En attente de quoi?

Bonjour à toutes et tous

Profitant de quelques jours de congés j’ai fait ma revue hebdo et je m’aperçois que ma liste « en attente » et gigantesque (+200 entrées) ce qui me laisse à penser qu’elle doit être mal utiliser.

Je m’explique : je suis très souvent en attente de réponse à des e-mails, des questions des demandes d’énormément d’interlocuteur différents. Leurs réponses sont indispensables pour que je puisse moi même passer à l’action. A chaque fois j’ai créé une tache spécifique dans ma liste « en attente » pour pouvoir éventuellement relancer, savoir en j’en suis etc. Mais ça n’est d’aucune utilité étant donné sa longueur. Surtout cela m’oblige à chaque nouvel e-mail à vérifier que la réponse était attendue, a rechercher la tâche en question bref je perd beaucoup de temps…

Comment gérez vous cette liste de votre côté ? Avez vous un outil particulier juste pour vos relances ? Votre liste est elle aussi longue ?

Merci pour vos retours :smiley:

Hello @Theo,
Je ne sais pas quel outil tu utilises pour implémenter ton système.
Moi c’est OmniFocus.

Voici comment je gère les listes WF.
Première chose : j’ai créé dans OF des listes par personne quand j’ai plusieurs choses à voir avec, comme par exemple mon Expert Comptable et mon responsable Post Production ou mon mari. Ça les sort de la longue liste En Attente. Un vrai plus.

Ensuite j’en ai une un peu fourre tout qui s’appelle Someone.

Si, comme toi, j’avais beaucoup d’interlocuteurs différents je crois que je fonctionnerais par processus et créerais alors des listes En Attente comme par exemple Devis ou Fournisseur etc.
Un critère sur lequel je cliquerais pour relancer toutes les personnes qui n’ont pas encore répondu à mes devis histoire de les classer par thème.
Pour cela il te faut être clair avec tes processus supply chain et connaître parfaitement ta logique de flux informationnel, physique et financier.
Qui me doit quoi pour avancer en général ?
Il semblerait que ta liste En Attente soit un goulet d’étranglement et mérite une attention particulière.
Passe voir cet intrant à une bonne planification naturelle pour trouver une solution qui te convienne. Bon courage.

Je suis curieuse de la réponse de mes compères et de la tienne quand tu l’auras trouvée.

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Hello @Margott

Merci pour ton retour. Effectivement : goulot d’étranglement est un terme adéquat !
Je vais réfléchir à la manière dont je pourrai étiqueter chaque intrant pour m’y retrouver car ce n’est pas viable !

Je vous tiens au courant si je trouve un moyen efficace :grin:

Je simplifierais autant que possible ma liste en attente. Par exemple par type d interlocuteurs. Tu peux aussi lorsque tu as bcp de mail creer dans ton logiciel mail un dossier en attente, un autre action et un smb Ca te permet de vider ta inbox et tu revise ces listes comme une extension de ton systeme. D une facon generale tes listes doivent etre le plus operationnelles possibles. Ne mets dans tes contexte que tes engagements. Le reste va en smb. Ton systeme doit etre vivant et toujours a jour et tu dois trouver n importe quelle information en moins de 30 seconde. Quand tu concois un truc je te conseille de faire une mind map. Ca permet de clarifier. Je me suis ainsi rendu compte que ce qui m’importait le plus c est lecretour de mes clients suite a mes propositions. J ai donc une liste datee pour ca que je controle. Si pas decreponse au bout de 3 jours je relance…

Concernant les interlocuteurs “clients”, la gestion du portefeuille clients va dans un CRM de mon point de vue.
Relancer devient alors une action quotidienne, c’est comme ça que je le conçois.

Cela dépend de l’activité principale de la personne. Un acheteur par ex. fait des demandes et attend des réponses de ses fournisseurs.

Je suis d’accord avec toi @francois, il convient de clarifier ses processus et ses flux pour décliner un système GTD opérationnel qui donne envie de passer à l’action.

Pas mieux que les collègues, sinon qu’en effet il semble qu’il y a lieu de segmenter tes listes, selon ce qui est le plus pertinent pour toi. On recommande souvent de ne pas dépasser 30 éléments par liste, ça donne un ordre d’idée. Tu peux aussi adopte la bonne pratique de noter en début de tâche la date à laquelle tu fais la demande, ça permet de voir rapidement depuis combien de temps tu es en attente de quoi.

Je m’interroge, à te lire, sur la régularité de ta revue hebdo : la fais tu bien tous les semaines pour checker notamment les réponses reçues entre temps ?

Merci de vos retours,

Effectivement mon CRM est sans doute le meilleur endroit pour certaines choses mais je rechigne à multiplier les outils de gestion. Cela complique d’autant la tâche.

@Romain oui la revue hebdo est bien effectuée mais cela ne change rien, j’ai continuellement une bonne cinquantaine de réponses en attente et sans lesquelles je ne peux pas passer à la prochaine action.

Je pense que la solution pourrait être une combinaison de :

  • Automatiser les relances clients pour la partie administrative et règlements via le CRM. L’effet positif est que ca ne rentre même plus dans les choses auxquelles je dois réfléchir,
  • Créer des templates de mail type pour le reste avec une règle d’escalade afin de gagner du temps à la fois dans le passage à l’action et à la fois dans la clarification de la prochaine action.

Qu’en pensez vous ?

« Automatiser les relances clients pour la partie administrative et règlements via le CRM »

Je trouve que c’est une bonne idée ! Je suis sous Pipedrive (CRM) et j’ai remarqué que je gagne un temps considérable on lui confiant toutes mes relances commerciales ainsi que mes opportunités. Comme il a des processus automatisés le suivi et les relances en sont facilitées.

« Créer des templates de mail type »
Comme il gère aussi (très bien) les mails, j’ai prévu de mettre en place des formulaires de mails type au 1T20

  • Qu’utilises tu comme CRM ?

J’ai aussi constaté qu’il est difficile de jongler sur deux systèmes. Peut etre pourrais tu définir précisément le logiciel que tu utilises et pour quoi. C est un peu ce que j’ai fait mais c’est encore perfectible…

Pour le CRM j’utilise Timetonic. En gros c’est un tableau excel en mode Saas mais beaucoup plus puissant et ergonomique. On a mis toute la boite là dessus c’est vraiment bien.
Pour l’instant c’est surtout les références de la société qui sont dessus mais à terme il est prévu d’automatiser le plus possible les workflow via Zapier (un service d’automation)

Si j’en avais la patience et l’envie je pourrai mettre tout mon système GTD dessus mais après avoir essayé je ne trouve pas cela assez ergonomique. TODOIST reste la référence en terme de disponibilité et de facilité d’utilisation.

@Theo, voici mes béquilles pour la gestion des “en attente” déclenché par emails. J’utilise Outlook version PC pour la gestion des emails combiné avec le plugin Todoist pour Outlook.

À mon avis, quelque soit le système d’email, il faut pouvoir créer un lien direct entre l’email à l’état de clarification et son devenir dans l’étape d’organisation. C’est ce que font Todoist et pleins d’autres gestionnaires de tâches. Voici mon flux:
1 - réponse à l’email ou création d’un nouvel email
2 - creation d’une tâche Todoist avec une étiquette @WF, puis association à un projet si nécessaire (c’est là que Todoist capture le numéro de série unique de l’email qui déclenche la tâche - il sera précieux pour la phase de récupération de l’émail d’origine)
3 - archivage de l’email traité grâce à un raccourci clavier Outlook CTL+Shift+1 (Todoist retrouvera l’email d’origine quelque soit l’endroit où il aura été rangé - donc pas besoin de créer une structure compliquée avec dossier en attente…, dans mon cas l’email vient dans un dossier “Received” et c’est tout)

J’ai créé un filtre Todoist mis dans les favoris “@WF”. Je vois donc rapidement tous les “en attente”. En cliquant sur le sujet de tâche Todoist, une recherche automatique de l’email est lancée. En quelques secondes, l’email s’ouvre, je fais mon suivi ie: “quelles sont les nouvelles pour cette xyz” et je passe au point 2. Puis je biffe la tâche Todoist qui m’a amené à faire mon suivi, cela pour n’avoir qu’un seul @WF par email (car l’étape 2 m’a créé un nouveau @WF).

Comme dans ton cas, j’ai un gros volumes “en attente”. Ma solution n’est de ne pas attendre la revue hebdo mais de faire une revue journalière seulement des @WF. Pour cela j’ai une tâche récurrente journalière dans Todoist qui me rappelle tous les matins de les balayer

C’est ce que j’allais suggérer en 2e temps. Rappelons-nous de ne pas céder aux sirènes de l’outil tant que le principe n’est pas réglé. En période de pré-production j’avais aussi beaucoup de choses en attente, que je surveillais quotidiennement en routine.

Bonjour @yannick. Merci de ce retour.

Malheureusement par méconnaissance j’avoue ne pas avoir compris ton flux :

Si cela ne te dérange pas pourrais tu expliciter ?

Merci :blush:

@Theo, peut-être le mieux serait de regarder tout cela. On peut faire un Teams ou GotoMeeting avec partage d’écran. Le week-end prochain ou la semaine prochaine. Tu pourrais me montrer ton set-up et comparer avec le mien. Attention, comme l’a dit Romain, il faut avoir bien assimilé les fondamentaux GTD avant de faire le “fine-tuning” des outils. Joyeuses fêtes de fin d’année

Bonjour, je me greffe à la discussion car le sujet m’intéresse, ayant déjà trouvé, lorsque j’avais beaucoup de réponses en attente, que la liste En attente me faisait perdre d’un côté le temps qu’elle me faisait gagner de l’autre.

@Margott, que veux-tu dire par la phrase suivante ? Pourrais-tu la préciser, s’il te plaît ?

Passe voir cet intrant à une bonne planification naturelle pour trouver une solution qui te convienne.

Merci Yannick avec plaisir ! je te laisse me donner tes dispos en MP si tu en es toujours d’accord ?
Meilleurs voeux

@Astrid bonjour,
Le fait que @Theo se débatte avec sa longue liste WF est un intrant en soi puisque c’est un problème. Passer ce problème à travers une bonne planification naturelle (un des trois modèles de la méthode GTD) pourra l’aider à trouver une solution. Et il semblerait qu’il l’ait trouvée.
Dis-moi si je ne suis pas claire.
Martine

Une petite reponse rapide sur les listes à rallonge à travers un exemple les voeux
1000 envois annuels.
Retour dans ts les sens
Réponses à faire
Ma solution ?

  • Creer dans apple mail 3 box #WF, Repondre, SMB
  • Glisser email dans la boite correspondante apple mail
  • Mettre une prochaine action dans things à Lundi / Projet campagne voeux 2020 Répondre aux emails / cf mailbox apple mail @Reponses. NB j’aurais pu le faire dans mon crm mais je prefere things.
    Avec ça je gere énormément de mails sans soucis et ma inbox mail est vide ! :wink:

Peux tu me contacter par email sur yannick@lherieau.com et on fixe une date? Très bon week-end

Bonjour @Margott,

Je te remercie. En fait c’est que je ne connais pas vraiment la planification naturelle, n’ayant pas encore lu le bouquin (et je ne connaissais pas l’expression au moment de ton message ; ce n’est qu’après que j’ai compris que c’était l’un des concepts de D. Allen).