ETUDE DE CAS pratique

Justine · Février 8, 2019, 11:02

Bonjour à tous,

Je voudrais lancé ce poste, car je me suis dit que çà pourrait être drôle de faire une sorte d’étude de cas, et de voir les conseils/méthodes préconisés selon des personnes différentes (nous tous !).

Je propose que notre « cas de laboratoire GTD » s’appelle BORIS (je trouve son prénom sympa )

SITUATION
Boris, 35 ans, est employé dans une entreprise d’une centaine de personnes.
Il est graphiste/chargé de communication et il peut évoluer comme Responsable d’un service communication, qui n’est pas encore créé dans son entreprise.
AU QUOTIDIEN
Il gère ses projets graphiques, qui ont des deadlines figées dans le temps, des projets parfois longs, parfois très courts, dans l’urgence ou pas…
Et il doit gérer un plan de communication pour avoir une vision d’ensemble de tous ses projets, et des projets de communication de l’entreprise, afin de sous-traiter si besoin…

À VOS CRAYONS/STYLETS
Les "Exercices"
SELON VOUS :

De quoi Boris a t’il besoin pour pouvoir gérer son plan de communication annuel ? (voir sur l’année suivante) efficacement ?
Comment gérer des projets à deadlines et faire des retro-plannings efficaces ?
Comment gérer plusieurs projets en même temps en ayant des urgences « immédiates » et des urgences qui vont arriver dans quelques jours (par exemple)
Quel outil(s) lui conseilleriez vous pour appliquer efficacement GTD dans sont travail ?

Si d’autres questions vous viennent à l’esprit, N’HÉSITEZ PAS !
Le but de l’exercice, et l’intérêt selon moi, est vraiment de prendre un cas « multi-tâches et multi-projets », avec des délais imposés, UN CAS TYPE on va dire, et de pouvoir l’imaginer, dans son contexte et d’échanger encore plus tous ensemble !

Est-ce que je passe à l’étape 2 tout de suite ?
BORIS EST PAPA SOLO, et il s’occupe de sa petite fille à plein temps.
Comment l’aider en plus, à gérer efficacement ses missions de papa, et son temps/ses activités perso, en plus de son travail déjà bien prenant ?

J’espère que ce poste vous plaira et que vous vous amuserez autant que moi à échanger là dessus !

Bonne journée

jpmole · Février 9, 2019, 8:14

Bonjour
Je peux raconter ici l’histoire de Mickael.
Papa en alternance. Travaille dans l’événementiel.

Mickael a commencé avec GTD par gérer sa vie personnelle. C’est là où il avait la plus grande charge mentale.
Sur mon conseil, il a pris la version payante de Todoist. Il a géré l’organisation quotidienne avec des check-lists.
Le soir, il gagnait un temps précieux et n’oubliait plus rien (la lessive, les courses, rendre les livres à la bibliothèque…) et les we aussi car ils étaient organisées (expo, ciné, sortie avec d’autres parents et enfants).

Ensuite l’utilisation de la méthode a fait tache d’huile progressivement. Quelques projets pros ont été « GTDisés ».
Comme ça marchait plutôt pas mal, il a entrepris un travail sur les horizons et des planifications naturelles sur ses projets.

Il a gagné petit à petit de la confiance dans le fait qu’il n’oublierait rien, de la clarté dans la gestion de ses projets et du « temps de cerveau disponible » pout de la créativité pure.

Il y a plein de portes d’entrée possible pour la méthode GTD.
Si tu veux aider Boris, peut être pourrais tu de poser la question. Quelle est la porte qui lui correspondrait le mieux ?
Connais tu la méthode DISC ?
Elle permet d’identifier les traits dominants du caractère des gens et les distingue en quatre couleurs.

Pour Mickael, sa couleur dominante était clairement le jaune. C’est un affectif. Voilà pourquoi j’ai choisi de partager avec lui la check-list que j’utilise pour m’occuper de ma fille le soir…

Romain · Février 9, 2019, 1:00

Tout d’abord, Boris est un bon client

À mon sens, certaines des solutions ici ne sont pas purement GTD mais s’harmonisent bien avec. Par exemple, je ne sais pas trop comment on gère un plan de com’ annuel parce que je n’ai pas l’expertise suffisante dans ce domaine. Ce que j’imagine, c’est qu’il s’agit finalement de campagnes qui se déroulent en saisonnalité, ce qui implique des dates de départ et d’échéances peu souples, successives ou parfois parallèles. J’irais chercher des solutions du côté de la gestion de projet standard (du gantt peut-être, j’ai fait ça sur un court-métrage une fois —pas ma meilleure idée, mais passons ) avec établissement d’un calendrier. Après, certains s’en sortent avec de l’Excel, mais vu le métier de Boris j’aurais tendance à lui conseiller quelque chose de visuel, comme un tableau annuel et l’inscription de chaque campagne sous forme de traits allant du début à la fin (pour voir les concurrences et les successions). Mais encore une fois, je n’ai pas l’expertise suffisante là-dedans.

Pour gérer les projets à deadlines, on est encore dans le domaine de la gestion de projets, mais ce qui est sûr, pour en avoir moi-même, c’est que je me ferais une MPN pour chaque (planification naturelle —je le fais, même en version light pour quasiment tous mes projets). À l’issue, j’ai un beau projet avec tout ses jalons et les résultats « macro » à obtenir, pour lesquels j’identifie une prochaine action. Ensuite, inscription de l’échéance finale et de tous les jalons intermédiaires dans le calendrier, et report des prochaines actions dans mes listes de contexte (toutes les autres actions restant dans le dossier projet, sur le Gantt, bref, là où c’est pratique pour Boris).

Lorsqu’il y a concurrence d’urgences, pas le choix, il faut challenger ces urgences. Parce que « urgence » ça ne veut rien dire, il faut mettre un temps à chaque, et aussi parce qu’on ne peut pas faire deux choses en même temps. J’accentuerais la nécessité de préciser chacune de ces urgences (pour dans 2h, pour dans 3h30, pour demain, pour dans 10 mn, pour jeudi prochain, etc). C’est le seul moyen d’avoir de la clarté sur les attendus finaux, et ça permet :

de décider objectivement quoi avant quoi,
de décider éventuellement ce qui ne se fera pas,
et surtout, le plus important, d’identifier parfois un levier qui, bien actionné, permettra à lui seul d’avoir un impact sur plusieurs projets d’un seul coup.

Enfin, sur les outils, j’en reste à « chacun son truc ». Il peut utiliser ce qu’il veut du moment qu’il a de quoi lister :

ses projets,
ses échéances (notamment pour voir leur étalement), ie. un calendrier (individuel ou collectif),
ses prochaines actions,
ses trucs en attente.

Pour le côté Papa, si on veut être efficace on peut avoir besoin de lâcher un peu prise sur le romantisme qui voudrait qu’on pense spontanément à tout ce qu’il faut naturellement pour sa progéniture ; ce n’est juste pas vrai, en plus d’être de moins en moins possible dès qu’on a une activité prenante et/ou plaisante. Je conseillerais à Boris de créer ses zones de responsabilités perso (horizon 2) de manière très détaillée, de faire de même au niveau pro, et de pouvoir visualiser les deux facilement afin de pouvoir les équilibrer comme il le souhaite ; les projets et actions persos seront bien plus visibles d’un coup. Et je pense que je lui conseillerais de faire sa GTD en perso aussi rigoureusement qu’en pro, afin de pouvoir avoir aussi des projets personnels en étant sûr de pouvoir les faire avancer.

My 2 cents

Justine · Février 12, 2019, 1:53

Très intéressant ! Merci beaucoup.
Je ne connaissais pas la méthode DISC, quel est l’intérêt de cette méthode pour toi?
Pour mieux « gérer » ses horizons ?

Justine · Février 12, 2019, 1:57

Merci pour ta réponse si complète @Romain, tout ce que tu écris est très instructif et me donne beaucoup d’idées pour gérer les projets.
Je ne sais pas trop comment répondre à ton message, car tout est dit

jpmole · Février 12, 2019, 7:53

Hello
La méthode DISC en l’occurrence serait éventuellement utile pour rentrer en contact avec Boris pour le conseiller.
Mais bon, je ne suis pas très sûr de mon coup. Regarde à l’occasion.

Je pense que la réponse de Romain est très adaptée !

J’espère que Boris trouvera son équilibre et plus de sérénité !
Tiens nous au courant !

Romain · Février 12, 2019, 8:13

J’ajouterai quand même que, au niveau perso en particulier, Boris pourra trouver avantage à se créer un max de checklists : déroulé des matins, des soirées, des weekends, des inscriptions à faire (caisse des écoles, centre aéré, etc)… je sais, encore une fois c’est pas hyper romantique. Mais y’a un moment, ou bien on accepte de ne pas (toujours) être romantique et on assure avec l’esprit libre, ou bien on se dit qu’on va se souvenir de tout juste parce qu’on est le papa/la maman et on se foire en plus d’avoir une charge mentale de dingue. Vous aurez compris, j’ai fait mon choix

jpmole · Février 12, 2019, 8:15

J’ai fait le même pour la vie quotidienne avec ma fille. Résultat, je suis beaucoup plus disponible, et vous savez quoi, elle me le rend bien !