Mon systeme OF a explosé en plein vol ! mais c'est pas grave!

[fdenoisy]

Quelques nouvelles. Vous avez pu voir que je suis moins actif depuis quelque temps.

J’étais content. Depuis 2 mois j’avais bien structuré Omnifocus et ca tournait bien… Tant qu’on était dans le confinement… Pas trop d’infos nouvelles. Beaucoup de gestion. Bref je faisais ce que faisaient beaucoup de gens pendant cette période à la C… attendre… et preparer mon boulot d’après.

Soudain il y a 10 jours tout à commencé. Sans crier gare des 10 aine d’informations à la fois et tout ca a gerer asap…

D’un coté je suis ravis. Plus il y en a plus je suis content. Mais il y a un moment ou il faut gerer tout ca…Et on fait comment en période de crise ? Quand tout part dans tout les sens ?
Eh bien on s’accroche à GTD… Comme une moule à son rocher et on ne lache rien. Rien de rien.

Et surtout on ajoute un soupçon de la route de brique jaune, un peu de one thing et ça va deja mieux !
Reste le probleme de l’outil. En reprenant un bon vieux agenda papier j’ai commencé à noter une pas une mes taches pendant une semaine. Mn par mn, bloc par bloc. A la fin de la semaine je me suis dis mais bon sang, où va mon temps. Facile l’agenda était la pour me le montrer.

Quand j’ai commencé à calculer le nombre d"heure j’ai halluciné ! J’explosais le compteur de @Romain
Je me suis rendu compte que je passais un temps fou a reporter des C… un appel par ci, un mail par la… Un compte rendu ici bref un temps administratif de dingue que j’ai commencé à chiffrer. un bon tier de ma journée. Que faire alors ?

Alors, puisque OF n’a pas d’automation, qu’il ne relie pas mes personnes avec les taches ce qui me pose un vrai probleme surtout quand je suis en ligne avec quelqu’un un (j’ai besoin d’avoir une vision a 360 degrés de tout ce que je fais avec cette personne) je me suis tourné vers mon CRM que j’avais lâchement abandonné et j’ai tout repassé dans PIPEDRIVE.et hop un Export Csv d’omnifocus, import direct, compte rendu à la main, refonte de mes pipes.

Pour mon probleme de dates fixe comme la journée commence toujours le lundi j’ai tout reporte ce que je voulais faire dans la semaine suivante au lundi de la dite semaine et je planifie ma semaine par bloc. Lundi les urgences, mardi la prospection et je laisse du temps pour le reste… Et tout les jours je planifie ma journée et apres… je fonce !

Ca commence à bien fonctionner. Mes clients sont bien identifies. Mes produits aussi. Mes périodes de blocage sont bien planifiées sur mon agenda papier. Ma liste globale de projets est sur mon bujo mes prochaines actions dans mon CRM lies à mes projets qui sont tous dans mon CRM…

Decidemement la vie n’est pas un long fleuve tranquille mais je dois etre un peu maso j’aime ça !!!

[fdenoisy]

Suite de l’histoire…
Je suis donc revenu à Omnifocus pour la gestion de mes projets et de mes taches. Je trouve qu’OF est vraiment un logiciel génial et je le connais tellement bien maintenant que j’en fais pratiquement ce que je veux.

J’ai simplifié mes perspectives dans OF. Je suis en train d’essayer de trouver une façon simple de séparer mes prochaines actions et projets (gérées dans OF) du suivi de mes actions, personnes et opportunités gérées dans mon CRM. La seule façon que j’ai trouvé c’est d’utiliser la convention suivante :

• Tout ce qui est passé va dans mon CRM
• Tout ce qui est Futur ou a realiser va dans OF, a l’exception de certaines taches

Si j’ai besoin de consulter un historique relatif à une personne ou un projet je le retrouve dans mon CRM soit à la personne, soit sur le projet. OF est donc dédié uniquement à l’action et me sert de gestionnaire de liste SMB pour le moment.

Pour mes appels ca va beaucoup plus vite de les effectuer dans l’application mobile de mon CRM. D’une simple icône sur mon iPhone j’appele mon client et l’application me propose de prendre des notes. Si j’ai quelque chose à effectuer de plus de 2 mn en NA je le met dans OF.

Cette répartition des taches tourne plutot bien. Elle a un inconvénient je suis obligé de pointer lors de ma WR tous mes projets dans PD et dans OF pour etre sur que je n’ai rien oublié. Mes SMB sont gérées dans OF, mes REF dans mon Drive la plus souvent. Mes references générales restent dans Evernote.

J’ai remarqué que je suis plus efficace dans l’action. J’essaye d’éviter au maximum le papier. Mon systeme numérique me permet un gain de temps appréciable pour GTD.

[fdenoisy]

Cloture de mon sujet : Désormais mon systeme hydrique Omnifocus / CRM fonctionne bien. Je n’ai plus de problème de frictions. Les choses s’impliquent naturellement l’une dans l’autre. J’ai du garder un double contexte @Appeler dans OF et PD pour faciliter l’action. Il me suffit d’écrire " IMM XY realiser ma prospection téléphoniques / >PD et tout est parfaitement fonctionnel. Finalement mon CRM se comporte comme une grosse base de données reference… On revient toujours aux fondamentaux.