Date de report, ou pas?

Todoist n’a pas de defer date, et ça me semble une omission gravissime. (Oui, je sais qu’on peut contourner, mais je veux utiliser les fonctionnalités, pas me battre contre elles dès l’installation.)

Pour moi, c’est immédiatement inenvisageable.

Si j’ai bien saisi une « defer date » c’est une date à partir de laquelle on veut activer le truc sans le voir avant.
De mon point de vue « pur jus », y’a un rapport au temps, et si y’a un rapport au temps, ça va dans le calendrier. Je pourrais très bien imaginer « lancer le projet bidule ou la tâche machin » à un jour précis du futur dans mon calendrier.
Après, perso, je trouve ça très artificiel et je le gérerais probablement direct dans Todoist, soit en projet reporté si c’est un projet soit en Un jour / peut-être ; révisable et donc activable le moment venu grâce de la Revue Hebdo. Comme ça :

  • je ne le vois pas avant d’avoir envie/besoin de le voir (sauf pendant la revue hebdo, mais comme on revoit tout de toute façon dans une revue hebdo, c’est pas un souci)
  • je ne blinde pas artificiellement mon calendrier de trucs qui n’ont pas à s’y trouver.

C’est effectivement ça (pour être précis, la tâche devient disponible à la defer date), mais je ne trouve pas pratique de le placer dans le calendrier ni de l’attraper à la revue hebdo, parce que ça signifie que les actions, par défaut, sont disponibles, or: non.

Prenons l’exemple de la déclaration d’impôts…
La mienne est encore plus compliquée que la moyenne (parce que auteur, quantité de justificatifs à demander, etc.). Ça s’active à partir de janvier - février.

Je suis très fidèle à l’aspect hard landscape du calendrier: mettre le début d’un projet dedans signifie pour moi « démarrer ce jour-là » or non, c’est beaucoup plus fluide ; une defer date rend les actions « disponibles » à partir de fin janvier, me permettant d’y venir petit à petit. Philosophiquement, c’est une tâche, pas un événement, donc je trouve que ça a sa place sur les listes, pas sur le calendrier.

Le fait d’avoir des actions indisponibles a cause de la date est génial quand on passe ses listes d’actions en revue : par exemple, je n’ai pas dans ma liste « mails » les mails de vérification pour les documents que je dois demander pour ma déclaration avant le moment où c’est pertinent. Ça n’a pas sa place en août, par exemple, alors que les comptes de l’année ne sont même pas finis… je ne veux pas voir ça avant que ça ait du sens.

Autre exemple, il en va de même par exemple pour le podcast que je produis toutes les quinzaines - dès que j’ai fourni la maquette à mes camarades, je peux mettre une tâche Waiting For à +3-4 jours et elle ne réapparaît que quand mes partenaires ont eu le temps réaliste d’écouter et de valider. Je ne veux pas voir ça dans mon process quotidien de mes communications si j’ai livré la veille : c’est trop tôt.

Idem pour les mails courants sur lesquels j’attends une réponse que je defer à +10 jours de base. Ça donne aux gens le temps de se retourner, et moi, 10 jours plus tard, le W/F réapparaît, me donnant le choix d’agir (ou repousser), directement dans mon traitement quotidien de mes communications.

Ça va beaucoup plus vite que d’attendre la revue et ça libère le calendrier d’une myriade de trucs qui ne sont pas vraiment du hard landscape. Si je n’ai pas eu le temps de relancer quelqu’un de ma liste W/F, par exemple, je sais que je peux le faire dans la semaine à mon rythme: cela veut juste dire que la balle est revenue dans mon camp. Et si la personne est revenue vers moi dans l’intervalle, la tâche est complétée d’elle-même… bien sûr, on peut suivre ça avec le calendrier ou la RH, mais ça implique bien davantage de maintenance et ça noie le calendrier (sachant que je fais en plus du time blocking).

Dernier intérêt de ne pas mettre ça sur le calendrier: si on n’a pas eu du tout le temps de l’approcher, une tâche en defer date restera présente et disponible dès qu’elle est activée, prête à être abordée. Sur le calendrier, attaché à un jour donné, on a des chances de la louper.

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J’ai la meme approche que @lkw Lionel. Pour prendre un exemple précis j’ai beaucoup de suivis commerciaux à faire ce qui suppose un processus :

Ex1 envoi dossier le 15/12 relance prévue le 20/12 (3 jours francs). Je ne vais pas mettre ca dans mon agenda. j’en aurais beaucoup trop et je perdrais en visibilité. J’ecris la tache avec sa date d’envoi dans OFet je met en start date le 20/12 (ce n’est pas une echeance)

EX2 Autre exemple la TVA (j’en parle souvent mais c’est tellement évocateur)
Elle est due le 19 du mois donc en janvier. La c’est impératif donc je place une echeance au 19/01. Mais je ne veux pas m’en occuper maintenant car cela concerne la semaine 3. Comme c’est pas long je prévois une start date aussi au lundi 16 janvier. Lorsque je ferai ma weekly review le vendredi 13 janvier et que je préparerai ma semaine n°3 je reverrai le sujet et probablement le planifierai en fonction de mes urgences cette semaine la. Du moment que cela soit ait le 19/01 ca va…

Beaucoup de sujets sont comme ca cad sont soit facultatifs (ex1) soit sont impératifs (ex2) OF est génial pour ca.

C’est la qu’interviennent la force des perspectives
J’ai une persective qui me montre toute mes start date avec leur date de départ. Elle me sert à planifier et à time bloquer. J’en ai une autre qui me montre mes echeances. Toutes 2 repondent au cas 1 ou 2

(Things à la meme approche mais il se repose beaucoup sur la vue a venir et la start date)

Quand à l’agenda il n’a que mes rendez vous, les grosses pierres (ex bosser stratégie en janvier en fonction des chiffres du marché) ou prendre des place pour le concert X car je sais qu’il y en aura peu et bien sur mes date absolument imperative. « Rappelez moi mardi à 16:30 » en rdv.

OF est tres bien concu pour ca. TDI il manque la start date. C’est effectivement dommage et je ne vois pas comment pallier à ca…

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Je précise tout d’abord au cas où, les gars, je ne cherche pas à vous faire changer d’avis, hein :slight_smile: Je dis juste qu’à mon sens, ça n’a rien d’indispensable, c’est une fonction de confort et je ne voudrais pas que les gens qui démarrent en organisation aient l’impression que c’est un must have.

Encore une fois, je mets ce qui a un rapport au temps dans le calendrier parce que c’est fait pour ça. Si j’ai plein de choses qui dépendent (vraiment) du temps (c’est-à-dire, imposé par les autres, comme la TVA ou l’appel d’offre ou le rendu du bouquin à l’éditeur), y’aura un rappel dans le calendrier et les jalons qui vont bien. Juste parce que c’est la réalité de ma vie (d’ailleurs je suis à la bourre sur mon prochain bouquin :)).

Et encore une fois, aucun souci à revoir toutes mes actions, même celles de pas tout de suite, lors de la revue hebdo parce qu’elle est faite aussi pour ça (je ne compte plus les fois où j’ai viré des actions à venir qui n’avaient plus lieu d’être).

@lkw je trouve ton exemple des impôts un peu spécieux :slight_smile: Tu mets une defer date en janvier mais « début janvier » ça n’existe pas dans un logiciel, c’est donc que tu mets arbitrairement une date précise… donc comme si tu la mettais dans le calendrier ; l’argument du « plus fluide » ne tient pas. Par ailleurs, les tâches ont tout à fait leur place dans le calendrier (pas seulement les événements ou informations) à partir du moment où, effectivement, c’est la date à laquelle la tâche en question doit être faite ; comme c’est rarement le cas, c’est pourquoi je les mets comme toi sur mes listes, mais sans besoin d’une start date. Concernant cet exemple précis des impôts, perso, j’ai une checklist « modèle », et un rappel le 2 avril et un autre le 30 mai (parce que c’est toujours en gros la même période, je m’impose donc une date, la même tous les ans, qui me donne un peu d’avance sur la date changeante de l’administration) : le 2 avril me dit « prépa impôts », je déclenche alors le modèle et je me retrouve avec une première action —avant ce déclenchement, je n’avais rien dans mes listes (puisque c’est un modèle), juste ce rappel dans mon agenda en avril, donc le truc que je ne vais voir que dans la revue hebdo qui précède le 2 avril, jamais avant.

Concernant le podcast, perso je mettrais bien ça en « En attente » en effet, au risque de la voir avant d’avoir eu leur réponse, mais ça ne me dérange pas, j’avoue, je me dis juste « trop tôt ». Parce que la liste « En attente » se revoit aussi souvent qu’on veut, pas seulement lors de la Revue Hebdo (mais en tout cas au moins à ce moment-là, ce qui fait que la durée max de consultation de cette liste est d’une semaine —mais je la consulte autant que de besoin, souvent plusieurs fois la semaine).

Pour les rappels commerciaux, pour le coup c’est le CRM qui gère ça automatiquement, donc il est vrai que ça ne va pas dans mon système.

Pour ton exemple de TVA, @francois, c’est exactement le même fonctionnement avec un calendrier, la différence c’est que c’est dans le calendrier et pas une tâche avec une start date. Autrement dit, c’est tout à fait facile à utiliser.

Encore une fois les gars, continuez à fonctionner comme vous voulez, c’est juste que je tiens à souligner le côté confort et pas du tout essentiel de la start date puisqu’il est très facile (aussi facile à mon sens) de fonctionner sans, en restant simple : calendrier, prochaines actions. :slight_smile:

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On est d’accord qu’on discute avec passion, mais aucun problème :wink:

Pour moi la defer date est vraiment un « must have ». Je comprends tout à fait ton approche, mais le fait d’avoir ça directement dans OF automatise le processus et enlève deux charges mentales:

  • Le fait d’évaluer si mes WF sont pertinents pour le moment ou pas. Je n’ai que du signal, pas de bruit;
  • Le fait de devoir activer manuellement (au risque de la rater) une tâche venue du calendrier.

Quand j’ai commencé à faire du GTD sérieusement il y a 10-15 ans, je suis passé par Todoist, 6 mois - 1 an, et le manque de defer date a été un vrai problème pour moi. Ça n’est probablement pas indispensable pour tout le monde, mais pour moi, ça a été une vraie illumination :slightly_smiling_face:

Je ne mets aucune tâche dans le calendrier. Seulement des événements à date. La séparation est absolument étanche, c’est probablement parce que je suis entièrement free-lance. Mais mon setup le permet, je pilote mon OF avec une vue « Aujourd’hui » qui met les tâches du jour (qui sont le plus souvent des « launch tasks » qui me lancent dans des espaces de mon OF avec les tâches relatives aux projets que j’ai choisi d’aborder ce jour-là).

Le calendrier reflète au final seulement l’information « je dois être physiquement présent à tel endroit à tel heure ».

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Tout est question de pratique.

Utiliser une defer date me rajoute l’écueil potentiel de ne pas voir sur ma W4 un truc que j’aurais peut-être voulu finalement relancer plus tôt mais je n’y ai pas pensé et j’ai raté un truc parce que je ne l’ai pas vu.

Quant à rater l’activation d’une tâche mise dans le calendrier, pour moi, c’est comme rater un rendez-vous ; je ne dis pas que ça n’arrivera jamais, je dis juste que je n’en ai pas le souvenir :wink:

Passionnant cette discussion sur l usage ou pas de la start date et de comprendre vos approches.

Chez moi, aussi cette fonction de start date est cruciale.

Elle l est probablement parceque mon agenda est un des elements les plus important de mon systeme.

Il l est tellement que j en ai un sur papier qui ne quitte jamais mon bureau. Il me sert pour noter mes rdvs, a planifier et de reporting des actions sur mes gros projets. Jvai aisi une vue semaine par semaine de l avancement de mes projets.

En fait omnifocus est un peu comme mon amazon. C est un entrepot et un centre de trie. J y met tous les projets, etapes de projets, actions, clients et il gere la datas. C est pourquoi sa base doit etre la plus solide possible et ses sauvegardes aussi. J ai une totale confiance en ses possibilites de recuperation au cas ou…

Oui la start date est une question d usage. Mais moi elle me manquerait cruellement. Ne serais ce que pour anticiper.

J adore GTD mais j ai besoin de planifier mes grosses pierres sinon je panique. Le cote de GTD << je choisi chaque jour mes taches en fonction du moment et des criteres gtd >> me focaliserait sur un pilotage fonde sur l urgence. Or les choses importantes le sont tout autant.

La start date et la date d echeance et mon agenda sont les garde fou de mon systeme.

C est pourquoi omnifocus est si important pour moi. Peut être aussi parceque je n utilise plus de crm et que je me repose sur lui. Si je veux relancer un client dans 6 mois hop je met une date de depart et je n y pense plus ! Et si je dois revoir la liste de mes prospects ou celle de mes clients hop un coup d oeil a OF et OF me donne leur date de relance. Comme ils sont classes par ordre alphabetique grace a la fonction de trie d OF c est super rapide ! Et en plus j ai mes notes sur le contact donc au moment de le relancer je saurai quoi aborder avec lui !

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Sur omnifocus pouvez-vous définir une récurrence par rapport à la start date ? Ou êtes-vous obligé de mettre une due date ?

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Oui bien sûr et c’est facile comme tout :wink:

Nb Start Date = Reporter à / Due date = Echeance

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Tu indiques « répéter à partir de échéance » mais sans mettre d’échéance. Cela prend la date de report du coup ?

Je reviens juste là-dessus.

Pour moi, ce n’est pas assez. S’il se passe quelque chose à un moment qui influe fortement sur mon activité, quelle qu’elle soit, j’ai besoin de le savoir : une partie prenante absente (congé, maladie), mes propres congés aussi (ce n’est pas que je dois être physiquement quelque part, c’est que je serai probablement physiquement ailleurs, ou pas… mais en tout cas en activité différente), un événement perturbant (grève pour des déplacements, etc.) ou une action que je dois impérativement faire tel jour (extrêmement rare, mais qui existe quand même).

Absolument. L’idée c’est de reporter une seule date. Tu peux choisir ces dates.
Le mieux Erouan c’est que tu telecharges une version d’essai sur le site de omnigroup et que tu testes ce que tu en attend. OF c’est tres puissant. On est loin de tout ce qui existe.

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Haha j’aimerais bien mais je ne suis ni sur mac ni sur iphone.

Et OF ne fonctionne que sur apple. Il y a bien une version en ligne testable mais je sais qu ils sont en train de la developper car aujourdhui elle n est pas aussi puissante que celle sur Mac. Mais ca va s’améliorer. OF est vraiment un outil genial. C est ma grande decouverte de 2022. Tu peux essayer todoist c est puissant aussi mais il n y a qu une seule date possible. Pour l instant. Par contre je l’ai testé autant que possible et j’ai trouvé le logiciel très bien. C’est une très bonne alternative à OmniFocus pour ceux qui bossent sur PC. @Erwann

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Parce que ça n’est pas indispensable d’en avoir plusieurs :wink: (mode taquin: on)

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Je pense qu’on voit un peu les mêmes choses – l’absence d’une partie prenante ou la mienne influent ma capacité normale, disons. :slightly_smiling_face: Donc oui, c’est sur le calendrier, sauf les tâches à faire le jour même. Elles sont dans ma today view d’OmniFocus, avec une notification en fin de journée.

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(Psst, Cultured Code, c’est Things, OmniFocus, c’est… Omni :wink:)

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C’est corrigé ! :wink:

Après test de omnifocus, la gestion des dates est en effet très bonne :slight_smile:

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