Étude de cas le retour ! :-)

Justine · Février 6, 2020, 12:32

Bonjour tout le monde !

Nouveau post, car nouveau sujet !

J’ai quelqu’un de ma famille, que j’entends de plus en plus souffrir de toutes ces tâches urgentes qui lui tombent dessus au travail… De ses choses qu’on lui rajoute sans cesse, et du manque de temps qui fait qu’il ne sait plus où donner de la tête…

À chaque fois, j’aimerais pouvoir l’aider à se servir de la méthode GTD pour être plus serein, et avancer comme il le souhaite/le faut ; mais n’étant pas ceinture noire moi-même je n’ose pas…
« Tu devrais lire le livre de David Allen ! » « Ah oui çà à l’air intéressant en effet » mais çà s’arrête là, malheureusement…

Du coup, comme j’aime bien les études de cas, (j’espère ne pas être la seule), et que cette personne ne « trouvera pas le temps » (ni l’envie ?) de venir échanger sur ce forum, je me permet de proposer sa situation.

Sébastien, 40 ans, Responsable travaux.
Sébastien est marié et père de 2 enfants.
Dans son travail, il a beaucoup de responsabilités. Il y a un gros turn-over dans son entreprise ; et lui étant là depuis plusieurs années, est vite devenu une personne référente pour les autres, les nouveaux venus.
De plus, c’est quelqu’un qui s’implique énormément dans sont job et les tâches qui lui sont confiées, çà lui tient vraiment à coeur de toujours faire son maximum ; son métier étant régulièrement lié à de l’humain, le « bien-être » des gens.
Son travail consiste à gérer les travaux d’amélioration, de rénovation de maisons et appartements.

Sa problématique :

Il gère beaucoup d’établissements (maisons, appartements, immeubles), il a donc beaucouuuuup de dossiers, car 1 pour chacun.
Chaque année, il y a ce qu’ils appellent dans leur domaines : les assemblées générales, où se décident ce qui est à arrêter, ce qui est à améliorer, les travaux qui doivent être effectués, etc…
Ces assemblées générales sont des dates butoirs, pour lesquelles de nombreuses tâches doivent avoir été effectuées en amont, afin d’être présentées lors de ce rendez-vous annuel.
Il a donc toutes ses tâches préparatoires (devis, rencontres d’entreprises, etc…) pour chaque établissement ! Çà en fait beaucoup quand tout est multiplié !
Il a aussi des travaux à gérer, qui viennent se greffer à tout çà : intempéries, dégâts quelconques, …

Donc, sa problématique :
- Pouvoir préparer toutes ses assemblées générales en temps et en heure
- Pour gérer les urgences qui tombent (un dégât des eaux par exemple, etc…)
- Pouvoir effectuer un suivi régulier de ses établissements (actuellement, il n’a plus vraiment le temps de le faire !)
- À force de gérer des urgences, ses tâches qui le sont moins sont toujours repoussées, et finissent par devenir elles aussi urgentes !
Du coup : tout est tout le temps urgent !!! Et çà, c’est ingérable !

Et arriva GTD …

Je pense que dans un premier temps, le mieux serait de faire un état des lieux : le fameux « vidage d’esprit »/la toute première revue hebdo ?
Mais ensuite, quoi lui dire/conseiller concernant toutes ses urgences et son organisation quotidienne ??

Merci d’avance pour votre aide,
Ou pour votre lecture ^^

Très bonne journée à tous

fdenoisy · Février 6, 2020, 7:47

Hello @Justine
Difficile d’aider ses proches ou même des amis quand on débute dans la méthode. Au dela de la réticence au changement il y a trop d’affect souvent… Les gens ne comprennent que les resultats à un moment ils viennent te voir et sont demandeur… La on peut expliquer…

Donc la problématique de Sebastien est simple soit il veut vraiment s’en sortir soit il manque de motivation. J’ai souvent expliqué que comme beaucoup j’étais assez réticent aux méthodes aux départ. Je n’aimais pas qu’on me donne des leçons… Peut etre mon coté indépendant. Ce n’est que lorsque j’ai fondé mon entreprise que je suis passé à la vitesse supérieure et la plus aucune méthode ne marchait. J’étais paniqué.

C’est GTD qui m’a sauvé et GTD est le socle inébranlable sur lesquels s’appuie toutes mes méthodes complémentaires (Bullet Journal notamment), tests, enrichissement et découvertes personnelles. Maintenant je suis de plus en plus dans ma propre méthode mais elle est à 95 % GTD

Donc pour Sebastien je lui dirais : As tu un peu de sous ? Ou peux tu bénéficier d’une formation professionnelle et je l’enverrai se faire former chez @Romain … C’est son job et il le fait bien !
Si pas de sous, de temps ou d’envie je lui offrirais s’organiser pour réussir. Je l’ai offert 3 ou 4 fois à des potes et même à des clients…

Apres tu sais les gens… Ils font ce qu’ils veulent. Tu peux dire ce que tu veux s’ils ne comprennent pas ou ne veulent pas comprendre c’est peine perdue…

Julian · Février 7, 2020, 1:05

Déjà urgence ne signifie pas à faire immédiatement. Il existe des urgences qui le nécessitent mais dans la grande majorité des cas les urgences peuvent patienter quelques heures voire 1 journée.

Le tout est de ne pas se jeter dessus dès qu’on nous met un dossier sous le nez. C’est ce comportement qui crée le débordement et l’impression de ne jamais avoir le temps de faire ce qu’on devait faire.

C’est ce à quoi sert l’étape « Capturer » de GTD. Idéalement quand une de ces « urgences » arrive, je prend note des informations relatives à cette dernière et je glisse le tout dans mon inbox. Je finis ce que j’étais en train de faire et si effectivement cette urgence nécessitait que je la regarde de plus près j’applique le workflow GTD.

Qu’est ce que c’est ?
Est ce qu’il y a quelque chose à faire ?
Est ce que ça peut être fait en 2 minutes ?
Suis-je la bonne personne pour le faire ?
Quelle est la prochaine action ?
…

Bien sûr il peut y avoir un véritable incendie. Et dans ce cas la, il doit noter ce qu’il était en train de faire et s’occuper de l’incendie. Ça revient à noter la prochaine action du projet sur lequel il travaillait. La prochaine action devient alors comme un marque page dans un livre.

Dans certains cas, l’urgence ne l’est pas tant que ça et peut attendre le prochain vidage d’inbox.

Attention dans son rôle de réfèrent qui connaît tout de ne pas devenir au final celui qui fait tout. Définir ses zones d’attention et de responsabilités au regard de ce qu’il fait au quotidien est un bon exo (je commencerais d’ailleurs dans son cas + par ça que par un Mind sweep). Il se rendra peut être compte que beaucoup de choses qu’il fait, sortent du cadre de ses responsabilités. Et du coup sera + en mesure de dire non, orienter la demande vers les bonnes personnes ou déléguer.

Vu le turn over important c’est peut être aussi le moment pour lui ou pour son entreprise de mettre en place des procédures qui aideront les petits nouveaux à monter en compétences et être autonomes. Il n’aurait qu’à renvoyer les personnes qui le sollicitent vers la bonne procédure si elle existe.

Ça rejoint un peu ce que je dis au-dessus mais quand tu fais tout et tu le fais bien, tu apprends aux autres à tout te déléguer. Et si tu geres des fausses urgences comme des incendies réels les gens te solliciteront en permanence pour des broutilles si tu ne mets aucune barrière.

Pour le reste, la préparation des ses AG sont des projets. Les dates butoirs doivent se trouver dans son calendrier. Il doit faire des revues régulières de son calendrier et créer des checklists de tout ce qu’il doit avoir sous contrôle.

S’il gère les urgences comme toute interruption et donne la priorité au travail qu’il a prédéfini (en accord avec ses zones de responsabilités) plutôt qu’à l’urgence immédiate qui a toute les chances de ne pas en être une, il aura déjà le sentiment d’avancer.

Je rejoins @fdenoisy sur le fait que tu peux lui suggérer des choses mais la démarche doit ensuite venir de lui.

J’ai eu l’occasion de discuter de la méthode avec de nombreuses personnes autour de moi. Seules celles qui partaient d’un constat qu’elles avaient besoin d’un système en ont tiré quelque chose.

Celles qui étaient dans un mode « Tout me tombe dessus » mais sans être dans un mindset de recherche de solution ou d’atteinte d’un objectif particulier n’en n’ont rien fait.

fdenoisy · Février 7, 2020, 1:32

J’ai exactement ce cas là ! Un mec que je connais bien directeur commercial d’une banque, qui est ultra occupé, stressé que j’ai essayé d’initier à GTD peine perdu… Idem avec un de mes clients à qui j’ai offert le livre, il ne l’a jamais lu… J’abandonne

Justine · Février 7, 2020, 1:41

Merci @fdenoisy, et merci @Julian.

J’ai bien conscience que çà doit venir de la personne, pour vouloir mettre en place un système d’organisation. Lorsque je lui parle de GTD, il dit qu’il est ouvert à cette méthode, à vouloir essayer.

J’aimerais donc pouvoir lui montrer à quel point çà pourrait l’aider, si çà fonctionne, que çà le tente vraiment et qu’il s’y met, tant mieux pour lui. Sinon tant pis, j’aurais essayé, mais je ne peux pas le faire à sa place.

@Julian merci beaucoup pour toutes tes explications, point par point, qui, je t’avoue, m’aident également !

Pour les urgences, tu as bien cerné le problème ! Et le fait que tout ne peut pas être urgent tout le temps ; et qu’en cas de vraie urgence, il y a telle marche à suivre…

Pour les procédures, pour les « petits nouveaux » notamment, c’est top !!!
Car le problème, c’est en effet que tout le monde se repose sur lui !
Il fait beaucoup de choses, et il les fait bien ; alors beaucoup de gens lui délèguent des tâches qu’il ne devrait même pas gérer, par facilité.
Si il y a un minimum de procédure/méthodologie, çà devrait déjà permettre d’avancer de manière plus productive !

Tout à fait, et c’est super motivant d’envisager les choses comme çà.

Mais du coup, pour aller encore un peu plus loin :

Il me disait aussi que des rendez-vous peuvent lui être imposés : rendez-vous d’expertise, etc… des rendez-vous qu’il ne peut pas prévoir, vu que ce n’est pas lui qui les prend/accepte, çà lui est imposé (par les experts en assurance par exemple, etc…)
Et les mails !!! Ahhh les mails. Autant moi dans mon travail, j’en reçois très peu ( ) autant pour lui… c’est plus compliqué…
Parfois 30 mails, 40 mails en une matinée ; des gens qui EXIGENT qu’on leur répondent tout de suite, ou dans la journée… Des gens envoient même des mails pour des urgences !!!
C’est presque : « il y a le feu chez moi, faites quelque chose ! » envoyé par mail !!!
C’est fou… mais il doit faire avec, et je pense que ce sont tous ces éléments qui font que c’est totalement épuisant…

En écrivant çà, je me dis qu’il peut peut-être préparer certains mails types/réponses types pour dire : « pour tel type de dégat/soucis ; merci de contacter directement l’entreprise untel etc… » Je ne sais pas si l’idée lui semblera bonne, mais ce serait peut-être une solution moins énergivore

Justine · Février 7, 2020, 1:43

Si les gens ne veulent pas, tant pis… C’est juste certainement vraiment dommage pour eux, mais on a assez à faire avec nos propres systèmes sans pouvoir prendre les autres par la main !!!

Là c’est parce que c’est quelqu’un que j’apprécie beaucoup, et que je voudrais pouvoir aider.
Mais si je vois que c’est peine perdue, je n’insisterais pas plus

Julian · Février 7, 2020, 5:29

Pour les réunions, je pense qu’il n’y a pas trop de solution à part se questionner sur sa valeur ajoutée s’il y participe ou si ça entre réellement dans ses zones de responsabilités.

Pour les mails, le pratiquant GTD acharné ne les regarde qu’une fois par jour. Personnellement j’ai réglé mon curseur à 2 fois par jour. En fonction du volume de mail et du travail il faut trouver la bonne règle. Quelqu’un qui est support ou service client ne peut pas se tenir à un seul Check de mails par jour. Idem je pense dans un contexte international avec des décalages horaires importants.

Si tu prends l’exemple que j’utilisais tout à l’heure…

Ta boîte de réception mail est une inbox qui s’autogère. Ce qu’il y a a l’intérieur ne s’enfuira pas. D’ailleurs par magie certains problèmes qu’elle renferme peuvent se régler sans que tu interviennes.

C’est toi qui décide quand c’est le bon moment de la consulter et non elle qui s’impose à toi. Ça ne te viendrait pas à l’idée de vérifier ta boîte aux lettres toutes les 2 minutes. Tu vas la voir quand c’est le bon moment.

Dans l’absolu, l’urgence par mail n’existe pas. S’il y avait le feu, les gens n’enverraient pas un mail mais passeraient un coup de téléphone.

Tu as raisons. Tout ce qui est template et FAQ est très aidant.

fdenoisy · Février 7, 2020, 6:46

@Justine
Si ca peut t aider je te donne mon truc que j utilise régulièrement. J ai des emails type pour des sujets recurrents ex demande de pieces pour un immeuble, envoi au notaire pour signature… Je les ai fait en.rtf enREFERENCE GTD ce qui me permet de les coller partout, cela me fait gagner un temps fou…

Romain · Février 8, 2020, 10:31

Tout plein de bons conseils ont été donnés au-dessus (je trouve ça super, personnellement les études de cas ). Je vais donner mes 2 centimes :

checklists : l’outil ultime qui peut sérieusement alléger sa charge mentale (à défaut de la charge de travail, mais y’a une corrélation directe entre les deux)
clarté sur les responsabilités -> établir ses zones de responsabilités (en langage courant, son périmètre)
clarté sur les actions et délégation.

Les checklists, c’est tout bête, mais je suis toujours impressionné par le nombre de gens qui en bénéficieraient (et le savent) et n’en ont pas (et savent qu’ils devraient mais « n’ont pas le temps », pardon, ne prennent pas le temps, de les faire). Si les AG sont du type de ce que je connais, c’est toujours la même chose, je ferais donc une liste de toutes les AG à mener datées dans mon calendrier et une checklist de « tout ce qui doit se passer quand » pour qu’une AG soit réussie, avec rétroplanning flottant (les s-5, j-15, etc) et quelques cas conditionnels (parce qu’il y a parfois des ajustements suivant les AG). Cette checklist servira de « template » à copier-coller pour chaque AG, et les checklists correspondantes seront ensuite calées sur les dates des AG (pour que le échéances inscrites dans mon calendrier soit pertinentes).

Pour les urgences, pas trop le choix, et ça va lui paraître impossible sans doute dans la situation dans laquelle il est : prévoir du temps « disponible » chaque jour (ou semaine, à lui de voir suivant son métier) pour pouvoir les gérer (il bloque une réunion avec lui-même par exemple dans le calendrier tous les jours). On fait des maths, là : si y’a pas le temps, on ne peut pas, c’est juste indiscutable. S’il ne se passe rien, il fait ses trucs, s’il y a une urgence, il peut l’accueillir. Ou alors, s’il peut il délègue la gestion de l’urgence sur quelqu’un dont ça sera une responsabilité principale.
Par ailleurs, une bonne pratique est de toujours challenger l’urgence : si on me dit qu’un truc est urgent, je demande la réalité de l’urgence : 10 minutes ? 1 heures ? 3 heures ? Demain matin ? On ne peut rien faire avec « urgent, urgent, urgent », par contre on peut faire quelque chose avec « maintenant, 10 minutes, demain, 2 heures, ce soir », etc (et en plus ça se fait presque tout seul ).

Pour le suivi régulier des établissements, j’inviterai à la création de routines thématiques : par exemple consacrer tous les mardis aux visites d’établissement (sans oublier le buffer nécessaire pour les imprévus), en ajoutant tous les jeudis aussi si besoin (les jours sont pris au hasard, hein ). La régularité va très bien avec la routine (et en plus, ça « éduque » les autres), et si le suivi doit être régulier, il faut bien que la pratique le soit aussi, n’est-ce pas.

Pour les dossiers, un par établissement me paraît bien vu, je ferais juste attention à ce que ces dossiers ne contiennent pas d’action ; sinon il va perdre beaucoup de temps à chercher dans chaque dossier l’action à faire. Pour chaque dossier, trouver la prochaine action et la mettre sur une liste de prochaines actions qui les rassemblent toutes, à part des dossiers, donc.

En résumé
S’il est en situation de crise, je commencerais par faire la liste des échéances dures (les AG probablement) à venir sur 3 à 6 mois, puis je ferais les checklists de ces AG et leur rétroplanning, le template, que je dupliquerais pour chaque AG avec les échéances dans le calendrier et les actions par contre sur la checklist (l’idée est de les cocher à mesure de leur réalisation). Ensuite je ferais le tour des responsabilités (H2) et verrais si je peux déléguer la partie la plus concernée par les urgences (c’est très formateur, pour les nouveaux, les urgences ). Si oui, c’est top, sinon (ou si pas entièrement), je bloque artificiellement le nombre d’heures appropriées dans mon agenda tous les jours pour pouvoir y faire face. Tant que je suis dans l’agenda, je choisirais aussi mes journées à thème pour le suivi d’établissements. Et enfin, j’irais dans chaque dossier extraire la prochaine action pour la mettre avec ses copines sur une liste qui les regroupe toutes. Si j’avais, à ce stade, encore des urgences indéfinies, soit je demanderais à ce qu’on me les précise soit je le ferais moi-même parce que c’est à moi de le faire vu mon métier, je prendrais 3 grandes respirations et j’irais ensuite les classer selon ma meilleure intuition pour savoir laquelle faire avant l’autre.

yannick · Février 13, 2020, 8:04

Mes 2 centimes en plus de tout ce qui a été dit, je ferais un petit audit sur les points suivants:

niveau potentiel d’addiction l à la dopamine, car cette sensation d’écrasement s’auto alimente. Il y a un excellent talk show de Simon Sinek - https://youtu.be/ReRcHdeUG9Y en anglais, qui entre autre explique le fonctionnement de 4 molécules clés qui ont un impact sur notre biologie, donc sur nos comportements donc sur nos manières de percevoir notre réalité…
qualité du sommeil actuel
type d’alimentation et hydratation
pratique d’un sport ou pas
En dehors du travail, c’est quoi ? Passions, hobbies…

Justine · Décembre 10, 2020, 7:46

LE RETOUR DES ÉTUDES DE CAS !!!
Pour ceux que ça tente

Voici des petites situations du quotidien…
Comment VOUS, vous réagiriez face à cela… :
Lorsque je dis " Que faites vous ?", ça veut dire : quelles actions faites vous. Vous prenez votre Smartphone pour noter, ou un carnet ; vous dites à la personne de passer plus tard, vous… Etc

1- Quelqu’un entre dans votre bureau et veut vous montrer quelque chose (photo, document, etc…) alors que vous êtes à fond sur un dossier. Il a besoin de votre avis pour avancer. Que faites vous ?

2- Vous arrivez au bureau le matin, vous avez encore votre manteau sur le dos, le sac à l’épaule… . Et quelqu’un vous demande de lui envoyer tel et tel document par mail, c’est important. Que faites vous ?

3- Cette même personne ci-dessus (alors que vous avez toujours votre manteau…) vous donne également des informations sur le projet Y. Que faites vous ?

4- Vous venez de recevoir un mail, important, auquel il faut répondre rapidement, ça vous coupe dans ce que vous étiez en train de faire, et bim : quelqu’un vous sollicite pour le dossier W. Vous avez la tête « en vrac » à ne pas savoir par qui/où commencer. Que faites vous ?

5- Vous vous dépêchez de mettre leurs manteaux aux enfants quand tout d’un coup vous vous souvenez d’un truc ultra important, mais vous êtes déjà en retard et il faut filer. Que faites vous ?

Si j’en ai d’autres, je referais un message

Adrien · Décembre 10, 2020, 7:57

Salut @Justine,

Mes réponses rapides :

Dans mon établissement on respecte le code suivant : quand mon bureau est fermé, cela signifie qu’il ne faut pas me déranger. Quand la porte est entrouverte, cela veut dire qu’on peut. 99% du temps la règle est respectée. Pour les 1% restants, si je suis sur un travail vraiment important et que j’entends frapper à ma porte (alors qu’elle est fermée) et bien… je ne reponds pas et je continue de bosser
J’ai toujours mon Moleskine dans la poche intérieure de ma veste avec un stylo. Donc si on me demande un truc comme ça, je sors mon Moleskine et je note la tâche demandée. Je pourrais le faire avec le téléphone mais je préfère le carnet comme « inbox » générale pour tout ce qui me tombe dessus dans la journée.
idem que 2.
Je ne reçois jamais d’emails qui me coupent dans ce que je suis en train de faire qui est important car ma boite mail est fermée en dehors des plages horaires ou j’ai décidé de traiter mes mails et que j’ai zéro notifications mails (elles sont coupées dans les réglages de l’ordinateur). C’est une règle capitale : il faut absolument désactiver les notifications. Pour toujours. Voir la vidéo de @Romain sur le sujet
Je fais « dis Siri » et je dicte ma note en me dépêchant d’emmener les enfants. Si c’est pas possible je me repete en boucle le truc jusqu’à ce que j’ai pu le noter (et ca marche, c’est garanti !)

lkw · Décembre 10, 2020, 8:18

Alors, avec le caveat que je suis indépendant, si je transpose les situations…

1 - Porte fermée = je bosse, ne pas déranger. Mais dans ce cas, ça serait ma fiancée (qui est au courant du code) ayant besoin d’un truc réellement important, donc je lui demanderais 15 sec pour noter où j’en suis dans ce que je fais afin de pouvoir reprendre, puis je lui donnerais ma pleine attention.

2 - Envoie-moi un SMS ou note-le moi sur un post-it, que j’aie un reminder. (Tu as besoin de quelque chose, pas moi, donc tu me facilites la vie pour me donner les infos nécessaires à ce que je fasse ce dont tu as besoin.)

3 - Idem. Et éventuellement « écoute, je suis juste en train d’arriver, laisse-moi poser mes affaires, on peut s’en parler dans deux minutes ? »

4 - Si c’est réellement important, c’est SMS ou téléphone, et les gens susceptibles de devoir m’interrompre pour une réelle urgence (famille, éditeurs, directrice d’ouvrage…) ont ces coordonnées, sinon ça attend. Les mails ne sont par définition pas urgents, ma boîte n’est ouverte qu’1-2 fois par jour et mon temps moyen de réponse est 72h.

5 - Pas d’enfants, mais en transposant dans la situation « faut que j’y aille et je suis à la bourre », je dégaine OmniFocus ou Due selon l’urgence et je dicte un reminder en me notant mentalement (une des rares fois où je le fais, mais c’est un seul et unique truc, donc ça va) de gérer dès que je suis arrivé à destination.

nj1 · Décembre 11, 2020, 7:52

(bis)

Relativement bien respecté avec le bureau ici, si c’est trop compliqué d’être interrompu, je le dis.
et quand c’est mes fils, je leur sonne les cloches, ils le respectaient à 5 ans alors à 16… grrr
Envoie moi un email ( ca marche avec toute la famille… )
J’écoutais « distraitement » avant, si un truc est important, faut que ce soit écrit, et je demande à mon interlocuteur de le faire. Actuellement, ça peut arriver que ce soit hors contexte horaire de boulot, j’ai pas mal de client que je vois dans des déjeuners « de groupe », mais je leur demande de m’envoyer par écrit ensuite ( mail, trello … ). Si je pense à un truc, en général, j’ouvre une note rapide et j’empile les points à clarifier en rentrant ( ou plus tard )
Pas de notification. Pas de problème. Règle absolue
je m’envoie un email avec le tel

yannick · Décembre 11, 2020, 8:17

En fonction de qui est la personne et son rôle dans l’entreprise je crois que quelques soient les règles/principes en place, il y a la théorie et la pratique. Si c’est le CEO quit veut te parler ce n’est pas la même dimension que si c’est un collègue.

As-tu une bannette dans laquelle tes collègues pourraient déposer une note au lieu de te déranger si tu es occupée?

Puis pour la capture en plein vol, j’utilise Braintoss sur mon iPhone. L’App. envoie mes notes ou audios directement dans ma inbox email.