Hacker ses tâches redondantes

Bonjour à tous et toutes,

Tout d’abord, je vous souhaite une belle est heureuse année 2020 :partying_face: à venir : réussite dans vos projets, santé et prospérité et surtout plus de sérénité !

Dans le cadre de la création de mon système GTD je suis de plus en plus attentif aux actions que je réalise et de fait je suis à la recherche de tout ce qui pourra rendre ces dernières simples efficaces et rapides à utiliser.

De fait, quand j’arrive à l’étape du passage à l’action je m’aperçois de plusieurs taches similaires, redondantes et surtout énergivores.

Je suis donc à la recherche de tout ce qui permettra au maximum d’automatiser ce fameux passage à l’action.

Voila ce que cela donne dans mon système :

  • Au moment de passer à l’action je me pose cette question : ais je déjà eu à réaliser une action similaire plus de 3 fois ?
  • Si non : je ne fais rien de particulier si ce n’est exécuter
  • Si oui : comment réaliser la prochaine tache similaire plus rapidement et simplement la prochaine fois ?

Exemple : relancer mes clients dont j’attends un retour de pièces signées

Avant : une tâche par client dans ma liste d’attente + la liste des pièces manquantes par contrat dans mon CRM.
Conséquences : une liste longue comme le bras, des relances faites au fil de l’eau et beaucoup de temps perdu (quand ce n’est pas : aucune relance de faite)

Maintenant : une tâche unique dans ma liste de prochaine action avec un rappel chaque lundi matin + une extraction excel de mes contrats en attente de retour client + un publipostage word déjà rédigé. Et hop! chaque lundi matin je fais mon publipostage email : les relances sont envoyées d’un coup cela m’a pris 10 fois moins de temps.

J’espère que ce sujet vous intéressera. Et vous quelles sont vos méthodes pour batcher vos tâches redondantes ?

Bravo @Theo
Pour ma part c’est un Timeblock dans l’agenda une fois par semaine pour effectuer mes relances.

Toutefois mettre une tache répétitive dans ton système ça fonctionne. Je me suis d’ailleurs aperçue que de mettre une tache répétitive dans Ominfocus me permet de créer des mini habitudes comme par exemple la revue quotidienne.
A tel point que je reflechis à l’enlever de mon système car l’habitude est bien là sans que j’ai à y penser. Ça me prend 1/4 d’heure donc je vais réfléchir si c’est pertinent de la garder comme tache récurrente.

Pour reprendre le sujet de ce post, je pense qu’on améliore les taches redondantes à chaque fois qu’on les fait jusqu’à devenir inconsciemment compétent. C’est le propre de l’apprentissage : faire de mieux en mieux. Quitte a procédurer une tache pour l’optimiser.

Mais bravo. Tu t’es bien sorti de ta problématique !

Bravo @Theo
J’ai constaté plusieurs fois ce problême avec de listes à rallonge. J’ai constaté que plus on allège ses listes dans son systeme plus c’est opérationnel. Ma solution a été d’externalisér ces longues liste en references similaire et de laisser une action globale en contexte. ça marche aussi bien sur Omnifocus que sur Things. J’essaye de plus en plus d’utiliser mon CRM pour cela qui à beaucoup d’atouts pour ce type de liste notamment les relance automatisées…

C’est l’endroit chez moi où le péché mignon de l’orga confine à la perversion :wink: Je suis fan d’automatisation des processus (pas exclu que je crée une boite rien que pour ça d’ailleurs), qui souvent part de la même remarque que fait @Theo : est-ce que je vais devoir faire ce truc plusieurs fois ? Si oui, comment l’optimiser (et se décline : « est-ce qu’il est possible de n’entrer cette info qu’une seule fois dans toute la vie de l’info ? », etc.).

La plupart du temps, une checklist suffit s’il s’agit d’une procédure à exécuter ou d’actions similaires, avec un rappel dans le bon contexte de se taper la checklist (comme indiqué ici). Le fait de bloquer des plages de temps pour travailler sur tout un tas d’action de même genre (que ce soit de la relance, du call standard, de l’emailing…) fonctionne aussi. Personnellement, je cherche aussi à avoir des outils aidants, par exemple l’excellent TextExpander que m’avait montré @yannick et qui m’économise des jours dans l’année ou encore mon logiciel d’automation marketing qui me permet d’automatiser pas mal de trucs (formulaire web sur le site déclenche la création du deal et un envoi d’e-mail aux commerciaux, qui selon le résultat du call déclenchent à leur tour d’autres actions, etc).

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Moi aussi je suis fan d’automation. L’excellent Pipedrive CRM en est truffé. La je suis en train de faire les voeux uniquement à partir du systeme. C’est génial. Envoi par segment, email et compte rendu personnalisé, pagination nickelle. Je gagne un temps fou !

Je viens de terminer un excellent livre - “The inevitable” by Kevin Kelly. “The 12 technological forces that will shape our future”. Une recommendation faite par DA lui-même lors d’un podcast avec l’auteur. Je vous conseille de le lire. On y trouve une vision de l’avenir fortement probable. Kelly, en autre parle du “Flowing” - l’information qui doit circuler sans interruption et comment l’AI va nous y aider. Dès qu’un arrêt est introduit dans le flux d’un processus, c’est la cata. C’est pour cela que les vielles industries meurent, trop lentes et trop d’arrêts (grande distribution, banques…). Tout maintenant doit être en temps réel et sans discontinuation. Donc oui, automatiser c’est l’avenir à priori car c’est rendre le flux, fluide!

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Je plussoie, ce bouquin est top !