Omnifocus Essai d'une structuration des projets par urgence et importance (abandonnée)

Suite à mes differents posts je partage avec vous mon systeme du mois novembre 2020. Vous constaterez qu’on va de plus en plus vers le minimaliste et l’action. Omnifocus est desormais consacré à 80% vers l’action et Evenote vers la gestion des References au sens GTD. Plus aucun domaines de responsabilités. Mon H2 est dans EN pour l’instant mais sera probablement migré dans un logiciel de Mind maping

Nb les ref projets sont en instance de migration vers EN pour la plupart. Il est possible que je ne conserve que les liens vers les emails car c’est plus pratique dans OF que dans EN (quoi que ca marche aussi !)

Mes projets
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Mes contextes

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Un petit retour rapide de ma journée. Mon nouveau systeme a accru considérablement ma productivité. Petit à petit j’avance. je crois que la partie contole est définitivement acquise. Reste la partie perspective :wink:

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Je me suis rendu compte que j’ai un petit probleme de suivi de mes projets sur Omnifocus. GTD c’est génial mais je constate que malgré tous mes efforts mettre tous mes resultats à atteindre à moins d’un an induit un problême de timing pour les mettre en oeuvre et creait des frictions. On ne peut pas tout faire / lancer en même temps :blush:

Aussi, J’ai besoin de suivre les projets Urgent / en cours des projets à Faire asap (des que les urgences sont traites) mais aussi ceux à suivre plus tard (ASAP) des que j’aurais avancés sur les deux premiers et enfin ceux qui sont à suivre pour plus tard car ils vont arriver bientot que j’ai appelés SMB

Donc au lieu de séparer mes projets entre personnels et professionnels ce qui ne veut pas dire grand chose chez moi, j’essaye cette nouvelle structuration qui me permettra je j’espère, un meilleur controle.

A suivre
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Je crois que commencer à structurer « Urgences » et « ASAP » est une pente glissante. Tout devient important très vite tout le temps parce qu’on tend à surestimer notre capacité de travail et le temps disponible.
Personnellement, j’utilise la Navigation façon Kourosh Dini et je n’ai jamais besoin de noter quelque chose d’urgent même quand je suis sous le feu. Si quelque chose est « urgent », il est tag « Aujourd’hui », il apparaît ainsi dans ma perspective de pilotage, et mon objectif est que cette perspective soit vidée tous les jours. Si je n’y arrive pas, c’est que je m’en sers mal.

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Hello Francois,

Dans things et nirvana l’architecture est la suivante :

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Je pense que c’est en quelque sorte la clef de voute du système, c’est pas un peu risqué de la modifier ?

On parle ici d’un truc fondamental pour moi, l’approche du traitement des projets (et de l’information).

Sur le fond je suis (presque) d’accord avec toi. Oui pour les actions, non pour les projets. Mais peut etre ais je mal transmis l’idee ou manqué de clarté.

On parle d’un processus en aval. (en amont j’ai fait ma WR et tout est CLARIFIE)

J’ai un métier qui fonctionne par priorité. Rien qu’en immobilier, lorsque tu as 200 demandes, 60 offres en stock et 1700 contacts il est bien évident qu’il est totalement impossible et dingue de vouloir tout mettre en resultat à atteindre à moins d’un an sur un meme pied d’egalité (une fois bien clarifié bien entendu :wink: )

En lisant Marc Linnenberger j’ai compris que les choses arrivent sur un tapis roulant. Il faut traiter les urgences, puis les choses un peu plus loin importantes et apres anticiper ce qui risque de le devenir. Tout le reste est inutile et encombre le systeme.

Donc une forme de priorité s’installe entre des projets à traiter aussi vite que possible (1. URGENTS) puis des choses importantes (2. IMPORTANT) qui contribuent à tes objectifs, des projets a faire asap (3.ASAP) des que tu auras un peu de temps et enfin mes trucs qui sont dans ta ligne de mire car ça va arriver bientot (4. SMB) sans compter l’ élimination des projets qui ne font que te ralentir ou te faire perdre du temps

Cette notion est difficile à comprendre avec GTD car son approche est differente. GTD met tout projet sur un pied d’egalité et ce n’est que lors de la WR ou lors de l’action qu’on choisi une forme de priorité.

Pour moi c’est une erreur. Si je suis tout à fait d’accord pour l’action, si je devais traiter mes demandes et mes offres de cette maniere je ferais faillite !
Une offre active obeit à un certain nombre de critere qui font qu’elle est prioritaire. Idem pour une demande. Il en est de meme pour des obligations (TVA etc…)

Dans mon systeme de dossiers (un dossier comprend plusieurs projets) que j’aurais pu appeler 1, 2, 3 il ne s’agit que de selection. Ca ne veut pas dire que je ne m’occuperai pas du 2 ou 3 mais cela veut dire que ma priorité du moment est d’abord sur mon dossier 1 et qu’apres des que j’aurais fait tout ce qui est possible je passe au 2 qui a mettre en attente des projets 1 parceque j’attends quelque chose ou que jestime que pour le moment (qui peut durer quelques jours ou une semaine jusqu’à ma prochaine WR) je ne peux rien faire de vraiment valable à leur sujet.

C’est exactement ce que je faisais avant j’avais des piles de dossiers projets dans des chemises à sangle sur mon bureau. Les uns urgents, les autres prioritaires, les derniers à faire si j’avais le temps… Mais je n’avais pas de dossier SMB :wink:

Je ne connaissais pas GTD mais une fois par semaine je prenais chaque dossier et je le mettais dans une de mes chemises à sangle. Apres je les classais par priorité (les plus urgentes d’abord, puis les plus importantes en fin celle qui pouvaient attendre…) J’avais aussi une grande armoire que j’aurais pu appeler REFERENCE qui regroupait tous les dossiers qui n’etaient pas dans ces dossiers à sangle

C’etait basic mais efficace et surtout tres visuel.

Aujourd’hui il est bien evident que je ne pourrais plus vraiment travailler de la meme maniere. On a des outils numeriques qui sont pas idiots comme OF ou AIRTABLE ou PIPEDRIVE etc… etc… et le monde à changé.

Cependant les principes restent les meme. Aussi loin que le monde sera monde il faudra traiter des choses prioritaires d’abord. Vouloir traiter tout projet clarifié sur un pied l’égalité c’est à dire agir sur tout resultat à atteindre en parallele, sans dicernement est totalement illusoire. C’est pour moi la meilleure façon de se planter et de generer un stress considérable.

Mieux vaut traiter 1 projet à la fois correctement à travers la prochaine action, aller jusqu’au bout du bout, avancer et aboutir qu’entamer 30 trucs et ne pas y venir à bout… C’est une forme de procrastination.

Ce qui n’empeche pas les principe GTD d’etre justes mais pour l’action. Certains trucs ont interet à etre regroupes dans l’action. Ce n’est pas parceque je traite 5 emails d’un coup alors que je traitais un projet que je perd ce dernier de vue. Des que c’est fait je reviens à mon objectif traiter le projet X

idem pour mes appels prospection c’est plus facile de passer des appels prospection tant qu’on est chaud et dans cet esprit qu’apres 7:00 de négociation acharnée ou j’ai dû batailler avec tout le monde pour faire aboutir le point de vue de mes clients.

Tout est une question d’equilibre et de coherence.

Je n’ais aucune idée @Romain si mon approche est pure GTD ou pas. La seule chose que je sais c’est que cette approche marche pour moi. C’est une forme de time blocking choisi le matin meme et clarifié sur l’ensemble de mes projets au fils de ma journée et lors de ma weekly review.

Il est donc pour moi fondamental de poser la locomotive avant de poser les wagons ou, autre image, il faut poser les grosses pierres d’abord avant de mettre les cailloux, le sable et l’eau… Car on peut toujours en rajouter…

Quitte à faire comme l’abbé Sieyes dont je parle souvent ici, " Choisir c’est renoncer… "

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Hello @Alexis j’espere avoir répondu à ta question mais au cas ou je précise (uniquement pour Things car Nirvana c’est un peu pareil mais different)

Things est genial car il y a une d’office cette approche temporelle qui n’existe pas dans Omnifocus. Pour moi cette approche est plus intelligente que celle d’OF et elle est naturelle chez THINGS

Pour le reste, on revient au meme. Plusieurs façons de procéder

(1) Soit tu crees 3 AREA urgent, ASAP, SMB et tu y glisses tes projets,
(2) Soit tu geres en Natif dans Things

Si tu geres en (2)
Aujourd’hui peut etre ta hot liste du jour
(Dossier 1) = Tes taches / Projets agenda GTD au besoin meme s’il vaut mieux les mettre direct dans ton agenda.

A tous moments est ta liste de projets sur lesquels tu veux vraiment agir (Dossier 1 ou 2) = Ce que tu veux garder en ligne de mire.

Aujourd’hui et à tout moment Urgent et important (1) et (2) sont un peu confondus. Seul la priorité journaliere differe…

Someday c’est tes taches ASAP (et le vrai SMB peut etre externalisé dans Evernote par exemple).

Apres ça s’integre dans ta structuration par liste AREA contexte (qui est ma méthode preconisée GTD pour THINGS) pour ta prochaine action dans ce cas tu peux aussi utiliser des tags nom projets pour t’y retrouver…

Ou autre solution modifier ton systeme et mettre tes projets dans les 3 dossiere (1) et utiliser tes tags comme context apres tu travailles à partir de aujourd’hui, à tous moment et tu va chercher tes projets asap en SMB…

@lkw @Alexis J’ai un peu repris mon thread ici car je voulais apporter ds précisions importantes Omnifocus mon systeme Novembre 2020

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Au final ça n’a pas fonctionné comme je voulais. La structuration de mes projets ne mon convient pas. Par prochain post je vous présente ma derniere présentation

Dans ma structure Todoist, mes projets sont des tâches et leurs actions associées des sous-taches.

Je peux donc gérer des priorités à chaque niveau.

Les actions qui ne sont pas liées à un projets se distinguent par le fait qu’elles sont dans un dossier Todoist différent (Liste d’actions ci-dessous)

Seules les actions ont des contextes associées. À l’aide des filtres je peux ainsi obtenir des listes d’actions et des listes de projets priorisées.

Cela dit, en faisant ma revue quotidienne, je priorise mes prochaines actions. Mécaniquement, ça contribue à prioriser mes projets.

En effet, si tu mets une priorité maximale sur la prochaine action X du projet Y, tu fais du projet Y ta priorité !