GTD en pratique - GTD, ça prend beaucoup de temps ?

Le sujet a déjà été abordé de manière indirecte sur d’autres files, mais pas de manière complète.

Combien de temps vous prend GTD ?

Je vous propose de parler en heure, par semaine (en moyenne donc), et d’indiquer une estimation des différentes étapes (si vous vous sentez capable de ventiler…):
-> Capture
Note: J’ai hésité à exclure la capture partant du principe que ça se fait au fil de l’eau et qu’il est difficile donc d’évaluer une sommes de secondes réparties un peu partout dans la semaine, mais bon, dans le doute, je vous la laisse…
-> Clarification et Organisation (souvent, on fait ça un peu au même moment)
-> Weekly Review
-> « Maintenance » du système: rangements de vos dossiers, de votre logiciel, de vos listes, etc…, dans une logique GTD (j’ai failli associer cette étape à la WR… mais on pourrait aussi inclure des Monthly Review ou des Annual Review…)
-> Autre (réflexion sur vos horizons, mise à jour de ses connaissances GTD par des lectures ou des écoutes de podcasts, formation spécifique GTD, etc…)

=> Total hebdomadaire

Je vais réfléchir à ça, et répondre un peu plus tard :wink:

On verra, une fois que tout le monde aura répondu, le « coût » que représente GTD en terme de temps… Vu que cela peut être pour certains détracteur de la méthode un argument contre celle-ci (« GTD, c’est trop compliqué, on passe trop de temps à mettre en place la méthode = procrastination »)

Je trouve le questionnement très bien et je vais essayer d’évaluer les choses de mon côté.
Mais si on creuse un peu, on peut se demander si c’est GTD qui nous prend du temps ou bien si de toutes façons je vais prendre ce temps pour tout simplement faire mon travail.
Parce que, même sans GTD, je vais

  • noter des choses à faire (capture)
  • réfléchir comment les faire (clarification)
  • classer ces choses dans les bons dossiers ou sur mon agenda (organisation)
  • prendre un peu de temps dans ma semaine pour regarder où en sont mes projets, faire le ménage dans mes dossiers (revue hebdo)

On pourrait presque créer le sujet inverse : GTD ça libère beaucoup de temps ? :thinking:
Je vais y réfléchir.

De mon côté, je prend cela plutôt comme un mode de vie. Je le pratique le plus en continu possible. Le seul point que je peux évaluer c’est les 2h00 de ma revue hebdomadaire.

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Je ne sais pas si GTD prend du temps ou en libere :joy: @Margott ce dont je suis sur c’est que GTD est telleme nt passé dans mes genes (sous reserve de ce que j’ai dit sur la gestion de l’action et le time blocking) que je ne me rend même plus compte quand je l’utilise… Le matin je me met à GTD, la journée je bosse avec GTD et le soir je termine ma journée avec GTD. Alors combien de temps ? Aucune idée… Toute la journée peut etre ?

J’ai évalué ça récemment pour répondre à la question d’un participant, et je suis arrivé à environ 5h de definition du travail (capture, clarification/organisation et revue) : 2 fois 20mn par jour pour clarifier/organiser, 1h par semaine pour la WR et parfois 1h30 (pour les mensuelles/semestrielles). Quasiment un jour par semaine. Mais tous les autres jours, c’est comme si je travaillais sans jamais arrêter d’agir. Comme je travaille environ 35h par semaine, ça me prend 1/7e (si je ne m’abuse) de mon temps, reste 30h de boulot.

Cette critique est souvent faite par les personnes qui ne pratiquent pas la méthode, mais beaucoup plus rarement par qui pratique. La pratique permet justement de comprendre ce qui se passe réellement et on voit bien la différence entre la définition du travail et l’action elle-même. Comme le souligne @Jean-Luc, il faut bien avoir défini la chose à faire avant de pouvoir la faire, sans cela c’est juste impossible d’agir. La différence avec GTD c’est qu’on prend délibérément un temps de réflexion pour définir le travail, ensuite de quoi il n’y aura plus qu’à le réaliser sans plus s’arrêter pour y réfléchir de nouveau. Alors que sans cette méthode, on définit, on agit si on peut, puis on retourne définir et on re-agit, etc, etc. Au final, on gagne du temps à avoir des phases séparées de définition et d’action.

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Définir le travail, c’est toujours travailler non ?
Ce que nous faisons avec GTD, nous le faisions auparavant mais de façon éparpillée, avec plein d’aller-retour, sans même en avoir conscience sauf que là, on dit ce qu’on va faire (définition du travail), on fait ce qu’on a dit (passage à l’action) et on dit ce qu’on a fait (biffer les actions dans le système), le tout sans avoir à y revenir, hormis les imprévus.

En fait GTD nous fait travailler en « mode » plutôt que par sujet et apparemment, cela convient au cerveau (à mon cerveau). Ce qui minimise les temps de set up (voilà ti pas que je parle comme dans l’industrie maintenant). Cela me rappelle mon ancien poste de formatrice en processus supply chain dans l’industrie pharmaceutique. C’est tout à fait comme cela que les productions étaient organisées. On fabrique tel vaccin pendant une longue série puis on s’arrête, on fait un vide de chaine, on fait le set up et on repars sur un autre genre de vaccin. Fabriquer des petites séries seraient trop couteux en temps de vide chaîne et de set up. C’est à ça que me font penser les contextes. Ce serait trop couteux de passer un coup de fil, de raccrocher, puis d’ouvrir excel pour saisir une ou deux données, puis fermer excel, puis ouvrir sa messagerie pour envoyer un email, etc… Autant faire plein de truc dans excel tant qu’il est ouvert, ou envoyer plein d’emails une fois le logiciel de messagerie ouvert… afin de minimiser les temps de set up, donc de perte de temps et d’énergie.

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Définir c’est toujours travailler, c’est même une des trois composantes importantes du travail. Quand on est en activité on est en train de faire une de ces trois choses :

  • on fait ce qu’on avait prévu,
  • on fait ce qu’on n’avait pas prévu,
  • on définit ce qu’il faudra faire.

C’est la « triple nature du travail ». GTD permet de mieux faire la dernière, afin de pouvoir être plus efficace dans le traitement de la première et plus à même de décider en conscience s’il faut vraiment s’occuper de la deuxième quand elle se pointe (car la magie de l’imprévu qu’on ne fait pas sur le moment, c’est qu’il va se retrouver dans l’inbox… et sera défini plus tard pour devenir du travail prédéfini).

parfaitement d’accord avec toi Margott. Mon cerveau aime aussi travailler en Mode

En fait tous les cerveaux humains et comme souvent avec cet outil, c’est rarement blanc-noir, car ca ne marche que pendant une période de temps qui est variable (ça serait trop simple sinon sans doute :smiley:). Le bouquin de Cal Newport est intéressant à ce sujet d’ailleurs ! (Deep Work)