Calendrier / Agenda

La question de la clarification, que ce soit pour les tâches ou ailleurs, est toujours primordiale dans GTD et elle dit en gros que tu dois découper et noter les choses de manière à ce que tu puisses leur faire confiance. C’est-à-dire les externaliser dans ton système afin de ne plus avoir à y penser. Du coup, ce curseur est personnel et c’est à toi de voir le niveau de détail que tu dois mettre.

Cependant, je pense que la définition qu’Allen donne est la bonne ici: dans l’agenda viennent les blocs de temps qui ne sont pas négociables. Cela me semble clairement le cas ici: « partir du boulot », « passer chercher les enfants » etc.

Pour ma part, je note dans mon agenda les temps de trajet avant les rendez-vous, les temps de préparation technique avant les sessions d’enregistrement, etc. Exactement comme des rendez-vous « normaux ». Parce que c’est incompressible, et que cela doit arriver à ce moment-là. (Ça se marie très bien au time blocking)

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C’est tout simple. Dans l’agenda tu notes
Tes rdvs dans ton cas je noterais

17:00 rdv ma fille
17:30 rdv avec XY et ma fille
et tu fais deborder en hachure le rdv de 17 : 00a 16:45 ce qui signifie que tu pars a 16:45

Tu mets aussi dans ton agenda (cf GTD)

  • Les choses imperative a la date : rappeler julie comptable (elle part en vacance le lendemain)

Puis si tu es un peu plus aguerrie :

  • Les choses qui demarrrent ex debut recrutement Nounou au 01/12
  • Declaration d’impot (date)

L’important c’est de ne pas sucharger ton agenda. Il doit etre clair. DA dit que c’est un espace sacré

Dans OF/TH je n’ais que les rdv agenda et rien d’autre car tout ce qui est daté est géré par mon google agenda / calendrier Mac

Merci @lkw, oui les blocs de temps non négociables…
J’ai essayé quelque chose pour aujourd’hui, mais en fait, il y a plusieurs créneaux de temps qui n’étaient pas obligatoires et du coup : je ne les ai pas forcément fait, et ce qui est sur mon agenda est faux :-/

Je pense que je vais faire comme toi, noter également les temps de préparation, les temps de trajets avant un rdv, etc…

Merci @francois, je vais faire çà oui, comme je le disais à Lionel : noter les temps non négociables avant et parfois après un rdv.

Mais, on est d’accord, selon David Allen, il n’y a pas QUE les rendez-vous à noter dans l’agenda ?!

Du coup… J’ai du mal à voir à quoi « devrait » ressembler mon agenda par rapport à tout ce dont parle David Allen.

Exemple de ce que j’ai voulu tester aujourd’hui…
J’aime beaucoup le fait de noter les repas/menus, et puis ce sont les temps de repas donc je ne trouve pas çà bloquant de les inscrire ici, au contraire… Mais à voir ce que vous en pensez ? Pour ne pas surcharger l’agenda…

Il y a des tâches qui devraient peut-être aller dans Nirvana, dans FOcus/pour la journée ?

Pour ce qui est de la pharmacie et des colis, je voulais faire l’un à la suite de l’autre.
Problème de débutant juste avant d’arriver à la pharmacie, j’avais oublié l’ordonnance… :-/

L’astuce pour ça c’est d’utiliser des calendriers différents et de bien t’afficher ce qui est pertinent a un moment donné. Mes rdv pro sont par exemple identifiés différemment de mes rdv perso, de mon time blocking pro ou perso, etc. Couleurs vives chez moi = agenda « ferme » façon GTD. Couleurs pâles = time blocking (engagements personnels mais plus flexibles). Que signifie pour toi « surcharger l’agenda » ? Il y a pas d’idéal platonicien de l’agenda ordonné : ce qui compte, c’est ce dont toi, tu as besoin, ce que toi, tu as besoin de voir. Je fais du time-blocking et une daily review au lieu d’une weekly, c’est pas tellement GTD, peu m’importe, ça reste valide par rapport aux principes. L’implémentation, c’est à toi de la décider pour toi et du coup, la question la plus importante, c’est: comment Julie fonctionne-t-elle et donc, de quoi Julie a besoin? :slightly_smiling_face:

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Merci Lionel, j’ai matière à réflechir, et à faire évoluer mon utilisation de l’agenda :wink:

Je retravaille tout çà, et je vous ferais un petit débriefing :slight_smile:

C’est déculpabilisant de se dire : comment je fonctionne ? Et de quoi ai-je besoin ?
Merci :wink:

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Pour moi, n’utilisant pas le timeblocking, je ne mets sur le calendrier que les choses qui ne peuvent pas se passer à un autre moment.

Dans ton exemple, faire le croquis des cartes de voeux ne peut-il pas être réalisé à un autre moment ?

Pour le déjeuner j’ai une liste mais pas sur le calendrier, même principe, un repas peut très bien être décalé.

Ne reste sur le calendrier que les rendez-vous, les informations nécessaires sur la journée ou pour une heure précise.

Cela constitue le « hard landscape », peut importe ta journée tu sais que cela devra se passer.

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Dans ces cas là, je note sur 16h45 => 18h20 dans l’agenda et je mets l’heure du rendez vous dans le titre ( avec les infos habituelles )
Le reste de la logistique est souvent implicite
Mais ne pas oublier de décoller à l’heure evite de devoir regarder trop dans le futur de l’agenda

Pour cette raison, je modifie presque toujours les rendez vous que l’on m’envoie, au moment de les insérer dans mon agenda

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Un seul calendrier avec code couleur, et si je ne mets pas de couleur c est « informationnel »

En dehors de la discrétion pro avec les collègues, je ne vois pas trop l’intérêt, ce n’est pas comme si on pouvait se dédoubler

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Tu as raison.
Je vais garder ce qui est non négociable dans mon agenda. :wink:

Mêler le pro et le perso, avec des codes couleurs, et adapter les horaires sur l’agenda pour que soit compris les temps de mise en place, de trajet etc…

Merci ! Je crois que çà commence à prendre forme dans ma tête, j’y vois plus clair pour l’organiser :wink:

Hello @Julie
Moi j’ai organisé mon agenda comme ça :wink:

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Le mien (deux hard landscapes, un pro un perso, deux time blockers, un pro un perso, et baste)

Capture d’écran 2020-11-23 à 12.43.21

J’ai aussi les jours fériés français et australiens (eu égard au fait que je vis à cheval sur les deux). Tout le reste (anniversaires, W/F…) vit chez moi dans OmniFocus.

(La raison pour laquelle ils ont des noms assez dissemblables est pour la facilité d’entrée dans Fantastical, où tu peux attribuer un événement à un calendrier avec / puis les premières lettres du calendrier correspondant. Plus facile si c’est très différent, donc.)

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Merci pour vos exemples…

Mais là, je me dis qu’il faut vraiment que j’ai un calendrier avec vu PRO et PERSO EN MÊME TEMPS !!!

J’ai un RDV hyper important pour ma fille, prévu depuis plusieurs semaines, et pour lequel j’ai déjà posé ma matinée… Le 2 décembre.

Et en travaillant, en planifiant les projets PRO en cours, en étant la tête à 99% au boulot… Je cherche une date pour intégrer une nouvelle personne…
Et je me dis : le 2, c’est bien le 2.

Je valide donc ce rendez-vous… Et lorsque j’ai eu cliqué sur envoyé …
Là j’ai eu un sursaut : MAIS NON ! PAS LE 2 ! Je ne suis pas là !!!

Petite anecdote perso qui me fait dire malgré tout que c’est quand même ultra important de voir les 2 en même temps…

D’accord ? Pas d’accord ? :sweat_smile:

Bien sûr, tout ton hard landscape doit apparaître en même temps dans ton app ! Sinon tu tombes exactement dans le souci que tu as rencontré.
Une app comme Fantastical permet de créer des jeux de calendrier en fonction de l’usage. J’en ai deux, un complet avec le time-blocking, un sans pour avoir seulement le “hard landscape”. C’est ce dernier uniquement qui est répercuté sur les widgets de mon iPhone, sur mon Apple Watch etc.

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Google ou apple calendar font la meme chose. Tu as des calendriers de couleur. Par exemple mon perso est rose, mon pro est bleu et je décoche les autres que je ne veu pas voir apparaitre sur mon iphone.
Sur mon Mac je les coche comme ça j’ai également mes autres calendriers notamment mes periodes bloquées, attentes et echeances…

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C’est pour ça que j’ai dit au dessus : 1 seul

j’avais failli écrire, avec des enfants, c’est (quasi) impossible d’avoir un truc complètement cloisonné car ils sont « adorablement » sources de multiples imprévus…

cqfd :smiley:

Avec ma femme, dès que l’on bloque un truc dans notre agenda qui nous rend a priori occupé/indisponible, on s’envoit une invit, comme cela l’autre a aussi cette infos ( typiquement rendez vous médicaux pour les enfants - soit je bloque si c’est moi, soit c’est informatif mais… je suis pas à l’abri de devoir le gérer ou un autre truc si j’ai pas moi aussi un autre truc bloquant de priorité supérieur :sweat_smile: )
On avait a un moment, accès chacun à l’agenda de l’autre, mais le sien ressemble à celui de Lionel avec les réunions de boulot, c’était assez illisible pour moi :smiley:

Effectivement, vu comme ça… :slight_smile:
Le soft n’existe pas dans le mien, l’agenda c’est vraiment pour ce que je ne peux pas gérer sereinement ailleurs. Pur GTD ?! :smiley:

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