Mon système GTD sur papier

Bonjour à tous,

Au mois de mai j’ai décidé de me remettre à GTD et de reprendre les bases.
Du coup j’ai basculer sur une gestion papier du système.

Je me suis fabriquer des PDF au format A4 :

  • Horizon 5
  • Horizon 4
  • Horizon 3
  • Horizon 2
  • Liste projet
  • Liste de prochaine actions classé par contexte puis par projet
  • Liste Waiting For (En attente de)
  • Liste Agenda (A voir avec)
  • Liste un jour peut être
  • Ainsi qu’un calendrier, une feuille A4 par mois. J’aime bien le format horizontal, ça me permet d’avoir une meilleure vision sur mes rendez vous et mes disponibilités.

Et ma grande surprise (car je suis un peu geek) la gestion papier m’a aider à mieux comprendre la méthode et je me sens à l’aise avec le papier.

Du coup je me suis acheter un meuble à deux tiroirs à dossier suspendu d’occasion pour y mettre un échéancier, et mes projets. Je compte en acheter un neuf à 3 ou 4 tiroirs au moins pour pouvoir y rajouter mes dossiers références.

J’ai une banette horizontale sous mes écrans avec des blocs notes A5 et A7. J’utilise le A5 pour prendre des notes lors de mes appels téléphoniques et le A7 pour noter les idées qui me traverse l’esprit lors que je travail. Je vide cette banette au moins une fois tous deux jours(le plus souvent tous les jours). Maintenant j’achète mes blocs notes par lots de 10

En déplacement, dans la rue, en voiture, j’utilise un Dictaphone pour enregistrer mes pensées, idées, etc. C’est très utile aussi après mes réunions, je dicte à chaud un compte rendu de la réunion. Je dicte mes prochaines actions que je réécrit plus tard dans ma liste de tache.

Pour les mails j’utilise Outlook. Je passé d’une gestion compliquée à gérer au quotidien avec plein de dossier à une gestion simple à 3 dossiers:

  • boîte de réception
  • archive
  • Waiting for
  • je copie les mails servant de référence sur mon serveur

J’en ai profiter pour simplifier l’interface.

J’ai aussi remplacé mon iPhone par un Nokia 3310 pour ne plus être pendu à mon tel.

Qu’en pensez vous, avec vous des suggestions pour améliorer ce système ?

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Bonjour @jerome.fontaine,

Merci pour ton systeme. C’est tres interessant.

Je trouve que tu as raison « la gestion papier m’a aider à mieux comprendre la méthode et je me sens à l’aise avec le papier » Je me suis fait la même réflexion. Avant que GTD devienne un automatisme (au point où honnêtement je me demande vraiment comment j’ai pu travailler sans… " Plusieurs fois j’ai fait des allers retour sur un systeme papier puis numerique et inversement.

Le papier est incontestablement la meilleure façon de demarrer GTD et c’est aussi la meilleure façon de s’approprier la méthode au début. Il y a une sorte de connection papier / Cerveau qu’on ne retrouve pas dans le numerique. Chez moi c’est vraiment le cas. Mais bon… Passons… Je suis convaincu que DA à commencé sur papier. Ses explications sont beaucoup plus claires lorsqu’on les applique sur papier. Il faut bien avoir assimilé GTD (sauf exception) pour passer directement au numerique.

J’aime bien ton systeme de meuble, si tu es beaucoup au bureau. Mais uniquement pour les projets actionnables. Le seul soucis que tu risque de rencontrer c’est le nombre de séparateur. en auras tu assez ? A un moment ca prend bcp de place. Pour chaque séparateur de projet actif étiqueté tu peux avoir une feuille projet, et un dossier reference projet ou deux dossiers papier l’un pour le projet l’autre pour les reference.

Aussi je mettrai le tickler a part. Il y a des petit classeur 31 jours et 12 mois qui ne prennent pas de place mais sinon c’est bien aussi de le mettre pas loin de tes projets actifs

Pour ton bureau tes panières sont tres bien. Format italien?. C’est super !
Il t’en faudrait peut etre 3 : IN, OUT et EN COURS pour les trucs a suivre dans la journée.

Distingues bien les choses sur ton bureau ou proche de ton bureau physiquement : Les contextes (semainier rouge ?) avec tes feuilles contexte, WF, SMB ? , Tes projets actionnables, Tes references (générales et projet), Tes archives.

L’important c’est surtout l organisation de ton espace physique. Tout doit etre tres clair et accessible (sauf tes archives qui doivent etre le plus loin possible de ta vue)

Je trouve que ton ordinateur prend beaucoup de place. Moi si je pouvais j’aurais un bureau en plus en L avec un meuble ordinateur et une chaise à roulette. J’aurais ainsi 2 espace de travail un numerique et un plus papier/analogique mais c’est un point de détail. Mentalement ça te met dans un autre état d’esprit.

Regardes le set up de david il y a une video sur YT de sa propre organisation. C’est instructif L’important c’est que ton bureau ressemble a une cabine de pilotage.

Ras pour Outlook c’est classique. Sur apple mail on peut utiliser des flags de couleurs c’est plus simple à gerer. Ex vert = en attente chez moi, rouge = agir, orange = reference… et tu archives comme ca ca vide ta Inbox.

Le plus important c’est que quoi que tu fasses tu t’en tiennes à ta façon de faire. (et c’est moi qui dit ça :rofl:) Maintenant je ne lâche plus mon systeme. Je reste sur mon systeme hybride OF / Pipedrive/ Google drive et un vrai agenda papier + Un bujo dont je me sert comme carnet de note apres l’avoir longtemps utilisé comme vrai bujo. Mon vrai agenda papier est totalement facultatif (c’est un grand A4 exacompta 16 mois meme si je prefere quovadis) mais c’est tres important pour moi. C’est la dessus que je planifie mes périodes bloquées et que je note mes taches AGENDA selon la méthode GTD. Mon agenda numerique me sert surtout pour mes rdv extérieurs et encore…

Mon agenda c’est un peu mon carnet de bord et ma feuille de route… Mais il n’y a que l’essentiel.

Merci pour ce retour exhaustif.

Effectivement l’échéancier prend trop de place. Je m’étais fabriqué une petite boîte contenant les 43 chemises. Ça prenais 5 fois moins de place mais je voulais essayer les dossiers suspendu. J’ai donner cette boîte à mon stagiaire. Je commanderai sur Amazon quelque chose de plus compact.

Sinon en 2016 je m’étais acheter un iPad et OF2 sans connaître GTD plus tard j’ai acheter le livre de DA. Mais j’ai jamais réussi à profiter de OF. Peut être que je reviendrai sur OF plus tard. Sinon l’app Notion me parait pas mal. J’essayerai d’y intégrer GTD.

OF2 est la version précédente de OF3 qui est une grosse refonte d’OF. La 3 autorise le multi tag mais pas seulement. A ma connaissance c’est une version recompilée mais avec ta version tu as droit je crois à une réduction de 50% sur la nouvelle version. La version iPad est tres bien. Puissante jolie et efficace.

Pour l’organisation de ton espace physique si ca t’intéresse ou intéresse d’autres personnes j’ai des photos du miens.

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Salut,

Oui je suis très intéressé pour découvrir ton espace de travail physique. Si d’autre personne son intéressé on pourrai crée une discutions spécifique.

Merci

Post hyper intéressant !!!
Merci @jerome.fontaine d’avoir autant détaillé ton système et ton espace de travail, c’est waouh ! :heart_eyes: Moi qui adore le papier, je trouve ça génial !

Je vous montrerais mes outil dès que j’aurais le temps de faire quelques photos et d’écrire plus longuement :wink:

Concernant le calendrier j’aime bien aussi les agenda x47.
Agenda x47
Qu’en pensez vous?

Il est sympa oui mais 250euros pour ça je trouve ça un peu abusé…

Il existe de nombreuses marques qui créent des carnets de ce type, le type « traveler’s notebook » dont on peut minter changer les cahiers, en mettre plusieurs, etc… Il y a des marques très qualitatives dont les carnets sont tout en cuir.

J’aime beaucoup ce type de carnet, mais ce n’est pas ce que je préfère utiliser. C’est vraiment comme un agenda pour le coup. Personnellement je préfère les organiser, où, comme un classeur on peut bouger chaque page. Mais c’est vraiment une question de goût :wink:

J’ai un x17 couleur fauve. 4 carnets mais je ne m’en sert pas. Je l’ai payé 80€ Il est neuf si quelqu’un le veut je le vends à prix d’ami. https://www.x17.de/fr/home/

Je te repond ailleurs on a fait un thread sur nos cockpit quelque part… Le temps de le retrouver et de faire quelque chose de propre

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Ouiii c’est vrai qu’on avait fait un post comme ça :hushed: c’était top de voir vos différents espaces de travail en plus ! :grinning:

Je pense avoir retrouver la discussion : A quoi ressemble votre cockpit

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Oui tout à fait :wink:

En tout cas, je le répète si jamais je ne l’ai pas déjà dit, mais j’adore ton système papier et zéro distraction (nokia3310 :grinning:).

Simplicité et efficacité ! :wink:

Tu as combien de projets en cours sans indiscrétion ? Tu arrives à tout suivre et à avancer sur chaque projet avec ce système papier ?

En ce moment j’ai 17 projets actifs et 9 inactifs.
Ce sont essentiellement des projets pro d’une durée variant de 1 à 6 mois.

Faire cette liste ma surtout fais prendre conscience que j’avais pris trop d’engagement.
Je suis donc en train de rééquilibrer ma charge de travail.

En ce moment je travail sur le respect des échéances, là aussi la méthode papier m’aide à mieux appréhender cette notion.
Sur ce point je pense que l’anticipation et la préparation sont des qualités que l’on doit posséder.
D’où l’importance des revues hebdo.

J’applique aussi GTD à mon 3310. Je vide tous les jours la liste des appels, les sms.

J’ai aussi couper mon répondeur, mon portable ne prends plus de message pour inciter mes partenaires à anticiper et ne pas attendre la dernière seconde pour me formuler leur demande.

Globalement je suis mieux mes projets, j’avance mieux aussi. Je gère mieux les points en attentes. Je dois progresser sur mes listes avoir avec.

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Tu n’as pas besoin d’un historique ? Moi j’aime garder une trace de tout… :sweat_smile: Untel a appelé il y 3 mois, madame y m’a écrit il y a 2 semaines, etc :sweat_smile::sweat_smile:

Non je garde pas tout.

En fait je transforme toute mes interactions en actions (appel téléphonique, note de réunion, email,) d’où l’importance de bien clarifié les choses en fonctions de ses horizons.
Je conserve mes mails en archive.
Si j’ai besoin d’un mail pour accomplir une tache, à la fin de la tache je mets la date du mail et le nom de l’expéditeur. Au moment d’accomplir la tache je fais une recherche avec ces 2 données ça suffit à retrouver un mail en 5 secondes.

Pour l’instant je conserve mes listes de tâches terminé dans le dossier projet, au besoin je peux vérifier que j’ai bien réalisé une tache.

Après pour tout ce qui est devis, relance commercial, facturation, j’utilise un CRM qui me facilite tout ce processus. Dans le CRM je fais un résumé de mes échanges.