Gestion de la liste "actions à venir" au quotidien

Bonjour à toutes et tous,

Je n’ai pas trouvé de post ou les membres se présentaient et je pense donc (à tort ?) que cela n’est pas nécessaire sur forum.

Avant cette première intervention, quelques petites infos sur ce qui m’amène :
Je bosse dans un cabinet de courtage en assurance à destination des entreprises et des professionnels. Je ne suis pas indépendant mais complètement autonome. Je n’ai que très peu de compte à rendre et pas d’assistant(e) ou de collègues ni collaborateurs sur mes dossiers. Je gère un portefeuille de client et le fait croître. Au quotidien cela donne : beaucoup de tâches de gestions, des dossiers d’audit et de souscription long à gérer et avec beaucoup d’interlocuteurs (courtage oblige, pour un même dossier nous interrogeons plusieurs assureurs) quand ce ne sont pas des sinistres compliqués avec des échéances très rapprochés. Bref, je n’avais aucune méthode et mon quotidien consistait souvent à essayer de rattraper mon retard, priorisé dans le dure et appeler beaucoup, beaucoup de monde.

Je suis tombé il y a quelques temps sur un podcast de Jean de la Rochebrochard pour ne pas le citer, qui décrivait sa méthode de gestion au quotidien. J’étais moi même à la recherche d’inspiration pour enfin reprendre le contrôle sur mon activité. Podcast très intéressant mais comme souvent uniquement adapté à son concepteur et donc difficilement reproductible sauf à vouloir mettre un carré dans un rond (passez moi la métaphore).

Néanmoins, cette recherche a eu le mérite de me mettre le pied à l’étrier puisque à force de pérégrination j’ai atterrit sur une présentation de la méthode GTD. Ni une, ni deux, je commande le livre de David Allen et me voila en train de déployer mon système intégré.

A ce jour, je ne suis malheureusement pas encore au rdc. Je dirai même que je suis dans les escaliers de la cave qui y mènent.

Je m’explique :

La phase de collecte s’est bien déroulée. il est vrai que j’ai hérité d’une liste longue comme mon bras mais je me suis senti beaucoup plus détendu ne serais ce que d’avoir sorti tous ces éléments de mon esprit.

J’ai ensuite tout couché dans Todoist (je suis très digital et pas du tout papier) en créant mes catégorie : actions à venir, agenda, en attente, etc. Là aussi tout semble parfait et l’optimisme sur l’avenir fait un grand bond en avant.

Mais tout s’est corsé le lendemain matin, le surlendemain et chaque jour suivant.

Impossible de bosser avec ma liste d’actions à venir. Mon seul filtre est la priorité mais de fait tout semble une priorité même si comme toujours les priorités d’un jour en réalité peuvent très bien être celle du lendemain. J’ai donc essayé de distiller toutes mes taches en fixant à chaque fois un jour mais alors là c’est l’explosion et à l’ouverture de mon outil fait comme l’effet d’une vague de 10 mètres.

j’ai essayé de faire en fonction des contextes mais cela ne « prend » pas.
Je suis soit à mon bureau, soit chez mes clients et 'ai toujours sous la main à la fois mon téléphone, mon ordi, mes dossiers. Impossible alors de choisir en fonction de ces critères. Les critères de facilité ou difficulté ne me parle pas non plus ou je n’arrive pas à les utiliser.

J’en appelle donc à votre expérience personnelle : comment faites vous ? Parvenez vous à killer les bonnes tâches au bon moment ? Avez vous d’autres filtres contextuelles que les priorités ou le cadre « spatio-temporel » ? Comment gérer vous vos obligations vis à vis de vos clients ?

Si cela vous intéresse je vous partagerai mes futurs progrès que j’espère importants.

Merci par avance de votre aide :slight_smile:

Bonjour @Theo Bienvenu !
Ta question est complexe. Ma reponse pourrait l’être tout autant. Je pourrais en écrire 10 pages. Ton sentiment de vertige et d’absence de resultat est tout à fait normal. On a tous vécu ça au début.

Mais commençons par le commencement. GTD n’est pas une méthode. C’est une série d’habitudes. ça veut dire qu il ne s’agit pas d’une solution miracle mais d’un processus organisé qui prend un certain temps à comprendre et à s’approprier mais une fois compris si tu persévères tu vas constater qu’il est d’une formidable puissance d’efficacité et d’une grande simplicité.

Et avant tout il n’y a pas de liste ACTION A VENIR on parle de liste de prochaine actions.

  • D’abord va doucement (tu vas trop vite la !)

  • GTD c’est 5 phases qui s’exercent à des moments différents le plus souvent. Chaque phase obeit à un processus rigoureux et précis.

  • It te faut une structure il y a 7 types de listes

  • Meme si tu n’aime pas le papier commence par la. C’est tres difficile de commencer par le numérique car c’est un puis sans fond. Avec le papier on voit les choses. C’est physique. Concret plus visible.

  • Appliques strictement la methode point par point et rien que la méthode.

  • Tu as bien collecté tu dois avoir une panier remplie de feuilles avec une information par feuille.

  • Apres il faut clarifier et organiser. ça veut dire comprendre ce que chaque sujet veut dire et le mettre dans une structure pérenne ta liste de projet ou celle SMB peut etre une reference ou à la poubelle ? CF le livre

  • Apprends a faire ta weekly review

  • Agis en fonction des contextes. Mais quelle est ta prochaine action par projet ? Est ce que ta liste te permet de choisir celle qui est la plus pertinente à cet l’instant ?

Chacune des tache de cette liste précise est une option. Un choix que tu fais. D’ou l’importance de ne pas réfléchir quand tu la lis. L’action doit etre claire et précise.

Exemple tu penses écrire dans dans ta liste @Appels (contexte) d’appeler Monsieur Dupont pour négocier les clauses du contrat X mais au moment de l’appel tu te rend compte qu’il te faut d’abord relire le contrat X et puis aussi preparer ton appel… Ce n’est qu’une fois que tout cela est bien clarifié que tu appelera ton client M. DUPONT car maintenant tu sais exactement comment négocier…

Donc ta prochaine action a mettre sur ta liste pourrait etre exprimée comme ceci

Liste contexte @BUREAU
Prendre le dossier prévoyance jaune de Monsieur DUPONT dans la bibliotheque classé sous le numéro 067654. -

Le projet 067654 est bien inscrit et formulé correctement dans ta LISTE DE PROJETS qui regroupe tes projets actifs

Les actions suivantes sur ton PROJET numéro 067654 seront :

Ouvrir le dossier et relire le contrat en notant les clauses qui posent probleme
Celle d’après :Pour chaque clause proposer une solution à Monsieur DUPONT
Celle d’après serait preparer l’entretient de Monsieur DUPONT
Celle suivante sera enfin appeler Monsieur DUPONT au n° 01 56 66 … au sujet du contrat prévoyance n° 067654 et négocier notre contrat en fonction de mon scénario téléphonique.

**Comme tu as fait ce travail préparatoire dans ta liste contexte @BUREAU **
tu vas avoir des choses hétéroclites parmi lesquelles il va falloir que tu choisisses

  • Prendre le dossier prévoyance jaune de Monsieur DUPONT dans la bibliotheque classé sous le numéro 067654. - 1mn

  • Classer le dossier trucmuche en 5 pochettes 1= Contrat, 2 Notes commerciales etc… 10 mn

  • Voir Aline pour fixer rdv avec elle afin d’évoquer avec elle le dossier DONG DONG et avoir son avis sur la garantie prévoyance que souhaite le client Zebulon et definir ensemble combien la facturer. (40 mn)

Et L’action alors ?
Et alors la maintenant qu’est ce qui est le plus important ? Quel est ton contextes ? es tu au bureau ? Le temps dont dispose ? As tu l’énergie pour le faire ? Quelle est ta priorité du moment ? et puis plus tard (ce par quoi je commence en général) a quoi ca correspond dans mes horizons ? Est ce bien conforme à mon H2, H3, H4, H5 ?

GTD c’est ça. Ce n’est pas une solution miracle. C’est un outil décisionnel.
Et si ca ne marche pas c’est que ta prochaine action est mal définie ou mal formulée ou bien que tu ne trouves pas dans le bon contexte.

J’espère t’avoir aide et que ce tres bref témoignage te sera utile.

Bonjour François,

Merci beaucoup d’avoir pris le temps de me répondre et merci pour tes conseils très intéressants.

Il manquait quelques précisions dans mon post mais sur le principe, ma structure est bien sûr déjà créée, je n’ai pas qu’une liste de prochaines actions :innocent:. J’ai mes projets, mes réfs, mon agenda, ma liste d’attente et un jour/peut être. Tout cela me facilite déjà grandement la vie. Mais pour toutes les actions qui doivent être faite asap et qui prennent plus de 2 minutes ça coince.

Par exemple comment choisir entre traiter le dossier de la société X par rapport à celui de Y ? Les 2 sont importants et prioritaires. Les priorités sont avant tout celles de mes clients. L’assurance et « mariée » avec la tension et l’anxiété : l’un à besoin d’être assuré pour commencer à travailler et faire vivre sa société, l’autre à besoin d’être indemnisé pour recommencer son activité suite à un incendie par exemple etc. Il est difficile de hiérarchisé.

Ce matin encore j’ouvre ma liste et je ne sais pas par quel bout la prendre :sob:

Bonjour @Theo,

bienvenue sur le forum et merci pour cette introduction qui nous permet de mieux cerner ta problématique.

Avant toute chose, quand on parle de priorité dans GTD, les 4 critères à considérer sont dans l’ordre :

  1. Contexte : A quoi me sert ma liste @ordinateur, si mon département informatique est en train de mettre mon ordinateur à jour ?

  2. Temps disponible : A quoi bon me lancer dans une tâche qui me prendra plus d’ 1h si je n’ai que 15 minutes ?

  3. Niveau d’énergie : Je serai plus efficace sur une tâche qui nécessite beaucoup de concentration si je suis en possession de tous mes moyens. Dans le cas contraire, autant me rabattre sur des tâches que je peux exécuter même distrait.

  4. Importance : Après avoir passé les 3 filtres qui précèdent, ton choix d’action devrait déjà être pas mal réduit. Cela dit, comment bien juger l’importance ? Voici quelques pistes :

Première piste… T’assurer de bien utiliser tes listes. Commençons par le minimum requis :

1. Liste(s) de prochaines actions (que tu appelles « actions à venir »)

c’est la liste des prochaines actions tangibles que tu devras exécuter dans le but d’obtenir un résultat. Elles peuvent être liées ou non à un projet et sont organisées par contexte. Le contexte est le lieu, l’outil, la personne ou la circonstance la plus favorable à l’exécution de l’action. L’une des forces du contexte est de pouvoir regrouper les actions de même nature.

Je te concède que le contexte @bureau peut être déroutant au début. Je me suis moi-même retrouvé avec une liste à rallonge qui avait tout pour me rebuter. Mais je te conseille de la garder en l’état le temps d’être plus à l’aise avec la méthode. Tu pourras par la suite tenter de la customiser pour l’optimiser.

Intérêt face à ta problématique : Cette liste représentera ton premier critère de filtre.

J’attire toutefois ton attention sur le fait qu’une action qui est conditionnée par une autre action de ta part n’est pas une prochaine action et ne doit pas apparaître dans ces listes mais dans ton plan de projet. Elle passera dans ta liste de prochaines actions que lorsque tu pourras effectivement l’exécuter.

2. Liste de projets

J’ai rechigné à me doter de celle-ci au début mais elle accroît grandement le contrôle des choses que tu as faire ainsi que la clarté quand tu t’en sers de la bonne manière.

Tout d’abord, tu dois considérer comme projet, tout résultat qui nécessite plus d’une action pour être accompli. Ensuite, tes projets doivent être exprimés sous la forme du dit résultat. Je ne m’y connais pas en courtage en assurance donc je grossis le trait (désolé), mais « Société X » n’est pas un projet, par contre « Obtenir un taux inférieur à X% sur le contrat d’assurance de la société X » en est un.

Tu peux tout aussi bien avoir une liste unique ou la découper. Par exemple en distinguant tes projets prioritaires de ceux qui le sont moins.

Intérêt face à ta problématique : une liste de résultats claires et précis t’aide à prendre des décisions sur les actions à mener. De plus, étymologiquement parlant « Priorité » signifie « LA chose LA plus importante ». Tes projets peuvent donc être hiérarchisées par ordre d’importance. Dans le doute, peut être que des règles d’arbitrage existent dans ton entreprise ou peut être as-tu un moyen d’identifier un retour sur investissement par tes principes et/ou ceux de ton entreprise.

3. Liste des choses en attente

Ici, tu garderas la liste des choses que tu attends des autres en prenant soin de noter depuis quand tu les attends.

Intérêt face à ta problématique : Effectuer des relances à bon escient et identifier de potentiels projets à l’arrêt.

4. Calendrier

ça sera ta liste de toutes les choses liées au temps. Elle contient bien sûr les rendez-vous et événements importants pour toi, mais également toute échéance que tu souhaites garder dans ton radar ou tout rappel utile.

Intérêt face à ta problématique : Garder visible les grandes échéances liées à tes projets et reprioriser lors de tes revues.

Deuxième piste… Ce qui est le plus important est parfois ce qui nous encombre le plus l’esprit. Si un sujet ne cesse de te hanter. Penche toi sur celui-ci pour pouvoir t’en débarrasser. S’ils sont plusieurs, commence par celui qui traîne depuis le plus longtemps.

Troisième piste… Les 6 horizons de focalisation… Mais je pense qu’il est un peu tôt dans ta pratique pour te pencher sur ceux-ci. Tu trouveras toutefois quelques discussions sur le sujet dans le forum.

J’espère que ça t’aide et surtout n’hésite pas à revenir vers nous pour des clarifications.

Julien

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Bonjour @Julian,
Merci beaucoup d’avoir pris le temps de répondre à mes préoccupations.

Je retiens 2 choses très intéressantes :

Sur les projets : aujourd’hui ne n’arrive pas à implémenter la gestion de projet meme avec un découpage mais je m’y suis mal pris. Sur la base de tes conseils je vais prendre chaque première action d’un projet et la mettre dans ma liste de prochaines actions avc les contextes nécessaires. Cela permettra d’avancer sur un projet sans « m’en rendre compte » si je puis dire.

SUr la liste en attente : La aussi je l’ai mal utilisée. J’avais mis des rappels sur chaque chose mais en réalité je vais plutot mettre la date de création et faire une revue journalière de cette liste pour éventuellement faire un rappel aux intéressés.

Je suis d’accord avec toi pour les horizons. Je pense qu’il est trop tôt même si cela semble passionnant.

Je commence déjà à y voir plus clair grâce à vos bons conseils. Un grand merci ! :grin:

Super sujet, c’est top de reprendre les bases avec des exemples concrets, merci !

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Les horizons c’est ce qui permet de faire levier, dans la méthode. Mais il faut pour ça d’abord avoir une base stable, ces 5 étapes, sur laquelle le poser.

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C’est vrai que tant que le système n’est pas abouti impossible et illogique de passer à l’étape suivante !

D’ailleurs il y a encore du boulot… Je ne sais pas si cela est commun mais depuis que j’ai commencé à utiliser GTD j’ai beaucoup progresser en efficacité mais pas du tout en sérénité :sweat_smile:

Je dirai même que c’est pire qu’avant sur ce point. Quand j’ouvre ma liste de tâche je me retrouve avec 50 à 100 prochaines actions d’un coup. Certes tout y est ce qui est assez rassurant mais par contre je n’avais pas du tout estimé que je pouvais avoir autant de chose à faire !

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Salut @Theo,
Carrément ! Cela me rappelle mes débuts
C’était vertigineux. Je me disais : c’est moi qui est ai mis tout ça là dedans ?
Je ne savais pas quelle action choisir. Tout était confus et je n’arrivais pas à prioriser.
J’étais désemparée au début.

Accroches toi au mat du bateau. La fin de la tempête c’est pour bientôt.
Suis là méthode scrupuleusement et un beau jour tu lorgneras légitimement vers les horizons.
Et là : second effet kiss cool. Mais où vais-je donc ? Et pourquoi ?

Je te souhaite beaucoup de courage. Use tes godasses dans ce rez-de-chaussée : il y a de quoi faire.
Tourne et retourne ton système. Fais-le tien, mets-y ton adn.
N’hésites pas si besoin.
Martine

Ouaouh ne t’inquiète pas c’est normal. Courage ça va venir et petit à petit tu vas definir tes contextes et tes listes ne feront plus que 5 ou 6 taches par contextes. Tu verras ils évoluent beaucoup. C’est aussi normal. Il faut vraiment que tu ne mette que ta prochaine action par projet et sélectionner tes projets en amont. Ton systeme GTD ne doit pas etre une liste de course mais un guide d’action que tu consulte lorsque tu en as besoin. Il m’arrive de bosser 2 ou 3 heures sans regarder mon Omnifocus simplement parceque le travail a bien été defini en amont…

Merci @Margott et @francois pour vos conseils et encouragements !

Sur la forum je suis tombé sur cette citation [quote=« Romain, post:1, topic:141 »]
être rassuré sur le fait que l’on verra ce qu’on doit voir quand ça sera le meilleur moment pour le voir.
[/quote]

Je trouve qu’elle décrit vraiment le résultat que je cherche à atteindre. Savoir « quoi faire quand faire » c’est sans doute cela la sérénité. Mais encore faut il y arriver :sleepy:

Oui c’est cela la sérénité et en même temps bien plus que cela.

C’est savoir abandonner un projet qui nous tenait à cœur parce que et bien, on ne peut pas tout faire.
Le faire en tout conscience c’est plutôt chouette.
La serenité c’est aussi mettre le système en pause pour se consacrer à une urgence et le faire en ayant conscience du reste et de sa capacité à choisir.

C’est avoir l’assurance de l’exhaustivité aussi.
Bonne nuit.

Oui je crois que c’est probablement une des choses que j’ai appris de GTD parmi les plus importantes. Je suis tres déstabilisé lorsque dans OF je vois une liste de projets de plus de 10 éléments. Cela me donne une sorte de vertige face à la multitude de mes engagements.

J’ai résolu le sujet en divisant ma liste en 2 ceux qui sont actifs et ceux qui ne le sont pas (en SMB) puis dans les actifs en mettant en attente tout ce sur quoi je ne travaille activement. Il ne me reste donc que ce qui est vraiment actif, actionnable et " prioritaire " . C’est la seule solution que j’ai trouvé pour faire avancer les choses et rester concentré sur ce qui compte ici et maintenant. OF ne me montre que ce qui est disponible. du coup je n’ai plus qu’à choisir au moment adhoc l’action qui convient à l’instant…

J’ai mis un certain temps à accepter ces arbitrages puis à intégrer cette habitude dans ma Daily et ma weekly review sous la forme éliminer, désactiver ou activer mes projets.

J ai aussi constaté qu il est aussi tres difficile pour moi de renoncer à mes projets surtout ceux que j’ai commencé (choisir c’est renoncer !) car j’ai l’impression d’avoir jeté de l’argent par les fenêtres :rofl: