Focus list utile?

Bonjour

Pour faire suite à ma discussion avec @francois, souvent dans les app nous avons une focus list qui permet de voir les tâches avec une date butoirs passée ou à ajourd’hui ainsi que les tâches que nous avons mis en favoris.

C’est assez pratique pour définir sa feuille de route pour la journée mais cela ne se fait-il pas au détriment des autres taches ?

A ce sujet, David Allen nous dit :

I’ve lately realized that I am teaching a paradoxical and totally reversed paradigm about time management.

The old model seems to have been telling us to externalize the big stuff (priorities) and to leave the little things strewn around internally (in psychic RAM.) We were supposed to write our Daily To-Do lists (your Top Ten Things to Do–work on Job One until it’s done, then go on to Job Two.) We were supposed to categorize on our lists the A-B-C priorities, and work on the A’s first. And oh, the little not-so-critical thoughts and details–who cares?

I’ve turned that on its head. I coach that we need to externalize the details and internalize the prioritizing. We need to have an objectively captured Total Life To-Do List, from the biggest-picture bullet points to the tiniest of details of things we need or want to do. And then make moment-to-moment decisions about what to be doing at any point in time, based on our internal intuition.

De ce que j’en comprend, plutôt que de définir les tâches sur lequel nous voulons travailler, il faudrait regarder sa liste sur le moment et définir la meilleur tâche à réaliser suivant la priorité.

Cela fonctionne bien avec la technique indiquée par @Romain, faire du time blocking sans définir les tâches que nous voudront réaliser.

Quelle est votre vision sur la chose ?

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De la même façon que ton contexte te propose des tâches à accomplir, ta focus list n’est rien d’autre qu’une proposition.

Si tu n’as pas accompli des tâches dans un délai fixé, plusieurs situations possibles :

Situation 1 - Elles sont devenues critiques. Tu sais ce que tu as à faire. Elles doivent avoir toute ton attention quel que soit les autres tâches de ta liste.

Situation 2 - Tu dois renégocier le délai de réalisation et tâcher de ne pas rater la deadline la fois suivante.

Situation 3 - La date butoire fixée n’avait pas lieu d’être

Situation 4 - Si tu as sciemment mis cette tâche en focus, c’est qu’intrinsèquement elle a une certaine importance pour toi.

Quand tu choisis de faire quelque chose, tu choisis de ne pas faire tout le reste. A ce titre, un choix d’action se fait forcément au détriment d’autres tâches et il n’y a pas de mal à ça. Comme dit DA : « You can do anything but not everything ».

Les priorités de la semaine passée ne sont parfois plus celles de la semaine en cours et les priorités de la veille ne sont parfois plus celles du jour.

Utiliser des techniques comme le timeblocking ou la thématisation permet de focaliser son esprit sur des tâches de natures spécifiques. Le problème est que ces techniques ne prennent pas en compte, les imprévus, les interruptions, la fluctuation de ton énergie, …

Ce sont des bonnes méthodes pour « créer du temps » ou le protéger pour des choses importantes qui risquent de ne pas en avoir suffisamment ou créer des routines mais ne permettent pas une exécution flexible de son travail.

A contrario, être au clair sur ses priorités (notamment grâce aux Horizons) te permet de faire des choix d’action de façon consciente tout en tenant compte des événements du moment.

Ma vision des choses est qu’en décidant de mettre le focus sur un petit set de projets chaque semaine (puisque la revue hebdo permettra de réévaluer l’ensemble des projets) on peut choisir en conscience et en confiance les actions qui méritent le plus notre attention tout au long de la semaine ou même à un instant t sans pour autant avoir eu à bloquer son temps au préalable.

Je ne dis bien sûr pas qu’il ne faut pas se servir du timeblocking. Je m’en sers pour les raisons que j’ai citées plus haut.

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Effectivement, si on considère cela comme des options d’engagements, cela fonctionne mieux. Merci @Julian !

Il faut juste veiller à ne pas oublier les autres tâches, bien regarder l’ensemble de ses listes avant de mettre en focus.

D’ailleurs, David Allen écrit sur un autre sujet :

Having email sorting/filtering would be anti-GTD if you use it to avoid decision-making, but not if it’s just for evaluating what kind of attention to put on something. Using colors for certain people’s emails in Lotus Notes (as I do) would also be “anti-GTD” if you never dealt with the non-colored ones. We’re not officially endorsing or recommending this. Just saying it’s something that you can make work.

Mais on comprend bien l’idée d’utiliser des fonctions théoriquement « anti gtd » pour simplement nous présenter nos listes de façon alternative.

@Erwann J’aime bien réaliser une petite focus list sur mon bujo. J’en ai 2 types :

  • La 1ere est une liste d’inventaire, un récapitulatif de choses en cours. Je l’utilise lorsque comme aujourd’hui je reçois beaucoup d’appel sur des sujet varies, que je ne sais plus du tout où j’en suis et que j’ai besoin de m’accrocher à la réalité de mes engagement en cours. Elle se présente sous la forme d’un récapitulatif une tache par ligne.

  • LA 2 eme est une liste d’aide à la décision. C’est l’inventaire des choses à faire qui me prennent la tete. Elle reprend des sujets qui sont dans mon viseur mais que je ne sais pas trop quand je vais pouvoir métriellement les traiter. Cependant les écrire me permet de les réactiver, de les prendre en compte et de les intégrer aussi vite que possible dans ma feuille de route.

Ces deux petites listes viennent en complément de GTD. C’est juste une façon pour moi de faire un inventaire une sorte de Bucket list optionnel de décision à prendre et à planifier en time blocking si nécessaire…

J’aime les avoir sous les yeux. ça me rassure. Bien que ces listes ne soient pas du tout GTD elle me sont aussi d’une aide précieuse pour décharger mon mental de la pression de mes engagements. Je sais que c’est écrit la donc ça existe donc il est de ma responsabilité d’agir ou pas.

Oui le plus important c’est d’avoir une liste d’action qui nous aide au quotidien. Elle peut avoir des filtres pré-établis ou des couleurs, fonctions…

Le plus important étant de toujours prêter attention à sa liste de prochaines actions principale afin de ne pas laisser des actions mourir lentement sur cette liste.

J’ai bien remarqué en regardant le fonctionnement de eproductivity, qu’il pouvait y avoir des fonctions non décrites dans GTD mais qui sont simplement ici pour simplifier le choix de l’action à faire.

Mes 2 listes sont sur 2 pages de mon bujo

  • A gauche les "sujets en cours " à droit les " sujet à planifier / A bosser "

Je sais que ca fait doublon peut etre avec certaines autres listes mais c’est vraiment utile pour rester concentré sur ces sujets. J’ai toujours un peu de mal avec mes contextes peut être parceque je travaille et vis à la maison… Donc c’est un peu touchy à concevoir.