Bonjour à la communauté productif et serein et bonne année à tous ! Alors que nous entamons 2024, j’espère qu’elle apportera à chacun de vous productivité et tranquillité d’esprit.
Dans ce post, je suis ravi de partager un cas d’utilisation qui pourrait donner des idées à ceux qui ont un écosystème similaire au mien :
Je vous parle d’un processus automatisé pour créer une tâche ‹ WF › (Waiting For, En Attente) dans Todoist, initiée à partir d’un e-mail envoyé via Outlook. Cette tâche est créée avec une étiquette ‹ WF ›, et placée dans un projet choisi, que l’on tape dans un formulaire utilisateur, pour atterrir ensuite dans une section ‹ WF › du projet. Cette solution est spécialement conçue pour :
- Système de gestion d’e-mails : Version Client PC Outlook 0365
- Système de gestion des tâches : Todoist (Desktop Windows, en ligne et application mobile pour iOS)
Pratiquant la méthodologie GTD depuis environ quinze ans, j’ai constaté des améliorations notables tant dans ma vie personnelle que professionnelle. Toutefois, mon parcours n’a pas été sans obstacles, notamment dans ma quête d’une solution optimisée pour le flux de travail GTD. En passant de Netcentrics pour Outlook à l’add-in de Todoist, j’ai rencontré des ralentissements dans mon exécution des processus, exacerbés par de multiples interventions manuelles pouvant conduire à des erreurs, comme l’omission simple mais critique d’ajouter des éléments à ma liste ‹ En Attente › (‹ WF ›).
Inspiré par les principes de GTD, et ne trouvant pas chaussure à mon pied, j’ai finalement pris l’initiative de développer une solution plus automatisée moi-même, en me focalisant sur la gestion des e-mails via Outlook en connexion avec Todoist. Mon objectif principal a été d’optimiser l’étape ‹ En Attente ›, qui représentait souvent un point de blocage critique.
J’ai employé Visual Basic d’Outlook et, suite à de nombreuses heures de programmation, j’ai réussi à élaborer une solution fonctionnelle. Ainsi, après l’envoi d’un email, une fenêtre s’affiche avec la question : ‹ Attendez-vous une réponse à cet email ? › En sélectionnant ‹ Oui ›, un formulaire s’ouvre permettant de préciser mes attentes et de définir le ‹ Résultat Souhaité ›. Cette approche permet de standardiser comment nommer la tâches Todoist.
Mon objectif était de créer un outil qui non seulement simplifie le processus de délégation, mais m’aide également à standardiser la dénomination des tâches Todoist grâce à une formule d’entrée claire :
-
'WF : Nom du Destinataire - ‘En Attente’ Pour quoi ? | ‘Résultat’ Souhaité’.
Le champ ‹ En Attente Pour quoi ? › se remplit automatiquement avec le sujet de l’email, tout en permettant des ajustements. Le champ ‹ Résultat Souhaité › capture la raison de la délégation. -
Le formulaire utilisateur offre aussi un aperçu du nom de la nouvelle tâche Todoist avant son envoi à Todoist.
Dans ce formulaire, j’ai aussi intégré une fonctionnalité pour afficher tous les projets Todoist dans un menu déroulant, accompagné d’une zone de texte pour saisir partiellement le nom du projet ciblé, facilitant ainsi la recherche rapide du projet où la tâche sera placée (comme le fait l’add-in Todoist).
Le formulaire comprend également une liste déroulante pour définir une date de rappel, car malheureusement, le VBA d’Outlook ne supporte pas l’ajout d’objets tels que le calendrier. Bien que l’attribution d’une date d’échéance à une tâche ‹ WF › s’écarte de la méthode GTD conventionnelle, j’ai trouvé que cette approche était efficace, surtout lors de mes revues GTD sur Todoist.
J’ai joint des captures d’écran dans le PDF ici pour une meilleure compréhension de tout cela.
Mon engagement dans l’amélioration des flux ne s’arrêtera pas là. Du fait de ma formation en LEAN 6 Sigma, qui m’a appris à identifier les inefficacités et les gaspillages dans les processus, j’aime ‹ corriger le tir ›.
Je développe actuellement un prototype pour mettre en œuvre la règle des 2 minutes. Il comprend un minuteur de deux minutes intégrées directement dans l’environnement Outlook de l’e-mail traité. Ce minuteur mesure le temps nécessaire pour répondre dans le cadre de l’étape ‹ ça prend moins de deux minutes ›. Je l’admets, la règle des 2 minutes a souvent tendance à s’étendre à 5 minutes, voire plus dans mon cas !
Je suis pleinement motivé à automatiser toutes les étapes GTD, catégorisées sous ‹ Oui, une action est nécessaire › et ‹ Aucune action requise ›. Alors que je commence à bien maîtriser les requêtes API vers et de retour de Todoist, le défi reste de voir si je peux atteindre le même niveau de programmation pour le code qui sera nécessaire à la gestion ‹ système de référence ›. Dans mon cas, cela implique d’interagir avec OneNote de manière plus subtile que de simplement utiliser le bouton d’envoi à OneNote.
Voilà pour ce premier échange de l’année, je serais heureux de partager mes progrès si cela vous intéresse et j’attends vos retours sur l’affaire. GTD reste une pierre angulaire de ma stratégie de productivité, et je suis enthousiaste à l’idée de contribuer avec ces développements à notre communauté.
Merci de votre lecture, et je souhaite à tous une année 2024 productive et épanouissante.
Cordialement,
Yannick