Pendant des années, j’ai cherché à trouver un système qui marche pour moi. J’ai testé tant de trucs que serais bien incapable d’en faire une liste exhaustive.
La découverte de GTD a été une forme de révélation. En tant qu’entrepreneur GTD m’a sauvé en me permettant de faire face à mes engagements afin d’agir au quotidien. Mais là aussi, comme beaucoup, je suis tombé dans le piège de la"recherche de l’outil idéal" Je ne me rendais pas compte que seuls les " principes " importaient…
Au final tout ces errements ont été finalement salutaires. Ils m’ont permis de comprendre ce qui marchait ou pas, pour moi.
Puis, il y a 5 mois, j’ai re découvert le Bullet journal. J’ai été frappé par sa puissance au quotidien. J’ai été étonné des effets de l’écriture sur ma réflexions. Tres vite j’ai aussi réalisé que ce systeme était le chainon manquant à GTD dans ma propre organisation. Il est vrai que je n’ai pas un boulot facile. L’immobilier d’entreprise en investissement est un métier riche et passionnant, assez ingrat aussi, qui concilie des domaines souvent contradictoires que les aspects juridique, techniques, commerciaux et les mathématiques financières.
Au quotidien c’est un métier étrange. On ne sait jamais à quoi s’attendre. Chaque journée est une aventure. On peut passer du coq à l’âne, soudain devoir réagir à un sujet brulant ou bien travailler une matinée entière sur un projet.
Peu de systèmes résistent à ça. en général tout part en vrille rapidement et on a vite fait de s écraser, comme une mouche, parfois violemment sur le mur en béton armé de la réalité. Enfin tout ça se complique encore plus lorsqu’on est seul. A la fois, patron, employé, secrétaire, comptable, juriste et j en passe…
Aussi, mon problème était le suivant. Comment arriver à gérer un nombre énorme d’informations, trier le bon grain de l’ivraie tout en gardant un oeil sur mes grands projets ?. Comment avoir conscience de mes horizons au quotidien, sans perdre le fil de la réalité ?. Comment éviter les multi outils et rester dans la réactivité et l’opérationnel ?
J’ai trouvé la solution grace deux méthodes simples GTD et le Bullet journal.
GTD est un systeme presque parfait. Ses 5 phases sont des principes immuables à toute organisation humaine. Elle sont le reflet d’une pensée logique et rationnelle. GTD n’a qu’ un défaut. On est focus dans l’instant présent. On ne planifie rien ou presque. En tous cas pas de façon traditionnelle car GTD considère que l’on agira au mieux en fonction des circonstances A tout instant les contextes nous proposent une liste de choix et on fait ce qui nous semble le plus juste à faire à l’instant T donc, aucune planification n’est utile puisque la vie change à tous moment.
Je ne suis pas d’accord avec à ça. C’est parfait pour la plupart d’entre nous mais pas pour moi. J’aime planifier. Poser des bigs rock et voir mes goals s’achever step by step. Mesurer mon avancement. Comprendre ce que je fais à tout instant et surtout savoir pourquoi. Même si je dois revoir mes plans cela me donne l’impression d’avoir un tête d’avance et ça me rassure.
C’est ici qu’intervient mon BULLET JOURNAL. Le Bujo me permet d’anticiper, de planifier, bref de vivre une première fois mes engagements. Non pas au ras des pâquerettes mais dans les grandes lignes de chacun de mes sujets en m’obligeant à prendre du recul sur ce que j’ai fait et pourquoi, à prendre conscience de l’instant présent pour anticiper le futur. Une sorte de mini H3>H4. Pour mon bujo n’importe quel carnet suffit. Je n’aime pas les classeurs. Il m’arrive de relire mes vieux Bujo et je me rend compte alors des progres accomplis.
Pour GTD je n’ai confiance vraiment qu’en un seul outil OMNIFOCUS. Non pas que THINGS ne soit pas un outil génial, mais malgré tout ses défauts, notamment une gestion déplorable du suivi des dates par rapport à THINGS, OF tient la route sur la distance. Sa database est extraordinaire. Et c’est un outil puissant. Si on le connait bien on peut vraiment en faire « une machine de guerre » Je préconise seulement au débutant de s’armer de patience. Sa courbe d’apprentissage est longue, mais ses résultats prometteurs. Dans la structuration des infos OF est puissant et adaptable et lorsqu’ il s’agit d’agir au quotidien, OF est imbattable pour l’action !
Donc en résumé Mon Bujo permet de planifier. D’avoir une inbox et un outil de réflexion ou de prise de note permanent j’ai aussi des agenda personnalisés. Mon Monthly log est plutôt sous forme de cases. ça me permet de planifier au crayon mes semaines à l avance et surtout de voir ce qui se passe, un weekly log avec une présentation d’agenda matin, midi et soir et une sur 7 jours qui me sert a poser mes projets et à avoir une vue hebdomadaires heure par heure. A intervalle régulier je compare avec le réalisé et je réfléchis sur mes sujets.
J’ai compris que pour moi, les deux méthodes sont liées. Même s il tient tres bien la route avec son index, son future log, son monthly log, son daily log et ses collections trop c’est trop. Arrive un moment ou on change son bujo tous les 2 mois et les migrations deviennent vite un enfer.
C’est ici qu’interviennent les " principes ". Si le Bujo au moment de la migration préconise de ne reporter QUE les informations pertinentes ayant du sens pour sois, finalement de nettoyer son systeme pourquoi ne pas appliquer ce principe à Omnifocus et nettoyer ma base ?
Et si Ryder Caroll dans sa méthode préconise aussi de n’utiliser dans sa méthode que les collections qui ont un sens pour sois (bien qu’il ait imaginé un systeme complet) pourquoi ne pas utiliser ce que chaque outil fait de mieux : La gestion des datas pour Omnifocus et la planification/ Réflexion pour le Bujo. ?
C’est la qu’interviennent la puissance des habitudes.
Parfois plusieurs fois par jours je clarifie façon GTD mon Daily log (ma inbox) chaque tache de plus de 2 mn rejoint sont projet et ses contextes dans OF.
Le soir je fais le bilan de ma journée et je réfléchis à ce que je peux faire. Il m arrive aussi de planifier un peu et le matin je planifie ma journée sur mes deux agendas. Je jette bien sur un coup d’oeil à mon agenda et surtout à OF : a venir et prochaines actions. Puis je migre mes taches de mes contextes vers mon bujo en Daily log car j’ai horreur d’etre scotché dans la journée sur mon ordinateur fusse t’il sous Omnifocus.
J’ai ainsi une belle liste la journée sur mon bujo que je complete et nettoie au fur et à mesure. Mes bullets me servent de guide ainsi je sais à tout moment ce qui est actif. Puis à nouveau le soir suivant il me suffit de migrer mes données active vers OF, de faire ma mise à jour et c’est reparti.
Et une fois par mois, en plus de ma révision hebdomadaire GTD, je prendrai du recul sur ma base de données et la nettoierai de fond en comble.
Tout ça marche tres bien. Mes outils sur lesquels je travaille depuis 10 ans (OF) et Bujo (5 mois) étaient bons. Il me suffisait simplement d’ avoir le bon geste. La bonne façon de faire… Et surtout de rester simple dans mon approche…
La méthode vous donne juste les bonnes pratiques pour ranger tout ça et voir ce que vous voulez voir quand vous voulez le voir, et aligner le tout si le cœur vous en dit.