GTD et priorisation

Petite question ou débat que je lance sur la priorisation en gtd.

La méthode, si je compte bien offre 2 outils d’aide à la priorisation :

1 - La priorisation naturelle (pour les actions) : contexte, temps dispo, énergie, importance

2 - Les 6 horizons d’attention.

(Dites moi si j’en ai manqué un.)

Ma question est : Comment avez-vous l’habitude de prioriser dans votre pratique ? Je parle à la fois d’évaluer le critère d’importance en priorisation naturelle. et la priorisation de vos projets.

Hello @Julian,
Je n’ai pas vu dans le livre de DA l’expression « priorisation naturelle » ou alors j’ai loupé un truc. Mais c’est pas grave.
J’imagine que tu veux parler du modèle à 4 critères pour faire des choix d’actions à chaud.

Voilà comment je pratique :
Comme le conseil DA, je regarde du côté du triple modèle d’identification du travail quotidien et décides si je fonce dans un travail prédéfini, ou bien prend un truc urgent qui se présente ou enfin, si je prends un temps pour définir mon travail.

Si je décide d’exécuter un travail prédéfini, j’utilise alors ce que tu appelles la priorisation naturelle : contexte, temps dispo, énergie (ou modèle à 4 critères).
Puis je priorise l’action qui me fera le plus avancer et notamment celle qui concerne le projet que j’ai le plus besoin ou envie de faire avancer.
Et bien sûr qui soit aligné avec mes horizons clair et bien définis chez moi (j’ai bossé dessus à mort ces derniers temps et je sais ce que je veux faire et être quand je serais grande).

J’ai 51 ans, je ne peux plus perdre du temps à papillonner. Je dois réaliser certains trucs avant que… enfin bref. C’est pourquoi mes priorités inspirent mes choix. Pour moi, dans une liste d’appels téléphoniques, je choisirais automatiquement ceux qui feront avancer mon projet pro du moment. Et tant pis pour le coiffeur ou la secrétaire du médecin. Ça attendra.

Omnifocus permet de focaliser sur un projet en mettant tout le reste en arrière plan. J’ai décidé qu’il était bon pour moi de me focaliser sur la création de mon activité audiovisuelle. C’est LE projet de l’année. Donc je clique sur Focuser et ensuite je regarde les actions de ce projet par contextes. Je fais ça environ toute la matinée. Puis je défocuse, et je regarde mes listes par contextes pour bosser sur les autres sujets le restant de la journée.
Enfin, quand j’en peux plus, je me suis inspirée de K. Dini Creating Flow with Omnifocus (merci @lkw), je clique sur ma perspective Passe et classe pour faire des trucs sans importance qui durent pas plus d’un quart d’heure ou 5 mn. Et là j’abats de l’action qui pèse pas lourd (Tiens revoilà la secrétaire médicale et le coiffeur :-).
Comme tu le vois, je priorise à fond le matin, puis j’élargis la perspective à tout et je termine ma journée avec des trucs chiants à faire mais qu’il faut faire quand même.
Si, une urgence tombe, je postpone à l’après-midi parce que mon projet de création d’entreprise, y a pas plus urgent. Si malgré tout ça craint, alors je laisse tout tomber mais avec l’esprit cool parce que tout est dans mon système et m’attendra bien sagement.

Mais, mais. Je fonctionne aussi beaucoup au feeling. Tout dépend de mon humeur et si j’ai passé une bonne nuit. Dans ce cas, je retourne à l’envers ce que je viens d’écrire et commence par des trucs sans valeur ajoutée puis je monte en puissance vers des trucs à haute valeur ajoutée.
Voilà @Julian ma façon de prioriser au quotidien.
Martine

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Hello @Margott

Tu as vu juste. Une relecture complète du livre me ferait beaucoup de bien !

Merci d’avoir partagé ton approche. Je fonctionne un peu comme toi à la différence que mes priorités j’essaye de les caser dès que j’ai une plage d’au moins 90-120 minutes disponibles dans mon calendrier. Je préfère également le matin mais si elle est amputée par des réunions ou des ateliers, je trouve inconcevable de perdre 1 journée sans travailler sur mon projet principal.

Ce que tu décris est inspirant.
J’ai beaucoup aimé le coup des actions pénibles de 5-15 minutes, je n’y avais pas pensé.
En fin de journée, ça peut avoir un super intérêt.

Merci pour ton partage.

Julien

Je ne suis pas sûr de comprendre la nuance, n’hésite pas à me la préciser. Pour ma part, je ne priorise rien à l’avance, mais je revois régulièrement mes horizons élevés pour garder ma direction « juste sous la conscience » le reste du temps (il m’arrive aussi parfois, volontairement, d’aller faire un tour « là-haut » si je me sens confus à ce niveau). Après, je priorise quand même en quelque sorte toutes les semaines, lors de la Revue Hebdo, quand je sors certains projets de ma liste « en cours » pour les mettre sur la liste « en suspens » (et inversement). Mais cela n’impacte pas les prochaines actions; c’est-à-dire que je me propose de focaliser la semaine plutôt sur tels et tels projets, sans me couper la liberté/possibilité de réaliser une prochaine action d’un projet qui serait passé sur la liste « en suspens » si jamais j’estime à un moment donné (par ex. 15mn d’attente imprévue dans un lieu où je ne peux faire que ça) que c’est la meilleure chose à faire. Décider de la direction, se laisser la latitude de réagir dans l’instant, finalement.

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Les actions d’un projet prioritaire sont nécessairement prioritaires par rapport au reste. Jusque la pas de problème.

Quand j’ai écrit ça, je pensais à 2 situations :

Cas 1 - Quand tu as disons 2 projets de nature différente qui servent le même but ou la même vision. Mener les 2 de front peut entraîner une grosse dépense d’énergie et créer un déséquilibre dans tes zones d’attention. Dans ce cas, quels critères introduire pour arbitrer entre les 2 projets ?

Cas 2 - Lorsque tu manages, quels critères introduire pour arbitrer les demandes ayant le moyen d’impact sur les objectifs de l’organisation quand les demandeurs sont de services différents ?

Merci pour ton partage. J’ai un peu la même méthode de focalisation par priorisation lors de la revue hebdo.

Concernant ton dossier « En suspens », qu’est ce qui fait typiquement que tes projets s’y retrouvent ?

Bonjour,

C’est un peu long, mais je vais essayer :slight_smile:

(1) Mes « grandes » priorités sont définies au niveau des horizons élevés
(2) Lors de ma revue, partant du (1) je distille mes projets/actions selons 3 niveaux : Un jour/peut-être, en suspend, actif
(3) Au quotidien je suis sur la partie « Active », et j’utilise les 4 critères (enfin personnellement je n’utilise pas l’energie) pour sélectionner ma prochaine action : Je dois en avoir 10 max sous les yeux, sinon je revois mes contextes. Je fais ensuite confiance à mon cerveau pour prendre celui qui est le plus « important ».
(4) Etant en Holacracy, la définition du plus « important » peut être défini (en complement de mes horizons) par des heuristiques (*) au niveau des équipes avec lesquelles je travaille, et dans le cas ou une priorité forte a été posée sur une action ou projet par le rôle en charge, je « flag » celui-ci dans mon système (Omnifocus) pour l’identifier plus rapidement.

(*) priorités relatives. Exemple : développer les clients Belges avant les clients Italiens.

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Quel bon problème à avoir ! :slight_smile: Tu es évidemment le seul à avoir la bonne réponse. Dans ce genre de cas, je remonte en général les horizons jusqu’à avoir ma réponse ; donc dans ce cas précis j’irai carrément au 5. Si jamais ça ne suffit pas, j’utilise un outil de coaching, le « roue du coaching » (je pense que je vais en faire un post en soi, comme tout ce qui est simple ça demande réflexion pour l’expliquer :slight_smile: ). Après, la notion d’équilibre est personnelle aussi, certaines fois je suis dans un état déséquilibré mais résultant d’un choix en conscience (équilibre ne veut pas forcément dire 50/50). Je peux avoir envie ou intérêt à accepter un déséquilibre fort si ça répond à une priorité plus élevée suffisamment importante pour que je tolère ce « sacrifice » (temporaire).

Ça me paraît moins délicat que le point précédent, il me semble que ça peut se résoudre au niveau 2 ; les interlocuteurs ont toutes les chances d’appartenir à des zones de responsabilités différentes (au moins en sous-branches), il se peut qu’à l’étage du dessus ils soient aussi en relation avec des objectifs différents, ce qui peut aider à trancher. Un bon exercice à faire, notamment en équipe, est de réaliser les horizons de l’équipe « comme si » c’était une personne (j’ai un article en cours d’écriture sur ce sujet).

Gut feeling ou décision éduquée ; le plus souvent ce sont des projets sur lesquels je ne prévois pas d’agir dans la semaine (tout en m’en laissant la possibilité au niveau 0 si jamais…) ou dont je sais qu’ils n’ont a priori aucune raison d’avancer dans la semaine si jamais ça ne dépend pas (que) de moi.

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Holacracy facilite ce point au niveau collectif, c’est un confort appréciable ! :slight_smile:

Merci @xavier.boemare et @Romain

Jai relu plusieurs fois chacun de vos posts.
Je process vos paroles. Elles sont très éclairantes.

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Finalement la priorité se décide en partant des horizons, à partir du moment où les conditions de survie sont remplies on descend de haut en bas et l’un des horizons nous donnera la réponse (encore faudra-t-il être à même de l’accepter parfois, mais c’est une autre histoire…). Ça me donne une idée d’article :slightly_smiling_face:

Et j’ajouterai que ce qui me fascine le plus dans tout ça, c’est que la facilité de priorisation, quel que soit l’horizon , passe par le fait d’avoir des listes de prochaines actions et de projets séparées et de les revoir régulièrement.

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Peut-être n’est ce pas GTD orthodoxe canal historique, mais moi je fixe mes priorité en fonction, dans un premier temps du moins de mon agenda…

Après, je vais tenter de faire un SPRINT la semaine prochaine : 3 jours entiers sur un seul projet qui est très important pour moi : la création de la marque de team-building FUN & SERIOUS !

Quelqu’un a déjà fait ça ?

Oui ça m’arrive parfois, pas 3 jour entier mais au moins un ou deux. C’est assez difficile coté concentration mais en général ça dépote !