GTD & Onenote / Outlook

Bonjour,

J’ai découvert par un pur hasard le podcast la semaine dernière ( je n’en écoute jamais ), je me suis enfilé quasi tous les épisodes dans la foulée ( bravo @Romain )

J’ai découvert GTD en 2007 après mes 6 premiers mois comme « indépendant » ( ingénieur / développeur pendant 10 ans ), j’ai eu un petit moment d’angoisse sur le ROI de mes journées, j’ai lu 4HWW ( Tim Ferriss ) et ensuite dérouler la biblio ( dont Gtd ) et une nouvelle ère s’est ouverte à moi ( parce que développeur salarié, c’est à peu près le job le plus cool de la terre en matière de time management ).

Je suis en train de pivoter légèrement mes activités ( j’ai 4 sociétés mais je veux ré-orienter mes heures différemment ), le podcast est tombé pil et l’occasion de revoir un peu gtd pour remettre un coup de propre et de boost à mes journées pour passer plus de temps sur ce sur quoi je veux finir mes années de boulot.

Je n’ai pas vu foule sur windows, donc l’occasion de vous présenter mon setup ( j’ai tenté Mac quelques mois pendant une période de dev d’app, mais sans succès ). Cela permettra peut être à de futurs lecteurs de voir qu’il y a un monde au delà de omnifocus :wink:
OneNote est un système de classeur avec des intercalaires ( section ), et des pages
OneNote et Outlook forment un duo diaboliquement efficace ( je suis tout à fait objectif :slight_smile: )

Le truc qui ne me convient quasi pas sur la méthode ce sont les contextes ( et il y a moultes threads qui montrent que je ne suis pas le seul ), en gros, c’est PC ou perso, donc en pro, je n’ai pas tellement de variantes. Du coup, merci @Julian qui m’a ouvert les chakra sur « contexte = projet », et la c’est top.

L’automatisme que j’ai adopté dans la semaine en 2007 c’est le « zero inbox » et jamais revenu en arrière depuis 13 ans !

Entrants :
Mes entrants sont corrects, il me semble, pour le reste, c’est 10 derniers jours m’ont fait ajouté quelques routines supplémentaires ( vider le dossier download du navigateur, zapier de pocket => onenote, zapier de like twitter => onenote, … )
Au final, j’ai donc

  • 1 onglet onenote de collecte avec a peu près tout
  • 1 dossier fichiers sur le pc
  • ma mailbox
  • une banette pour le courrier

Calendrier
Dans les règles de l’art avec que les rendez vous planifié ( j’en ai très très peu de pros, c’est surtout les horaires gruyères de la famille, mes fils sont au lycée )
Je n’utilise pas les « journées entières » pour les trucs à faire « le jour même », j’utilise les taches pour ce qui est très rapide ( j’ai un e-commerce, le matin j’envoie les commandes à la logistique…), que des taches très rapides
J’utilise Onenote pour les taches plus longues, j’ai souvent des « références » éphémères à inclure dans la tache, et cela me permet de transférer en référence du projet ou du client une fois que c’est fait

OneNote

le trimestre
week

Au début du trimestre, je crée un onglet par semaine ( j’ai tenté plein de variante, c’est l’horizon qui me convient le mieux, et est calé sur les vacances scolaires et/ou vacances de la familles, donc 3 trimestres par an… )

les semaines
one

j’ai une semaine type que je colle dans chaque onglet, et en fonction de la semaine du mois, des taches à ajouter ( le récurrent qui prend plus de quelques minutes )
Les checklists de ces taches sont en bas de la liste ( Dans le « all containers » de [1] il y a un lien vers la page qui sert de checklist )

le reste
l’onglet :triangular_flag_on_post:. :sunglasses: est ma liste de projets en cours ( idéalement à finir dans le trimestre )
:clock5: les taches en attentes que je revois une fois par semaine
:dart: Mes horizons pour revue avant d’attaquer un autre trimestre ( et les projets à faire au trimestre suivant qui sont déjà prêts

mes références
Ensuite j’ai des classeurs thématisés avec toutes mes références, j’ai quasi tout dedans, je stocke quasiment rien ailleurs à part les fichiers vraiment volumineux.
Et les todos liés à chaque thème. Ce mélange références/projets n’est pas terrible a priori. Je suis encore en train de murir le sujet… Cela demande de fouiller un peu plus en fin de mois/trimestre pour aller voir partout


Au départ ( 2007 ), je stockais tout dans outlook. le problème c’est que je n’ai pas exchange, donc ce n’était pas du tout mobile
Je suis passé à Fengoffice, mais la mise en page d’un outils « html » était un peu limité, et la version html pas responsive, donc peu pratique sur smartphone ( problème qui ne se posait pas en 2006 ! )
Et j’ai découvert Onenote, la révélation, le combo parfait avec Outook, parfaitement dispo sur iOS ( sur MacOs aussi quand j’ai tenté ), une versio web ( certe lente, mais présente ) et surtout, surtout, je suis totalement maitre de mes données avec la possibilité de faire des sauvegardes chez moi en local en plus du cloud Microsoft avec une pérennité de l’outils raisonnable a priori ( je serai vraiment pas confiant de confier toute ma vie à un tool saas en ligne, sans sauvegardes personnelles )

c’est tout :sweat_smile: . Et merci à tous pour vos échanges qui sont une source de réflexions précieuse

Nicolas

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Tout d’abord, bienvenue @nj1 ! Et merci pour ce post bien détaillé !

Qu’il est loin le temps où Mac était inexistant et tout ne s’envisageait que sur PC (en 1997, j’avais co-fondé un site, macplus.net, qui parlait de l’actu du Mac… autant dire qu’on n’était pas des masses à parier dessus à l’époque :wink: ). Mais je digresse.

Merci pour la présentation du setup. Je pense que tu trouveras ici, niveau outil, avec @yannick au moins un camarade de jeu pour les outils MS (sur PC). Au niveau de la méthode, heureusement on sera beaucoup plus nombreux pour interagir :slight_smile:

J’ai vu fonctionner OneNote et je ne doute pas que ce soit un très bon outil, le truc c’est que par contre, Outlook sur Mac n’était pas à la hauteur la dernière fois que je l’ai regardé. Ça a pu changer.

Bienvenue au club. J’ai un IMac pour le fun à la maison, mais je n’ai pas pu m’empêcher d’installer un émulateur Windows et la suite MS Office PC, car effectivement, les produits MS sont complètement différents sur IOS. Ceci dit voici le set-up que j’ai utilisé à l’époque pour mettre OneNote en place - https://dynamicit.wordpress.com/2011/01/19/gtd-with-outlook-2010-and-onenote-2010series-links/

Outlook est LA raison pour laquelle j’utilise windows ( plutôt que Linux ), la fluidité entre mail / tache / calendrier est introuvable ailleurs dans mes recherches.
A une époque, j’avais aussi un tel fixe que je pouvais synchro avec les contacts ( depuis j’ai viré le fixe )

Cela ressemble un peu a ce que j’avais pour la partie Outlook quand je trouvais que j’en étais trop dépendant ( le problème se poserait moins à présent que toutes les infos sont synchro avec mon compte exchange outlook.fr - gratuit - )

Merci pour ton blog, du coup, j’ai découvert « collapse sous pages » sur OneNote :slight_smile: ( comme quoi au bout de 6 ans, faut toujours reprendre le temps de fouiller ! )

Bonjour @nj1 et bienvenu !
As-tu pu regarder le gestionnaire de tâches Nirvana Hq sur Windows ?
Oui @Romain je n’ai pas pu résister :smiley:

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Oui, en lisant vos échanges, j’ai regardé un peu tout :slight_smile:
Ce qui me gêne :
. transférer un email en tâche moins fluide
. pur Saas ( je veux une copie de mes datas :sweat_smile: )

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@nj1 Bonjour Nicolas et bienvenu,
J’aime bien Outlook et excel et word. Je trouve que ça marche bien mais je n’aime pas one note. J’ai essayé je n’accroche pas. Comme j’ai la chance d’être sur Mac j’utilise Omnifocus pour la plupart de mes datas. Ils ont une version en ligne. C’est ultra sécurisé. Ca fonctionne bien c’est puissant et efficace. As tu testé ?

Non, le fait que cela passe par le navigateur est bloquant pour moi. Mes datas / chez moi :grin:

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Un petit up pour les évolutions, ça commence à être hyper serein :slight_smile:

classeur courant / principal

image

toujours les semaines
:heavy_check_mark: semaine en cours
puis semaine de ma « période »
_ : inbox
emoji : ce sont mes contextes ( et :hourglass_flowing_sand: pour WF )
( on pourrait imaginer séparé, mais je préfère ne pas multiplier les classeurs )

Nouveaux classeurs pour les projets en cours
image

en bas on trouve les listes :

:date: mon modèle pour une semaine ( que je copie dans les onglets semaines, pas vraiment de changement )
:pushpin: les listes / checklists ( j’ai une - jolie plein de couleurs et d’émojis - daily maintenant suite à vos posts qui m’ont inspirés, ça m’a permis de sortir des tasks daily de onenote )
:card_index_dividers: mon tickler de pages pour l’année ( j’ai simplifé pour la photo - voir ci dessous )
_ :thought_balloon: Sous dossier SMB

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@Romain dirait que ca irait très bien dans SMB, mais préparer le bilan, soit je suis mort, soit c’est en janvier, donc quand c’est « une jour plus que probable », j’aime autant l’avoir pré-préparé et ne plus l’avoir sous le nez :slight_smile: - ça irait dans le contexte le moment au début du mois concerné

.

Et ensuite tous les classeurs de références