Mon systeme Global GTD-BUJO

Pendant des années, j’ai cherché à trouver un système qui marche pour moi. J’ai testé tant de trucs que serais bien incapable d’en faire une liste exhaustive.

La découverte de GTD a été une forme de révélation. En tant qu’entrepreneur GTD m’a sauvé en me permettant de faire face à mes engagements afin d’agir au quotidien. Mais là aussi, comme beaucoup, je suis tombé dans le piège de la"recherche de l’outil idéal" Je ne me rendais pas compte que seuls les " principes " importaient…

Au final tout ces errements ont été finalement salutaires. Ils m’ont permis de comprendre ce qui marchait ou pas, pour moi.

Puis, il y a 5 mois, j’ai re découvert le Bullet journal. J’ai été frappé par sa puissance au quotidien. J’ai été étonné des effets de l’écriture sur ma réflexions. Tres vite j’ai aussi réalisé que ce systeme était le chainon manquant à GTD dans ma propre organisation. Il est vrai que je n’ai pas un boulot facile. L’immobilier d’entreprise en investissement est un métier riche et passionnant, assez ingrat aussi, qui concilie des domaines souvent contradictoires que les aspects juridique, techniques, commerciaux et les mathématiques financières.

Au quotidien c’est un métier étrange. On ne sait jamais à quoi s’attendre. Chaque journée est une aventure. On peut passer du coq à l’âne, soudain devoir réagir à un sujet brulant ou bien travailler une matinée entière sur un projet.

Peu de systèmes résistent à ça. en général tout part en vrille rapidement et on a vite fait de s écraser, comme une mouche, parfois violemment sur le mur en béton armé de la réalité. Enfin tout ça se complique encore plus lorsqu’on est seul. A la fois, patron, employé, secrétaire, comptable, juriste et j en passe…

Aussi, mon problème était le suivant. Comment arriver à gérer un nombre énorme d’informations, trier le bon grain de l’ivraie tout en gardant un oeil sur mes grands projets ?. Comment avoir conscience de mes horizons au quotidien, sans perdre le fil de la réalité ?. Comment éviter les multi outils et rester dans la réactivité et l’opérationnel ?

J’ai trouvé la solution grace deux méthodes simples GTD et le Bullet journal.

GTD est un systeme presque parfait. Ses 5 phases sont des principes immuables à toute organisation humaine. Elle sont le reflet d’une pensée logique et rationnelle. GTD n’a qu’ un défaut. On est focus dans l’instant présent. On ne planifie rien ou presque. En tous cas pas de façon traditionnelle car GTD considère que l’on agira au mieux en fonction des circonstances A tout instant les contextes nous proposent une liste de choix et on fait ce qui nous semble le plus juste à faire à l’instant T donc, aucune planification n’est utile puisque la vie change à tous moment.

Je ne suis pas d’accord avec à ça. C’est parfait pour la plupart d’entre nous mais pas pour moi. J’aime planifier. Poser des bigs rock et voir mes goals s’achever step by step. Mesurer mon avancement. Comprendre ce que je fais à tout instant et surtout savoir pourquoi. Même si je dois revoir mes plans cela me donne l’impression d’avoir un tête d’avance et ça me rassure.

C’est ici qu’intervient mon BULLET JOURNAL. Le Bujo me permet d’anticiper, de planifier, bref de vivre une première fois mes engagements. Non pas au ras des pâquerettes mais dans les grandes lignes de chacun de mes sujets en m’obligeant à prendre du recul sur ce que j’ai fait et pourquoi, à prendre conscience de l’instant présent pour anticiper le futur. Une sorte de mini H3>H4. Pour mon bujo n’importe quel carnet suffit. Je n’aime pas les classeurs. Il m’arrive de relire mes vieux Bujo et je me rend compte alors des progres accomplis.

Pour GTD je n’ai confiance vraiment qu’en un seul outil OMNIFOCUS. Non pas que THINGS ne soit pas un outil génial, mais malgré tout ses défauts, notamment une gestion déplorable du suivi des dates par rapport à THINGS, OF tient la route sur la distance. Sa database est extraordinaire. Et c’est un outil puissant. Si on le connait bien on peut vraiment en faire « une machine de guerre » Je préconise seulement au débutant de s’armer de patience. Sa courbe d’apprentissage est longue, mais ses résultats prometteurs. Dans la structuration des infos OF est puissant et adaptable et lorsqu’ il s’agit d’agir au quotidien, OF est imbattable pour l’action !

Donc en résumé Mon Bujo permet de planifier. D’avoir une inbox et un outil de réflexion ou de prise de note permanent j’ai aussi des agenda personnalisés. Mon Monthly log est plutôt sous forme de cases. ça me permet de planifier au crayon mes semaines à l avance et surtout de voir ce qui se passe, un weekly log avec une présentation d’agenda matin, midi et soir et une sur 7 jours qui me sert a poser mes projets et à avoir une vue hebdomadaires heure par heure. A intervalle régulier je compare avec le réalisé et je réfléchis sur mes sujets.

J’ai compris que pour moi, les deux méthodes sont liées. Même s il tient tres bien la route avec son index, son future log, son monthly log, son daily log et ses collections trop c’est trop. Arrive un moment ou on change son bujo tous les 2 mois et les migrations deviennent vite un enfer.

C’est ici qu’interviennent les " principes ". Si le Bujo au moment de la migration préconise de ne reporter QUE les informations pertinentes ayant du sens pour sois, finalement de nettoyer son systeme pourquoi ne pas appliquer ce principe à Omnifocus et nettoyer ma base ?

Et si Ryder Caroll dans sa méthode préconise aussi de n’utiliser dans sa méthode que les collections qui ont un sens pour sois (bien qu’il ait imaginé un systeme complet) pourquoi ne pas utiliser ce que chaque outil fait de mieux : La gestion des datas pour Omnifocus et la planification/ Réflexion pour le Bujo. ?

C’est la qu’interviennent la puissance des habitudes.
Parfois plusieurs fois par jours je clarifie façon GTD mon Daily log (ma inbox) chaque tache de plus de 2 mn rejoint sont projet et ses contextes dans OF.

Le soir je fais le bilan de ma journée et je réfléchis à ce que je peux faire. Il m arrive aussi de planifier un peu et le matin je planifie ma journée sur mes deux agendas. Je jette bien sur un coup d’oeil à mon agenda et surtout à OF : a venir et prochaines actions. Puis je migre mes taches de mes contextes vers mon bujo en Daily log car j’ai horreur d’etre scotché dans la journée sur mon ordinateur fusse t’il sous Omnifocus.

J’ai ainsi une belle liste la journée sur mon bujo que je complete et nettoie au fur et à mesure. Mes bullets me servent de guide ainsi je sais à tout moment ce qui est actif. Puis à nouveau le soir suivant il me suffit de migrer mes données active vers OF, de faire ma mise à jour et c’est reparti.

Et une fois par mois, en plus de ma révision hebdomadaire GTD, je prendrai du recul sur ma base de données et la nettoierai de fond en comble.

Tout ça marche tres bien. Mes outils sur lesquels je travaille depuis 10 ans (OF) et Bujo (5 mois) étaient bons. Il me suffisait simplement d’ avoir le bon geste. La bonne façon de faire… Et surtout de rester simple dans mon approche…

Bonjour @francois,

Merci pour ce partage.
La question de la planification est un sujet délicat mais essentiel pour qui met en place GTD.

Travailler ses horizons n’est il pas une forme de planification ? On pose les gros cailloux en horizon 5, puis de moins gros en H4, des moyens en H3, qu’on décline en Responsabilités et Intérêts en H2 qu’on traduit plus finement en projets et en actions à l’horizon d’un an.
Somme toute je sais qu’a la fin de l’année j’aurais fais ceci et cela dans telle zone de resp. qui ira nourrir la branche d’un objectif en H3 d’ici 3 ans et ainsi de suite.

Quand j’ai implémenté GTD j’étais perdue au début car je ne connaissais de la gestion de projets que les dates… et leur jeu associé : Tétris (dixit @Romain). En effet je passais mon temps à repositionner des dates. 1/ ça me prenait un temps fou et 2/ ça me frustrait.

Avec GTD j’ai lâché ça. Je me suis forcée à le faire au début et je ne regrette pas.

Evidemment quand on te pose un ultimatum et que tu dois rendre un truc à telle date ça dégage dans l’agenda. Y a plus à discuter « contextes », « temps » ou « énergie ». On le fait car on décide que cela devient une priorité au moment où ça tombe. Et on le fait avec légèreté et avec la conscience du reste. C’est une des forces de GTD.

Moi ça me va bien de faire comme ça. J’ai constaté que les actions et les projets tombent les uns après les autres et que j’étais plus productive de cette manière.
Une forme de lâcher prise sur le contrôle je pense.
Mais surtout cela me donne une liberté et une créativité que je n’avais pas avant.
En effet, je fuis les agendas trop bien ficelés qui me disent à quelle heure je vais pouvoir me lever pour prendre un café et faire pipi.
Je fuis ces suivis de performance et leurs indicateurs qui me disent que « c’est bien, tu en es 61,2% de ton projet parce que tu as pris une heure pour t’occuper du dossier Machin ».
Beurk. Je pourrais plus.
On ne parle pas souvent de l’energie (ou bien n’ai je point vue cela par ailleurs dans le forum et je m’en excuse hein) mais moi, c’est mon besoin premier. Mon critère essentiel de choix.
Si j’ai la tête dans le… mieux vaut alors ne pas me concentrer sur des trucs essentiels et me laisser de la marge de manœuvre, du mou et de la liberté dans la journée pour faire les trucs au meilleur de ma forme de façon à taper fort.

Mais si tout est écrit à l’avance. Beurk. Je peux pas. C’est pas sexy.
Voilà ce que GTD m’a apporté : une liberté productive et créative.
Mais ce n’est que mon avis et je voulais le partager.

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Un petit complément par rapport à mon loong topic d’il y a 2 jours. Je constate que ce qui m’est le plus utile ce sont les habitude que j’ai pris :

  1. De noter heure par heure dans mon Bujo ce que je fais sous la forme d un time bloc
  2. De faire le Bilan tous les soirs de ma journée à partir de mon bujo et d’OF et contrôler l’avancement de mes sujets (par ecrit)
  3. De constater chaque matin que tout est bien en place dans OF et de définir précisément ce que je veux faire dans la journée. C’est génial de voir mes échéances du jour qui se profilent, cela me permet d’anticiper un peu.
    Mon gros travail est maintenant sur mes horizons. Pour l’instant c’est encore assez flou mais je suis rassuré car je sais que tout est sous contrôle.

@francois, pour une raison que j’ignore beaucoup de GTDers oublient qu’avant de travailler depuis des listes contextualisées on se doit de faire le « hard landscape », le non-négociable qui se trouve dans le calendrier. Donc, pour ma part, au contraire il est possible de très bien planifier dans son calendrier mais, pas trop car Il faut laisser de la place pour l’imprévu bien-entendu. J’utilise Outlook, et j’ai modifié la fenêtre initiale de démarrage pour toujours atterrir dans mon calendrier. De-plus dans mon bureau j’ai deux écrans, un qui est toujours ouvert sur le calendrier. Par contre où je te rejoins, c’est peut-être sur le manque d’orientation stratégique où la méthode GTD peut avoir besoin d’un complément d’outil. J’ai opté pour le « 12 Week year », une approche qui permet de bien rester serré sur 2 à 3 gros blocs qui doivent être accomplis sur des cycles de 12 semaines (voir mon autre conversation dans le forum sur le sujet)

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Oui tu as raison. J’ai omis de parler de cette phase. Merci de compléter mon propos :wink: Les taches agenda sont effectivement à faire en priorité dans GTD puis on attaque le contextuel. Nous sommes d’accord sur le manque d’aspect stratégique de la méthode. Les Horizons sont pour ma part insuffisants. Mais bon, aucune méthode n’est parfaite et puis chacun bosse à sa façon… Ces méthodes donnent juste un cadre qu’on s’approprie (ou pas) et puis à un moment on compléte à sa façon avec ce dont on a besoin.

Petit témoignage sur la façon dont ça se passe pour moi depuis 15 jours. Mon systeme tient toujours la route. L’externalisation de mes collections m’a un peu compliqué les choses jusqu à ce que je réalise que je devais externaliser mes informations permanentes mais laisser dans mon bujo ce dont j’ai besoin partout.

Je commence à bien maitriser le système ma grosse difficulté à été est est toujours de ne conserver dans mon bujo que ce qui est vraiment essentiel pour rester concentré sur l’opérationnel immédiat. Le fait de préparer ma journée la veille m’aide dans mon activité quotidienne. Je change aussi moins souvent mon Bujo ce qui prouve mes progrès :rofl:

Le vrai changement majeur a été dans la conscience de mes forces et faiblesses.

A condition de suivre la méthode on a vraiment une photo instantanée de son activité globale. Au bout d’un moment j’ai l’impression de me trouver face à un cockpit d’avion ou chaque indicateur m’indique où j’en suis. C’est à la fois génial et assez brutal comme vision car je vois bien les domaines où il va falloir que j’en « mette un coup » et il est pratiquement impossible de se raconter des histoires. Par rapport à GTD je n’ai plus cette impression de « tonneau des danaides » de ne jamais pouvoir y arriver. De ce coté la le Bujo me correspond mieux…

Dans mon approche quotidienne je constate que je traite d’abord ma liste de choses planifiées dans laquelle il y a aussi mes rdvs et échanges et trucs que j’attends des uns et des autres ce jour là (liste agenda…) et puis après, je traite projet par projet et la liste de contexte ne me manque plus finalement. Les 2 seules qui soient vraiment utiles sont ma liste des éléments en attente et ma liste d’appels car tout le reste est fait dans la foulée.

C’est surtout le soir que ça change. En m’obligeant à revoir ma journée je me rend compte des moments ou j’ai perdu du temps et sur quoi et des problèmes que j’ai rencontré, de la corrélation ou pas avec mes objectifs et je peux alors essayer de « corriger le tir » lorsque je prépare ma journée. Et ça vaut aussi pour mon bilan hebdomadaire. Les événements sont finalement pas si nombreux. Si je suis interrompu je fais une note et je la met pour traitement ultérieur dans ma inbox. Cette prise de conscience peut être due à l’écriture manuelle aussi à un vrai impact sur ma façon de voir les choses et sur ma vision du monde et ma relation à autrui. :blush:

Le resultat de tout ça c’est que mon cerveau à pris le relai pour fixer le cap. Je suis aussi beaucoup moins fatigué intellectuellement. Travailler sur ordinateur toute la journée bousillait ma vue et mes neurones. Bref je me sens mieux. Enfin, j’ai le sentiment de commencer à savoir ce que je veux et je me rend compte que j’imaginer régulièrement des solutions pour developper mon entreprise et vivre ma vie différemment.

GTD n’est pas faite pour vous dire quelle est votre raison d’être dans la vie, ni même votre vision, vos objectifs à 3 ans, vos responsabilités ni vos projets et encore moins quelles sont vos prochaines actions. Elle ne fait pas le café non plus :grin: La méthode vous donne juste les bonnes pratiques pour ranger tout ça et voir ce que vous voulez voir quand vous voulez le voir, et aligner le tout si le cœur vous en dit.

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