Doit on séparer gestionnaire de tache, de projet et de notes avec GTD?

Comment gerer un projet, prendre des notes et mettre en place des taches ?

Un outil comme Omnifocus permet tout ça (Todoist, Things etc…). il est facile de céder à la tentation de tout organiser dans la vue projet mais est ce la solution ? je ne le crois pas. Apres tout avec GTD on ne gere la plupart du temps que des prochaines actions…

Et puis, chaque fois que j’ai essayé d’organiser tout ca dans la vue projet c’est devenu une usine à gaz…

J’ai vu récemment cette video sur YT (en anglais) qui explique bien pourquoi il ne faut pas confondre un outil de gestion de tache avec un outil de gestion de projet quel qu’il soit. Pour le YTuber il faut vraiment au regard de la méthode GTD notamment séparer les 3.

Cette video m’a donné à refléchir. Pourquoi n’utiliserais je pas OF uniquement pour mes taches, Pipedrive uniquement pour mes notes relatives à mes projets et en outil de gestion de projet au sens général du terme je ne sais pas encore (excel, numbers, word, page etc… si necessaire…

Qu’en pensez vous ?

C’est Ici !

Merci pour ton lien !

Pour mémoire il existe sur le site un webinaire qui parle précisément de la gestion de projet avec GTD.

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J’imagine que c’est la gestion des projets collectifs ? Je viens de l’écouter. Merci ! Tres intéressant. Du coup je pense gerer mes projets à partir de google et garder OF pour la prochaine action.

La question est : pourquoi a-t-on besoin d’un gestionnaire de projet ?

Je me suis mal exprime c est surtout chez moi des projets simples qui peuvent se traiter sous traitement de texte. Du coup j ai fait un lien de of vers google doc et j’en ai un autre vers pipedrive et ca marche

Mais du coup pourquoi multiplier les outils ?

J’imagine que OF permet d’affiche uniquement la liste des projets sa-s superflus.

On parle de « project support material » et d’après la méthode il faut un endroit de stockage bien à part pour tout cela. Bien évidemment à ne pas mélanger avec l’endroit qui liste les prochaines actions.

On trouvera dans cette endroit, des docs du type - devis, dessins, feuilles xls, ppt… les project charters, enfin bref toutes les infos qui aident à l’avancement des projets.

Chez moi, pour la partie perso c’est dans OneNote, et TheBrain pour le travail avec des variantes pour les projets en collaboration qui se trouvent soit dans Trello, MS Teams, OneDrive…

Merci de ta precision. C est bien cela. Il faut bien separer les prochaines actions veritablement actionnables c est a dire sur lesquelles on peut agir ici et maintenant qui sont sur OF de celles sur lesquelles on ne peut pas agir des a present car elles dependent des actions precedentes qui elles vont dans fichier a part references.

Ces prochaines actions sont dans mon fichier google doc qui contient ma MPN, mes reflexions et l historique de ce que j ai fait. Ce meme dossier refence contient toutes les pieces dont j ai besoin pour traiter mon projet ( mes plans, Etat locatifs baux etc…)
Bien sur OF peut regrouper toutes les actions. Mais j ai constate une perte du fil de l histoire qui nuit a la gestion du projet

Exemple/question :svp ? :slight_smile:

J’ai un projet, au démarrage, je suis capable de lister toutes les tâches. mais je ne vais pas tout faire d’un coup, donc dans ma WR, je mets la première dans le contexte qui va bien, et si le temps et le coeur m’en disent, je peux aller dépiler des actions suivantes.

Ou est ce que vous stocker toutes ces tâches ?

Pour moi, tu as deux façon de faire dans ton gestionnaire de tache.

1 tu mets seulement ta prochaine action dans ton gestionnaire de tache et les autres dans ton dossier reference projet.

  1. Tu mets tout dans ton gestionnaire de tache mais tu caches les actions suivantes que tu fait apparaitre ulterieurement

Je prefere la solution 1 car les choses évoluent. Souvent les evenements et mes notes changent mon projet. Mes taches suivantes deviennent intutiles. Je perds le fil aussi des etapes indispensables. Mes action decorellees du projet perdent leur sens.

Aussi, OF devient de plus en plus un outil d action. Il m apparait de plus en plus evident qu il faille decoreller la prochaine action du projet et de son organisation. Of ne contient plus que ce que j attends dans le projet et ma seule prochaine action

Qu en penses tu @Romain ?

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Personnellement :

  • les tâches sûres ou quasi sûres, en tant que tache bloquée par les autres.
  • les autres : dans les notes du projet, toujours dans l’app.

A la limite je vais même aller plus loin dans mon raisonnement. GTD est tellement bien conçu qu’on peut imaginer un systeme minimaliste sur google doc ou word etc… avec
Une liste de projet, une liste de prochaine action, un liste de tickler, une liste WF et écheances, une liste de someday may be, un dossier reference par projet, une mind map pour le H2, un dossier horizons H3>H5 et basta…

Et pour poursuivre, pour une petite liste de prochaines action d’une 15 aine de trucs les contextes sont meme superfétatoires. L’oeil les embrace d’un coup…

Le systeme database de style OF etc… c’est juste une aide. Mais parfois les logiciels compliquent plus les choses qu’ils n’en résolvent.

A partir du moment où les sujets sont bien séparés GTD roule tout seul car on voit bien les choses et on est bien concentré.

Enfin j’ajouterais que ce que je constate dans mon usage quotidien d’OF c’est qu’il faut respecter 3 regles d’OR

  1. Bien separer les informations dans des listes claires
  2. Revoir régulièrement ces info pour les clarifier
  3. Virer tout ce qui n’est pas actionnable.

Mais au dela de cela, ce qui est le plus crucial c’est de bien respecter ses check list et ses habitudes.

Finalement GTD c’est pas tres compliqué…

faut vraiment avoir peu de choses dans la pile, ou faire des reviews très fréquentes pour re-remplir, je pense que j’ai réduis pas mal la voilure dernièrement, et j’ai quand même +35 NA / 6 contextes

Oui Ok avec toi. GTD a des conséquences inatendues. Fautes de revues tres frequentes avec élimination impitoyable on se retrouve avec 50 prochaines actions et une trentaine de projets. Tres difficile alors d’arbitrer. Il n’y a pas beaucoup de choix possible alors. Faire de l’écrémage pour nettoyer le systeme ce qu’on fait lors de la WR. Si tu as comme moi beaucoup d’infos à un moment il faut sortir de sa liste les items non actionnables pour avoir une liste propre, Ceux qui ont un systeme sur papier sont avantagés. L’effet psycologique de nettoyage fait qu’on refuse de reporter un item non essentiel. Avec l’informatique en BDD il faut se faire violence et vider encore et encore. Mais j’ai rmarqué qu’avec une fiche traitement de texte j’ai le meme resultat que sur papier concernant l effet psychologique de la chose.

Pour aller dans le sens de ce que je teste en ce moment on arrive a un systeme ultra simplifié

On a d’une part un renvoi sur google à partir du navigateur d’une fiche projet mais ca pourrait etre aussi une adresse internet du projet sur pipedrive et d’autre part

Capture d’écran 2020-09-16 à 18.43.52

On a sur OF une liste des projets simple qui permet de recueillir les informations WF, ref google ref.PD, action actionnables

Et une liste des contextes ultra simplifiée

Les actions suivantes vont d epreference dans la fiche projet.

Tout cela fluidifie OF qui devient un outil d’action et je ne me concentre que sur mes prochaines actions.

Un point important OF contexte et projet est reglé sur DISPONIBLE.

Et ce qui n’a pas de TAG signifie que cela n’a pas d’importance maintenant mais que ce sera à faire plus tard ou ca sert de gare de triage pour des trucs encore mal clarifiées.

MES SMB sont en traint d’etre migrees vers google doc comme l’indique mon lien.

En pratique lorsque j’appelle un client j’ouvre ma fiche google, j’ouvre OF et mon fichier de travail ou PD avec ça je suis paré.

Personnellement je n’aime pas mettre mes oeufs dans plusieurs paniers :smile:

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@Erwann j’en suis un peu arrivé là aussi, j’ai quasi tout migré dans OneNote, je n’ai presque plus de task outlook à part les trucs lointains que je n’ai pas envie/besoin de revoir avant la date ( ex : vaccin, passeport… ; donc généralement à plus de un an ), la WR m’a apporté cette sérénité dans le système ( par contre, il ne faut pas la zapper ! )

@francois ton tickler dans projet m’a inspiré à migrer quelques onglets dans des classeurs différents ( même loin des process des autres, il y a des idées à prendre :wink: )

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J’en suis heureux ! C’est bien pour ça qu’on échange. Moi j’aodre voir les systemes GTD des autres à chaque fois ça me donne des idées :grin:

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Je prends quelques minutes juste pour vous dire que ma nouvelle structuration fonctionne.

Mon Omnifocus ne contient DESORMAIS que ma prochaine action et des liens web reference vers ma fiche google doc et/ou vers pipedrive.

D’une façon générale j’utilise ma fiche projet google comme feuille de route. Ma MPN principalement + le suivi des futures actions organisées selon les étapes de mon projet. Voici comment je procède :

Ma feuille google doc permet facilement de structurer mes projets. J’utilise la MPN. Au plan pratique dans journée, il m’arrive de bosser sur l’organisation d’un projet à n’importe quel moment. Cela peut prendre juste quelques minutes (exemple travailler sur la Vision d’un projet, ou faire du brainstorming, ou bien l’organiser…) ou bien un certain temps…

J’utilise aussi Pipedrive CRM. Mais plus comme reporting d’action realisées dont je veux garder trace ( Elles sont quasi automatiques). C’est hyper pratique de pouvoir ainsi savoir sur un client tout ce que j’ai en cours en un instant puis de revenir à la vision et au suivi du projet sur ma feuille google doc.

Quand à l’action suivante (prochaine action) elle exclusivement reportée dans OF.
En limitant mes actions dans OF (là j’en ai 16) je facilite mes décisions et actions.

J’ai viré beaucoup de contextes car je me suis rendu compte qu’au final je ne les utilisais pas et pire ils me perturbaient. Seule ma liste telephone, mes attente, mes prochaines actions, mes voir avec et mon tag SMB pour mes rares actions futures que je laisse encore dans OF et mon tag Reference ont de l’interet. Là aussi, j’ai constaté un net progrés dans la réalisation de mes actions.

Enfin je me suis rendu compte que lorsque je bloque sur une action c’est qu’elle est le plus souvent mal formulée ou inutile. C’est souvent qu’un projet doit être mis en attente avant de disparaitre plus ou moins définitivement.

Quand à Omnifocus,

A la réflexion, J’ai eu tort de vouloir gérer l’ensemble de mon projet dans OF. Pourquoi avoir organisé des regroupements taches correspondant aux différentes étapes ? Pourquoi avoir spécifié le résultat à atteindre pour chaque projet également dans OF ? … En agissant ainsi, j’ai constaté que certains projets sont devenus ingérables. Je perdais en clarté. OF n’est vraiment pas fait pour ça. C’est un outil d’action.

Je suis toujours étonné que de toutes petites choses que l’ont fait parfois, ont un impact considérable sur l’action et GTD. Il suffit parfois d’un simple ajustement et ça change absolument tout ! …

Je commence à bien comprendre l’approche de David Allen à travers GTD. Il faut vraiment bien segmenter les sujets. La reflexion d’un coté, les actions de l’autres et surtout bien formuler mes lignes de départs et mes lignes d’arrivées. Mes prochaines actions et mes résultats à atteindre c’est à dire mes projets.

Avec l’expérience je me suis rendu compte qu’il est souvent inutile d’aller chercher plus loin que la prochaine action d’un projet car la dynamique du/des projets est tellement dépendante de changements que c’est une perte de temps totale que de prédire le futur.

Car en fait c’est cela que l’on fait en allant plus loin que la prochaine action on cherche à prédire tel sur une partition à musique comment tout le morceau va être joué.

Bien entendu, comme beaucoup de GTDers, j’aime me vider la tête lorsque me viennent dès idées de futures actions potentielles, et là je dis bien potentielles car de là où je me trouve à un temps t, rien ne peut encore confirmer qu’elles vont« vivre la vie d’une vraie prochaine action» exactement au micron comme je l’ai définis. Elles sont donc capturées à la volée dans mon dossier support projet du dit projet.

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