1. Quoi/Quand
2. Processus
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Processus de base
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Structure SOP standard
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Élicitation d’un expert
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Pointeurs supplémentaires
3. Résultat
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Exemple: SOP sur comment écrire une SOP
Quoi/quand
Il s’agit d’une procédure d’exploitation standard sur la façon d’écrire des procédures d’exploitation standard (SOP).
Elle détaille un format et une structure simples, ainsi que des rappels et des pointeurs sur la manière dont une SOP doit être structurée et rédigée.
Une procédure opérationnelle standard (SOP) décrit comment un processus est effectué dans la société X.
Elle est utilisée lorsque vous devez créer une nouvelle procédure d’exploitation standard (SOP).
PS:
N’oubliez pas que les meilleures SOP décrivent les étapes et procédures minimales et courantes pour accomplir une certaine tâche.
Elles ne décrivent pas tous les scénarios et éventualités pour un processus donné. Plus une SOP est simple, mieux c’est !
Processus
- L’entrée(s) est x et la sortie(s) est y
- Définissez clairement pour quel processus vous écrivez une procédure standardisée et quand ce processus particulier s’applique.
- Décrivez le processus, étape par étape. Utilisez un logigramme pour vous aider.
- Définissez clairement le résultat final (sortie(s)) du processus.
- Revenez en arrière et passez en revue le processus que vous venez d’écrire. Faites le ménage si nécessaire.
- Structurez le document de manière appropriée (sections, étiquettes, formatage) pour une référence future facile.
- Envoyez le document pour examen à des pairs avant qu’il ne soit finalisé.
Résultat
Chaque SOP a ce format : T-W-P-R (en anglais ou en français T-Q-P-R)
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Table des matières de la SOP .
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Quoi/Quand.
- Cela décrit à un niveau élevé ce que la SOP particulière est conçue pour accomplir.
- Il décrit également quand la SOP doit être utilisée.
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Processus
- Ceci décrit les étapes nécessaires pour terminer la SOP.
- Ces étapes doivent être numérotées, séquentielles et décrire à la fois les actions internes et externes. Utilisez des listes à puces ou numérotées pour cela, le cas échéant.
- Les étapes peuvent être présentées au format texte, visuel (capture d’écran) ou vidéo. N’utilisez PAS l’audio pour les SOP.
- Cela peut également inclure des principes, des processus alternatifs ou d’autres considérations pour la création de SOP.
- Cela peut inclure une liste de contrôle des éléments qu’un réviseur ou un implémenteur doit rechercher lorsqu’il s’assure que le processus métier est effectué correctement.
- Cette section doit être divisée en titres si nécessaire. Utilisez les types de titres Titre 2, Titre 3 et ci-dessous à cette fin.
- Cette section peut également inclure des liens vers des sources de formation externes (vidéos, guides en ligne) le cas échéant. Placez-les sous leur propre titre et expliquez pourquoi ils sont inclus.
4. Résultat
Ceci décrit ce que devrait être le résultat final (sortie(s)) d’une SOP particulière.
Élicitation d’un expert:
Dans la mesure du possible, il est préférable d’obtenir une SOP d’un expert (cela peut être un autre membre de l’équipe de la société X).
Voici comment procéder :
- Réservez un moment avec l’expert pour obtenir son processus. Selon la complexité du processus, cela peut prendre jusqu’à une heure.
- Demandez à l’expert de vous expliquer pas à pas ce qu’il fait. Dessinez-le sous forme de logigramme (utilisez ppt ou une feuille de papier).
- Considérez à la fois ce qu’ils font physiquement, avec l’ordinateur et d’autres outils, et aussi ce qu’ils font mentalement, en termes de visualisation d’une certaine étape du processus.
- Prenez logigramme que vous avez construit et écrivez-le en tant que SOP dans le format SOP standard décrit dans ce document.
- Remplissez les détails du mieux que vous pouvez.
- Référez-vous à l’expert si nécessaire pour recueillir des détails supplémentaires.
Pointeurs supplémentaires:
Voici quelques conseils supplémentaires pour rédiger des SOP.
- Utilisez des listes à puces (en particulier des listes à puces numérotées) dans la mesure du possible.
- Utilisez des images/captures d’écran dans la mesure du possible.
- Si vous avez construit un logigramme pour le processus, incluez-le en haut de la section Processus.
- Utilisez des boîtes de légende (conseils, informations, avertissements) dans la mesure du possible
- Un outil très utile pour capturer des captures d’écran est la touche si vous avez OneNote d’installé sur votre PC → WINDOW + SHIFT + S (il active le clipper OneNote)
Puis organisez vos dossiers pour le rangement de toutes vos SOP, je vous recommande le référencement GTD sous ce dossier du type: A -, B -, C - … Exemple toutes les SOP de la Production vont dans le dossier « P - Production »
Définissez un mécanisme de mise à jour de vos SOP qui clarifie pourquoi et quand vous avez mis telle ou telle SOP à jour (le mieux étant de maintenir un système gestion du contrôle des documents)
