GTD / Implantation de mon systeme CRM sur PIPEDRIVE

Voici une copie d’ecran de mon set up d INBOX et ma vue standart. Bien entendu chaque vue est totalement paramétrable (tres facilement) un enfant de 10 ans en serait capable… Rien de bien compliqué donc sauf de savoir exactement ce que l’on veut !

Bien sur je l aurai preferé plus minimaliste mais les champs contact (personne) et offre (Projet) sont indispensables dans ce crm. Je clarifie beaucoup plus vite. En cliquant sur un des sujets (tache/projet/personne…), j’ accede directement à sa fiche complète récapitulative et ça c’est génial ! .
Par ailleurs en cliquant sur chaque colonne on a un trie de la colonne elle même exemple par contextes tous les appels d’abord, par date, par projet… C’est tres utile dans le feu de l’action…

Nb les icones en bleu que vous voyez en haut de la liste sont mes contextes, tels que je les ai décris précédemment. 3 contextes actifs sont tres importants pour moi : Les appels, la liste @Bureau deepwork et la liste @Bureau Faible impact que j’ai "emprunté " à. @Julian (mille merci à toi car cela me change la vie !)

Suite de mon article intitulé COMMENT PIPEDRIVE est en train de changer ma vie. (2ere partie : " les PIPES " / TUNNELS DE VENTE )

Un des soucis que m’a souvent posé problême avec GTD c’est la vue globale de mes informations et donc le pilotage global de mes PROJETS.

Ici, mon CRM me permet à travers des perspectives dédiées de constater et modifier instantanément le stade d’avancement de mes projets. Jadis je devais utiliser TRELLO pour ça (ou une feuille de mon bujo)

Voici un exemple de l’avancement de mes OBLIGATIONS. L’idee de base c’est que je fait glisser chaque projet dans la bonne colonne au fur et à mesure et ça cela change tout !

Le Triangle en jaune signifie qu’il n’y a pas de prochaine action. Normal, j’attaque ma weekly review professionnelle cet apres midi !

La fleche en rouge que la tache est notée à aujourd’hui.

TIP : J’ajoute une date a coté du projet dans la colonne TICKLER (échéancier) dès que je suis prêt, car ce sont des projets qui demarrent plus tard). Exemple impossible de cloturer les compte de la société maintenant car l’année n’est pas finie !

Je peux ainsi me concentrer sur certains sujets en choisissant mon domaine de responsabilité et avoir l’ensemble des information qui s’y rapporte synthetisées. Apres il ne me reste plus qu’a bine definir sa prochaine action et c’est parti ! :joy:

1 J'aime

@francois
J’te jure que si un jour j’ai le temps,
j’écris un livre sur toi et les outils :crazy_face::partying_face::star_struck:

1 J'aime

Nonobstant, je baisse les bras rien que de me dire que je vais perdre du temps à apprendre un logiciel !

Hello Margot ! Ecrire un bouquin sur moi c’est trop gentil ! mais j’ai peur que ça n’intéresse personne… :smile:

Plus serieusement : Tu sais la mise en place des outils c’est compliqué. D’abord la vie n’est que changement. Donc un coup ça va et puis peu à peu on a besoin de nouveaux outils plus puissants pour faire d’autre choses. On pas…

Sincerement et avec la plus grande bienveillance je considère qu’omnifocus est l’outil ideal pour un besoin standart et appliquer GTD. J’ai travaillé avec pendant plus de 13 ans et même si je lui ai fait plein d’infidélités, je ne regrette pas. Grace à lui j’ai énormément appris. C’est un outil formidable, simple et puissant avec de très forts d’atouts. Mais il n’est pas parfait et pour moi insuffisant au regard de mes besoins actuels.

Chez moi tout à évolué. Des que je mes suis rendu compte de l’interpénétration des sujets marketing, produits, commercial, personne, resultats cela est devenu vite tres compliqué.

Quand à PD il a l’air compliqué vu comme ça de l’extérieur mais en vérité il est tres simple. Comme je le disais ce qui est le plus difficile c’est de calquer ses processus de travail. ça fait tres longtemps que je réfléchis à cela. Aussi la mise en place à été tres rapide car d’une part je visualisais bien ce que je voulais en faire et d’autre part je m’étais beaucoup entrainé :joy::rofl::rofl::rofl:

Pour moi un CRM n’a d’interet que si tu as énormément d’informations, qu’elles nécessitent un trie important et une vision globale et claire de ton activité.

En 10 jours grace à l’equipe technique j’ai reussi globalement à le faire fonctionner

La je suis en plein dans les processus automatiques (ce qu’expliquait @yannick . En bref ce sont des fonctions de type fonctionnel et procédurales du style : S’IL SE PASSE ceci ALORS fais CELA… Exemple si tu travaille sur une tache x relative à un projet Y des qu’elle est terminée > ouvre la fenêtre prochaine action et inscrits la… C’est C… mais pour GTD c’est génial…

Après je comprend complètement c’est beaucoup de boulot de comprendre un systeme surtout un CRM et on a tous on a beaucoup de mal à changer c’est pourquoi @Romain par exemple adore son DAYLITE moi j’aime de plus en plus mon PD et mon omnifocus pour mes projets vraiment personnels. Mais je n’exclus pas la possibilité de tout transferer dans PD à terme…

J’ai toujours révé d’un systeme centralisé qui fasse (presque tout) et j’ai l’impression que je suis en train d’y arriver…

14 messages ont été scindés en un nouveau sujet : Des référentes pour nos outils?

J’avais l’idée d’integrer dans mon CRM un peu pres tout. Je me rend compte à l’usage l’idee n’est pas si bonne que ça et que cela ne fonctionne pas avec GTD comme je veux… pour tout !

Je m’oriente vers le principe que tout ce qui a besoin d’un reporting (le plus souvent lié à une personne et un projet) va dans mon CRM. Tout le reste va dans Omnifocus (pro comme perso) notamment tout ce qui est projets lié à la GESTION. Exemple le projet " Structurer les PIPES de PD" qui originellement était dans PD est (re)passé dans Omnifocus. Il en est de même pour le projet comptabilité.

En fait j’ai surtout besoin de tracker les historiques et actions des personnes et de mes immeubles et de realiser bien sur des actions commerciales (mini emailings)

Aussi, c’est plus facile à gérer et omnifocus est tellement efficace pour ce type de projets qu’il n’y a pas photo. En revanche pour le commercial et le suivi des personnes mon CRM est imbattable. Il nécessite beaucoup de rigueur mais au final ça vaut le coup. :grin:

Heureusement je n’ai pas eu grand chose à migrer mais c’est déjà beaucoup plus clair. :wink:

Ah !
L’eau du lac a déjà pris quelques rides :thinking::woozy_face:

:joy: un pur crm ne fonctionne pas comme une data base classique. Il est orienté personne. Tout part de la personne. Certains sont plus hybrides comme daylite. Ma suggestion, Regardes cela attentivement. On peut bien sûr tout intégrer sur PD mais cela m’a paru plus complexe que de les externaliser dans OF. :unamused: c’est juste une question de ressenti personnel. A tester de ton coté…

Teasing ! J’ai commencé a structurer mon CRM afin de faire en sorte qu’il rassemble l’ensemble de mes projets. Je me rend compte qu’il est possible d’appliquer presque tout GTD mais d’une maniere particulière qui induit de nouvelles habitudes et une façon chez moi un peu particulière de procéder.
Je rentre donc dans une période de test et d’essai qui je pense devrait bien se passer et ne pas être (je l’espère) trop chronophage. Pour l’instant… ça va.
J’ai encore quelques incertitudes notamment sur la façon de gerer mes references de part l’approche particulière des CRM.

Voici un premier constat de mon essai. D’abord, la migration des datas s’est bien passée.
Concernant l’usage Pipedrive m’oblige à mettre une date à chaque tache. Ma convention a été de mettre au Lundi les taches de la semaine suivante. De la j’applique GTD de façon un peu differente :

  • Je planifie certains jours pour certaines choses exemple la prospection le mardi, ma WR le vendredi.
    Naturellement toutes les taches relatives sont mise à ces dates quitte à les reprogrammer la semaine suivante.
  • Ensuite pendant la journée je travaille sur mes blocs de travail impératifs. Chaque jour je fixe un ou deux sujets sur lequel je ne veux pas déroger c’est ma priorité du jour. En general je les planifie la veille au soir mais il m’arrive de commencer par cela le matin avant meme de commencer ma journée de travail.
  • Mes projets actionnables ou futurs sont tous dans Pipedrive et classer dans un pipe. J’ai ainsi une vision rapide de ce qui est identifié, en cours ou à venir…
  • Mes SMB sont toujours dans omnifocus. On verra plus tard ce que j’en fait. Pour l’instant ils y sont tres bien.

J’ai des contextes simples qui sont Tache, appel, Email, rdv et Waiting for. Je constate que c’est facile à utiliser je peux ainsi choisir parmi la liste de mes appels ceux à faire aujourd"hui ou plus tard que je décide d’anticiper.

Coté confort de travail c’est assez pratique. Mes projets sont mes opportunités. J’ai des champs notes et je m’en sert comme MPN et comme gestionnaire de liste de taches. Tout est relié au contact de sorte qu’il est facile d’avoir une vue à 360 degrés de toutes mes demandes, offres, notes concernant telle ou telle personne.

Mes contacts et bientot mes sociétés sont qualifiées et priorisés par couleur. Il en est de meme pour mes projets (opportunités) Voici un exemple rapide

Le gros avantage du systeme c’est de permettre de sélectionner mes informations de façon assez fine et efficiente. Si un client m’appelle je peux en un instant l’informer sur tout ce que j 'ai à vendre mais aussi sur ce qui va arriver. Il est aussi tres facile de prévoir une tache immédiate de relance du produit a venir pour le client en question que l’on retrouvera dans les contacts correspondants. Si une nouvelle opprortunité apparait ex il est intéressé par mon immeuble je peux creer celle ci et la mettre dans un de mes pipes avec un stade d’avancement. Il est ainsi aisé de voir instantanément ce qui est chaud de ce qui ne l’est pas.

Mon systeme n’est pas parfait. Mais il correspond mieux à mes besoin et il s’améliore peu à peu. Surtout il centralise tout. C’est l’essentiel (surtout pour les recherches générales)
Mes references sont sur Evernote (pour les générales) et sur Drive pour celles relatives à l’entreprise à mes immeubles et au references entreprises.

GTD reste au coeur du systeme. Hormi ces légères planifications je lui fais totalement confiance pour gerer mon systeme.

Hello @francois,
Est ce que tu utilises ton CRM pour les projets perso également ?

Question : pourquoi n’aurais-tu pas toutes tes actions et projet dans OF et uniquement ce qui concerne ta responsabilité commerciale dans Pipe Drive ?

1 J'aime

hello Alexis
Oui totalement. A force de bidouiller je me suis rendu compte qu’il faut que mon systeme gere absolument tout. Voici une photo de mon pipe personnel avec quelques projet. (J’ai pas mal de pipes)

Je suis assez d’accord avec @Romain par rapport à sa question. Le calendrier est un outil GTD cependant il n’est pas intégré dans un gestionnaire de tâche, idem, les dossiers de références dans l’ordinateur sont aussi des support pour la méthode mais ils ne sont pas « fourni » dans un système global.
Ma crainte est que tu sois bloqué par l’outil qui selon moi n’est pas aussi « agile » qu’un gestionnaire estampillé GTD.
Pour ma part j’ai mon gestionnaire de tâches qui gère ma vie pro et perso, et un CRM pour mon activité commerciale.

@Romain
Parceque c’est un tout. Si c’est dispersé, chez moi ca ne marche pas.

Le truc c’est que tout va trop vite. Les appels, les emails, les sms, les what app. Tout est lié. Il faut pouvoir mettre les actions dans la foulée, planifier les truc, avoir une vision globale du contact, du projet décider et agir etc…

Souvent j’ai des idées à partir de l’email reçu, de l’historique, de la tache suivante ou de celle d’après.

En séparant les deux (PD et OF par exemple) il y a un doublon. Doublon de controle, doublon de révision, doublon de liste de projets, doublon des contacts, qu’est ce qu’on met ou ? Pourquoi ? Et perte de temps. Ca ne marche pas. En tous cas pas chez moi et sincèrement apres avoir essayé dans tous les sens sur THINGS, OMINFOCUS Etc… Je n’y parviens pas.

J’ai besoin d’avoir tout sous les yeux et de décider en fonction de ce qui se passe ou s’est passé.

Pipe drive permet de tout faire instantanément et surtout de planifier l’action.

Par ailleurs PD gere super bien les actions (qu’il appel activités) et les trie d’action, de projet…

Ci joint un module projet par exemple plus clair de tout ce que je pourrais dire.

Et si je suis dans une offre ou une demande que j’appelle le client en un instant j’ai tout sous les yeux et je peux décider de mes prochaines actions et les mettre immédiatement dans le systeme.
Il est vrai que je ne passe plus par l’inbox car maintenant mon cerveau est formaté en prochaine action

Ma WR du vendredi fait le trie…

Si @Alexis le calendrier est intégré dans Pipedrive ! Heureusement ! et il est génial !

Voici le mien de cette semaine

Ce qui est vachement bien c’est que ca permet de replanifier directement a partir de n’importe quel agenda j’ai en rouge mes grosses pierres exemple [PROSPECTION] a mardi…

Ceci dit je met toujours dans mon calendrier ical en rouge mes échéances cruciales exemple TVA le 19…

Si en lien internet direct vers evernote ou google Drive qui est intégré. C’est top.

PD gere aussi les emails fait les compte rendu, planifie les taches, ajoute les pieces de google et avec les automation prévois la date de relance mais pas seulement. C’est un outil de dingue !

En fait le seul inconvénient que j’ai trouvé c’est qu’il ne lache rien. Au final on se retrouve avec un gros boulot de choix décisionnel sur ce qu’il faut faire ou pas. Il faut vraiment une reunion quotidienne et une hebdomadaire pour éliminer certaines informations ou les mettre de coté. C’est la qu’interviennent les pipes. Chaque projet va dans un pipe avec un stade d’avancement. Pour chacun il faut décider de ce qui est essentiel ou pas, de la feuille de route, des actions, bien noter les WF mais quand c’est bien fait quel Comfort ! Exemple mon client Y m’appelle ce matin. C’est un gros client j’ai une 10 aine de projets a suivre pour lui, des demandes mais des offres aussi. En moins de 2 mn on a fait le point de tout. Chaque projet a évolué. De nouvelles priorités on été fixées par projet un par un. Il m’a dit par exemple qu’il ne voulait plus de commerce alors que c’était en rouge chez moi (prioritaire) ou alors sur opportunité et m’a dit qu’il souhaitait du bureau qui avant était une recherche secondaire. C’est vraiment génial de voir l’évolution des projets.
Ce soir j’éditerai toutes les modification des projets de la semaine et je refilerai mes priorités pour le lendemain. Sur quoi je vais bosser et pour quel resultat attendu ? C’est tout l’intérêt du CRM. Mais c’est une autre façon de bosser.

Dernier petit truc les émails
Tres puissants chez Pipedrive. Possibilité de creer des emailings directs (attention rester raisonnable sinon spam) mais le top c’est la possibité de savoir si la personne a lu mon email
Ici une photo l’oeil = il l’a vu ! Mais quand (Pipedrive le précise) Je le relance quand ? Comment ?

et tout ca c’est synchronise avec google comme l’agenda, les contacts…
Et on peut travailler à partir de google comme à partir de Pipedrive
C’est stupéfiant ! et c’est surtout tres utile pour décider d’une action future…