@anon56350303, @fdenoisy, @Romain, je propose que l’on crée des « référents » outils ou « Practice » 
En fonction des affinités de chacun avec leur outil. Et pourquoi pas des ateliers Skype pour aider à implémenter les outils !
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Super idée @Alexis ! Si tu as déjà des idées de comment mettre ça en place n’hésite pas (au delà de « on se connait donc on le sait » 
), de mon côté je peux réfléchir à quelque chose aussi
C’est dans mon backlog Je reviens vers vous dès que j’ai avancé sur le sujet
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Si je ne me trompe pas c’est un terme propre au développement informatique : « Un backlog est une liste priorisée des fonctionnalités à développer ou améliorer dans le cadre d’un service / produit informatique (logiciel, application mobile, etc.) ».
Dans le cadre de GTD mon « backlog » correspond à mes listes Next ou Un jour peut-être.
Hello, je croyais que backlog signifiait la liste des taches en retard, ou à vérifier en attente de triage… Mark Forster utilise beaucoup ce terme.
Hello !
Un backlog n’est étymologiquement rien de plus qu’une liste de choses qui s’accumulent et qu’on droit traiter.
Ce peut être des choses en retard ou des choses à planifier.
La définition que donne @Alexis est celle utilisée dans les méthodes de gestion de projets Agile telles que SCRUM.
Dans tous les cas, il s’agit d’une liste de choses à traiter. La particularité avec des méthodologies comme SCRUM c’est que ces choses à traiter ont déjà leur ordre de priorité. L’ordre de réalisation étant déjà défini, il n’y a pas à réfléchir quant au prochain sujet à traiter et en l’occurrence à la prochaine fonctionnalité à livrer.
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Hello à tous,
Je propose ceci :
- Créer 4 (ou plus) posts dans Catégorie outil :
- Référent outil - Nirvana Hq
- Référent outil - Things
- Référent outil - OF3
- Référent outil - Pipedrive
…
- Insérer dans chacun des posts les liens calendly, Webex, Skype de chacun des référents outils afin de pouvoir organiser facilement des réunions individuelles ou en groupe.
Les sujets peuvent être les suivants : Prise en main de l’outils, Truc et astuces, Tutoriels, …
Est ce que ça vous convient ?
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Du coup, ça irait bien en complément avec la série (qui avance pas rapidement, je le concède) des vidéos « outils » du site. Pour le moment, par exemple, on a un « cours » sur OmniFocus 3, on a dans le tuyau un autre pour Outlook, pour Todoist, pour Nirvana, etc. Regarde celui sur OF3, si tu ne l’as pas déjà fait, pour avoir une idée de ce dont je parle.
Je verrais bien, en ressources de ces cours, ta structuration.
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Une pile en attente de choses à faire
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Et j’ai oublié de préciser, on parle de backlog pour les bons de commande qui sont entrées dans un système de facturation mais pas encore facturés.
Hello à tous,
Ci-dessous un article du Figaro intitulé « To-do list du futur: les meilleures applications pour s’organiser au travail » :
NOS CONSEILS - Il existe une application pour à peu près tout ce qui nous fait perdre du temps au travail. Tour d’horizon de vos meilleurs alliés face à des journées trop remplies.
Planifier la journée parfaite, organiser une réunion ultra-efficace ou encore entrer en mode deep working grâce à une application qui nous aide à lâcher notre téléphone - oui, c’est paradoxal. Sur leurs sites, les créateurs d’applications dédiées à l’efficacité professionnelle rivalisent de promesses. Et il faut bien l’admettre: gérer ses agendas et to-do lists est devenu un défi en soi. Mais «il ne faut pas non plus multiplier les applications de productivité, en avoir des dizaines n’a aucun intérêt», rappelle Diane Ballonad Rolland, fondatrice et dirigeante du cabinet Temps & Équilibre.
Son premier conseil: éviter de multiplier les applications aux fonctionnalités similaires. Mieux vaut tout centraliser qu’avoir un agenda pour les réunions, un autre pour les dîners, un troisième pour les rendez-vous médicaux des enfants… Deuxième conseil: privilégier les interfaces simples. «Passer des heures à remplir des applications complexes est absolument contre-productif, alors que leur but est de nous faciliter la vie», souligne la coach. La clé est de choisir quelques logiciels qui «s’intègrent simplement à notre propre organisation» et de bien se les approprier.
Une fois le calendrier Google ou IPhone bien en main, des applications comme l’incontournable Wunderlist permettent de créer des to-do lists par thèmes, du travail aux courses en passant par les films à aller voir. On peut y classer les éléments, programmer une échéance ou un rappel et même joindre un fichier si besoin. Une fois créées, les listes sont accessibles sur tous vos appareils, peuvent être partagées ou encore imprimées telles quelles. Il ne vous reste plus qu’à cocher une tâche lorsqu’elle est accomplie.
Todoist offre les mêmes fonctionnalités, avec un gros plus: l’application permet de se fixer des objectifs de productivité et d’observer ses résultats sur des courbes générées automatiquement. Une version Business a aussi été conçue pour être utilisée par toute une équipe.
L’application Trello , elle aussi très connue, est «l’outil collaboratif par excellence, juge Diane Ballonad-Rolland. Elle permet de suivre l’avancée d’un projet étape par étape». Très simple, l’interface repose sur deux éléments: des colonnes et des cartes. Une carte correspond à une tâche, une colonne, à un état d’avancée. Une équipe peut ainsi communiquer en temps réel sur la préparation d’un dossier destiné à un client, par exemple. Il suffit au manager de créer un tableau Trello avec plusieurs colonnes («À rédiger», «En relecture pour validation», «Validé», «À envoyer au graphiste», etc) et déplacer les différentes cartes («Briefing client», «Stratégie réseaux sociaux», «Soirée de lancement», etc).
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La très récente Réunio vise quant à elle à augmenter l’efficacité d’une équipe avant, pendant et après une réunion. Développée par deux Français, l’outil offre de nombreuses fonctionnalités: coordination des plannings, ordre du jour assisté, guide interactif pour ne pas perdre le fil de la discussion, timekeeper, mise en page automatique d’un compte-rendu archivé de façon sécurisée… Un vrai plus pour des réunions efficaces.
Pour tout ce qui n’est pas urgent mais qu’on ne veut pas oublier, il y a Do it tomorrow. «Une interface simple et intuitive qui permet de noter des tâches quotidiennes, mais surtout de les reporter au lendemain», résume Diane Ballonat-Rolland. Une goutte de désinvolture dans un océan de deadlines.
Entre les discussions dans l’open space et les notifications incessantes, se consacrer pleinement à une seule tâche relève parfois du chemin de croix. Résultat: «un multi tasking contre-productif et source de stress, déplore notre coach. On travaille sur un mode fragmenté qui mène à l’éparpillement mental. C’est très énergivore, ça génère de la fatigue cognitive et allonge le temps de travail». Plusieurs sociétés ont donc développé des applications d’aide à la concentration.
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Focuslist permet ainsi d’inscrire le temps nécessaire à une tâche puis de lancer un minuteur. L’application applique ensuite la technique de la tomate: Focuslist égrène 25 minutes, pendant lesquelles l’utilisateur se concentre sur son travail, puis 5 minutes de pause, et ainsi de suite. Les données enregistrées permettent enfin de dresser un bilan et de réévaluer le temps nécessaire à chaque tâche.
Forest applique un principe similaire, l’aspect ludique en plus: un arbre virtuel commence à pousser lorsqu’on lance l’application. Il faut attendre 30 minutes sans toucher à son portable pour que le végétal devienne adulte. Sinon, il meurt sur pied. À la fin de la journée, Forest comptabilise le temps de concentration total. «Cela permet de mettre les distractions à distance grâce à des stratégies de temps limité, explique Diane Ballonad-Rolland. C’est intéressant pour les personnes qui ont tendance à procrastiner ou, au contraire, à travailler sans faire de pause. Fractionner son temps et travailler en mono-tâche permet de gagner en efficacité».
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Bonus: Forest est partenaire de Trees for the Future, une organisation à but non-lucratif qui a déjà planté plus de 550.000 arbres, des vrais cette fois, pour lutter contre la pauvreté, la malnutrition et la déforestation.
«Quand on accompagne quelqu’un en gestion du temps, que ce soit de manière individuelle ou collective, on commence par un travail d’analyse. L’idée n’est pas de tout rationnaliser et rentabiliser, mais de savoir comment et à quoi on utilise notre temps, pour mieux le réorganiser. Sauf qu’on est souvent incapables de le quantifier et de le qualifier», note Diane Ballonat-Rolland.
Pour y remédier, Hours propose un simple minuteur qu’il suffit de déclencher lorsqu’on commence une tâche, avant de l’interrompre pour la reprendre, ou non. L’application génère ensuite des bilans détaillés, accompagnés de graphiques et commentaires. Une version destinée aux équipes existe aussi.
Rescue Time est un équivalent à installer sur votre ordinateur. L’application enregistre vos activités en direct et vous en fournit un compte-rendu détaillé. Sans oublier des objectifs associés à une note de productivité et des alertes pour vous inciter à lâcher vos dossiers professionnels une fois rentrés chez vous. Vous pouvez aussi bloquer l’accès à certains sites pour éviter de procrastiner.
Slack est l’une des applications de messagerie instantanée les plus connues. Une de plus, nous direz-vous? Pas du tout. Celle-ci est réservée aux messages courts à traiter en urgence et aux discussions rapides. Elle permet de désengorger vos boîtes maîls, que vous n’utilisez plus que pour faire circuler de l’information à sens unique.
Pour réfléchir collectivement, Mindmeister génère des cartes mentales collectives, partagées entre les membres d’une équipe. Un outil efficace pour le brainstorming, l’organisation de réunions, la création de compte-rendu ou encore la planification de projets.
Dans le même esprit, Padlet est l’équivalent virtuel d’un tableau de Post-it. L’interface, qui supporte tous les formats de la vidéo au son en passant par le texte, permet de créer des panneaux collaboratifs avec un large choix de mises en forme. Les «padlets» ainsi créés peuvent ensuite être exportés en PDF. «Ce sont des outils liés aux méthodes agiles, qui consistent à s’adapter au fur et à mesure que le projet avance, explique Diane Ballonat-Rolland. Les murs collaboratifs comme Padlet sont surtout inspirés de la méthode Kanban, la fameuse technique des post-its utilisés pour réfléchir en groupe ou encore imaginer l’interface d’un site internet, par exemple».
Evernote, une autre application, offre les mêmes fonctionnalités. Restent les bons vieux drive proposés par Google, Apple ou encore Dropbox, devenus indispensables pour travailler depuis n’importe où. Sans oublier de décrocher de temps en temps.
Bon conseils mais dommage que l auteur ne mentionne pas omnifocus (ni meme Things) Heureusement est evoque todoist…
Et il ne faut pas oublié les addins, power-ups et extensions Chrome, 3 me viennent à l’esprit car elles m’ont aider à gagner en efficacité:
- Trello addin pour Outlook
- Power-up Butler pour Trello
- ext Google Chrome calendrier pour Trello
Du coup @yannick tu utilises trello si je comprends bien.
Pour ta pratique de GTD, quels avantages y vois-tu par rapport à des app comme nirvana ?
J‘utilise Trello pour toute la partie collaboration - travaille d’équipe sur les projets multi-pays ainsi que pour la visualisation de la ligne de production et des interventions SAV. Je vois toutes modifications faites sur chaque tableau Trello en temps réel sur mon iPhone dans l’app. Trello. Un “game changer” pour l’‘agilité et la fluidité de l’information dans toute l’entreprise.
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En lisant ce sujet je me disais que l’outil c’est bien mais que le principe c’est mieux 
et je réitère avec Trello tel Qu’en parle @yannick : à mon avis c’est surtout le kanban qui est le « game changer » plutôt que Trello, qui n’en est qu’une mise en application bien foutue.