GTD Traiter ses émails sans se prendre la tête 😉

Aujourd’hui je vous parle des émails et vous donne mon astuce pour gerer la masse d’emails qui m’arrivent dans tous les sens et je ne me plains pas du tout … :wink:

Certains sont à la chasse au gaspi :rofl: moi je suis plutôt à la chasse aux pertes de temps inutiles avec pour objectif de parvenir, aussi vite que possible, à INBOX ZERO .

Avez-vous remarqué le temps énorme qu’on passe à faire des trucs inutiles ?

Le suivi des émails est un vrai casse tête. Bien sûr il y a l’excellente formation / podcast de @Romain que je vous suggère d’aller écouter si ce n’est déjà fait :yum: mais aujourd’hui je vous donne mon truc à moi qui fonctionne depuis très longtemps.

J’ai renoncé à creer des liens dans mon fidèle Omnifocus. Ecrire ça prend du temps. La solution la plus efficace que j’ai trouvé, c’est de créer cette arborescence dans mon gmail

Il suffit de glisser les emails dans les étiquettes correspondantes, d’archiver immediatement l’email, puis de les traiter un par un, en batch, par périodes bloquées régulières.

Pour moi c’est un peu comme une extension @contexte de mon systeme principal et je ne met dans Omnifocus, en lien que ce qui vaut vraiment la peine ou que c’et un truc futur à traiter ultérieurement…

Ca marche très bien pour moi et j’ai calculé que je gagne grace à cette simple technique au moins 3:00 par semaine et j’agis aussi, beaucoup plus vite…

Bien sur je ne précise pas la 1er action de l’email. Je n’en ai pas besoin. La plupart du temps je sais tres bien ce qu’il faut faire et pour quoi.

Cette petite astuce m’a permis aussi d’alléger mon omnifocus qui en avait bien besoin…

Et vous quelles sont vos astuces pour les émails et GTD ?

Moi aussi j’ai strictement la même configuration dans mon logiciel de Mail que dans OmniFocus.
Je n’ai jamais eu l’idée de mettre des liens d’emails dans OF par contre.

J’ai lu le bouquin de @Romain et j’ai appliqué ses conseils.
Inbox zéro chaque soir.

… et chaque matin …
Hâtez-vous lentement, et sans perdre courage, Vingt fois sur le métier remettez votre ouvrage. Polissez-le sans cesse, et le repolissez, Ajoutez quelquefois, et souvent effacez.

Nicolas Boileau était très moderne en fin de compte.:wink::upside_down_face::slightly_smiling_face:

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Moi je suis passé plutôt par l’autre solution, les mails dans archives ou dans un dossier référence spécifique à l’affaire et le suivi dans le logiciel GTD.

Hello à tous,

Je suis en phase de test de l’extension gmail sortd, qui me permet d’avoir un kanban pour mes emails.

Deuxièmement, j’ai trouvé un astuce qui me permet dans ma todo liste du jour, de décaler des tâches à faire plus tard dans la journée ou le soir (Création de 2 contexte / filtre : @Later et @Ce soir). Ça me permet de les sortir de ma liste principale mais pas trop loin non plus. Pour info c’est sous l’application Nirvana.

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@Alexis, je crois que le « personal Kanban » pour emails a un bel avenir devant lui. Je suis devenu un grand fan de Flow-e qui se plug soit sur Gmail ou Outlook. Il a la particularité d’ajouter un estampillage projets en déposant la carte sur le nom du projet en plus de la positionner dans une colonne du Kanban. Il devient facile d’obtenir des vues par projets. Et surtout j’adore les gants de box qui clignotent lors de l’arrivée à inbox 0. Le fait de voir tout mes emails dans la colonne de gauche m’invite à clarifier beaucoup plus facilement qu’à l’intérieur d’une boîte mail ordinaire - il y’a quelque chose de différent dans la visualisation qui déclenche une autre partie de mon cerveau semble-t-il !

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Et pourtant, ce n’est qu’une question d’interface ! Comme quoi l’interface est capitale dans l’aide au comportement.

Et aussi la petite carotte reçue quand le job est fait.

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C’est super beau @Alexis ton interface Kanban… ça existe sur un Mac pour autre chose qu’une boite Gmail ça ?

Je n’ai jamais utilisé la méthode Kanban, mais ça m’attire… Reste à savoir si c’est compatible avec GTD: apparement, oui.

Le système GTD en plus de la gestion des emails par kanban n’est-il pas superflus ?

A part si c’est le seul système en place bien sûr.

Merci @Jean :slight_smile: Oui c’est le même principe que ce que tu pourra retrouver dans l’application Trello par exemple.
Pour ma part ça ne change rien à mon système GTD, c’est simplement une vue qui me permet classer mes mails par statut.

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@Erwann, je pense plutôt que c’est complémentaire, c’est comme combiner GTD avec la méthode Bujo.
Ma base reste et restera GTD, en revanche des « modules » peuvent se greffer autour.

Je vais t’exposer la seule différence que cela ajoute à ma gestion des emails. Avant, sans ce module, j’avais une boîte de réception vide certe, et je flaggais tout mails dont le sujet / action était en cours ou non terminé.
Avec ce module on peut considérer que tout ces mails ont été flaggé, mais en plus la colonne dans laquelle ils se trouvent te donne une idée de leur statuts. Ça te rajoute une information supplémentaire, qui par ailleurs aurait pu être faire par le biais de couleurs ou de catégories dans tes mails flaggés.

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Est-ce que quelqu’un sait si on peut faire ça sur un Mac (avec une boite Gmail, Exchange ou iCloud) ?

En passant par ton navigateur sans souci, puisque ça se greffe sur l’interface de Gmail si j’ai bien compris (https://www.sortd.com/). Avec Mail.app, no way.

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