Nouvelle évolution de mon organisation GTD

Général
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Les choses évoluent encore pour mon entreprise et j’ai bon espoir que cela soit dans le bon sens. Ces évolutions transforment mon usage et mes outils.

La gestion que j’avais mis en place sur Omnifocus devient déjà obsolète et dépassée.

La numérisation des process fait que l’immobilier d’entreprise change aussi à grande vitesse et que les passerelles sont de plus en plus nombreuses et que cet outil s’adapte en continue au fil de l’eau…

Les conséquences sont simples, il faut s’adapter.

J’ai de plus en plus besoin de mon outil métier qui soudain évolué considérablement et devient le coeur de ma vie professionnelle.

Cela m’agace car j’avais trouvé un systeme qui fonctionne. Mais il fonctionne à condition d’etre seul sans collaboration et en y mettant tout dessus.

Il en résulte que pour moi, Omnifocus perd desormais de sa raison d’etre. j’ai surtout besoin d’un outil plus souple qui gere mieux les dates et surtout mes planifications.

En conséquence, j’ai pris deux décisions :

  • La premiere celle de migrer tout ce qui est pro sur mon outil professionnel.
  • La 2 eme de repasser sur things car son fonctionnement 100% intuitif m’est totalement naturel. Avec l’outil d’importation ça c’est fait en quelques minutes. Son excellente gestion des dates est un outil majeur pour moi qui m’aide énormément au quotidien. Il ne me reste qu’a faire le trie

Je ne sais pas où on va avec le numérique mais on y va et ça dépasse de tres loin GTD…

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Tu sais que ta place sera toujours au chaud. :stuck_out_tongue_winking_eye:

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C’est plus compliqué que ca… Les relances et les rapprochements sont tres importants. Ils peuvent concerner des immeubles, des clients ou des prospects. Chaque type doit etre évalué et suivi. A un moment seul l’outil numérique CRM métier fait correctement le job et surtout apporte une vue d’ensemble.

Tous ces logiciels generalistes sont bien mais ils atteignent leurs limites à un moment ou à un autre. Je ne dis pas que c’est impossible, je l’ai fait sur OF, mais je me rend compte que je " perds des coups " en m’acharnant à vouloir tout mettre sur TH ou OF et que cela repond « mal » à mes besoins.

Depuis que je suis vraiment rentré dans mon outil métier (un peu contraint et forcé) je me rend compte qu’il facilite énormément mon travail.

Une seule inscription permet de faire des rapprochements cohérents et apporte un vrai suivi des biens et des personnes.

Cet outil me fait gagner du temps et surtout correspond à mon esprit métier.

Cela va bien sur, beaucoup plus loin que le simple CRM, le logiciel de gestion de projet et de tache « classique » type TH ou OF.

C’est un vrai " outil commercial " qui aide à " faire des coups "

Dans ces conditions le logiciel generaliste type OF, TH etc… se situe juste à coté
Utile pour gerer ce que je ne peux pas vraiment gérer de façon intelligente dans mon logiciel métier.

Pourtant s’il ne s’agissait que de gestion d’information, cela suffirait amplement. OF serait capable de gerer ça et Il le fait bien.

Mais aucun n’apporte le comfort du logiciel métier ni ne fait ni les rapprochements ni les descriptifs, ni tout ce que peut faire un bon logiciel immobilier…

Après, des qu’on rejoint des besoins " classiques " de type gestion de « projets divers » quand il s’agit de planifier, de mettre des dates de controle ou de poser des jalons OF est bien plus pénible que TH qui est d’une logique naturelle et intuitive. Et je ne parle pas de sa magnifique application mobile, bien utile en rendez vous qui est hyper bien faite… Personnellement, j’adore.

Le matin je n’ais que deux outils à consulter Things et mon outil métier.
Things reporte ce que je n’ais pas fait en matiere de projets généraliste et mon outil métier m’indique ce que j’ai à faire d’un point de vue « business »

Tout avance et je me prend moins la tête à réfléchir comment je vais organiser mon travail…

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Petit point 8/10 jours apres mon post. J’ai toujours un peu de friction avec mon systeme.

Mon outil métier fonctionne bien mais sa gestion des taches est de type CRM donc datée. C’est tres pénible. Surtout lorsqu’on applique GTD. Quand j’ai une tache non daté je suis obligé de les mettre à un dimanche et de tout replanifier semaine par semaine ou mois par mois. Par contre d’un point de vue gestion et qualification produits, clients et rapprochements c’est top.

Things fonctionne bien aussi mais dans sa vue à tout moment il me donne toutes mes taches classées par projet. C’est formidable pour avoir une vue claire de chaque projet mais c’est compliqué pour donner une temporalité sequentielle de ces taches. Dans omnifocus j’avais une perspective qui me donnait une liste de toutes les taches crees sans tenir compte du projet, par date chronologique, d’aujourd’hui à plus d’un an…

Même si les dates n’étaient pas tres exactes au moins cela me permettait de faire un gros nettoyage régulier. Aujourd’hui sur Things je suis obligé de reprendre chaque projet un par un pour éliminer chaque tache et c’est tres penible car j’en ai beaucoup (trop) …

Enfin, omnifocus me donnait plus de souplesse de fonctionnement. Je pouvais concevoir n’importe quelle perspective pour n’importe quel besoin. Aujourd’hui je suis un peu bloqué, je suis obligé de fonctionner façon Things et pas autrement.

Par ailleurs, j’ai constaté un effet étrange. La façon dont sont organisés les projets dans things, à l’intérieur des domaines de responsabilité par exemple, nous donne les projets actifs, ceux qui sont planifiés ou datés et enfin les smb. C’est super clair mais ca pose un probleme d’action pour décider de la pertinence de mes projets. J’ai vite tendance à procrastiner et à les mettre en SMB…
Sur Omnifocus je n’avais pas ce soucis. Mes differentes perspectives me donnaient un vision differente de chaque projet un peu comme les differentes facette d’un objet. Cela facilitait ma prise de décision et leur élimination…

J’ai commencé à reflechir à une approche differente qui me permettrait de gerer mes taches (Peut être non datée dans le temps un peu façon michael linenberger tout en conservant le fonctionnement et la puissance de GTD par contextes)

Si c’est 100 % numérique ce sera forcément sous omnifocus… Things en serait incapable…

Si c’est mixte papier numérique je pourrais utiliser indifféremment Things ou omnifocus.

Seule une vrai MPN me donnera le cap. Je commence par un test papier préliminaire pour verifier la pertinence de cette approche tout en finalisant ma MPN…

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Non rien à faire. Je dois revenir sur Omnifocus (Coucou Lionel ! Martine ! :joy: @lkw @anon56350303 )
plus de souplesse, force des perspectives, Lien url intra logiciel, lien vers mon outil métier ultra fiables, recupérations de datas etc… Heureusement je n’ais que 10 jours à mettre à jour. Autant dire rien…

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Embrasse le OmniFocus. Trouve la paix dans le OmniFocus. Le OmniFocus veut ton bien. Gloire à le OmniFocus.

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:joy: :joy: :joy: :joy: :joy: :rofl: :kissing_heart:

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Mais il est orienté équipes non ?

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Tres impressionnant https://www.youtube.com/channel/UCxKRNRpaNof6SNszGcyCIWg
On y retrouve beaucoup de things (check list) un aspect collaboratif, un aspect KABAN (ce qui est vachement utile) des Areas et des tags…

@anon56350303 Merci pour cette découverte :wink: je vais regarder cela de plus pres…

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C’est exactement ça ! Margot tu as parfaitement compris mon probleme :stuck_out_tongue_winking_eye: … Je vais même aller plus loin un system KABAN justifie le numerique. Sinon pour une liste de taches pas trop compliquée une feuille de papier c’est 10 fois mieux…

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Moi non plus ! :stuck_out_tongue_winking_eye:
C’est un outil qui semble interessant… Je ne sais pas ce qu’il vaut d’un point de vue GTD… Il semble faire parti de ces nouveaux outils en ligne tres innovants qui permettent une nouvelle approche, plus visuelle, collaborative et pragmative. Je pense notamment à one day… Ou même todo ist qui semble dans la même veine…

Je vais le tester sur un ou deux projets, juste pour voir ce que ca donne…

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Tu connais Hook ?

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J’ai regardé vite fait et fait un mini test. Ca ne me plait pas.
Tout est orienté « projet » . 1 Kaban par projet. Difficile d’appliquer ça pour GTD mais ca doit etre faisable en bidouillant un peu… Et peu de fonction d’import. Pas vu non plus de fonctions de sauvegarde mais je n’ais peut etre pas trouvé…
C’est aussi un peu long en latence. Rien à voir avec Omnifocus. Rien du tout…

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Merci lionel pour ce partage Super utile. Pas seulement pour omnifocus. Peut etre pour lier plusieurs fichiers entre eux. Les applications dont innombrables

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@anon56350303
J’ai trouvé un truc afin d’imiter la vue Kaban des taches ou des projets dans Omnifocus. Ce n’est pas super élégant mais ça marche. Et puis tu peux constuire une perspective autour… Ca nous donnera peut etre un peu plus de clarté.

Voici mes derniers contextes dans Omnifocus.

Capture d’écran 2021-07-17 à 23.16.30
Capture d’écran 2021-07-17 à 23.16.30288×922 40.6 KB

Hope that helps :wink:

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Mon OCD te remercie :grin:

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Je commence à voir l’organisation des projets au sens GTD, je me permets d’en faire part ici.

En gros ton système de liste GTD, quel qu’il soit, fait partie d’un écosystème qui comprend ton calendrier ainsi que d’autre outils que tu utilises pour faire fonctionner l’ensemble.

Quand un nouveau projet arrive, comment t’organises-tu ?

Voici le workflow que je vais essayé d’adopter :

  • nouveau projet arrive par différents biais.
  • je créer un dossier dans mon gestionnaire de référence, par exemple onedrive.
  • j’y met tous les documents nécessaires pour ce projet ainsi qu’un excel avec les actions à mener pour que ce projet soit validé.
  • sur mes listes, je mets uniquement la ou les prochaines actions.
  • lors de ma WR, je modifie le word pour faire part de mon avancé et je ne met sur mon gestionnaire de liste que les nouvelles prochaines actions.

J’imagine que cela permet de voir ce qui a été fait, ce qui reste à faire et ce qui est en cours. J’imagine également que tu peux indiquer les étapes planifiées sur un calendrier en mode milestones.

Le gros point noir pour moi est la gestion que cela demande mais pour un projet, surtout en environnement partagé, cela permet de voir l’avancé d’un coup d’œil.

Personnellement, j’ai essayé de mettre sur le document du projet que les grosses étapes, charge à moi après de mettre toute les tâches dans mon gestionnaire qui permettent de valider cette étape.

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C’est un des avantages de DayLite :slight_smile: comme tout est relié, tu as tout au même endroit (au moins pour l’accès, par ex un lien vers Miro pour ce qui s’y trouve). Un peu comme une table des matières du projet.

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@Erwann
Coucou @Erwann pourrais tu stp creer un topic spécial pour ton logiciel (tres interessant) si ca ne te derange pas, pour ne pas mélanger celui ci qui concerne l’evolution de mon systeme GTD ? @Romain Pourrais tu migrer le sujet logiciel d’erwan vers ce nouveau topic ? Merci à vous deux :wink: :blush: :blush: :blush: :stuck_out_tongue:

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Ce n’est pas mon logiciel, c’est une réflexion générale pour répondre à @anon56350303