GTD / Implantation de mon systeme CRM sur PIPEDRIVE

Ah !
L’eau du lac a déjà pris quelques rides :thinking::woozy_face:

:joy: un pur crm ne fonctionne pas comme une data base classique. Il est orienté personne. Tout part de la personne. Certains sont plus hybrides comme daylite. Ma suggestion, Regardes cela attentivement. On peut bien sûr tout intégrer sur PD mais cela m’a paru plus complexe que de les externaliser dans OF. :unamused: c’est juste une question de ressenti personnel. A tester de ton coté…

Teasing ! J’ai commencé a structurer mon CRM afin de faire en sorte qu’il rassemble l’ensemble de mes projets. Je me rend compte qu’il est possible d’appliquer presque tout GTD mais d’une maniere particulière qui induit de nouvelles habitudes et une façon chez moi un peu particulière de procéder.
Je rentre donc dans une période de test et d’essai qui je pense devrait bien se passer et ne pas être (je l’espère) trop chronophage. Pour l’instant… ça va.
J’ai encore quelques incertitudes notamment sur la façon de gerer mes references de part l’approche particulière des CRM.

Voici un premier constat de mon essai. D’abord, la migration des datas s’est bien passée.
Concernant l’usage Pipedrive m’oblige à mettre une date à chaque tache. Ma convention a été de mettre au Lundi les taches de la semaine suivante. De la j’applique GTD de façon un peu differente :

  • Je planifie certains jours pour certaines choses exemple la prospection le mardi, ma WR le vendredi.
    Naturellement toutes les taches relatives sont mise à ces dates quitte à les reprogrammer la semaine suivante.
  • Ensuite pendant la journée je travaille sur mes blocs de travail impératifs. Chaque jour je fixe un ou deux sujets sur lequel je ne veux pas déroger c’est ma priorité du jour. En general je les planifie la veille au soir mais il m’arrive de commencer par cela le matin avant meme de commencer ma journée de travail.
  • Mes projets actionnables ou futurs sont tous dans Pipedrive et classer dans un pipe. J’ai ainsi une vision rapide de ce qui est identifié, en cours ou à venir…
  • Mes SMB sont toujours dans omnifocus. On verra plus tard ce que j’en fait. Pour l’instant ils y sont tres bien.

J’ai des contextes simples qui sont Tache, appel, Email, rdv et Waiting for. Je constate que c’est facile à utiliser je peux ainsi choisir parmi la liste de mes appels ceux à faire aujourd"hui ou plus tard que je décide d’anticiper.

Coté confort de travail c’est assez pratique. Mes projets sont mes opportunités. J’ai des champs notes et je m’en sert comme MPN et comme gestionnaire de liste de taches. Tout est relié au contact de sorte qu’il est facile d’avoir une vue à 360 degrés de toutes mes demandes, offres, notes concernant telle ou telle personne.

Mes contacts et bientot mes sociétés sont qualifiées et priorisés par couleur. Il en est de meme pour mes projets (opportunités) Voici un exemple rapide

Le gros avantage du systeme c’est de permettre de sélectionner mes informations de façon assez fine et efficiente. Si un client m’appelle je peux en un instant l’informer sur tout ce que j 'ai à vendre mais aussi sur ce qui va arriver. Il est aussi tres facile de prévoir une tache immédiate de relance du produit a venir pour le client en question que l’on retrouvera dans les contacts correspondants. Si une nouvelle opprortunité apparait ex il est intéressé par mon immeuble je peux creer celle ci et la mettre dans un de mes pipes avec un stade d’avancement. Il est ainsi aisé de voir instantanément ce qui est chaud de ce qui ne l’est pas.

Mon systeme n’est pas parfait. Mais il correspond mieux à mes besoin et il s’améliore peu à peu. Surtout il centralise tout. C’est l’essentiel (surtout pour les recherches générales)
Mes references sont sur Evernote (pour les générales) et sur Drive pour celles relatives à l’entreprise à mes immeubles et au references entreprises.

GTD reste au coeur du systeme. Hormi ces légères planifications je lui fais totalement confiance pour gerer mon systeme.

Hello @francois,
Est ce que tu utilises ton CRM pour les projets perso également ?

Question : pourquoi n’aurais-tu pas toutes tes actions et projet dans OF et uniquement ce qui concerne ta responsabilité commerciale dans Pipe Drive ?

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hello Alexis
Oui totalement. A force de bidouiller je me suis rendu compte qu’il faut que mon systeme gere absolument tout. Voici une photo de mon pipe personnel avec quelques projet. (J’ai pas mal de pipes)

Je suis assez d’accord avec @Romain par rapport à sa question. Le calendrier est un outil GTD cependant il n’est pas intégré dans un gestionnaire de tâche, idem, les dossiers de références dans l’ordinateur sont aussi des support pour la méthode mais ils ne sont pas « fourni » dans un système global.
Ma crainte est que tu sois bloqué par l’outil qui selon moi n’est pas aussi « agile » qu’un gestionnaire estampillé GTD.
Pour ma part j’ai mon gestionnaire de tâches qui gère ma vie pro et perso, et un CRM pour mon activité commerciale.

@Romain
Parceque c’est un tout. Si c’est dispersé, chez moi ca ne marche pas.

Le truc c’est que tout va trop vite. Les appels, les emails, les sms, les what app. Tout est lié. Il faut pouvoir mettre les actions dans la foulée, planifier les truc, avoir une vision globale du contact, du projet décider et agir etc…

Souvent j’ai des idées à partir de l’email reçu, de l’historique, de la tache suivante ou de celle d’après.

En séparant les deux (PD et OF par exemple) il y a un doublon. Doublon de controle, doublon de révision, doublon de liste de projets, doublon des contacts, qu’est ce qu’on met ou ? Pourquoi ? Et perte de temps. Ca ne marche pas. En tous cas pas chez moi et sincèrement apres avoir essayé dans tous les sens sur THINGS, OMINFOCUS Etc… Je n’y parviens pas.

J’ai besoin d’avoir tout sous les yeux et de décider en fonction de ce qui se passe ou s’est passé.

Pipe drive permet de tout faire instantanément et surtout de planifier l’action.

Par ailleurs PD gere super bien les actions (qu’il appel activités) et les trie d’action, de projet…

Ci joint un module projet par exemple plus clair de tout ce que je pourrais dire.

Et si je suis dans une offre ou une demande que j’appelle le client en un instant j’ai tout sous les yeux et je peux décider de mes prochaines actions et les mettre immédiatement dans le systeme.
Il est vrai que je ne passe plus par l’inbox car maintenant mon cerveau est formaté en prochaine action

Ma WR du vendredi fait le trie…

Si @Alexis le calendrier est intégré dans Pipedrive ! Heureusement ! et il est génial !

Voici le mien de cette semaine

Ce qui est vachement bien c’est que ca permet de replanifier directement a partir de n’importe quel agenda j’ai en rouge mes grosses pierres exemple [PROSPECTION] a mardi…

Ceci dit je met toujours dans mon calendrier ical en rouge mes échéances cruciales exemple TVA le 19…

Si en lien internet direct vers evernote ou google Drive qui est intégré. C’est top.

PD gere aussi les emails fait les compte rendu, planifie les taches, ajoute les pieces de google et avec les automation prévois la date de relance mais pas seulement. C’est un outil de dingue !

En fait le seul inconvénient que j’ai trouvé c’est qu’il ne lache rien. Au final on se retrouve avec un gros boulot de choix décisionnel sur ce qu’il faut faire ou pas. Il faut vraiment une reunion quotidienne et une hebdomadaire pour éliminer certaines informations ou les mettre de coté. C’est la qu’interviennent les pipes. Chaque projet va dans un pipe avec un stade d’avancement. Pour chacun il faut décider de ce qui est essentiel ou pas, de la feuille de route, des actions, bien noter les WF mais quand c’est bien fait quel Comfort ! Exemple mon client Y m’appelle ce matin. C’est un gros client j’ai une 10 aine de projets a suivre pour lui, des demandes mais des offres aussi. En moins de 2 mn on a fait le point de tout. Chaque projet a évolué. De nouvelles priorités on été fixées par projet un par un. Il m’a dit par exemple qu’il ne voulait plus de commerce alors que c’était en rouge chez moi (prioritaire) ou alors sur opportunité et m’a dit qu’il souhaitait du bureau qui avant était une recherche secondaire. C’est vraiment génial de voir l’évolution des projets.
Ce soir j’éditerai toutes les modification des projets de la semaine et je refilerai mes priorités pour le lendemain. Sur quoi je vais bosser et pour quel resultat attendu ? C’est tout l’intérêt du CRM. Mais c’est une autre façon de bosser.

Dernier petit truc les émails
Tres puissants chez Pipedrive. Possibilité de creer des emailings directs (attention rester raisonnable sinon spam) mais le top c’est la possibité de savoir si la personne a lu mon email
Ici une photo l’oeil = il l’a vu ! Mais quand (Pipedrive le précise) Je le relance quand ? Comment ?

et tout ca c’est synchronise avec google comme l’agenda, les contacts…
Et on peut travailler à partir de google comme à partir de Pipedrive
C’est stupéfiant ! et c’est surtout tres utile pour décider d’une action future…

Si ca intéresse quelqu’un envoyez moi votre email en MP je vous parrainerai, j’aurais des mois gratuits, peut etre vous des réductions et en tout cas sur une période de test gratuit ! et ca me paiera le temps que je passe à écrire tout ça ! :grin:

Et pour répondre a ta question plus concrètement mon 1er setting fonctionnait comme ça. Tous mes projets étaient dans Omnifocus par domaine de responsabilité et Je me servais de Pipedrive comme systeme de reference. Mais à force de " grossir " s’est devenu difficile a gerer.

Je devais tout pointer L’immeuble OPERA était en opportunité (projet) il était aussi dans OF. Je me suis rendu compte que lorsqu’on m’appelait ca devenait difficile a gerer, idem pour les emails. A un moment j’ai commencé à re introduduire les actions jusqu’à m’apercevoir qu’omnifocus devenait inutile. Il suffisait de faire ma MPN dans PD, d’y rajouter mes prochaines actions et tout devenait naturellement géré par PD. Un nouvel email s’implantait directement dans le projet OPERA, allait aussi dans la fiche de l’émetteur. Lorsque celui ci ou le propriétaire m’appelait en un instant j’avais tout sous les yeux. Ma feuille de route, mes prochaines actions, mes compte rendu, mes historiques bref je savais exactement quoi repondre.

Quand aux WR c’était un cauchemar. Pointage des projets, pointage des actions. Impossible de vraiment séparer les choses car tout est lié.

Le plus important c’est la personne. C’est le client notre prescripteur. C’est lui qui nous paye. Et il a besoin d’une reponse immédiate dans la foulée.

Dans l’immobilier les choses vont vraiment tres vite. Selection, envoi, relance des immeubles, des demandes, des contacts sans compter la prospection etc… Ca peut vite devenir tres lourd…

Petit a petit je me suis rendu compte que l’outil PD était aussi un formidable moyen de décision. Non seulement pour comprendre l’avancement du projet grace au PIPE mais aussi pour trier les informations.

J’étais tres ennuyé car jusqu’ici je séparais bien les infos. Mais à l’usage et compte tenu du fonctionnement du CRM cela ne marchait pas.

Finalement je me suis dis bon je mets tout et je ferai le trie. Alors ça à marché.
Ne me demande pas pourquoi. Je n’en sais rien.

Je viens d’apprendre que Pipedrive revoit de fond en comble son ergonomie pour septembre. Scoop : Nouvelle présentation, bloc parametrables et plein de nouveauté dont une sécurité ultra béton !

Voici un truc interessant. J’adore savoir quand j’ai contacté mes clients. Ceux ci on une étiquette qui me permet de savoir s’ils sont « interessants » ou pas… et tout sa sans rien écrire, automatiquement
La vue ci apres donne les date des dernier contacts sur une période donnée. Je sais ainsi quand j’ai contacté pour la derniere fois un client et il me reste à consulter sa fiche pour savoir pour quoi
Nb je pourrais tres bien le préciser aussi dans ma vue… @Smb ?

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Aujourd’hui bonne journée. Bien full comme j’aime. J’ai eu a traiter un sujet un peu " délicat " et complexe, pas compliqué comme dirait notre hôte @Romain :wink: mais bien ch… quand meme. J’ai pu tester mon systeme en temps reel.
Le fait d’avoir tout sous les yeux m’a énormément aidé. Je suis reste 100% concentré sur le sujet et j’ai pu faire un mail en moins de 5 mn précis et circonstancié ou je n’ai rien oublié bien que je ne l’avais pas du tout préparé. C’est essentiellement du à mon CRM.

Maintenant j’arrive à la fin de ma journée. J’ai realisé une perspective qui me donne tout ce qui s’est passé aujourd’hui et je reprends chaque sujet et projet. J’ai vérifies mes prochaines action et pose les grosses pierre pour demain.

Sincèrement 'est une des premières fois ou je ne me sens pas complètement largué par la masse d’informations. Je pense que mon cerveau est rassuré car il sait que tout est OK. Les sujets sont identifié. Y a plus qu’à…

C’est fou comme un bon systeme change la vie.

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Dernier petit point voici comment j’ai fait ma revue du soir.
Question qu’est ce que j’ai fait de bien aujourd’hui ? Benjamin FRANKLIN
Revue de mes nouvelles offres (opportunités demandes et produits) OK
Verifcation pour chacune des prochaines actions et planification aux dates adéquates OK
Email idem + Nettoyage OK
Actions faites idem + nettoyage OK
Personnes contactées OK
Bilan des grand projets OK
Relecture des taches planifiées pour demain avant de me coucher…

demain matin Question : qu’est ce que je peux faire de bien aujourd"hui ?
Elimination et report des taches inutiles et le reste on verra demain en fonction de mon humeur et des impératifs…

Bonjour, Mon systeme tourne tout seul maintenant ou presque. A chaque fois que j’envois un mail PD l’affecte automatiquement au projet en question et propose si je le souhaite une prochaine action. ça a l’air de rien mais ça fait gagner un temps fou et ça augmente a clarté. Il m’arrive souvent d’en profiter pour ouvrir le projet quelque instant et réviser ma feuille de route et l’alignement des actions.
Je me suis rendu compte que le contenu du projet me donne souvent des idées pour d’autres actions et me permet de réajuster mes priorités.

Pour autant PD n’est pas parfait. J’ai relevé pas mal de petits sujets à améliorer. J’ai cependant appris qu’en septembre prochain il y a une refonte tres importante du logiciel avec des améliorations ergonomiques et fonctionnelles très innovante selon BLC (super boite informatique spécialisée dans PD)

Par rapport à d’autres CRM que j’ai pu tester au fil des ans PD est plutot mieux foutu. Mieux conçu que beaucoup de ses concurrents (Je ne parlerai pas de salesforce qui est le pire systeme que je n’ai jamais connu et surtout pas de son service client qui est encore plus déplorable…).

Pour 290 € par an PD fait le job et il le fait bien.

Quoi qu’il en soit je poursuit ma formation sur YT de PD et j’avance bien. Je découvre de nouvelles fonctions et ça me donne plein d’idées pour optimiser l’outil.

Finalement je ne me sert pratiquement plus d’Omnifocus, ni de THINGS d’ailleurs. Ces logiciels sont décidément inadaptés à mon activité et je rejoins certaines méthodes qui préconisent de tout centraliser dans un seul systeme. Finalement il n’y a que la documentation de mes immeubles, mes check list et modeles d’entreprise qui sont dans google drive et ma base reference fourre tout sur EVERNOTE compte gratuit.

Pipedrive gere tout le reste que ce soit l’activité, les compte rendu automatisés, les emails, les rapprochement et à la rentrée la fusion avec mes documents type exemple descriptifs et mandats ce qui va me changer la vie.

L’application mobile est super simple. Presque aussi bien faite que celle de Things dans un autre genre.

Encore une fois, quitte à me répéter, je souscrit à la phase de David Allen. Plus on avance dans GTD moins l’outil est important mais plus on avance dans GTD plus l’outil est important. Je crois qu’il le dit a peu pres comme ça…

Mon systeme devient enfin cohérent. J’ai du me faire violence pour abandonner le papier. Ce n’était pas dans « ma culture ». Ma migration sur PD est en train véritablement de transformer totalement mon entreprise et me fait gagner plusieurs heures par jour. Cela induit moins de stress et plus d’espace mental pour permettre à mon cerveau de faire des choix en conscience (comme celui ci de prendre quelques minutes pour me détendre et partager avec vous mes expériences) :wink:

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