GTD et Michael LINENBERGER > Omnifocus

Une petite astuce que je souhaite partager avec vous ce soir.

En rangeant ma bibliothèque, je suis retombé sur un vieux livre de Michel LINENBERGER en anglais qui s’appelle Master your workday now. C’est un livre que je trouve assez intéressant car l’auteur connait GTD et à construit sa propre méthode qui s’en inspire peu.

Pour ceux qui ne la connaissent pas voici un résumé bien fait de la méthode https://www.youtube.com/watch?v=rpjSTPlEDLQ

En quoi est ce que trouve cette méthode interessante par rapport à GTD ?
Michael ne classe pas ses listes de prochaines actions par contexte mais selon 3 listes

  • critical now - maxi 5 taches = les taches a absolument faire dans la journée, le critère étant est ce que je suis pret a rester plus tard au bureau pour realiser cela ?,
  • opportunity now (20 taches maxi de la semaine),
  • Et Over the horizon tout ce qui est au dela de la semaine (une sorte de SMB list façon GTD)

Michael préconise de bien formuler l’action en " prochaine action " comme David. Il le cite même dans son explicatif.

Son systeme est clairement un systeme de prioriation par urgence car il explique que pour lui l’importance est relative. Il voit le temps comme un tapis roulant ou les taches nous parviennent peu à peu pour traitement. C’est donc une vision qui mélange l’urgence et l’anticipation.

Pourquoi j’aime bien cette approche ?
Je trouve que ca donne une certaine dynamique à GTD à condition de la combiner avec les contextes.

Cette vue rapide de ma liste à la journée ou dans la semaine ou meme au dela me permet de distinguer rapidement l’évolution de mes priorités. C’est facile à classer, facile à modifier et facile à contrôler.

Par ailleurs je suis souvent un peu perdu " temporellement " avec les contextes.

Comme je n’ai absolument aucune notion du temps le passé, le présent et même le futur, la notion du temps étant terriblement relative chez moi (même si je suis maladivement à l’heure) ce qui fait marrer ma femme :wink:, classer les taches par urgence me donne un sentiment de contrôle et d’apaisement.

J’aime avoir cette photo instantanée de ce que j’ai dans mon assiette d’autant plus que je travaille chez moi et que tous mes contextes ou presque sont accessibles.

Chez moi ca dope ma productivité et me permet souvent de faire du trie beaucoup plus vite. Les tags d’omnifocus sont super utiles pour cela.

Bien sûr je conserve mes contextes GTD. Ils me permettent d’avancer plus vite et sont un critère supplémentaire de proposition d’action.

Voici ce que ca donne sur mon OF
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Hello @francois,

C’est intéressant en effet, pour ma part, j’ai déjà testé l’utilisation de filtre de priorité / urgence via mon gestionnaire de tâche, donc ça ne me parait pas trop hors GTD. Ça filtre un peu plus les priorités de la journée c’est pas mal.

J’en profite pour te montrer mes contextes (entre crochets sur la photo), mes domaines de responsabilité (Administratif, Amis et famille, etc.) et mes projets (Ce qui commence par (Z - …).
De mémoire tu avais du mal avec la gestion des contextes. J’ai donc créé plein de « boîtes » dans lesquelles, peut importe l’action, elle trouvera un contexte associé, qu’elle soit ou non rattaché à un projet.
Si je dois par exemple me rappeler de t’écrire pour organiser un rdv téléphonique sur GTD, je noterai : Message François pour horaire call GTD, et je glisserai l’action dans le contexte [Message]. Ça aurait pu être iPhone certe, mais j’ai créé des sous contexte, type mail et message.

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Bonsoir

Pour être plus dans l’idée GTD, ne faut-il pas définir les priorités pour chaque contextes ?

Je peux avoir défini des priorités mais je ne les verrais pas de la journée car je ne serais pas dans le bon contexte. Avoir une priorité sur une tâche ne va-t-il pas me forcer inconsciemment à réunir les outils pour la réaliser alors que ce n’est pas forcément le plus pertinent au moment x ?

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Je connais la One Method To-do List de Michael Linenberger. J’avais tenté de l’intégrer à mon système il y a bien longtemps sans en être pleinement satisfait.

Puis, durant le confinement j’ai été ébloui par la méthode GTD+R dont on parle dans ce fil :

Voir cette personne s’organiser d’une façon aussi simple, ludique et rapide m’a impressionné. Et son approche m’a fait pensé à OMTD. J’ai donc voulu réessayer d’intégrer ses principes à mon système.

Pour ce faire, j’utilise les priorités de mon gestionnaire de tâche pour refléter les 3 sous catégories dont Michael Linenberger parle (légèrement revue) :

  • P1 = « Critical Now » … J’ai transformé celui-ci en « Dans les 2 prochains jours »
  • P2 = « Opportunity Now » … J’ai gardé celui-ci tel quel a savoir dans les 2 prochaines semaines
  • P4 = « Over The Horizon » … J’ai gardé celui-ci tel quel a savoir peut attendre

et j’ai rajouté un « Idéalement ce mois-ci » qui constitue mon P3

Ainsi lorsque je parcours les contextes qui peuvent s’appliquer aux circonstances dans lesquelles je me trouve, je priorise les P1 aux P2 et ainsi de suite si bien sûr j’ai le temps et l’énergie nécessaire pour les accomplir. De cette manière je respecte le principe de priorisation GTD : Contexte, Temps, Énergie, Importance.

Je revois ces priorités quotidiennement en fonction de mon calendrier et de ma liste de projets.

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Petit essai rapidos. P1… P4 Trop long, trop compliqué pour moi. :wink:

Bonne mobilisation mentale de la méthode ML
La vision à une semaine est parfaite car calée sur ma WR. La liste journalière est aussi tres mobilisatrice. Peu de sujets (limitée à 5 ) aujourd’hui j’en ai 3 et j’ai commencé par ça.

Cote contexte GTD liste des appels nickelle. ex je devais régler 2 affaires d’urgence j’ai commencé par ça puis comme j’étais en mode appel téléphonique j’'ai zappé sur ma liste d’appels GTD, et j’ai enchainé.

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P4 = pas de prio

Dans Todoist toute tâche saisie est une P4 si aucune priorité ne lui est donnée. Si la dite action n’est pas liée à un de mes projets prioritaire mais que je veux me challenger à la faire dans le mois (ou si elle peut patienter plus de 15 jours), je la met en P3. Autrement je ne touche pas la priorité. Ce qui en fait une P4.

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Je me rend compte que ma liste critical now ripe parfois sur 2 jours… Je suis un peu trop confiant en mes capacités d’actions de la journée…

Finalement ta P4 = OTH = SMB correspond chez OF a la liste sans tag…

Oui indiscutablement le fait de mettre de jalons temporels sur les choses facilite la gestion des taches. Meme si c’est une proposition de réalisation…

ça aide vraiment pour GTD…

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C’est une façon de le voir mais je distingue clairement le projet « Un jour peut être » du projet « En suspens ».

Un projet qui se trouve dans ma « SMB » n’aura jamais aucune tâche qui lui soit lié dans mon gestionnaire de tâches.

À contrario, un projet que je décide de mettre en pause pour X ou Y raison, oui. Il peut toutefois migrer vers une liste un jour peut être mais la prochaine action sera supprimée de ma liste de prochaines actions puisque je ne m’engage plus à la faire.

J’ai peut etre trouvé le moyen de gerer mes conflit d’intérêt entre mes deux listes. Je m’explique :

Omnifocus reporte en contexte sur chaque liste chacun des tags : exemple #appel et #Opportunity fait apparaitre la tache sur les listes ML et GTDcontextes ce qui est inutile, oblige une relecture et pire, me fait perdre du temps.

Etant adepte du PVF cher à @Romain J’ai trouvé un truc simple.

  • Une tache = un contexte ou une liste Michael Linenberger, mais pas les deux. Mais une tache peut avoir un tag d’une des deux listes + celui voir avec… Ce qui me permet de suivre les trucs avec les gens…

  • Suppression du tag OTH puisque, comme chez toi, le sans tag donne les taches automatiquement OTH et SMB…

Comme de toutes façons mes prochaines actions ont toujours un horizon d’une semaine (soit jusqu’à ma prochaine WR) ca semble bien coller…

Je constate une bien meilleure lisibilité des taches et un accroissement de ma facilité à les sélectionner.

A suivre…

Super intéressant et effectivement possiblement compatible avec GTD.

Ça n’apporte peut-être pas grand chose sur l’organisation pure, mais il y a un côté motivant, voir stimulant, qui me paraît très intéressant !

Je vais réfléchir sérieusement à intégrer ça dans mon système. Ça doit pouvoir se faire rapidement.

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