J’avais envie d’échanger avec vous dans ce petit coin du forum sur le sujet de la prise de décision induite par la méthode GTD.
Car traiter les « entrants » selon les 6 possibilités du process de clarification ce n’est que de cela dont il s’agit : D.E.C.I.D.E.R.
« Alors ? Tu fais quoi avec moi hein dis ? Tu fais quoi ? » car les « entrants » parlent vous ne saviez pas ?
Je voudrais témoigner ici des bienfaits et des effets de l’étape clarification en ce qui me concerne.
Avant que j’implémente la méthode dans ma vie perso et pro, il y avait plein de sujets en état de suspension qui restaient comme cela faute de décision.
« Le truc bien lourd : oh là là, ce truc devant lequel je passe, ça pique et ça me vrille le cerveau. » Tout le monde reconnaitra le doigt inquisiteur qui s’enfonce dans le cortex par l’oeil droit. En tout cas, moi, c’est l’effet que me fait un « entrant » pas clarifié. Vous m’direz : ça aide à décider, à force d’avoir mal à l’oeil droit
Car il faut du courage pour décider d’aller dans telle ou telle direction, ou même de refuser d’y aller.
Décider est donc un acte assez énorme et lourd de conséquences.
Et la méthode nous y invite avec comme cadeau le résultat que ces trucs ne nous appuient ensuite plus sur le cerveau puisque nous avons décidé quelque chose à leur sujet. Merci GTD, j’y vois mieux depuis 2 ans…
On pourrait discourir par ailleurs du double effet kiss cool : on se met au boulot quoi. On passe à l’action !
Sauf que, la vie peut en être toute chamboulée. En bien en ce qui me concerne.
J’arrive bientôt à mes deux ans de voyage avec vous et la méthode. Et chaque semaine, je continue d’utiliser la carte « diagramme de clarification » issue des guides méthodologiques qu’on trouve dans la boutique de GTD France.
Sur cette carte, il y a un gros point orange entre l’entonnoir des « entrants » et le Y formé par le « oui » et le « non ». Et ce gros point orange me challenge et me rappelle les conséquences que ma décision va avoir sur ma vie. L’idée est que je le fais à présent en toute conscience.
Evidemment sur les sujets lourds, pas sur la prochaine conférence d’analyse filmique à l’Institut Lumière de Lyon, vous aurez compris.
A présent c’est votre moment : et vous ? Vous gérez la prise de décision comment ? C’est facile ? Difficile ? Comment vous y prenez-vous ? Des trucs et astuces à partager ? Des témoignages ?
Je trouve que c’est difficile de décider. Comme nous le disions dans d’autres posts avec @Romain GTD propose des choix grace au contextes et apres on doit les assumer. C’est un acte courageux et impliquant. Il est plus facile de fuir ses responsabilités que de les assumer.
Alors comment je choisis. Eh bien ça dépend.
Dans les périodes bloquées je ne choisis rien. J’execute. Mes emails, mes appels etc… Dans les périodes free me concentre sur mes contextes actif ex au bureau c’est pas à la maison. En courses idem, au telephone idem. Je m’efforce de prendre quelques secondes pour controle la pertinence du choix de l’action. Il m’arrive d’effacer des taches ou d’en rajouter parce que les circonstances ont évoluées. Quand c’est simple les 5 criteres contexte etc… suffisent. Quand la décision devient complexe je me sert de mes horizons de H3 à H5. Et à tout instant avant d’agir je note l’importance de ma tache sur 10 en valeur de mon temps. J’ai trouvé cette approche pour rester focus sur ce qui compte même si c’est intuitif…
ah oui ! dsl j’ai répondu un peu vite. Oui chez moi aussi, le processus GTD a musclé mon processus décisionnel. Je vais te confier un petit secret / Truc quand je clarifie ma / Mes boites de reception j’ai toujours. le schéma de la fiche GTD devant moi. ça m’aide beaucoup à décider. Idem lorsque je fais ma Weekly review (j’ai la check list en plus)
personnellement, le travail sur mes horizons fait que cette étape de clarification/organisation est assez automatique.
Je ne me sers pas du diagramme pour savoir si je dois faire, déléguer ou reporter dans mes listes d’actions et projets. J’ai articulé mes zones de responsabilités pour supporter mes buts et objectifs, ce qui me facilite la prise de décision à ce niveau.
Je recommande à ce sujet l’excellent article de @Romain sur l’alignement de la raison d’être à la prochaine action :
Pour ce qui est à incuber ou à jeter, c’est la combinaison Vision + Buts et objectifs qui me drive à ce stade.
Par contre, est-ce que ce que je m’apprête à ajouter dans mon système mérite vraiment que je lui trouve une place ? Bien que cela semble tomber dans une de mes zones de responsabilités, une zone d’ombre peut subsister. Que penser de ce projet ou de cette opportunité qu’on me propose ? Question parfois difficile mais à laquelle il faut répondre soit pour ne pas manquer une super opportunité soit pour éviter de se rendre compte plus tard que l’échelle était adossé au mauvais mur pour reprendre Stephen R. Covey… …
Là encore ce sont dans mes horizons que je trouve la réponse. Cette fois-ci je file directement à mon horizon 5 dans lequel j’ai défini un set de valeurs avec les principes qui les illustrent. Je m’en sers comme filtre. Il est à noter que pour ceux qui peinent à établir cet horizon, nul besoin de chercher sa raison d’être ou de définir une mission de vie. Définir ses standards de vie à l’aide de principes et de valeurs claires suffit.
Dans son livre « Essentialism », Greg McKeown explique qu’il est important de définir des critères de décision à la fois explicites et sélectifs afin de réduire ses choix à l’essentiel. Ces critères peuvent être spécifiques à la décision à prendre mais je trouve plus intéressant d’avoir un outil systématique et d’affiner par la suite si nécessaire.
C’est exactement ce que je fais dans ce cas. J’ai 2 valeurs qui me servent de critères extrêmes d’exclusion. Si l’opportunité n’y répond pas, elle est éliminée d’emblée. Et les 3 autres me servent de critère d’évaluation disons de la qualité ou de la valeur ajoutée du projet ou de l’opportunité selon mes propres standards. En fonction, je peux activer le projet ou le laisser à incuber.
Comme vous le soulignez tous, en fait, tout devient plus clair une fois les horizons posés, travaillés, choisis et parfois oserais-je même dire acceptés… C’est intéressant d’ailleurs de voir qu’une décision de niveau H0 (« j’agis ou pas ») peut dépendre de ce qu’on a mis plus haut, jusqu’au H5 parfois (« intégrité est une de mes valeurs, je ne peux pas accepter la fraude que me demande ce client même si je sais que personne ne la verra jamais »).
Pour sortir du « tout GTD » et suivre dans la voie de Essentialism de McKeown, en ce moment je recentre certaines décisions en me posant LA question de coaching d’exécution (celle qu’on pose quand le client a mis à plat ses stratégies de contournement de la problématique de départ) : parmi ces possibilités, quel est celle qui aura l’impact le plus grand sur l’ensemble du tout et toutes les autres ?
Cette question est reprise d’ailleurs dans un bouquin célèbre (The One Thing), sous une forme plus pragmatique encore : « quelle est LA chose qui, si je la fais maintenant, rendra toutes les autres plus faciles ou non nécessaires ? »
C’est un outil d’aide à la décision un peu nucléaire, qui m’aide bien actuellement alors je partage
Notez que ça peut se décliner :
quelle est la personne qui, si je l’embauche maintenant, rendra toutes les autres embauches plus faciles ou non nécessaires ?
quel est le plan d’action qui, si je l’exécute maintenant, rendra tous les autres plans d’action plus faciles ou non nécessaires ?
quelle est la chose que je peux faire pour passer une bonne soirée maintenant, qui rendra toutes les choses à venir dans la soirée plus faciles ou non nécessaires ?
Etc, etc.
Je relance ce sujet, car la clarification est difficile chez moi. Et comme çà fait tout de même parti de la base… Je trouve çà assez problématique pour pouvoir avancer.
J’ai pris le pli de tout noter : j’ai quelques inbox, et j’essaye d’être rigoureuse et de ne rien laisser filer de mon esprit, je note TOUT.
Ok, cest bien beau tout çà mais ensuite ?
Et bien ensuite, le traitement n’est vraiment pas évident.
Voici une petite liste d’éléments notés dans mes inbox :
Rechercher marque de tels produits offerts à papa
Faire commande site Y (çà fait 2 mois que je le note et le renote…)
Modifier photo de famille pour le visage de untel
Reprendre rendez-vous avec Dr Tartenpion ?
Rechercher à quel âge on peut commencer des cours de natation
Replanifier RDV avec Mr B
Récupérer sacs de recyclage à la mairie
Faire la checklist des choses à emmener pour les vacances
Appeler crèche pour renseignements : accueil ponctuel
Trouver cadeau de mariage pour couple A
Appeler pédiatre pour questions
Demander à la nounou les contrats pour les pré-remplir
Appeler Z pour vendredi
Acheter 3 boîtes de lait marque P
etc…
Pour tout ce qui a une échéance : aucun soucis ! C’est facile : calendrier/agenda direct.
Par contre pour le reste…
Je repousse, çà traine, çà reste là et çà prend la poussière…
Dois-je « ouvrir » un projet ? Et si c’est le cas, j’en fais quoi ?
Je crois que ce sont mes listes de prochaines actions qui ne vont pas du tout…
Je n’arrive pas à décider ce qui est le mieux : papier ou numérique, et du coup, j’ai l’impression de ne pas vraiment en avoir…
Pour certaines éléments, il y a un travail de réflexion qui fait que je n’arrive pas à m’y mettre, et que çà reste là…
Auriez-vous quelques conseils à me donner s’il vous plait ???
Merci
Le choix du numérique ou du papier réside dans tes habitudes personnelles. C’est à toi de voir sur quel support tu te sens le plus à l’aise. Ne cherche pas à combattre ta nature. Si tu as toujours été papier restes y et pars de la et vis versa. Tu aviseras par la suite.
Quel support es-tu le plus susceptible de consulter ? Avec lequel as tu les meilleurs résultats ? Es-tu du genre à « stocker » toutes tes listes en version numérique et te constituer une liste plus concise sur papier pour focaliser ton esprit pour la journée ?
Il y a autant de façon de faire et de configuration qu’il existe de pratiquant GTD. Tu dois expérimenter suffisamment longtemps pour savoir ce qui marche le mieux pour toi.
Par contre une fois que tu as choisi un support, ne te disperse pas. Ce qui paralyse c’est de savoir que l’information peut être partout. Ton système sera efficace et tu lui feras confiance si tu es certaine que chaque fois que tu as besoin d’une information de type A, elle se trouve avec toutes les informations du même type. Et cela vaut que ce soit une prochaine action, un projet ou une référence.
Ce sont les actions qui font avancer le projet. Donc une fois que tu as ton projet (résultat à atteindre qui nécessite plus d’une action) tu dois ajouter la prochaine action liée dans ta liste de prochaines actions.
Si le projet te paraît trop difficile à dompter, utilise la Méthode de Planification Naturelle pour le clarifier et construire un plan.
Au bout du compte, ta liste de projets constitue l’ensemble des résultats que tu t’engages à atteindre dans les 12 prochains mois. Elle peut également servir d’aide pour évaluer l’importance de tes prochaines actions.
Procrastiner n’est pas nécessairement un mal. Ça peut être tout simplement l’indication que tu as pris trop d’engagements ou que ce qui se trouve sur ta liste n’a pas tant d’importance que cela.
Envisage donc de faire le ménage, d’aller à l’essentiel ou d’utiliser ta liste Un jour Peut-être.
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