Omnifocus ma structuration 2023

[fdenoisy]

Plus ca va plus je « fais simple ». Je me suis résolu à ne plus utiliser de tag smb pour laisser mes taches non actionnable en blanc. J’ai conçu une perspective pour classer par projet toutes ces taches. Je suis tres satisfait de mon système qui fonctionne parfaitement. Un petit bémol cependant la planification de mes taches ou de mes relais est plus complexe que sur Things. Il est possible j’utilise d’avantage mon agenda google à l’avenir car meme si Omnifocus est tout à fait capable de gerer ce type de taches j’ai encore quelques petites frictions avec les taches de type agenda. A suivre

Voici ma structuration actuelle Contextes et projets :

[fdenoisy]

Rien à dire depuis le début depuis ce que j’ai pu dire en février. Nous sommes le 10 mars 2023 et ma structuration n’a pas changée.

Mon système est d’une grande efficacité. Je me sers d’OF pour mes projets et mes tâches. Toutes mes notes et rapprochements se font à partir d’Evernote.

Toutes les petites incohérences que j’avais noté sur Omnifocus trois commencent à disparaître peu à peu dans la nouvelle version d’Omnifocus quatre.

J’ai beaucoup travaillé aussi sur mon Bullet journal qui sert de pont entre Omnifocus et EVERNOTE. Je m’en sers beaucoup comme feuille de route ainsi que de collecte et comme outil de planification. Le soir je fais le bilan et je reporte de Omnifocus et EVERNOTE les informations pertinentes sur ces outils.

J’ai désormais un système d’organisation personnelle, centré sur GTD, pleinement opérationnel partout et en toute circonstances. Bien sûr, il nécessite pas mal de rigueur et du temps pour bien le mettre à jour.

La contrepartie c’est que ma weekly review, qui autrefois me prenait en fou, est désormais réalisée très rapidement. Elle devient même une revue stratégique de bilan de la semaine précédente et d’anticipation de ma semaine à venir.

Enfin je constate que, désormais, mes problèmes actuels sont plus du ressort du marché et de l’attentisme des opérateurs que de ma propre organisation. Comme un pilote d’avion, j’ai sous les yeux mes principaux outils de contrôle et je n’ai plus qu’à décider sur quoi porter mes efforts. Ce n’est pas toujours facile. Beaucoup de décisions sont intuitives mais j’ai le sentiment d’avancer.

[ErwannL]

Du coup pourquoi utilises tu un dossier projet en attente plutôt que la fonction pour mettre sur pause un projet ?

[fdenoisy]

Bonjour Erwann

Merci pour ta question, j’espère avoir bien compris. Tu abordes ici un point crucial de mon organisation.

Concernant les projets : Voici mon organisation quasi définitive

Comme tu le vois, mes projets sont d’abord regroupés dans des dossiers par actionnabilité
Mes projets actifs sont tout ce que je veux réaliser dans le mois (Monthly log en bujo)

Chaque projet a ensuite des stades

• Est en actif un projet sur lequel je travaille a l’horizons d’une semaine
• Est en attente un projet qui est suspendu a horizons tres court (une journée et plus)
• Est abandonné un projet sur lequel je rennonce a travailler. Le plus souvent il va directement en archive
• Est terminé un projet qui a été achevé ou sur lequel je ne peux plus rien faire

Attention un projet chez moi est un résultat a atteindre. Cela peut etre aussi bien un meta projet (exemple structuration de mon omnifocus) qu’une partie de ce projet exemple nettoyer mes taches dans omnifocus. Je m’y retrouve dans la formulation du projet.

Concernant les taches Voici mes tags (contextes)

x = tache menée au bout
Pour l’instant j’utilise ø pour abandonné mais OF a un stade de tache pour ça…
Je ne sais pas encore si je l’utiliserai. C’est bien possible. Il faut que je teste cela. Tout depend de ce que je veux en faire derriere…

Enfin et bien que cela n’est rien à voir avec ta question, ce qui est tout changé dans mon système, c’est la façon dont j’utilise Omnifocus au quotidien. Je fais de mini daily review ciblees pour nettoyer et optimiser mes actions. C’est surtout là-dessus que je travaille en ce moment. Et ça change tout.

Mon objectif est de parvenir autant que possible à un systeme numérique. Je reserve le papier pour l’essentiel la collecte, le controle, la reflexion et des collections spécifique telles que la liste de mes affaires en cours.

Puis chaque soir tout est clarifié, nettoyé, optimisé, préparé pour le lendemain et c’est reparti !

Chaque semaine ma weekly review est 100 % GTD. Cf les fiches de weekly review

Cela prend pas mal de temps de nettoyer et d’optimiser tout cela mais il me semble que ce soit le prix a payer pour avoir un systeme qui fonctionne et me concentrer sur ce qui compte vraiment pour moi, sur mes objectifs et resultats a atteindre à court terme, moyen terme ou long terme.
Apres je reste tres opportuniste aussi… les stade de projets bougent a toute vitesse. Le nettoyage des taches aussi…

Etais -ce le sens de ta question ?

[ErwannL]

A oui effectivement tu as supprimé ton dossier projet suspendu pour utiliser la fonction de omnifocus

Tu voulais pas gérer tes references dans un autre logiciel ?

[fdenoisy]

@ErwannL

Tu voulais pas gérer tes references dans un autre logiciel ?

Hello Erwann deuxième sujet assez crucial de mon organisation/système.

D une facon general mon principe c est que l actionnable a court terme ou long terme aille dans omnifocus et tout ce qui ne l est pas va dans evernote ou google drive

Chez moi, il y a plusieurs types de références:

1. la data, c’est-à-dire mes demandes et mes offres + l information générale sur tous les sujets de mon existence. Tout cela va dans Evernote il fonctionne avec des tags.

2. certaines références qui concernent mes projets de Omnifocus. Par exemple mes notes sur mes tâches et mes projets d of, celles-ci vont dans Omnifocus.

3 Enfin il y a aussi des références particulière comme la liste de films à voir qui sont encore dans Omnifocus et devraient aller dans un Evernote.

4. Certains projets sont aussi à la fois aussi dans Evernote et OmniFocus. Dans ce cas, je fais un lien Web entre les deux Omnifocus autorise les liens et evernote aussi il suffit de les copier coller dans chacun des projets.

5. il reste la documentation très importante qui concerne mes dossiers. Celle-ci va dans Google drive on n’y trouve des plans, des photos, des baux bref plein de choses qui concernent l’immeuble…, Ce qui est pratique, c’est que je peux lui envoyer à mes clients en faisant un partage.

J’ai conscience que j’ai encore pas mal de travail à réaliser pour optimiser mes références mais c’est un projet de longue haleine qui suit son cours.

Omnifocus est la pierre angulaire de mon systeme car c est lui qui me donne une vision globale de ma vie et me permet d agir autant que possible à bon escient.