Comment choisir ses priorites avec GTD?

Grace a Nirvana j’ai desormais une vision claire de mes engagements (projets) mais je me retrouve avec 18 prochaines actions et 27 projets actifs hors SMB. Ca commence a devenir assez hot pour moi et je ne sais pas pour vous mais je commence a avoir un mal fou a choisir mes priorités

Donc retour aux basics GTD et je vous demande conseil.

Le contexte Cf ne me sert pas a grand chose car je travaille au bureau. Leur seul interet c’est de grouper les taches de meme nature afin de tout traiter en meme temps ( Nb je vais grouper internet, email sous ordinateur car je m’en sert peu)

Le temps est relatif : je travaille a mon compte une journée fait 8 :00 de travail et mes taches font toutes entre 5 et 30 mn en moyenne

L’energie est toujours un peu pres la meme. J’ai des pics d’energie j’en profite pour faire les choses difficilles

La priorité est relative. En ce moment sur mes 18 NA je n’ai aucune URGENCE veritable, j’en ai 4 qu’il faut absolument que je fasse et le 14 autres sont des taches que j’aimerais faire mais que je pourrais tout aussi bien passer en SMB

Mes horizons sont encore peu definis
Rien en H2, H3 je sais que je dois structurer mon systeme GTD, finaliser mes obligations légales, traiter mes dossiers commerciaux qui arrivent les uns derrieres les autres
En H4 c’est peu defini personne ne sais ou on va. C’est un peu le b… dans l’immobilier. Pour l’instant tout le monde attend mais on ne sais pas quoi. En H5 j’ai mes valeurs et principes. Je sais ce que je veux et ce que je ne veux pas.

Malgre tout ca j’ai un mal de chien à choisir mes priorités. J’ai quand meme un gros volume et j’ai du mal à avancer…

Est ce que vous etes comme moi et éprouvez des difficultés avec GTD sur ces aspects ?
Pour les ceintures noires comment faites vous pour vous en sortir et determiner vos priorités lors le volume grossi tres vite ? Quels sont vos trucs et astuce ?

Bonjour @francois

Ce sont justement les horizons d’attention qui soutiennent les priorités dans GTD.

Moins tu es au clair dans l’horizon supérieur à celui auquel tu raisonnes, plus c’est difficile de déterminer la prochaine action la plus appropriée.

Schématiquement, si tu ne sais pas quelle prochaine action mener (horizon 0), ta liste de projets (horizon 0+1) doit t’y aider. Si tu ne sais pas quel est le projet (horizon 1) le plus important, tes responsabilités (horizon 1+1) doivent t’aider à le déterminer. Si tu ne sais pas à quelle responsabilité (horizon 2) tu dois donner ta priorité, tes objectifs (horizon 2+1) doivent t’y aider… ainsi de suite.

Par conséquent, quand tu es perdu à un horizon, tu n’as pas forcément besoin d’être parfaitement au clair sur tous les horizons mais juste sur celui du dessus.

Étant donné que tu poses la question par rapport à ta prochaine action, assure toi que tu es déjà au clair sur l’importance relative de chacun de tes projets. Tu dois pouvoir établir une certaine hiérarchie entre chacun d’eux. Personnellement je commencerais par ça.

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Hello,
Ces actions prioritaires doivent aller dans Focus, car si il faut à chaque fois aller dans Next et piocher, on ne s’en sort pas…

Merci @Julian de ton post. Les horizons c’est mon point faible. Donc en fait tu as determiné tous tes horizons et c’est à partir d’eux que tu fais tes choix ? Et du bas vers le haut ?

Oui je comprends c’est la que je bloque.
Par exemple j’ai un immeuble de bureau à louer.Il fait parti de mon « portefeuille » disons pour faire simple 10 immeubles prioritaires.

En H2 c’est mon DR d’etre commercial. Donc mon role (c’est de Louer mes immeubles en mandat (ou de les vendre).

Ca me donne pas le choix de l’immeuble par lequel commencer. lequel choisir ? s’ils sont équivalents ?
Et si je cumul avec d’autre DR ca se complique… Les priorités se chevauchent…

Si je vais au dessus en H3 ça correspond à mon objectif qui est de faire X de CA mais ça ne me dit pas si le choix de mon immeuble fera avancer ou non mon CA…

Pour qu’en H4 je puisse realiser tel projet (la je suis bloqué)

Ce qui correspond à ma valeur qui est d’apporter un service de qualité à mes client et d’etre un bon vendeur. (mais ça je le sais :smile:)

Mais tout ca ca ne me donne pas ma priorité du moment (si les immeubles sont équivalents) ni en terme de CA equivalent…

C’est justement ca le sujet. Que je le prenne dans n’importe quel sens j’ai des urgences et des projets importants à realiser. Et la on ne parle que de business cad d’immeuble. A cote de ca j’ai 5 autre DR avec des projets tout aussi importants…

Aussi, J’ai du mal à faire la part des choses. A prendre du recul et à decider. Il est tres difficile dans le modele GTD tel que je l’ai compris de choisir les bonnes actions lorsque les projets ont une egale importance.

Et qu’on me parle pas d’intuition car mon intuition ne me dit rien. En tous cas en ce moment…
Quoi que la plupart du temps je ne m’embarasse pas de tout ça et je fait des choix instinctifs qui me reussissent bien…

En ce moment j’en suis reduit a traiter les urgence et essayer d’avancer sur l’important (cad ce qui va contribuer ) mes objectifs (H3)) mais c’est pas évident du tout…

La vai question c’est comment determiner l’importance relative de chaque projets lorsqu’il on les memes criteres ? Un vrai casse tete… (J’ai pas dit CASTEX quoiqu’ lui aussi c’est un vrai casse tete :rofl: )

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Une urgence c’est une priorité qui n’est pas été gérée à temps, héhé donc.

Et ton coeur ? Ta vista intérieure elle te dit quoi ? Qu’est-ce qui fait chanter ton coeur ?

Une moyenne pondérée du CA potentiel peut-être ?

H4 c’est une vision idéale de ta vie, c’est ton H5 réalisé, ta raison d’être concrétisée.

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C’est peut-être le moment d’utiliser les fameux contextes émotionnels ? Ce qui fait chanter ton coeur comme je le disais plus haut.

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L’approche de bas en haut est effectivement celle que DA préconise quand on met en place ses horizons. Il explique que c’est chez ceux qui ont suivi une approche bottom-up que la méthode a tenu le mieux. Moi qui ai fait l’expérience dans les 2 sens, je trouve que l’approche de bas en haut est la meilleure parce qu’elle est opérationnelle plus rapidement que de haut en bas. Monter d’un étage à chaque fois et s’assurer qu’il est stable te permet de petit à petit gagner en clarté tout en continuant d’agir et se perfectionner à la méthode. Toi qui est dans l’immo, c’est un peu comme construire un immeuble. La vision et la raison d’être t’es déjà en train de faire ta déco mais sans les fondations, les murs, le plafond et les isolations tu n’auras nulle part où poser ton canapé tout neuf sans crainte ! :smiley:

Partir du haut a ses avantages aussi mais nécessite beaucoup plus d’introspection. Or les gens qui cherchent à s’organiser le font d’abord pour être dans l’action. De plus, l’horizon 5 peut s’avérer abstrait pour les personnes qui sont moins dans la quête de sens et d’alignement. Descendre dans les horizons permet de plus rapidement aller à l’essentiel mais le cheminement est beaucoup plus long.

Quel que soit l’approche choisi, je pense que faire l’aller retour est salutaire.

Dans mon système, les 5 horizons sont en place mais mes choix ne sont pas pilotés depuis le sommet mais à mi-chemin, à partir de l’horizon 3.

Cela pour plusieurs raisons :

1 - Il est difficile de se projeter au-delà de 2 ans (ce qui correspond à la fenêtre de temps approximative de l’horizon 3).
2 - Les buts que tu poursuis au quotidien ne sont que le fruits de ta Vision (horizon 4).
3 - Ton horizon 5 te drive en permanence sans que tu t’en rendes compte. Il est ce qui régit tes comportements, tes émotions, tes malaises, … Le conscientiser est un atout mais n’est pas indispensable pour piloter ton quotidien. Tu es déjà en autopilotage sans le savoir.

C’est un bon cas d’école. Je reprends ton cheminement.

En H2, tu as la validation que tu as quelque chose à faire de cet immeuble. Parce que (1) tu as ce rôle de commercial (2) cet immeuble fait partie de ton top 10.

Tes responsabilités ne sont pas d’importance équivalente. Tu dois les hiérarchiser. Leur position peut changer en fonction du contexte mais elles ont néanmoins une certaine hiérarchie. (ex. Vendre des immeubles est important de manière générale mais beaucoup moins quand tu es en weekend à la campagne avec ta famille).

Admettons que ça ne te suffit pas. Allons au H3.

En H3, tu as un objectif de CA. Petite question simple : De ces 2, 5, 10 immeubles dont tu dois t’occuper, lequel est le plus susceptible de te rapporter le plus ? ça rejoint un peu le concept de The One Thing. De ces immeubles lequel rendrait plus facile ou plus rapide l’atteinte de ton objectif de CA ?
Ce n’est pas une science exacte mais au moins tu avances.

Urgent en soit ne veut rien dire. Ce sont les échéances qui font l’urgence. Un dossier à rendre pour cet après-midi et un dossier à rendre pour dans 2 semaines sont tous 2 urgents parce qu’ils ont une deadline. Mais ils n’ont pas la même urgence sur le moment. Et dans ce cas spécifique, d’autres actions peuvent être menées entre.

C’est le problème, j’imagine que le CA n’est pas le seul paramètre. Une affaire avec moins de CA a peut-être plus d’opportunités derrières…Ou bien te rapporterais plus de notoriété donc plus de CA en effet kiss cool.

J’ai peut être caricaturé un peu mais c’est pour bien montrer la mécanique. Elle peut se suffire à elle même ou nécessiter des ajustements système supplémentaire. J’en ai pour ma part quelques uns mais ils ne fonctionneraient pas sans un travail approfondi au moins jusqu’à l’horizon 3.

Dans l’exemple que tu donnes @Erwann, un passage rapide en H4+H5 s’impose.

Les opportunités dont tu parles correspondent probablement à une certaine vision que tu t’es faite de ton avenir et de celle de ton business et/ou de tes valeurs et principes. Le CA est ta direction. Pourquoi cette direction existe ? Parce que tu as une vision. L’immeuble qui te rapporte du CA et t’offre des opportunités qui tendent vers ta vision et bien évidemment celui à prioriser.

Quand tu es clair avec tout ça, ca devient intuitif de savoir ce qui prime. Quand ça ne l’est pas tout à fait, il faut se forcer à faire le voyage. Chaque horizon est un filtre.

Je crois bien que l’affaire soit plus simple que cela pour mon cas. L’être humain par nature a les yeux plus grands que le ventre. Ça c’est le premier point. Choisir c’est renoncer quoi qu’il arrive.

Le deuxième, c’est que si nous contrôlons plus ou moins les prochaines actions que nous décidons d’engager, en rien elles ne sécurisent un résultat escompté à 100%. Il y a beaucoup d’autres forces qui nous sont parfois invisibles “at stake” comme disent les anglo-saxons.
J’ai découvert cela en profondeur en m’appuyant sur le 12WY, qui par définition dicte que le résultat escompté n’est pas automatique, quelque soit la qualité de l’exécution et de l’engagement.

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@yannick je suis d’accord avec toi.

Pour autant 12WY soutient aussi l’importance d’avoir une vision personnelle et un pourquoi fort lorsqu’on souhaite atteindre un objectif.

Quel que soit la qualité ou la précision d’exécution à la maille quotidienne, la direction et l’impulsion proviennent des horizons supérieurs qu’on ait pris le temps de tous les définir ou de s’en tenir à quelques uns seulement.

Ton niveau de clarté, ton expérience et le mindset que tu as développé avec le temps te permet d’exécuter en confiance voire à l’intuition mais il n’est pas évident pour tous d’agir aussi sereinement au début.

Si le choix se porte sur des projets équivalents, quelle nécessité de prioriser ? Prioriser on le fait quand il y a un enjeu (si je ne fais pas telle action, telle autre action non réalisée va me poser des problèmes). Là de ce que je comprends tu n’as a priori aucun moyen (car pas de don de voyance) de savoir quel projet sera au final le plus intéressant, et d’après les données que tu as à ce jour ils sont équivalents. Pour moi dans ce cas il n’y a pas à prioriser, juste à prendre le premier qui vient.

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Dans le cas d’une équivalence totale la technique la plus simple est la technique FIFO (First In First Out).

Premier arrivé / Premier traité.

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Merci beaucoup à tous et surtout à toi @Julian pour toutes tes explications. Je vais relire ça tranquillement. J’ai rajouté dans Nirvana des tags priorité P1, P2, P3.

Il faut vraiment que je mette en place ces horizons. C’est un sujet que je cerne encore bien mal et que je ne sais pas encore trop bien comment prendre.

Anyway, tout cela m’aide beaucoup. :grin: