux pas penser plus que nécessaire. Mon énergie je la consacre à mes choix et à ma stratégie (planification naturelle ou horizons) :grin:

J’ai une catégorie Attente retour dans laquelle je glisse des tâches du type : Suivre retour Joseph sur la facturation XYZ.
Et je peux même noter directement en J+4 par exemple dans mon contexte Email : Mail de relance Joseph pour statut facturation XYZ.

Si vraiment tu dois t’assurer qu’une chose t’es revenue ou non, je ne vois pas d’autre choix que :

  • consigner que tu es en attente de la chose
  • revoir selon la régularité appropriée où c’en est.

Le point de friction semble être le second temps. Une première chose qui pourrait aider, c’est d’appliquer la bonne pratique du « En attente » qui consiste à indiquer la date à laquelle la « délégation » a été faite ; de cette manière (par ex. « 0523 - doc XYZ de la part de Sam »), tu peux éventuellement trier tes listes de façon à ce qu’elles affichent d’abord les tâches déléguées depuis longtemps (ou inversement). Ça accélèrerait la grande revue des « en attente ».

Dans ton cas particulier, si j’ai bien saisi tu ne veux même pas revoir ces choses avant un temps pré-défini. Ah ! Rapport au temps = calendrier. Tu pourrais très bien créér une liste « en attente » pour le 23 mai, placer dans ton calendrier à cette date le rappel de consulter ces délégations particulières. Ça devrait fonctionner mais si tu délègues beaucoup tu peux te retrouver avec beaucoup de petits trucs sur ton calendrier (pour autant, toutes ces choses sont légitimes puisque tu as décidé que tu devais les revoir ; par contre les intervalles sont arbitraires et donc ça peut devenir bancal).

En bon adepte du PVF, je pense que perso j’essaierais d’automatiser quelque chose avec mon app et Zapier, ou par exemple d’utiliser la fonction « snooze » de certains plugins d’e-malls. Si je devais délèguer un truc que je ne veux pas vérifier avant 3 semaines, je m’enverrais un e-mail avec cette chose en objet, puis une fois l’e-mail dans mon inbox je le « snoozerai » jusqu’à dans 3 semaines et la vérification à faire me « reviendrait » alors comme une tâche (que je pourrai re-snoozer à volonté tant que je n’ai pas eu le retour). Évidemment, j’essaierai probablement de me constituer une liste de plusieurs « en attente » dans le même email, histoire de ne pas en recevoir 43 différents si j’ai délégué 43 trucs :slight_smile:

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Pour les rappels de délégation qui ne peuvent pas attendre le revue hebdomadaire, j’utilise la date de rappel dans Todoist. C’est déclenché par la fonction ajouter une tâche depuis un email dans Outlook.

Ainsi, tous les matins, dans ma vue “Aujourd’hui”, Todoist me sort les rappels de ce type. Comme je fais une revue journalière tous les matins, il est impossible de louper le rappel. En fonction de la situation, je refais soit un suivi directement avec une nouvelle délégation et supprime l’ancienne ou je décide de pousser le rappel à dans x jours.

Pas très GTD, mais ça marche pour moi car j’ai plus de délégations que de prochaines actions la plus part du temps dûes à la taille des projets et des équipes impliquées.

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Merci @francois @Alexis @Romain @yannick

je vais affiner et je reviens avec mes expérimentations dans quelques mois :slight_smile:

PS: pour le snooze/boomerang, j’utilise nudgemail

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