Des référentes pour nos outils?

Hello à tous,

Ci-dessous un article du Figaro intitulé « To-do list du futur: les meilleures applications pour s’organiser au travail » :

NOS CONSEILS - Il existe une application pour à peu près tout ce qui nous fait perdre du temps au travail. Tour d’horizon de vos meilleurs alliés face à des journées trop remplies.

Planifier la journée parfaite, organiser une réunion ultra-efficace ou encore entrer en mode deep working grâce à une application qui nous aide à lâcher notre téléphone - oui, c’est paradoxal. Sur leurs sites, les créateurs d’applications dédiées à l’efficacité professionnelle rivalisent de promesses. Et il faut bien l’admettre: gérer ses agendas et to-do lists est devenu un défi en soi. Mais «il ne faut pas non plus multiplier les applications de productivité, en avoir des dizaines n’a aucun intérêt», rappelle Diane Ballonad Rolland, fondatrice et dirigeante du cabinet Temps & Équilibre.

Son premier conseil: éviter de multiplier les applications aux fonctionnalités similaires. Mieux vaut tout centraliser qu’avoir un agenda pour les réunions, un autre pour les dîners, un troisième pour les rendez-vous médicaux des enfants… Deuxième conseil: privilégier les interfaces simples. «Passer des heures à remplir des applications complexes est absolument contre-productif, alors que leur but est de nous faciliter la vie», souligne la coach. La clé est de choisir quelques logiciels qui «s’intègrent simplement à notre propre organisation» et de bien se les approprier.

Une fois le calendrier Google ou IPhone bien en main, des applications comme l’incontournable Wunderlist permettent de créer des to-do lists par thèmes, du travail aux courses en passant par les films à aller voir. On peut y classer les éléments, programmer une échéance ou un rappel et même joindre un fichier si besoin. Une fois créées, les listes sont accessibles sur tous vos appareils, peuvent être partagées ou encore imprimées telles quelles. Il ne vous reste plus qu’à cocher une tâche lorsqu’elle est accomplie.

Todoist offre les mêmes fonctionnalités, avec un gros plus: l’application permet de se fixer des objectifs de productivité et d’observer ses résultats sur des courbes générées automatiquement. Une version Business a aussi été conçue pour être utilisée par toute une équipe.

L’application Trello , elle aussi très connue, est «l’outil collaboratif par excellence, juge Diane Ballonad-Rolland. Elle permet de suivre l’avancée d’un projet étape par étape». Très simple, l’interface repose sur deux éléments: des colonnes et des cartes. Une carte correspond à une tâche, une colonne, à un état d’avancée. Une équipe peut ainsi communiquer en temps réel sur la préparation d’un dossier destiné à un client, par exemple. Il suffit au manager de créer un tableau Trello avec plusieurs colonnes («À rédiger», «En relecture pour validation», «Validé», «À envoyer au graphiste», etc) et déplacer les différentes cartes («Briefing client», «Stratégie réseaux sociaux», «Soirée de lancement», etc).

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La très récente Réunio vise quant à elle à augmenter l’efficacité d’une équipe avant, pendant et après une réunion. Développée par deux Français, l’outil offre de nombreuses fonctionnalités: coordination des plannings, ordre du jour assisté, guide interactif pour ne pas perdre le fil de la discussion, timekeeper, mise en page automatique d’un compte-rendu archivé de façon sécurisée… Un vrai plus pour des réunions efficaces.

Pour tout ce qui n’est pas urgent mais qu’on ne veut pas oublier, il y a Do it tomorrow. «Une interface simple et intuitive qui permet de noter des tâches quotidiennes, mais surtout de les reporter au lendemain», résume Diane Ballonat-Rolland. Une goutte de désinvolture dans un océan de deadlines.

Entre les discussions dans l’open space et les notifications incessantes, se consacrer pleinement à une seule tâche relève parfois du chemin de croix. Résultat: «un multi tasking contre-productif et source de stress, déplore notre coach. On travaille sur un mode fragmenté qui mène à l’éparpillement mental. C’est très énergivore, ça génère de la fatigue cognitive et allonge le temps de travail». Plusieurs sociétés ont donc développé des applications d’aide à la concentration.

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Focuslist permet ainsi d’inscrire le temps nécessaire à une tâche puis de lancer un minuteur. L’application applique ensuite la technique de la tomate: Focuslist égrène 25 minutes, pendant lesquelles l’utilisateur se concentre sur son travail, puis 5 minutes de pause, et ainsi de suite. Les données enregistrées permettent enfin de dresser un bilan et de réévaluer le temps nécessaire à chaque tâche.

Forest applique un principe similaire, l’aspect ludique en plus: un arbre virtuel commence à pousser lorsqu’on lance l’application. Il faut attendre 30 minutes sans toucher à son portable pour que le végétal devienne adulte. Sinon, il meurt sur pied. À la fin de la journée, Forest comptabilise le temps de concentration total. «Cela permet de mettre les distractions à distance grâce à des stratégies de temps limité, explique Diane Ballonad-Rolland. C’est intéressant pour les personnes qui ont tendance à procrastiner ou, au contraire, à travailler sans faire de pause. Fractionner son temps et travailler en mono-tâche permet de gagner en efficacité».

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Bonus: Forest est partenaire de Trees for the Future, une organisation à but non-lucratif qui a déjà planté plus de 550.000 arbres, des vrais cette fois, pour lutter contre la pauvreté, la malnutrition et la déforestation.

«Quand on accompagne quelqu’un en gestion du temps, que ce soit de manière individuelle ou collective, on commence par un travail d’analyse. L’idée n’est pas de tout rationnaliser et rentabiliser, mais de savoir comment et à quoi on utilise notre temps, pour mieux le réorganiser. Sauf qu’on est souvent incapables de le quantifier et de le qualifier», note Diane Ballonat-Rolland.

Pour y remédier, Hours propose un simple minuteur qu’il suffit de déclencher lorsqu’on commence une tâche, avant de l’interrompre pour la reprendre, ou non. L’application génère ensuite des bilans détaillés, accompagnés de graphiques et commentaires. Une version destinée aux équipes existe aussi.

Rescue Time est un équivalent à installer sur votre ordinateur. L’application enregistre vos activités en direct et vous en fournit un compte-rendu détaillé. Sans oublier des objectifs associés à une note de productivité et des alertes pour vous inciter à lâcher vos dossiers professionnels une fois rentrés chez vous. Vous pouvez aussi bloquer l’accès à certains sites pour éviter de procrastiner.

Slack est l’une des applications de messagerie instantanée les plus connues. Une de plus, nous direz-vous? Pas du tout. Celle-ci est réservée aux messages courts à traiter en urgence et aux discussions rapides. Elle permet de désengorger vos boîtes maîls, que vous n’utilisez plus que pour faire circuler de l’information à sens unique.

Pour réfléchir collectivement, Mindmeister génère des cartes mentales collectives, partagées entre les membres d’une équipe. Un outil efficace pour le brainstorming, l’organisation de réunions, la création de compte-rendu ou encore la planification de projets.

Dans le même esprit, Padlet est l’équivalent virtuel d’un tableau de Post-it. L’interface, qui supporte tous les formats de la vidéo au son en passant par le texte, permet de créer des panneaux collaboratifs avec un large choix de mises en forme. Les «padlets» ainsi créés peuvent ensuite être exportés en PDF. «Ce sont des outils liés aux méthodes agiles, qui consistent à s’adapter au fur et à mesure que le projet avance, explique Diane Ballonat-Rolland. Les murs collaboratifs comme Padlet sont surtout inspirés de la méthode Kanban, la fameuse technique des post-its utilisés pour réfléchir en groupe ou encore imaginer l’interface d’un site internet, par exemple».

Evernote, une autre application, offre les mêmes fonctionnalités. Restent les bons vieux drive proposés par Google, Apple ou encore Dropbox, devenus indispensables pour travailler depuis n’importe où. Sans oublier de décrocher de temps en temps.

Bon conseils mais dommage que l auteur ne mentionne pas omnifocus (ni meme Things) Heureusement est evoque todoist…

Et il ne faut pas oublié les addins, power-ups et extensions Chrome, 3 me viennent à l’esprit car elles m’ont aider à gagner en efficacité:

  • Trello addin pour Outlook
  • Power-up Butler pour Trello
  • ext Google Chrome calendrier pour Trello

Du coup @yannick tu utilises trello si je comprends bien.

Pour ta pratique de GTD, quels avantages y vois-tu par rapport à des app comme nirvana ?

J‘utilise Trello pour toute la partie collaboration - travaille d’équipe sur les projets multi-pays ainsi que pour la visualisation de la ligne de production et des interventions SAV. Je vois toutes modifications faites sur chaque tableau Trello en temps réel sur mon iPhone dans l’app. Trello. Un “game changer” pour l’‘agilité et la fluidité de l’information dans toute l’entreprise.

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En lisant ce sujet je me disais que l’outil c’est bien mais que le principe c’est mieux :slight_smile: et je réitère avec Trello tel Qu’en parle @yannick : à mon avis c’est surtout le kanban qui est le « game changer » plutôt que Trello, qui n’en est qu’une mise en application bien foutue.

Exactement Romain le Kanban et l’aspect collaboratif en temps réel.

Hello.
Loin de moi l’idée d’abonder forcément dans ton sens @Romain mais ce que tu viens de dire reflète exactement ma pensée. Du coup j’ai un peu lâché le sujet « outil », ça enferme trop le discours dans un processus tracé.

L outil n est qu un outil. C est un vecteur. Si j osais je dirais que c’est juste un moyen. Un peu comme une locomotive qui tire plus ou moins bien nos wagons (projets, actions etc…)

Je me mefie des trucs complexes.

Beaucoup de debutants ( et parfois des confirmes souvent brillants au demeurant) confondent outil et gtd. Il pensent qu en utilisant des choses complexes et puissantes ils parviendront a mieux travailler, a obtenir plus de performance, d efficacite. Il se lancent dans des recherches et develloppements de softs qui ressemblent plus a la quete du graal qu a une recherche raisonnable… (j ai deja donne ! :joy::joy::joy::joy::joy:)

Pour moi, desormais, c est tout le Contraire. Je crois vraiment que ce qui fait la force de gtd c est sa globalite et le respect stricte de ses principes simples. Depuis que j ai compris cela et applique ma propre vision de gtd a omnifocus (Modeles de contextes et projets partages ici :blush:) je n ais plus aucun soucis d outil. Nb il est vrai que mon set up est 100% GTD.

De plus, Je n ais pas non plus besoin de partager mes projets avec d autres, si c etait le cas j utiliserai un systeme collaboratif comme un crm ou des systemes gtd collaboratifs il doit bien y en avoir… nirvana ? Todoist ? Toodledo ?

Trello reste pour moi une forme de kaban ameliore.

Autre solution collaborative : le CRM.
Pipedrive fait beaucoup mieux et en 10 fois plus puissant. Pipedrive est collaboratif et parfaitement capable de gerer gtd. Le seul probleme c est les dates obligatoires. Si on affecte tout au vendredi d apres ca fonctionne ( d autant plus qu on peut reporter des ou certaines dates en batch : exemple de mode opératoire : reporter toutes les taches actives a vendredi prochain - a reexaminer lors de la prochaine WR) quitte a utiliser un mot clef pour les retrouver instantanément…

Mais moi pour GTD, au risque de me repeter, Je préfère omnifocus. De tres tres loin. Et croyez moi ou pas je ne suis pas pret de changer ! Tant que omnigroup fera du bon boulot bien sur !

Je pense qu à terme OF deviendra collaboratif. L etape web qui vient d etre franchie permet d utiliser Pc et Mac. OF est conçue pour Mac. J ai cependant ete surpris par La version web. Meme si elle est encore un peu embryonnaire et qu il vaut mieux (sinon indispensable ) avoir un Mac en plus du web /pc, elle devrait évoluer et pourquoi pas devenir un jour peut etre full web comme beaucoup de logiciels l ont fait (exemple Daylite)

De la , pour OF, rien n empeche une solution collaborative. pour moi c est une evidence. La question est de savoir quand…